Phân biệt chuyển đổi số và số hóa doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có thể quét toàn bộ hồ sơ giấy thành tệp điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử hoặc nhập dữ liệu khách hàng vào phần mềm nhưng vẫn giữ nguyên quy trình, cơ cấu và cách ra quyết định cũ. Khi đó, doanh nghiệp đã số hóa một số tài sản hoặc hoạt động, nhưng chưa chắc đã chuyển đổi số.

Ngược lại, chuyển đổi số thường sử dụng dữ liệu đã được số hóa để thiết kế lại quy trình, kết nối các bộ phận, tự động hóa quyết định, cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng hoặc xây dựng mô hình kinh doanh mới. Vì vậy, số hóa thường là một phần nền tảng của chuyển đổi số, không phải kết quả cuối cùng.

Số hóa là gì?

Số hóa là quá trình chuyển thông tin, tài liệu hoặc hoạt động đang tồn tại dưới dạng vật lý, thủ công hay phân tán sang dạng dữ liệu có thể lưu trữ và xử lý bằng hệ thống số.

Ví dụ phổ biến gồm:

·         Quét hợp đồng giấy thành tệp PDF

·         Chuyển hồ sơ nhân sự từ tủ tài liệu sang phần mềm

·         Nhập danh sách khách hàng từ sổ tay vào bảng tính

·         Sử dụng biểu mẫu trực tuyến thay cho biểu mẫu giấy

·         Phát hành hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy

·         Ghi nhận tồn kho bằng mã vạch thay cho ghi chép thủ công

Giá trị trực tiếp của số hóa là giúp thông tin dễ lưu trữ, tìm kiếm, sao chép, chia sẻ và xử lý hơn. Tuy nhiên, mức độ thay đổi phụ thuộc vào phạm vi số hóa.

Số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu tập trung vào việc chuyển đổi định dạng thông tin. Quy trình nghiệp vụ phía sau có thể không thay đổi.

Chẳng hạn, doanh nghiệp quét đơn đặt hàng giấy thành tệp ảnh. Tài liệu đã có dạng số, nhưng nhân viên vẫn phải đọc từng đơn, nhập lại dữ liệu vào hệ thống và chuyển thủ công cho bộ phận kho.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã giải quyết vấn đề lưu trữ tài liệu nhưng chưa giải quyết triệt để vấn đề vận hành.

Số hóa quy trình

Trong thực tế, thuật ngữ số hóa đôi khi được sử dụng theo nghĩa rộng hơn: đưa một quy trình thủ công lên phần mềm.

Ví dụ, thay vì in phiếu đề nghị thanh toán và chuyển qua nhiều bàn làm việc, nhân viên tạo đề nghị trên hệ thống; cấp quản lý duyệt trực tuyến; bộ phận kế toán nhận dữ liệu ngay sau khi phê duyệt.

Mức độ này tạo ra thay đổi lớn hơn số hóa dữ liệu vì công nghệ đã tham gia trực tiếp vào luồng công việc. Tuy vậy, nếu doanh nghiệp chỉ chuyển nguyên quy trình cũ lên phần mềm mà không xem xét lại các bước dư thừa, trách nhiệm, dữ liệu và tiêu chí ra quyết định, hoạt động đó vẫn chưa thể hiện đầy đủ bản chất của chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ và dữ liệu để thay đổi có hệ thống cách tổ chức vận hành, ra quyết định, tương tác với khách hàng và tạo ra giá trị.

Trọng tâm của chuyển đổi số không nằm ở việc doanh nghiệp mua bao nhiêu phần mềm. Trọng tâm nằm ở câu hỏi: Công nghệ giúp doanh nghiệp hoạt động khác trước và tốt hơn ở điểm nào?

