Phân bổ thời gian hiệu quả cho người quản lý

Quản lý thời gian không đơn thuần là sắp xếp lịch làm việc, mà là xác định đâu là những hoạt động tạo ra giá trị lớn nhất và ưu tiên nguồn lực cho các hoạt động đó.

Người quản lý nên ưu tiên những công việc tạo giá trị cao

Không phải mọi nhiệm vụ đều mang lại tác động như nhau. Người quản lý cần dành phần lớn thời gian cho những công việc chỉ họ mới có thể thực hiện.

Lập kế hoạch và định hướng

Lập kế hoạch giúp xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực và giảm tình trạng xử lý công việc theo cảm tính. Khi dành thời gian cho việc hoạch định, người quản lý có thể chủ động thay vì liên tục chạy theo các vấn đề phát sinh.

Những nội dung cần ưu tiên gồm:

·         Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

·         Thiết lập ưu tiên công việc

·         Phân bổ nguồn lực phù hợp

·         Dự báo rủi ro và chuẩn bị phương án xử lý

Ra quyết định

Các quyết định về nhân sự, ngân sách, tiến độ hay chiến lược thường ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Vì vậy, người quản lý cần có khoảng thời gian tập trung để phân tích thông tin trước khi đưa ra quyết định thay vì xử lý trong trạng thái vội vàng.

Phát triển đội ngũ

Đầu tư thời gian cho nhân viên mang lại giá trị lâu dài hơn nhiều so với việc người quản lý tự mình xử lý mọi công việc.

Các hoạt động nên được ưu tiên bao gồm:

·         Huấn luyện nhân viên

·         Phản hồi hiệu suất

·         Giao việc phù hợp năng lực

·         Hỗ trợ phát triển kỹ năng

·         Xây dựng tinh thần làm việc nhóm

Một đội ngũ có năng lực sẽ giúp người quản lý giảm khối lượng công việc điều hành hằng ngày.

Dành thời gian cho công tác kiểm soát và cải tiến

Ngoài việc điều hành công việc hiện tại, người quản lý cần thường xuyên theo dõi hiệu quả hoạt động.

Các nội dung quan trọng gồm:

Theo dõi tiến độ

Việc rà soát tiến độ định kỳ giúp phát hiện sớm các điểm nghẽn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Đánh giá kết quả

Đánh giá dựa trên mục tiêu và chỉ số công việc giúp xác định điều gì đang hiệu quả và điều gì cần điều chỉnh.

Cải tiến quy trình

Người quản lý nên dành thời gian tìm kiếm những quy trình chưa tối ưu, loại bỏ các bước không tạo giá trị và đề xuất giải pháp nâng cao năng suất.

Xây dựng mối quan hệ và truyền thông

Một phần quan trọng trong quản lý thời gian là dành thời gian cho giao tiếp chất lượng.

Những hoạt động cần được ưu tiên gồm:

·         Trao đổi với nhân viên

·         Phối hợp với các phòng ban

·         Làm việc với cấp trên

·         Gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác khi cần thiết

Giao tiếp rõ ràng giúp giảm hiểu lầm, hạn chế làm lại công việc và tăng hiệu quả phối hợp.

Những công việc người quản lý không nên dành quá nhiều thời gian

Nhiều người quản lý bị cuốn vào các hoạt động có giá trị thấp, khiến thời gian dành cho công việc chiến lược bị thu hẹp.

Các công việc cần hạn chế gồm:

·         Làm thay nhân viên

·         Tham gia các cuộc họp không cần thiết

·         Kiểm tra quá chi tiết mọi đầu việc

·         Xử lý mọi vấn đề nhỏ thay cho cấp dưới

·         Liên tục phản hồi email hoặc tin nhắn mà không có kế hoạch

Những công việc này có thể tạo cảm giác bận rộn nhưng không giúp nâng cao hiệu quả quản lý.

Cách phân bổ thời gian hợp lý trong một tuần làm việc

Một cách tiếp cận hiệu quả là chia thời gian theo nhóm công việc thay vì xử lý ngẫu hứng.

Ví dụ:

·         Khoảng thời gian cho lập kế hoạch và định hướng

·         Khoảng thời gian cho họp và trao đổi

·         Khoảng thời gian dành cho huấn luyện nhân viên

·         Khoảng thời gian theo dõi kết quả

·         Khoảng thời gian xử lý các vấn đề phát sinh

·         Khoảng thời gian học hỏi và cập nhật kiến thức quản lý

Việc lên lịch trước giúp hạn chế tình trạng công việc quan trọng luôn bị trì hoãn bởi những việc khẩn cấp.

Quản lý thời gian hiệu quả không có nghĩa là lấp đầy lịch làm việc mà là đầu tư thời gian vào những hoạt động tạo ra giá trị lớn nhất. Người quản lý nên ưu tiên lập kế hoạch, ra quyết định, phát triển đội ngũ, kiểm soát hiệu quả công việc và cải tiến quy trình. Đồng thời, cần mạnh dạn giao quyền, hạn chế các công việc có giá trị thấp để tập trung vào vai trò dẫn dắt và tạo ra kết quả bền vững cho tổ chức.