Các bước đầu tiên để số hóa doanh nghiệp hiệu quả

Cách tiếp cận này giúp công nghệ phục vụ hoạt động kinh doanh thay vì trở thành một hệ thống riêng biệt mà nhân viên khó sử dụng. Một sáng kiến số hóa chỉ tạo ra giá trị khi nó giảm được thao tác thủ công, cải thiện độ chính xác, rút ngắn thời gian xử lý hoặc cung cấp dữ liệu tốt hơn cho việc ra quyết định.

Số hóa cũng không đồng nghĩa với chuyển đổi số toàn diện. Số hóa thường là bước đưa dữ liệu, tài liệu và thao tác từ môi trường thủ công sang môi trường số. Chuyển đổi số có phạm vi rộng hơn, bao gồm việc thay đổi quy trình, mô hình quản trị, trải nghiệm khách hàng và cách doanh nghiệp tạo ra giá trị. Vì vậy, doanh nghiệp mới bắt đầu nên giải quyết nền tảng số hóa trước khi theo đuổi những chương trình chuyển đổi lớn.

Bắt đầu từ vấn đề kinh doanh, không bắt đầu từ phần mềm

Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là lựa chọn công nghệ trước rồi mới tìm quy trình để áp dụng. Cách làm này dễ dẫn đến tình trạng phần mềm có nhiều chức năng nhưng không giải quyết đúng điểm nghẽn vận hành.

Điểm xuất phát nên là một câu hỏi cụ thể, chẳng hạn:

·         Bộ phận nào đang nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần

·         Công việc nào thường bị chậm vì phải chờ phê duyệt

·         Báo cáo nào mất nhiều thời gian tổng hợp

·         Thông tin nào thường bị thất lạc hoặc sai phiên bản

·         Hoạt động nào phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân

·         Khách hàng đang phải chờ lâu ở bước nào

Từ các vấn đề đó, doanh nghiệp cần chuyển chúng thành mục tiêu có thể quan sát và đo lường. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu chung chung là “ứng dụng công nghệ vào bán hàng”, mục tiêu nên là “giảm thời gian lập báo giá”, “theo dõi đầy đủ trạng thái cơ hội bán hàng” hoặc “loại bỏ việc nhập lại thông tin khách hàng giữa các bộ phận”.

Mục tiêu càng cụ thể, doanh nghiệp càng dễ lựa chọn đúng giải pháp và đánh giá kết quả sau triển khai.

Khảo sát hiện trạng trước khi thiết kế giải pháp

Doanh nghiệp cần hiểu cách công việc đang thực sự diễn ra, thay vì chỉ dựa vào quy trình được mô tả trên giấy. Trong thực tế, nhân viên có thể sử dụng nhiều bảng tính riêng, trao đổi qua ứng dụng nhắn tin, lưu tài liệu trên thiết bị cá nhân hoặc bỏ qua một số bước chính thức để hoàn thành công việc nhanh hơn.

Khảo sát hiện trạng nên làm rõ bốn thành phần:

1.    Con người

Ai thực hiện công việc, ai phê duyệt, ai sử dụng kết quả và ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót

2.    Quy trình

Công việc bắt đầu từ đâu, trải qua những bước nào, có bao nhiêu lần bàn giao và kết thúc khi nào

3.    Dữ liệu

Dữ liệu được tạo ở đâu, lưu tại đâu, ai được chỉnh sửa và có bị trùng lặp hay không

4.    Công cụ

Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm, bảng tính, biểu mẫu, email hoặc tài liệu giấy nào

Kết quả khảo sát cần phản ánh được luồng công việc từ đầu đến cuối. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện điểm nghẽn, thao tác lặp lại, bước không tạo giá trị và các vị trí có nguy cơ mất dữ liệu.

Không nên số hóa nguyên trạng một quy trình đang kém hiệu quả. Khi một quy trình có quá nhiều bước dư thừa, việc đưa nó lên phần mềm chỉ khiến sự phức tạp được vận hành nhanh hơn chứ không làm doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Chuẩn hóa quy trình trước khi tự động hóa

Số hóa cần một quy trình đủ rõ để hệ thống có thể ghi nhận, kiểm soát và chuyển tiếp công việc. Nếu mỗi nhân viên thực hiện theo một cách khác nhau, doanh nghiệp sẽ khó xác định phần mềm phải vận hành theo nguyên tắc nào.