Một chương trình chuyển đổi số có thể bao gồm:

·         Thiết kế lại quy trình từ đầu đến cuối

·         Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban

·         Tự động hóa những tác vụ có quy tắc rõ ràng

·         Cung cấp dữ liệu kịp thời cho người ra quyết định

·         Cá nhân hóa sản phẩm hoặc trải nghiệm khách hàng

·         Thay đổi vai trò và cách phối hợp của nhân sự

·         Xây dựng kênh bán hàng hoặc dịch vụ mới

·         Phát triển mô hình doanh thu dựa trên nền tảng số

·         Thiết lập cơ chế quản trị dữ liệu và an toàn thông tin

·         Xây dựng năng lực thử nghiệm, đo lường và cải tiến liên tục

Do đó, chuyển đổi số là sự thay đổi đồng thời về công nghệ, quy trình, dữ liệu, con người và mô hình quản trị. Công nghệ là yếu tố hỗ trợ quan trọng nhưng không tự tạo ra chuyển đổi nếu tổ chức vẫn vận hành theo tư duy cũ.

Điểm khác nhau cốt lõi giữa chuyển đổi số và số hóa

Sự khác nhau không chỉ nằm ở quy mô dự án mà còn nằm ở mục tiêu và bản chất của thay đổi.

Từ bảng trên có thể rút ra một nguyên tắc đơn giản: Số hóa thay đổi phương tiện; chuyển đổi số thay đổi phương thức hoạt động.

Cơ chế tạo giá trị của số hóa và chuyển đổi số

Số hóa tạo giá trị trước hết bằng cách giảm những hạn chế của thông tin vật lý. Khi dữ liệu có dạng số, doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhanh hơn, chia sẻ thuận tiện hơn và hạn chế việc lưu trữ trùng lặp.

Tuy nhiên, dữ liệu số chỉ thực sự có giá trị cao khi được chuẩn hóa, kết nối và đưa vào quy trình ra quyết định. Đây là điểm chuyển tiếp từ số hóa sang chuyển đổi số.

Một chuỗi phát triển thường diễn ra như sau:

1.    Chuyển dữ liệu sang dạng số: Tài liệu, giao dịch và thông tin được ghi nhận trên hệ thống

2.    Chuẩn hóa dữ liệu: Các bộ phận sử dụng cấu trúc, mã định danh và quy tắc nhập liệu thống nhất

3.    Kết nối hệ thống: Dữ liệu được chuyển giữa các chức năng mà không phải nhập lại nhiều lần

4.    Thiết kế lại quy trình: Những bước không tạo giá trị được loại bỏ; trách nhiệm và điều kiện xử lý được xác định rõ

5.    Tự động hóa: Hệ thống thực hiện những tác vụ lặp lại hoặc kích hoạt hành động dựa trên quy tắc

6.    Điều hành bằng dữ liệu: Nhà quản lý theo dõi kết quả, phát hiện vấn đề và ra quyết định dựa trên dữ liệu cập nhật

7.    Đổi mới giá trị: Doanh nghiệp phát triển trải nghiệm, dịch vụ hoặc mô hình kinh doanh mà cách vận hành truyền thống khó thực hiện

Chuỗi này không phải lộ trình bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Một số tổ chức có thể triển khai song song nhiều bước. Dù vậy, doanh nghiệp khó tự động hóa và điều hành bằng dữ liệu nếu thông tin đầu vào chưa được số hóa và chuẩn hóa.

Ví dụ phân biệt số hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ nhân sự

Số hóa: Doanh nghiệp quét hồ sơ nhân viên và lưu trên thư mục dùng chung.

Mức phát triển cao hơn: Thông tin nhân viên được nhập vào hệ thống nhân sự để tìm kiếm, cập nhật và lập báo cáo.

Chuyển đổi số: Dữ liệu tuyển dụng, năng lực, hiệu suất, đào tạo và lộ trình nghề nghiệp được kết nối. Nhà quản lý có thể nhận diện khoảng trống kỹ năng, lập kế hoạch phát triển nhân sự và phân bổ nguồn lực dựa trên dữ liệu.

