So sánh tin học hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp

Có thể hiểu ngắn gọn: tin học hóa là dùng công nghệ để làm công việc cũ nhanh và chính xác hơn; chuyển đổi số là dùng công nghệ để thiết kế lại cách doanh nghiệp hoạt động và tạo giá trị.

Chuyển đổi số không phủ nhận tin học hóa. Ngược lại, tin học hóa thường tạo ra nền tảng ban đầu về hệ thống, dữ liệu và năng lực công nghệ. Tuy nhiên, một doanh nghiệp đã sử dụng nhiều phần mềm chưa chắc đã chuyển đổi số nếu quy trình, cơ chế ra quyết định và mô hình phục vụ khách hàng về cơ bản vẫn không thay đổi.

Tin học hóa là gì?

Tin học hóa là quá trình ứng dụng máy tính, phần mềm và hệ thống thông tin vào các nghiệp vụ vốn được thực hiện thủ công hoặc bằng công cụ truyền thống.

Ví dụ, doanh nghiệp thay sổ chấm công giấy bằng phần mềm chấm công; thay bảng tính lương thủ công bằng phần mềm tiền lương; thay hóa đơn viết tay bằng hóa đơn điện tử; hoặc sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận chứng từ và lập báo cáo.

Điểm chung của những hoạt động này là nghiệp vụ cốt lõi vẫn được giữ nguyên. Công nghệ chủ yếu thay đổi công cụ thực hiện:

·         Nhập dữ liệu trên máy tính thay vì ghi vào sổ

·         Lưu hồ sơ điện tử thay vì lưu hoàn toàn bằng giấy

·         Tính toán tự động thay vì tính thủ công

·         Tra cứu dữ liệu trên phần mềm thay vì tìm trong tủ hồ sơ

·         Gửi báo cáo qua hệ thống thay vì chuyển bản in

Tin học hóa thường đem lại hiệu quả rõ rệt ở cấp độ tác nghiệp. Thời gian xử lý giảm, lỗi nhập liệu có thể được hạn chế, dữ liệu dễ lưu trữ hơn và nhân viên không phải thực hiện nhiều thao tác lặp lại.

Tuy nhiên, giới hạn của tin học hóa xuất hiện khi doanh nghiệp chỉ chuyển từng công việc riêng lẻ lên phần mềm. Nếu các hệ thống không kết nối, dữ liệu vẫn bị nhập lại nhiều lần và quy trình phê duyệt vẫn đi qua quá nhiều cấp, doanh nghiệp mới chỉ thay công cụ chứ chưa thay đổi cách vận hành.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể hoạt động của tổ chức dựa trên công nghệ số và dữ liệu. Sự thay đổi không chỉ diễn ra trong bộ phận công nghệ thông tin mà còn liên quan đến chiến lược, quy trình, cơ cấu tổ chức, năng lực nhân sự, trải nghiệm khách hàng và mô hình kinh doanh.

Cổng thông tin Chuyển đổi số quốc gia mô tả chuyển đổi số là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa, được thúc đẩy bởi những công nghệ số có tính đột phá. Nguồn này cũng nhấn mạnh chuyển đổi số là sự thay đổi tổng thể và toàn diện về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên công nghệ số.

Ở cấp doanh nghiệp, chuyển đổi số có thể biểu hiện qua những thay đổi như:

·         Dữ liệu bán hàng, tồn kho và sản xuất được kết nối để dự báo nhu cầu

·         Khách hàng có thể hoàn tất toàn bộ hành trình mua hàng trên môi trường số

·         Quy trình được thiết kế lại để giảm khâu trung gian, không chỉ chuyển biểu mẫu giấy thành biểu mẫu điện tử

·         Quyết định quản trị được đưa ra từ dữ liệu cập nhật thay vì báo cáo tổng hợp chậm

·         Sản phẩm truyền thống được bổ sung dịch vụ số hoặc chuyển thành mô hình cung cấp theo thuê bao

·         Các phòng ban cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất

Theo OECD, chuyển đổi số liên quan đến tác động của công nghệ số, dữ liệu và cách sử dụng chúng đối với cả hoạt động hiện có lẫn hoạt động mới. Cách tiếp cận này cho thấy chuyển đổi số không dừng ở việc triển khai công nghệ; trọng tâm nằm ở những thay đổi mà công nghệ và dữ liệu tạo ra đối với tổ chức.

