Bộ phận nào nên triển khai số hóa trước tiên?

·         Quy trình đang xử lý nhiều thao tác thủ công

·         Khối lượng công việc lớn và lặp lại thường xuyên

·         Tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành hoặc trải nghiệm khách hàng

Khi bắt đầu từ đúng bộ phận, doanh nghiệp có thể nhanh chóng chứng minh hiệu quả đầu tư, tạo nền tảng dữ liệu chuẩn và giảm rủi ro cho các giai đoạn chuyển đổi số tiếp theo.

Vì sao không nên số hóa toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng triển khai đồng thời nhiều phòng ban sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ chuyển đổi số. Tuy nhiên, cách tiếp cận này thường dẫn đến:

·         Chi phí đầu tư ban đầu lớn

·         Khó kiểm soát thay đổi quy trình

·         Nhân sự chưa kịp thích nghi

·         Dữ liệu thiếu đồng nhất

·         Khó đánh giá hiệu quả của từng hạng mục

Triển khai theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp dễ đo lường kết quả, điều chỉnh quy trình và mở rộng khi mô hình đã được kiểm chứng.

Những tiêu chí để xác định bộ phận nên ưu tiên số hóa

Khối lượng công việc lớn

Bộ phận xử lý nhiều giao dịch hoặc hồ sơ mỗi ngày sẽ tạo ra hiệu quả rõ rệt khi được tự động hóa.

Ví dụ:

·         Tiếp nhận đơn hàng

·         Xử lý yêu cầu khách hàng

·         Quản lý chứng từ

·         Phê duyệt nội bộ

Quy trình lặp lại

Những quy trình có các bước cố định là đối tượng phù hợp để số hóa vì dễ tiêu chuẩn hóa và tự động hóa.

Nhiều dữ liệu cần quản lý

Nếu dữ liệu vẫn được lưu trữ bằng giấy hoặc nhiều file rời rạc, số hóa sẽ giúp:

·         Giảm thất lạc dữ liệu

·         Tìm kiếm nhanh hơn

·         Tăng khả năng báo cáo

·         Hỗ trợ ra quyết định

Ảnh hưởng đến nhiều phòng ban

Những bộ phận đóng vai trò trung tâm trong luồng vận hành sẽ tạo hiệu ứng lan tỏa sau khi được số hóa.

Những bộ phận thường được ưu tiên số hóa trước

Kinh doanh (Sales)

Đây thường là lựa chọn ưu tiên vì trực tiếp tạo doanh thu.

Số hóa giúp:

·         Quản lý khách hàng tập trung

·         Theo dõi cơ hội bán hàng

·         Chuẩn hóa quy trình chăm sóc

·         Dự báo doanh số

·         Giảm thất thoát dữ liệu khách hàng

Chăm sóc khách hàng

Đây là bộ phận có nhiều tác vụ lặp lại và liên quan trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Có thể số hóa:

·         Ticket hỗ trợ

·         Chat trực tuyến

·         Lưu lịch sử chăm sóc

·         Quản lý SLA

·         Khảo sát mức độ hài lòng

Nhân sự

Các nghiệp vụ nhân sự thường mang tính quy trình rõ ràng.

Ví dụ:

·         Tuyển dụng

·         Hồ sơ nhân viên

·         Chấm công

·         Nghỉ phép

·         Đánh giá hiệu suất

·         Đào tạo

Kế toán – Tài chính

Việc số hóa giúp:

·         Giảm nhập liệu thủ công

·         Tăng tính chính xác

·         Rút ngắn thời gian lập báo cáo

·         Quản lý hóa đơn điện tử

·         Theo dõi công nợ

Kho và vận hành

Đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, đây là khu vực mang lại hiệu quả nhanh.

Có thể triển khai:

·         Quản lý tồn kho

·         Kiểm kê

·         Theo dõi nhập xuất

·         Quản lý đơn hàng

·         Truy xuất lịch sử

Nên ưu tiên theo phòng ban hay theo quy trình?

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nên ưu tiên số hóa theo quy trình thay vì chỉ theo cơ cấu tổ chức.

Ví dụ:

Quy trình "Từ báo giá đến thanh toán" có thể liên quan đến:

·         Kinh doanh

·         Kế toán

·         Kho

·         Vận chuyển

·         Chăm sóc khách hàng

Nếu toàn bộ quy trình được số hóa, dữ liệu sẽ được luân chuyển liên tục, hạn chế nhập liệu lặp lại và giảm sai sót giữa các phòng ban.

Sai lầm thường gặp khi lựa chọn bộ phận số hóa đầu tiên

Một số sai lầm phổ biến gồm:

·         Chọn bộ phận ít phát sinh công việc nên khó nhìn thấy hiệu quả

·         Đầu tư công nghệ trước khi chuẩn hóa quy trình

·         Muốn số hóa mọi hoạt động cùng lúc

·         Không xác định mục tiêu đo lường

·         Thiếu sự tham gia của người sử dụng trực tiếp

Những sai lầm này có thể khiến dự án kéo dài, phát sinh chi phí và giảm tỷ lệ chấp nhận của nhân sự.

Gợi ý lộ trình triển khai

Một lộ trình tham khảo gồm:

1.    Khảo sát hiện trạng quy trình

2.    Xác định các điểm nghẽn và công việc lặp lại

3.    Chọn bộ phận có tác động lớn nhưng phạm vi triển khai vừa phải

4.    Chuẩn hóa quy trình trước khi áp dụng phần mềm

5.    Đo lường hiệu quả sau triển khai

6.    Mở rộng sang các phòng ban liên quan

Cách triển khai từng bước giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và tận dụng kinh nghiệm từ giai đoạn đầu để tối ưu các giai đoạn tiếp theo.

Việc xác định ưu tiên số hóa bộ phận nào không nên dựa trên cảm tính mà cần dựa vào mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, khối lượng công việc và khả năng tạo ra giá trị trong thời gian ngắn. Đối với phần lớn doanh nghiệp, các bộ phận như kinh doanh, chăm sóc khách hàng, nhân sự, kế toán hoặc kho vận thường là những điểm khởi đầu phù hợp. Quan trọng hơn, hãy coi số hóa là quá trình cải tiến liên tục, bắt đầu từ những khu vực tạo hiệu quả rõ rệt rồi từng bước mở rộng trên toàn doanh nghiệp.