Điểm khác biệt nằm ở mục đích sử dụng. Việc lưu hồ sơ điện tử giúp giảm giấy tờ; việc liên kết dữ liệu nhân sự với quyết định quản trị mới tạo ra thay đổi ở cấp tổ chức.

Xử lý đơn hàng

Số hóa: Đơn đặt hàng giấy được chuyển thành biểu mẫu điện tử.

Mức phát triển cao hơn: Nhân viên nhập đơn hàng vào phần mềm quản lý bán hàng.

Chuyển đổi số: Khi khách hàng đặt hàng, hệ thống tự kiểm tra tồn kho, xác định điều kiện thanh toán, chuyển yêu cầu sang kho, cập nhật trạng thái giao hàng và cung cấp thông tin cho khách hàng. Dữ liệu đơn hàng đồng thời được sử dụng để dự báo nhu cầu và lập kế hoạch nhập hàng.

Ở ví dụ này, chuyển đổi số không chỉ thay thế tờ giấy. Nó kết nối toàn bộ chuỗi xử lý và thay đổi cách các bộ phận phối hợp.

Chăm sóc khách hàng

Số hóa: Lịch sử trao đổi với khách hàng được lưu trên máy tính.

Mức phát triển cao hơn: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng để tập trung thông tin.

Chuyển đổi số: Dữ liệu từ bán hàng, hỗ trợ, website và các điểm tương tác được hợp nhất để tạo góc nhìn thống nhất về khách hàng. Hệ thống có thể phân loại yêu cầu, đề xuất hành động tiếp theo và cảnh báo những khách hàng có dấu hiệu rời bỏ.

Sự chuyển đổi xuất hiện khi dữ liệu làm thay đổi chất lượng và tốc độ phục vụ, thay vì chỉ thay đổi nơi lưu thông tin.

Hoạt động sản xuất

Số hóa: Phiếu kiểm tra máy móc được nhập vào bảng tính.

Mức phát triển cao hơn: Nhân viên ghi nhận trạng thái thiết bị trên phần mềm bảo trì.

Chuyển đổi số: Dữ liệu vận hành, lịch sử bảo trì, chất lượng sản phẩm và kế hoạch sản xuất được kết nối. Doanh nghiệp có thể phát hiện dấu hiệu bất thường, sắp xếp lịch bảo trì phù hợp và đánh giá ảnh hưởng của thiết bị đến sản lượng.

Trong trường hợp này, giá trị chuyển đổi không đến từ việc có thêm một phần mềm mà đến từ khả năng thay đổi cách lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động.

Vì sao doanh nghiệp thường nhầm số hóa với chuyển đổi số?

Đánh đồng việc mua công nghệ với thay đổi tổ chức

Một hệ thống mới có thể được cài đặt thành công nhưng không tạo ra kết quả nếu quy trình, trách nhiệm và tiêu chí đánh giá vẫn giữ nguyên. Công nghệ chỉ chuyển đổi tổ chức khi được tích hợp vào cách làm việc và cơ chế quản trị.

Chuyển nguyên quy trình cũ lên phần mềm

Nếu quy trình đang có nhiều bước phê duyệt không cần thiết, việc đưa toàn bộ các bước đó lên hệ thống có thể giúp chuyển hồ sơ nhanh hơn nhưng vẫn duy trì sự phức tạp. Số hóa một quy trình kém hiệu quả không tự động làm quy trình đó trở nên hợp lý.

Chỉ nhìn vào đầu ra kỹ thuật

Các dự án thường được báo cáo bằng số lượng tài khoản, phần mềm đã triển khai hoặc tài liệu đã chuyển đổi. Đây là đầu ra của hoạt động công nghệ, chưa phải kết quả kinh doanh.

