Vì sao số hóa quy trình không hiệu quả?

Nếu không cải tiến quy trình trước khi số hóa, doanh nghiệp chỉ đang số hóa sự phức tạp, khiến thời gian xử lý không giảm mà đôi khi còn tăng lên.

Số hóa không hiệu quả khi chỉ thay đổi công cụ, không thay đổi quy trình

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến quy trình số hóa vẫn chậm.

Khi doanh nghiệp đưa biểu mẫu giấy lên phần mềm nhưng vẫn giữ nguyên tất cả các bước phê duyệt, kiểm tra và nhập liệu, số lượng thao tác không giảm. Người dùng chỉ chuyển từ việc ghi trên giấy sang nhập trên máy tính.

Ví dụ:

·         Phiếu đề nghị vẫn phải qua 5 cấp phê duyệt

·         Nhân viên vẫn nhập cùng một thông tin vào nhiều hệ thống

·         Hồ sơ vẫn phải kiểm tra thủ công trước khi chuyển bước tiếp theo

Trong trường hợp này, công nghệ không tạo ra giá trị mới mà chỉ thay đổi phương tiện thực hiện.

Dấu hiệu nhận biết

·         Thời gian xử lý gần như không thay đổi sau khi triển khai phần mềm

·         Người dùng phải thao tác nhiều màn hình để hoàn thành một công việc

·         Có nhiều bước xác nhận nhưng ít tạo giá trị thực tế

Quy trình có quá nhiều bước trung gian

Một quy trình dài luôn làm tăng thời gian xử lý, bất kể được thực hiện thủ công hay bằng phần mềm.

Mỗi bước trung gian đều tạo ra:

·         Thời gian chờ

·         Nguy cơ tắc nghẽn

·         Chi phí phối hợp

·         Khả năng phát sinh lỗi

Nếu số hóa toàn bộ quy trình mà không loại bỏ các bước dư thừa, tốc độ xử lý sẽ khó được cải thiện.

Cơ chế gây chậm

Ví dụ một yêu cầu mua sắm phải trải qua:

1.    Nhân viên tạo yêu cầu

2.    Trưởng nhóm duyệt

3.    Trưởng phòng xác nhận

4.    Phòng tài chính kiểm tra

5.    Ban giám đốc phê duyệt

6.    Bộ phận mua hàng xử lý

Nếu mỗi bước mất vài giờ hoặc một ngày chờ phản hồi, tổng thời gian vẫn rất dài dù toàn bộ diễn ra trên hệ thống.

Dữ liệu chưa được chuẩn hóa

Một hệ thống số hóa chỉ hoạt động hiệu quả khi dữ liệu đầu vào có chất lượng tốt.

Nếu:

·         Thiếu quy chuẩn nhập liệu

·         Thông tin không đồng nhất

·         Danh mục dữ liệu trùng lặp

·         Mỗi phòng ban sử dụng một cách đặt tên khác nhau

thì hệ thống sẽ phải xử lý nhiều ngoại lệ hoặc yêu cầu người dùng chỉnh sửa liên tục.

Điều này làm giảm tốc độ xử lý và tăng tỷ lệ sai sót.

Các hệ thống không được tích hợp

Nhiều doanh nghiệp sử dụng đồng thời:

·         ERP

·         CRM

·         HRM

·         Kế toán

·         Quản lý kho

·         Quản lý sản xuất

Nếu các hệ thống hoạt động độc lập, nhân viên phải sao chép dữ liệu giữa nhiều phần mềm.

Hệ quả là:

·         Nhập liệu lặp lại

·         Dễ sai lệch thông tin

·         Tăng thời gian xử lý

·         Khó theo dõi trạng thái công việc

Đây là một trong những nguyên nhân khiến số hóa quy trình không hiệu quả dù doanh nghiệp đã đầu tư nhiều phần mềm.

Quy trình vẫn phụ thuộc vào con người

Không phải bước nào trong quy trình cũng được tự động hóa.

Nếu hệ thống vẫn yêu cầu:

·         Kiểm tra thủ công

·         Chuyển tiếp bằng email

·         Gọi điện xác nhận

·         Nhập dữ liệu bằng tay

·         Ra quyết định hoàn toàn thủ công

thì tốc độ xử lý vẫn phụ thuộc vào thời gian phản hồi của từng cá nhân.

Trong trường hợp này, phần mềm chỉ đóng vai trò lưu trữ thông tin thay vì tối ưu quy trình.

Thiếu quy tắc tự động hóa

Một quy trình số hóa hiệu quả thường kết hợp với các cơ chế tự động như:

·         Tự động phân công công việc

·         Tự động gửi thông báo

·         Tự động kiểm tra điều kiện

·         Tự động cập nhật trạng thái

·         Tự động đồng bộ dữ liệu

Nếu mọi thao tác đều cần người dùng thực hiện, hệ thống sẽ khó tạo ra cải thiện đáng kể về tốc độ.

Thiếu khả năng giám sát và đo lường

Nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm nhưng không theo dõi các chỉ số vận hành như:

·         Thời gian xử lý trung bình

·         Thời gian chờ giữa các bước

·         Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn

·         Điểm nghẽn trong quy trình

·         Tỷ lệ xử lý tự động

Không có dữ liệu đo lường đồng nghĩa với việc doanh nghiệp khó xác định nguyên nhân thực sự khiến quy trình chậm.

Việc tối ưu cũng trở nên cảm tính thay vì dựa trên bằng chứng.

Người dùng chưa thích nghi với hệ thống

Một nguyên nhân thường bị bỏ qua là yếu tố con người.

Nếu nhân viên:

·         Chưa được đào tạo đầy đủ

·         Không hiểu quy trình mới

·         Thiếu kỹ năng sử dụng phần mềm

·         Tiếp tục duy trì cách làm cũ

thì hiệu quả số hóa sẽ giảm đáng kể.

Trong giai đoạn đầu triển khai, tốc độ xử lý thậm chí có thể chậm hơn do thời gian làm quen với hệ thống.

Khi nào số hóa thực sự giúp quy trình nhanh hơn?

Số hóa chỉ phát huy hiệu quả khi được triển khai cùng với cải tiến quy trình.

Một quy trình hiệu quả thường đáp ứng các điều kiện:

·         Loại bỏ các bước không tạo giá trị

·         Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

·         Giảm số lần nhập liệu

·         Tích hợp các hệ thống liên quan

·         Tự động hóa các tác vụ lặp lại

·         Thiết lập KPI và theo dõi hiệu suất

·         Đào tạo người dùng và chuẩn hóa cách vận hành

Khi đó, công nghệ không chỉ thay thế giấy tờ mà còn giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót và nâng cao năng suất.

Số hóa quy trình không hiệu quả không phải vì công nghệ kém, mà thường do doanh nghiệp số hóa quy trình cũ mà không cải tiến cách vận hành. Muốn rút ngắn thời gian xử lý, cần tập trung vào việc loại bỏ các bước dư thừa, chuẩn hóa dữ liệu, tích hợp hệ thống và tăng mức độ tự động hóa. Khi quy trình được thiết kế hợp lý trước khi áp dụng công nghệ, số hóa mới thực sự tạo ra giá trị về tốc độ, chất lượng và hiệu quả vận hành.