Một quy trình tối thiểu cần xác định:

·         Điểm bắt đầu và điểm kết thúc

·         Người chịu trách nhiệm ở từng bước

·         Dữ liệu đầu vào và kết quả đầu ra

·         Điều kiện chuyển sang bước tiếp theo

·         Trường hợp cần phê duyệt

·         Ngoại lệ có thể phát sinh

·         Thời hạn xử lý

·         Cách ghi nhận trạng thái hoàn thành

Chuẩn hóa không có nghĩa là loại bỏ toàn bộ sự linh hoạt. Doanh nghiệp cần giữ lại những ngoại lệ thực sự cần thiết, nhưng phải phân biệt rõ ngoại lệ với thói quen xử lý tùy ý.

Quy trình nên được đơn giản hóa trước khi cấu hình hệ thống. Các bước không tạo ra thông tin, không giảm rủi ro và không hỗ trợ quyết định cần được xem xét loại bỏ hoặc gộp lại.

Chọn phạm vi số hóa đầu tiên theo mức độ ưu tiên

Doanh nghiệp không nên số hóa đồng thời tất cả phòng ban. Phạm vi quá lớn làm tăng chi phí, kéo dài thời gian triển khai và khiến nguyên nhân thất bại khó được xác định.

Một quy trình phù hợp để triển khai đầu tiên thường có các đặc điểm:

·         Xảy ra thường xuyên

·         Có nhiều thao tác thủ công

·         Sử dụng dữ liệu tương đối rõ ràng

·         Có người chịu trách nhiệm cụ thể

·         Ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng, chi phí hoặc doanh thu

·         Kết quả có thể đo lường

·         Phạm vi đủ nhỏ để thử nghiệm và điều chỉnh

Doanh nghiệp có thể chấm điểm từng quy trình theo bốn tiêu chí: mức độ ảnh hưởng, tính cấp bách, khả năng triển khai và rủi ro. Quy trình có tác động cao nhưng độ phức tạp vừa phải thường là lựa chọn phù hợp cho giai đoạn đầu.

Ví dụ, quản lý yêu cầu mua hàng, phê duyệt chi phí, theo dõi cơ hội bán hàng, quản lý hợp đồng hoặc tiếp nhận yêu cầu khách hàng thường dễ xác định đầu vào, trạng thái và kết quả. Tuy nhiên, lựa chọn cuối cùng vẫn phải dựa trên điểm nghẽn thực tế của từng doanh nghiệp.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống

Phần mềm chỉ tạo ra kết quả đáng tin cậy khi dữ liệu đầu vào đủ chính xác và nhất quán. Nếu dữ liệu khách hàng bị trùng, tên sản phẩm không đồng nhất hoặc mã nhân viên thay đổi giữa các tệp, hệ thống mới sẽ tiếp tục tạo ra báo cáo sai.

Doanh nghiệp cần thực hiện tối thiểu các công việc sau:

·         Xác định dữ liệu nào cần đưa vào hệ thống

·         Loại bỏ bản ghi trùng lặp

·         Chuẩn hóa tên gọi, mã và định dạng

·         Xác định trường dữ liệu bắt buộc

·         Phân loại dữ liệu đang sử dụng và dữ liệu đã hết giá trị

·         Quy định người có quyền tạo, sửa, duyệt và xóa dữ liệu

·         Thiết lập nguyên tắc sao lưu và khôi phục

Mỗi nhóm dữ liệu quan trọng nên có một nguồn được công nhận là nguồn chính thức. Khi nhiều phòng ban cùng duy trì các phiên bản khác nhau của một thông tin, doanh nghiệp sẽ mất thời gian đối chiếu và khó xác định dữ liệu nào đúng.

Không nhất thiết phải làm sạch toàn bộ dữ liệu lịch sử trước khi triển khai. Doanh nghiệp có thể ưu tiên dữ liệu đang hoạt động và dữ liệu cần thiết cho quy trình thí điểm. Cách này giúp kiểm soát khối lượng công việc nhưng vẫn bảo đảm hệ thống mới có đủ thông tin để vận hành.

Xác định yêu cầu trước khi lựa chọn công nghệ

Sau khi hiểu vấn đề, quy trình và dữ liệu, doanh nghiệp mới nên đánh giá giải pháp công nghệ. Yêu cầu cần được mô tả theo nhu cầu vận hành thay vì danh sách chức năng hấp dẫn.