Kết quả chuyển đổi cần được thể hiện qua thay đổi như thời gian xử lý ngắn hơn, ít lỗi hơn, khả năng phục vụ tốt hơn hoặc quyết định được đưa ra nhanh và chính xác hơn.

Triển khai riêng lẻ theo từng phòng ban

Mỗi bộ phận có thể mua một hệ thống riêng để giải quyết nhu cầu trước mắt. Nếu các hệ thống không trao đổi dữ liệu, doanh nghiệp sẽ tạo ra nhiều “ốc đảo số”: dữ liệu tồn tại trên máy tính nhưng vẫn bị chia cắt.

Điều này có thể làm giảm giấy tờ trong từng bộ phận nhưng chưa tạo được luồng vận hành xuyên suốt toàn doanh nghiệp.

Bỏ qua yếu tố con người

Chuyển đổi số làm thay đổi nhiệm vụ, quyền hạn và cách đánh giá hiệu quả. Nếu nhân sự không hiểu lý do thay đổi, không có kỹ năng phù hợp hoặc không được điều chỉnh trách nhiệm, hệ thống mới dễ bị sử dụng đối phó.

Vì vậy, đào tạo sử dụng phần mềm chỉ là một phần. Doanh nghiệp còn phải quản trị sự thay đổi về hành vi và phương thức phối hợp.

Số hóa có phải là bước đầu của chuyển đổi số không?

Trong phần lớn trường hợp, số hóa là nền tảng quan trọng của chuyển đổi số. Hệ thống không thể phân tích, tự động hóa hoặc kết nối những thông tin vẫn chỉ tồn tại trên giấy, trong trí nhớ cá nhân hoặc dưới các định dạng không thống nhất.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng doanh nghiệp phải số hóa toàn bộ rồi mới được bắt đầu chuyển đổi số. Cách tiếp cận này dễ dẫn đến những dự án kéo dài nhưng không gắn với kết quả cụ thể.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một vấn đề kinh doanh ưu tiên, xác định dữ liệu cần thiết và số hóa đúng phạm vi phục vụ vấn đề đó. Ví dụ, để rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, doanh nghiệp không nhất thiết phải số hóa toàn bộ hồ sơ lịch sử. Doanh nghiệp chỉ cần ưu tiên dữ liệu sản phẩm, khách hàng, tồn kho, thanh toán và vận chuyển có liên quan trực tiếp đến luồng đơn hàng.

Như vậy, quan hệ giữa hai khái niệm nên được hiểu như sau:

·         Số hóa tạo ra dữ liệu và công cụ cần thiết

·         Chuyển đổi số định hướng cách dữ liệu và công cụ được sử dụng

·         Không phải mọi hoạt động số hóa đều dẫn đến chuyển đổi số

·         Chuyển đổi số bền vững thường cần một nền tảng số hóa đủ tốt

Dấu hiệu doanh nghiệp mới chỉ dừng ở số hóa

Doanh nghiệp có thể mới dừng ở số hóa khi xuất hiện nhiều dấu hiệu sau:

·         Tài liệu đã được lưu điện tử nhưng nhân viên vẫn nhập lại dữ liệu

·         Mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm riêng và không chia sẻ dữ liệu

·         Quy trình trên hệ thống gần như sao chép nguyên trạng quy trình giấy

·         Báo cáo phải tổng hợp thủ công từ nhiều tệp khác nhau

·         Nhân viên sử dụng công cụ số nhưng quyết định vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm cá nhân

·         Dự án được đánh giá bằng số lượng phần mềm thay vì kết quả vận hành

·         Khách hàng vẫn phải cung cấp lại cùng một thông tin ở nhiều điểm tiếp xúc

·         Nhiều bước phê duyệt đã được đưa lên mạng nhưng thời gian xử lý không giảm đáng kể

·         Hệ thống mới chỉ hỗ trợ ghi nhận sự việc, chưa giúp cảnh báo hoặc đề xuất hành động

·         Công nghệ được xem là trách nhiệm riêng của bộ phận công nghệ thông tin

Những dấu hiệu này không có nghĩa hoạt động số hóa thất bại. Chúng cho thấy doanh nghiệp đã tạo được một phần nền tảng nhưng chưa chuyển nền tảng đó thành thay đổi có tính hệ thống.