Tại Việt Nam, Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 đã phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, xác lập chuyển đổi số như một định hướng phát triển ở quy mô quốc gia, thay vì chỉ là hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin đơn lẻ.

Khác biệt cốt lõi giữa tin học hóa và chuyển đổi số

Khác nhau về mục tiêu

Mục tiêu trực tiếp của tin học hóa là nâng cao hiệu quả thực hiện một nghiệp vụ cụ thể. Doanh nghiệp thường đặt những câu hỏi như: Làm thế nào để nhập liệu nhanh hơn? Làm sao giảm giấy tờ? Phần mềm nào có thể tự động tính toán?

Mục tiêu của chuyển đổi số rộng hơn. Doanh nghiệp phải trả lời: Có thể thiết kế lại quy trình này không? Dữ liệu có thể giúp dự báo và ra quyết định như thế nào? Công nghệ có thể tạo ra trải nghiệm khách hàng hoặc nguồn doanh thu mới hay không?

Vì vậy, tin học hóa thường tối ưu phương tiện thực hiện, còn chuyển đổi số hướng tới thay đổi kết quả kinh doanh và phương thức tạo ra kết quả đó.

Khác nhau về phạm vi

Tin học hóa có thể được thực hiện trong một phòng ban hoặc một nghiệp vụ độc lập. Phòng kế toán có thể triển khai phần mềm kế toán mà không làm thay đổi hoạt động của bộ phận bán hàng, sản xuất hoặc chăm sóc khách hàng.

Chuyển đổi số thường có phạm vi liên chức năng. Một thay đổi trong trải nghiệm khách hàng có thể đòi hỏi kết nối hệ thống bán hàng, kho, vận chuyển, thanh toán và chăm sóc sau bán. Vì vậy, chuyển đổi số khó thành công nếu mỗi phòng ban tự triển khai một giải pháp riêng mà không có kiến trúc và mục tiêu chung.

Khác nhau về quy trình

Trong tin học hóa, quy trình hiện hành thường được giữ lại rồi chuyển lên phần mềm. Một biểu mẫu giấy có thể được chuyển thành biểu mẫu điện tử, nhưng số bước xử lý, cấp phê duyệt và trách nhiệm của từng bộ phận gần như không đổi.

Trong chuyển đổi số, doanh nghiệp xem xét lại toàn bộ quy trình trước khi áp dụng công nghệ. Những bước không tạo giá trị có thể bị loại bỏ; việc kiểm tra có thể được tự động hóa; dữ liệu có thể được dùng để kích hoạt hành động mà không cần chờ nhân viên tổng hợp.

Nếu một quy trình vốn có mười bước vẫn giữ nguyên mười bước sau khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp có thể đã tin học hóa quy trình đó nhưng chưa chắc đã chuyển đổi số.

Khác nhau về vai trò của dữ liệu

Trong tin học hóa, dữ liệu thường là kết quả của quá trình nhập liệu và chủ yếu phục vụ lưu trữ, tra cứu hoặc lập báo cáo. Dữ liệu có thể nằm rải rác trong nhiều phần mềm, bảng tính và cơ sở dữ liệu riêng biệt.

Trong chuyển đổi số, dữ liệu trở thành một tài sản vận hành. Doanh nghiệp cần quản trị chất lượng dữ liệu, thống nhất định nghĩa, xác định quyền sở hữu, kết nối nguồn dữ liệu và đưa dữ liệu vào quá trình ra quyết định.

Ví dụ, hệ thống bán hàng chỉ ghi nhận đơn hàng là tin học hóa. Khi dữ liệu đơn hàng được kết hợp với tồn kho, lịch sử mua, hành vi truy cập và năng lực giao hàng để đề xuất sản phẩm hoặc dự báo nhu cầu, dữ liệu đã tham gia trực tiếp vào cơ chế tạo giá trị.

Khác nhau về vai trò của con người

Một dự án tin học hóa thường tập trung vào việc hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm mới. Người dùng cần biết đăng nhập, nhập dữ liệu, tìm kiếm hồ sơ và tạo báo cáo.

Chuyển đổi số đòi hỏi thay đổi sâu hơn về năng lực và tư duy. Nhân viên phải biết sử dụng dữ liệu, phối hợp qua ranh giới phòng ban và thích nghi với quy trình mới. Nhà quản lý phải sẵn sàng thay đổi cơ chế phân quyền, chỉ tiêu đánh giá và cách ra quyết định.