Các nhóm yêu cầu quan trọng gồm:

Yêu cầu nghiệp vụ

Hệ thống phải hỗ trợ những bước nào, loại biểu mẫu nào, quy tắc phê duyệt nào và báo cáo nào

Yêu cầu người dùng

Ai sử dụng hệ thống, tần suất sử dụng, trình độ công nghệ và môi trường làm việc của họ

Yêu cầu tích hợp

Hệ thống có cần trao đổi dữ liệu với phần mềm kế toán, bán hàng, nhân sự, kho hoặc các nền tảng hiện có hay không

Yêu cầu dữ liệu và bảo mật

Dữ liệu được lưu ở đâu, ai được truy cập, hoạt động nào cần ghi nhật ký và phương án sao lưu như thế nào

Yêu cầu mở rộng

Giải pháp có thể hỗ trợ thêm người dùng, quy trình hoặc đơn vị kinh doanh khi doanh nghiệp phát triển hay không

Doanh nghiệp không nên lựa chọn công cụ chỉ dựa trên số lượng tính năng. Một giải pháp đơn giản nhưng phù hợp với quy trình, dễ sử dụng và có khả năng tích hợp thường tạo giá trị thực tế tốt hơn một hệ thống phức tạp nhưng không được nhân viên chấp nhận.

Triển khai thí điểm trong phạm vi kiểm soát được

Thí điểm giúp doanh nghiệp kiểm tra giả định trước khi đầu tư trên quy mô lớn. Phạm vi thí điểm nên có người phụ trách rõ ràng, nhóm người dùng đại diện và thời gian đủ để quan sát toàn bộ chu trình công việc.

Một đợt thí điểm cần xác định:

·         Quy trình được áp dụng

·         Nhóm người dùng tham gia

·         Dữ liệu sử dụng

·         Kết quả mong đợi

·         Chỉ số đánh giá

·         Cách tiếp nhận phản hồi

·         Điều kiện để mở rộng hoặc dừng triển khai

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp nên vận hành theo chu kỳ ngắn: cấu hình, sử dụng, ghi nhận vấn đề, điều chỉnh và kiểm tra lại. Không nên cố hoàn thiện mọi chức năng trước khi người dùng thực tế trải nghiệm hệ thống.

Thí điểm không chỉ kiểm tra phần mềm. Đây còn là phép thử đối với mức độ rõ ràng của quy trình, chất lượng dữ liệu, khả năng phối hợp giữa các bộ phận và năng lực quản lý thay đổi.

Đo hiệu quả bằng chỉ số trước và sau số hóa

Doanh nghiệp cần xác định đường cơ sở trước khi triển khai. Nếu không biết quy trình cũ mất bao lâu, có bao nhiêu lỗi hoặc tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực, doanh nghiệp sẽ không thể chứng minh giá trị của giải pháp mới.

Tùy quy trình, có thể sử dụng các chỉ số như:

·         Thời gian hoàn thành một giao dịch

·         Thời gian chờ phê duyệt

·         Số lần nhập lại dữ liệu

·         Tỷ lệ hồ sơ thiếu thông tin

·         Tỷ lệ sai sót

·         Số yêu cầu bị quá hạn

·         Chi phí xử lý trên mỗi giao dịch

·         Tỷ lệ người dùng thực sự sử dụng hệ thống

·         Mức độ đầy đủ của dữ liệu

·         Thời gian tạo báo cáo

Chỉ số cần được đo theo cùng một cách trước và sau triển khai. Ví dụ, nếu thời gian xử lý trước đây được tính từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến lúc hoàn tất, hệ thống mới cũng phải được đánh giá trên cùng khoảng thời gian.

Số hóa được xem là có hiệu quả khi tạo ra thay đổi có thể quan sát trong vận hành, không chỉ khi phần mềm đã được cài đặt hoặc tài khoản đã được cấp cho nhân viên.

Chuẩn bị con người và cơ chế quản trị thay đổi

Khó khăn của số hóa thường không nằm hoàn toàn ở công nghệ. Nhân viên có thể không sử dụng hệ thống vì chưa hiểu lợi ích, lo ngại bị giám sát, không được hướng dẫn đầy đủ hoặc phải thực hiện đồng thời cả quy trình cũ lẫn quy trình mới.