Khi nào một sáng kiến được xem là chuyển đổi số?

Không có một công cụ duy nhất quyết định một dự án có phải chuyển đổi số hay không. Doanh nghiệp nên đánh giá dựa trên mức độ thay đổi được tạo ra.

Một sáng kiến có đặc trưng của chuyển đổi số khi trả lời rõ các câu hỏi sau:

Vấn đề kinh doanh nào được giải quyết?

Dự án phải bắt đầu từ một vấn đề hoặc cơ hội cụ thể, chẳng hạn thời gian giao hàng dài, tỷ lệ sai sót cao, dữ liệu khách hàng phân tán hoặc khả năng phản ứng với nhu cầu thị trường còn chậm.

Nếu mục tiêu chỉ là “triển khai phần mềm”, dự án chưa thể hiện rõ giá trị chuyển đổi.

Quy trình có được thiết kế lại không?

Chuyển đổi số không bắt buộc phải thay mới toàn bộ quy trình, nhưng cần xem xét quy trình hiện tại có còn phù hợp hay không. Những bước không tạo giá trị nên được loại bỏ trước khi tự động hóa.

Dữ liệu có được kết nối và sử dụng không?

Dữ liệu không chỉ được lưu trữ mà phải có khả năng phục vụ hành động. Điều này đòi hỏi dữ liệu đủ chính xác, có trách nhiệm quản lý rõ ràng và được cung cấp đúng lúc cho người hoặc hệ thống cần sử dụng.

Vai trò của con người có thay đổi không?

Nhân sự có thể chuyển từ nhập liệu sang kiểm soát ngoại lệ, từ lập báo cáo sang phân tích, hoặc từ xử lý từng giao dịch sang cải thiện toàn bộ quy trình. Đây là dấu hiệu công nghệ đã làm thay đổi bản chất công việc.

Kết quả có được đo bằng giá trị không?

Một sáng kiến chuyển đổi cần có chỉ số phản ánh kết quả vận hành hoặc kinh doanh, chẳng hạn:

·         Thời gian hoàn thành một quy trình

·         Số lần nhập lại dữ liệu

·         Tỷ lệ giao dịch cần xử lý thủ công

·         Tỷ lệ sai sót

·         Chi phí trên mỗi giao dịch

·         Mức độ hài lòng của khách hàng

·         Tỷ lệ khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ

·         Thời gian từ khi có dữ liệu đến khi ra quyết định

Các chỉ số cụ thể phải được xác định theo hiện trạng và mục tiêu riêng của từng doanh nghiệp. Không nên áp dụng một ngưỡng chung cho mọi ngành hoặc mọi quy trình.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ số hóa hay chuyển đổi số?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ vấn đề cần giải quyết, không nên bắt đầu từ tên gọi của công nghệ.

Một hướng triển khai thực tế gồm các bước sau:

1. Xác định kết quả ưu tiên

Doanh nghiệp cần xác định thay đổi cụ thể muốn đạt được, chẳng hạn rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, giảm sai sót đối soát hoặc cải thiện khả năng theo dõi khách hàng.

Mục tiêu càng rõ, phạm vi dữ liệu và công nghệ cần sử dụng càng dễ xác định.

2. Phân tích quy trình hiện tại

Cần mô tả luồng công việc từ đầu đến cuối, bao gồm người thực hiện, dữ liệu đầu vào, điểm phê duyệt, hệ thống liên quan và nguyên nhân gây chậm trễ.

Bước này giúp tránh tình trạng tự động hóa một quy trình chưa hợp lý.