Do đó, đào tạo thao tác phần mềm là cần thiết nhưng chưa đủ. Nếu con người tiếp tục làm việc theo tư duy cũ, họ có thể dùng công cụ mới để tái tạo chính những điểm nghẽn cũ.

Khác nhau về vai trò của lãnh đạo

Tin học hóa có thể được giao cho bộ phận công nghệ thông tin hoặc một phòng nghiệp vụ quản lý. Thành công thường được đánh giá qua tiến độ triển khai, số người dùng và khả năng vận hành của hệ thống.

Chuyển đổi số cần sự tham gia trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp vì nó liên quan đến chiến lược, ưu tiên đầu tư, cơ cấu quyền hạn và mô hình kinh doanh. Bộ phận công nghệ có thể cung cấp nền tảng, nhưng không thể tự quyết định doanh nghiệp sẽ phục vụ khách hàng theo cách nào hoặc quy trình nào cần được thiết kế lại.

Nếu chuyển đổi số bị xem là một dự án mua phần mềm, tổ chức dễ tập trung vào việc hoàn thành hệ thống thay vì tạo ra thay đổi có thể đo lường trong hoạt động kinh doanh.

Khác nhau về thước đo kết quả

Tin học hóa thường được đo bằng các chỉ số tác nghiệp:

·         Số hồ sơ được xử lý trên phần mềm

·         Tỷ lệ người dùng sử dụng hệ thống

·         Thời gian nhập liệu

·         Số biểu mẫu giấy được cắt giảm

·         Số thao tác được tự động hóa

Chuyển đổi số cần được đo bằng kết quả vận hành và kinh doanh:

·         Thời gian hoàn thành toàn bộ hành trình khách hàng

·         Tỷ lệ giao dịch được thực hiện trọn vẹn trên kênh số

·         Khả năng dự báo nhu cầu

·         Tỷ lệ quyết định dựa trên dữ liệu

·         Chi phí phục vụ mỗi khách hàng

·         Doanh thu từ sản phẩm, dịch vụ hoặc kênh số

·         Mức độ hài lòng và tỷ lệ duy trì khách hàng

Việc cài đặt thành công một hệ thống không tự động đồng nghĩa với chuyển đổi số thành công. Hệ thống chỉ tạo giá trị khi được sử dụng để thay đổi cách tổ chức vận hành và cải thiện kết quả mục tiêu.

Bảng so sánh tin học hóa và chuyển đổi số

Ví dụ phân biệt trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự

Doanh nghiệp dùng phần mềm để lưu hồ sơ nhân viên, chấm công và tính lương là tin học hóa. Các nghiệp vụ cũ được thực hiện trên hệ thống thay vì trên giấy hoặc bảng tính.

Doanh nghiệp chuyển đổi số quản trị nhân sự khi kết nối dữ liệu tuyển dụng, năng lực, kết quả công việc, đào tạo và kế hoạch nhân sự để dự báo nhu cầu kỹ năng, thiết kế lộ trình phát triển hoặc hỗ trợ quyết định bố trí nhân lực.

Điểm khác biệt không nằm ở tên phần mềm mà ở cách dữ liệu được sử dụng để thay đổi quyết định quản trị.

Bán hàng

Nhân viên nhập đơn hàng vào phần mềm thay vì viết phiếu là tin học hóa. Quy trình nhận đơn, kiểm tra tồn kho và xác nhận giao hàng có thể vẫn diễn ra qua nhiều cuộc gọi hoặc bảng tính.

Chuyển đổi số xuất hiện khi khách hàng đặt hàng trên nhiều kênh nhưng doanh nghiệp vẫn nhận diện được cùng một khách hàng; tồn kho được cập nhật thống nhất; đơn hàng được tự động phân bổ; trạng thái giao hàng được theo dõi liên tục; và dữ liệu hành vi được dùng để cá nhân hóa tương tác.

Sản xuất

Ghi nhận sản lượng, lỗi sản phẩm và thời gian dừng máy trên phần mềm là tin học hóa.

Khi dữ liệu từ thiết bị, kế hoạch sản xuất, chất lượng và bảo trì được kết nối để phát hiện bất thường, dự báo hỏng hóc hoặc điều chỉnh lịch sản xuất, doanh nghiệp đang tiến gần hơn tới chuyển đổi số. Công nghệ khi đó không chỉ ghi nhận việc đã xảy ra mà còn hỗ trợ quyết định trước khi sự cố gây hậu quả lớn.