Doanh nghiệp cần xác định ba vai trò:

·         Người bảo trợ có quyền tháo gỡ trở ngại và phân bổ nguồn lực

·         Người chịu trách nhiệm về kết quả của quy trình

·         Người phụ trách phối hợp triển khai và tiếp nhận phản hồi

Đào tạo cần gắn với tình huống công việc thực tế. Thay vì chỉ giới thiệu từng nút bấm, doanh nghiệp nên hướng dẫn người dùng cách hoàn thành một nhiệm vụ từ đầu đến cuối, cách xử lý ngoại lệ và nơi yêu cầu hỗ trợ.

Trong thời gian chuyển đổi, quy định sử dụng phải rõ ràng. Nếu doanh nghiệp cho phép một số người dùng hệ thống mới trong khi những người khác tiếp tục xử lý qua bảng tính hoặc tin nhắn, dữ liệu sẽ bị phân tán và hệ thống khó trở thành nguồn thông tin chính thức.

Mở rộng sau khi mô hình thí điểm chứng minh được giá trị

Doanh nghiệp chỉ nên mở rộng khi quy trình thí điểm đã vận hành ổn định, dữ liệu đủ tin cậy và người dùng chấp nhận cách làm mới. Việc mở rộng có thể thực hiện theo đơn vị, quy trình hoặc nhóm chức năng.

Trước mỗi lần mở rộng, cần kiểm tra:

·         Kết quả thí điểm có đạt mục tiêu hay không

·         Vấn đề quan trọng đã được xử lý chưa

·         Hệ thống có đáp ứng số lượng người dùng lớn hơn không

·         Quy trình có áp dụng được cho đơn vị khác không

·         Dữ liệu có cần chuẩn hóa bổ sung không

·         Bộ phận hỗ trợ có đủ năng lực không

·         Chi phí mở rộng có tương xứng với giá trị dự kiến không

Không nên mặc định rằng một quy trình phù hợp với phòng ban này sẽ được áp dụng nguyên trạng cho phòng ban khác. Doanh nghiệp cần giữ phần nguyên tắc chung nhưng điều chỉnh những khác biệt có ảnh hưởng thực sự đến vận hành.

Lộ trình số hóa đề xuất cho doanh nghiệp mới bắt đầu

Doanh nghiệp có thể tổ chức giai đoạn khởi động theo trình tự sau:

1.    Xác định mục tiêu kinh doanh

Chọn một vấn đề cụ thể cần giải quyết và xác định kết quả mong đợi

2.    Khảo sát hiện trạng

Ghi nhận quy trình, người tham gia, dữ liệu, công cụ và điểm nghẽn

3.    Đơn giản hóa quy trình

Loại bỏ bước dư thừa, xác định trách nhiệm và chuẩn hóa điều kiện xử lý

4.    Chọn phạm vi ưu tiên

Lựa chọn một quy trình có tác động rõ nhưng vẫn đủ nhỏ để kiểm soát

5.    Chuẩn hóa dữ liệu

Làm sạch dữ liệu cần thiết và xác định nguồn dữ liệu chính thức

6.    Xây dựng yêu cầu

Mô tả nhu cầu nghiệp vụ, người dùng, tích hợp, bảo mật và khả năng mở rộng

7.    Lựa chọn giải pháp

Đánh giá công cụ dựa trên mức độ phù hợp, khả năng sử dụng và tổng chi phí vận hành

8.    Triển khai thí điểm

Áp dụng trong phạm vi nhỏ, theo dõi lỗi và điều chỉnh theo phản hồi thực tế

9.    Đo lường kết quả

So sánh các chỉ số trước và sau triển khai

10.  Chuẩn hóa và mở rộng

Ghi nhận mô hình đã thành công rồi nhân rộng theo từng giai đoạn

Lộ trình này không bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện một dự án lớn ngay từ đầu. Giá trị quan trọng nhất của giai đoạn đầu là hình thành được phương pháp triển khai có thể lặp lại: chọn đúng vấn đề, thiết kế đúng quy trình, sử dụng dữ liệu đáng tin cậy và đo được kết quả.

Doanh nghiệp nên bắt đầu số hóa từ một quy trình cụ thể đang tạo ra chi phí, chậm trễ, sai sót hoặc thiếu minh bạch. Trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần khảo sát hiện trạng, chuẩn hóa quy trình, làm sạch dữ liệu và xác định chỉ số đánh giá.

Một phạm vi thí điểm nhỏ nhưng tạo ra kết quả đo lường được có giá trị hơn một chương trình triển khai rộng nhưng thiếu mục tiêu rõ ràng. Khi mô hình đầu tiên hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa kinh nghiệm, xây dựng năng lực nội bộ và mở rộng số hóa theo từng giai đoạn.