3. Đánh giá mức độ sẵn sàng của dữ liệu

Doanh nghiệp cần biết dữ liệu đang nằm ở đâu, có trùng lặp hay không, ai chịu trách nhiệm và mức độ tin cậy ra sao.

Nếu dữ liệu quan trọng vẫn ở dạng giấy hoặc không có cấu trúc thống nhất, số hóa và chuẩn hóa phải được đưa vào phạm vi dự án.

4. Thiết kế trạng thái vận hành mong muốn

Thay vì chỉ hỏi phần mềm có những tính năng nào, doanh nghiệp cần mô tả cách quy trình nên vận hành sau thay đổi:

·         Bước nào được loại bỏ

·         Bước nào được tự động hóa

·         Thông tin nào được dùng lại

·         Trường hợp nào cần con người xử lý

·         Ai chịu trách nhiệm với dữ liệu và kết quả

5. Triển khai trong phạm vi có thể kiểm soát

Doanh nghiệp nên ưu tiên một quy trình có giá trị rõ, dữ liệu tương đối sẵn sàng và người phụ trách cụ thể. Phạm vi ban đầu đủ nhỏ để kiểm soát nhưng phải đủ lớn để tạo ra kết quả có thể đo lường.

6. Đo lường và mở rộng

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần so sánh kết quả với hiện trạng ban đầu. Những yếu tố đã chứng minh được giá trị có thể được chuẩn hóa và mở rộng sang quy trình hoặc đơn vị khác.

Cách tiếp cận này giúp số hóa phục vụ mục tiêu chuyển đổi, thay vì trở thành hoạt động tích lũy phần mềm và dữ liệu không được khai thác.

Những giới hạn cần lưu ý

Không phải mọi quy trình đều cần chuyển đổi sâu. Một hoạt động đơn giản, ít giao dịch và ít ảnh hưởng đến khách hàng có thể chỉ cần số hóa ở mức cơ bản. Việc xây dựng một hệ thống phức tạp cho hoạt động có giá trị thấp có thể làm chi phí quản trị tăng lên.

Chuyển đổi số cũng không đồng nghĩa với tự động hóa toàn bộ. Những quyết định cần phán đoán, trách nhiệm đạo đức, thương lượng hoặc xử lý tình huống ngoại lệ vẫn cần sự tham gia của con người.

Ngoài ra, tích hợp nhiều hệ thống không tự động tạo ra chuyển đổi. Nếu dữ liệu không chính xác, trách nhiệm quản trị không rõ hoặc quy trình thiếu thống nhất, việc kết nối có thể chỉ làm sai lệch lan truyền nhanh hơn.

Doanh nghiệp vì thế cần cân bằng giữa tốc độ triển khai và khả năng kiểm soát. Mục tiêu không phải là số hóa tối đa, mà là sử dụng công nghệ ở mức phù hợp để tạo ra giá trị có thể chứng minh.

Số hóa là quá trình đưa dữ liệu, tài liệu hoặc một phần hoạt động lên môi trường số. Chuyển đổi số là quá trình sử dụng nền tảng đó để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, ra quyết định, phục vụ khách hàng và tạo giá trị.

Hai khái niệm có quan hệ chặt chẽ nhưng không thể thay thế cho nhau. Số hóa có thể giúp doanh nghiệp giảm giấy tờ và xử lý thông tin thuận tiện hơn. Chuyển đổi số đi xa hơn bằng cách kết nối dữ liệu, thiết kế lại quy trình, thay đổi vai trò của con người và hướng toàn bộ công nghệ vào kết quả kinh doanh.

Doanh nghiệp không nên đánh giá mức độ chuyển đổi qua số lượng phần mềm đã mua. Câu hỏi quan trọng hơn là: sau khi ứng dụng công nghệ, tổ chức có vận hành khác trước, quyết định tốt hơn và tạo ra giá trị rõ ràng hơn hay không?