Chăm sóc khách hàng

Phần mềm lưu lịch sử cuộc gọi và thông tin khiếu nại là tin học hóa.

Chuyển đổi số đòi hỏi dữ liệu khách hàng từ bán hàng, giao hàng, thanh toán và hỗ trợ được kết nối. Nhờ đó, nhân viên không phải hỏi lại thông tin mà doanh nghiệp đã có; khách hàng có thể chuyển giữa các kênh mà không mất ngữ cảnh; và một số yêu cầu có thể được xử lý chủ động trước khi khách hàng phải liên hệ.

Tin học hóa có phải là một phần của chuyển đổi số không?

Tin học hóa có thể là một phần hoặc một bước chuẩn bị cho chuyển đổi số, nhưng hai khái niệm không đồng nhất.

Doanh nghiệp khó triển khai các mô hình dựa trên dữ liệu nếu hồ sơ vẫn hoàn toàn ở dạng giấy, nghiệp vụ chưa có hệ thống hỗ trợ hoặc dữ liệu chưa được thu thập. Vì vậy, số hóa thông tin và tin học hóa nghiệp vụ thường là nền móng cần thiết.

Tuy nhiên, nền móng không phải là toàn bộ công trình. Một doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều phần mềm nhưng vẫn gặp các vấn đề sau:

·         Mỗi phòng ban giữ một bộ dữ liệu riêng

·         Nhân viên nhập lại cùng một thông tin trên nhiều hệ thống

·         Báo cáo chỉ phản ánh quá khứ và được lập chậm

·         Quy trình điện tử vẫn có quá nhiều khâu phê duyệt

·         Khách hàng phải cung cấp lại thông tin ở từng kênh

·         Quyết định quan trọng vẫn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp đã đầu tư công nghệ nhưng chưa tạo ra sự chuyển đổi tương ứng về vận hành.

Ngược lại, không phải dự án chuyển đổi số nào cũng cần bắt đầu bằng công nghệ phức tạp. Việc loại bỏ một bước không cần thiết, thống nhất cách định nghĩa dữ liệu hoặc thiết kế lại trách nhiệm giữa các bộ phận có thể tạo giá trị lớn trước khi doanh nghiệp đầu tư thêm hệ thống.

Những nhầm lẫn thường gặp

Mua phần mềm mới đồng nghĩa với chuyển đổi số

Phần mềm chỉ là một cấu phần. Nếu mục tiêu, quy trình, dữ liệu và trách nhiệm không thay đổi, dự án chủ yếu vẫn là triển khai công nghệ.

Một hệ thống hiện đại có thể làm cho quy trình không hợp lý chạy nhanh hơn, nhưng không tự biến quy trình đó thành một quy trình tốt.

Không dùng giấy là đã chuyển đổi số

Loại bỏ giấy có thể là kết quả của số hóa hoặc tin học hóa. Chuyển biểu mẫu giấy thành tệp điện tử chỉ thay đổi định dạng. Chuyển biểu mẫu thành luồng xử lý trực tuyến chỉ thay đổi công cụ.

Chỉ khi thông tin được tái sử dụng, quy trình được rút gọn và dữ liệu hỗ trợ quyết định, thay đổi mới mang tính chuyển đổi rõ rệt hơn.

Chuyển đổi số là trách nhiệm của bộ phận công nghệ thông tin

Bộ phận công nghệ chịu trách nhiệm về kiến trúc, tích hợp, bảo mật và vận hành kỹ thuật. Tuy nhiên, bộ phận nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm về quy trình và kết quả; lãnh đạo phải xác định ưu tiên chiến lược; còn nhân sự phải tham gia thay đổi cách làm việc.

Thiếu một trong các nhóm này, dự án dễ trở thành hệ thống đúng về kỹ thuật nhưng không giải quyết được vấn đề kinh doanh.

Chuyển đổi số luôn phải bắt đầu bằng công nghệ tiên tiến

Trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây hoặc Internet vạn vật có thể tạo ra năng lực mới, nhưng không phải tổ chức nào cũng cần triển khai tất cả.

Công nghệ cần được lựa chọn theo bài toán. Một quy trình chưa chuẩn hóa, dữ liệu thiếu chính xác hoặc trách nhiệm chưa rõ ràng sẽ không tự được sửa chữa chỉ bằng một công nghệ tiên tiến hơn.

