Phân quyền và ủy quyền khác nhau thế nào?

Hiểu đúng sự khác biệt không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy hiệu quả hơn mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình ra quyết định, kiểm soát hoạt động và xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót.

Phân quyền là gì?

Phân quyền (Delegation of Authority theo nghĩa tổ chức hoặc Allocation of Authority) là việc doanh nghiệp thiết lập và phân bổ quyền hạn, trách nhiệm theo cơ cấu tổ chức. Quyền hạn được gắn với một chức danh hoặc vị trí công việc thay vì một cá nhân cụ thể.

Đặc điểm của phân quyền:

·         Được quy định trong cơ cấu tổ chức, quy chế hoặc mô tả công việc

·         Có tính ổn định và lâu dài

·         Áp dụng cho mọi người đảm nhiệm chức danh đó

·         Quyền hạn tồn tại cùng vị trí công việc cho đến khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu hoặc quy định

Ví dụ:

Giám đốc kinh doanh được quy định có quyền phê duyệt các đơn hàng dưới 500 triệu đồng. Khi người khác được bổ nhiệm vào vị trí này, quyền hạn vẫn được giữ nguyên vì quyền thuộc về chức danh.

Ủy quyền là gì?

Ủy quyền là việc một cá nhân hoặc người có thẩm quyền cho phép người khác thực hiện một hoặc nhiều công việc thay mình trong phạm vi xác định.

Khác với phân quyền, ủy quyền thường phát sinh từ nhu cầu quản lý thực tế như:

·         Người quản lý đi công tác

·         Khối lượng công việc tăng cao

·         Cần xử lý công việc nhanh hơn

·         Giao nhiệm vụ chuyên môn cho người phù hợp

Đặc điểm của ủy quyền:

·         Có tính tạm thời

·         Chỉ áp dụng trong phạm vi được giao

·         Thường xác định rõ thời hạn, nội dung và giới hạn

·         Sau khi hết thời hạn hoặc hoàn thành công việc, quyền được ủy quyền chấm dứt

Ví dụ:

Tổng giám đốc ủy quyền cho Phó tổng giám đốc ký hợp đồng trong thời gian đi công tác 10 ngày.

So sánh phân quyền và ủy quyền

Điểm khác biệt cốt lõi là:

·         Phân quyền tạo ra quyền hạn gắn với vị trí trong tổ chức.

·         Ủy quyền cho phép một cá nhân thực hiện quyền của người khác trong phạm vi xác định.

Mối quan hệ giữa phân quyền và ủy quyền

Hai khái niệm không đối lập mà bổ sung cho nhau trong hoạt động quản trị.

Phân quyền giúp doanh nghiệp:

·         Xác định rõ ai có quyền quyết định

·         Tránh chồng chéo trách nhiệm

·         Tăng tốc độ xử lý công việc

Ủy quyền giúp doanh nghiệp:

·         Duy trì hoạt động liên tục khi người có thẩm quyền vắng mặt

·         Linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh

·         Giảm tải cho cấp quản lý

Một doanh nghiệp có hệ thống phân quyền rõ ràng vẫn có thể sử dụng ủy quyền khi cần, nhưng việc ủy quyền không nên làm thay đổi cơ cấu phân quyền đã được thiết lập.

Khi nào nên phân quyền, khi nào nên ủy quyền?

Nên phân quyền khi

·         Thiết kế hoặc tái cấu trúc bộ máy tổ chức

·         Muốn rút ngắn quy trình ra quyết định

·         Xây dựng hệ thống quản trị bền vững

·         Xác định rõ trách nhiệm của từng cấp quản lý

Nên ủy quyền khi

·         Người có thẩm quyền không thể trực tiếp xử lý công việc

·         Cần giải quyết công việc trong thời gian ngắn

·         Muốn phát triển năng lực của nhân sự thông qua giao nhiệm vụ

·         Xử lý các công việc có phạm vi, thời hạn và mục tiêu cụ thể

Những nhầm lẫn thường gặp

Cho rằng ủy quyền đồng nghĩa với chuyển giao toàn bộ trách nhiệm

Trên thực tế, người giao ủy quyền thường vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng đối với kết quả trong phạm vi quyền hạn của mình, trừ khi quy định nội bộ hoặc pháp luật có quy định khác.

Nghĩ rằng phân quyền có thể thực hiện bằng lời nói

Phân quyền cần được thể hiện thông qua cơ cấu tổ chức, quy chế hoặc các văn bản quản trị chính thức để bảo đảm tính minh bạch và nhất quán.

Cho rằng doanh nghiệp chỉ cần một trong hai

Một hệ thống quản trị hiệu quả thường kết hợp cả phân quyền và ủy quyền. Phân quyền tạo nền tảng quản trị, còn ủy quyền tạo sự linh hoạt trong vận hành.

Thay vì xem phân quyền và ủy quyền là hai khái niệm giống nhau, doanh nghiệp nên coi đây là hai công cụ quản trị phục vụ những mục tiêu khác nhau.

Phân quyền giúp xác lập quyền hạn ổn định theo cơ cấu tổ chức, tạo nền tảng cho hoạt động quản trị lâu dài. Trong khi đó, ủy quyền giúp nhà quản lý linh hoạt giao việc trong những tình huống cụ thể mà không làm thay đổi hệ thống phân quyền hiện có.

Khi hiểu rõ sự khác biệt và áp dụng đúng từng cơ chế, doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả điều hành, tăng tính minh bạch trong trách nhiệm và giảm rủi ro trong quá trình ra quyết định.