Cách nhận biết doanh nghiệp đang tin học hóa hay chuyển đổi số

Doanh nghiệp có thể kiểm tra một sáng kiến qua năm câu hỏi.

Thứ nhất, sáng kiến chỉ thay công cụ hay thay đổi cả quy trình? Nếu nhân viên chỉ chuyển từ giấy và bảng tính sang phần mềm nhưng các bước xử lý không đổi, mức độ thay đổi chủ yếu là tin học hóa.

Thứ hai, dữ liệu chỉ được lưu trữ hay được sử dụng để hành động? Dữ liệu phục vụ báo cáo là cần thiết. Dữ liệu tự động hỗ trợ dự báo, phân bổ nguồn lực hoặc cá nhân hóa trải nghiệm cho thấy mức độ chuyển đổi cao hơn.

Thứ ba, kết quả được đo bằng việc hoàn thành hệ thống hay bằng giá trị kinh doanh? Số tài khoản và số tính năng phản ánh mức triển khai. Thời gian chu trình, chi phí, doanh thu và trải nghiệm khách hàng mới phản ánh kết quả chuyển đổi.

Thứ tư, sáng kiến nằm trong một phòng ban hay kết nối nhiều bộ phận? Tin học hóa thường giải quyết một nghiệp vụ. Chuyển đổi số thường phải xử lý các điểm đứt gãy giữa các phòng ban và hệ thống.

Thứ năm, vai trò và quyền quyết định có thay đổi không? Khi dữ liệu được cung cấp theo thời gian gần thực, một số quyết định có thể được đưa xuống cấp vận hành hoặc tự động hóa. Đây là dấu hiệu cho thấy tổ chức đang thay đổi, không chỉ công cụ.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “nên mua phần mềm nào”. Câu hỏi phù hợp hơn là “vấn đề kinh doanh hoặc trải nghiệm nào cần được thay đổi”.

Trình tự thực tế có thể bắt đầu bằng việc xác định một kết quả cụ thể, chẳng hạn rút ngắn thời gian giao hàng, giảm nhập liệu lặp lại, tăng khả năng dự báo tồn kho hoặc giúp khách hàng hoàn tất giao dịch trên một kênh số.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần khảo sát quy trình hiện tại, xác định điểm nghẽn, nguồn dữ liệu và trách nhiệm giữa các bộ phận. Chỉ sau khi hiểu rõ vấn đề mới nên lựa chọn công nghệ phù hợp.

Một sáng kiến chuyển đổi số nên có:

1.    Kết quả mục tiêu rõ ràng, được đo bằng chỉ số vận hành hoặc kinh doanh

2.    Chủ sở hữu nghiệp vụ, chịu trách nhiệm về kết quả chứ không chỉ về tiến độ hệ thống

3.    Quy trình được thiết kế lại, thay vì sao chép nguyên trạng lên phần mềm

4.    Dữ liệu có định nghĩa và trách nhiệm quản trị, tránh mỗi bộ phận hiểu một cách

5.    Cơ chế thử nghiệm và điều chỉnh, để kiểm chứng giá trị trước khi mở rộng

6.    Kế hoạch thay đổi con người, bao gồm năng lực, vai trò và cơ chế phối hợp

Tin học hóa vẫn cần được thực hiện khi doanh nghiệp còn nhiều nghiệp vụ thủ công. Nhưng mỗi dự án nên được đặt trong một kiến trúc tổng thể để dữ liệu có thể kết nối và hệ thống không trở thành những “ốc đảo” mới.

Tin học hóa và chuyển đổi số khác nhau chủ yếu ở mức độ thay đổi. Tin học hóa sử dụng máy tính và phần mềm để nâng cao hiệu quả của công việc hiện tại. Chuyển đổi số sử dụng công nghệ số và dữ liệu để thiết kế lại quy trình, cách ra quyết định, trải nghiệm khách hàng và phương thức tạo giá trị.

Tin học hóa có thể tạo nền tảng cho chuyển đổi số, nhưng số lượng phần mềm không phải thước đo của mức độ chuyển đổi. Doanh nghiệp chỉ thực sự chuyển đổi khi công nghệ dẫn đến thay đổi có thể quan sát và đo lường trong hoạt động, năng lực tổ chức hoặc kết quả kinh doanh.