Cách đo hiệu quả tự động hóa

Cách đo đáng tin cậy nhất là so sánh cùng một quy trình trong hai trạng thái: trước khi tự động hóa và sau khi tự động hóa. Phép so sánh phải sử dụng cùng phạm vi công việc, cùng đơn vị khối lượng và cùng tiêu chuẩn chất lượng.

Chỉ số trung tâm là thời gian lao động thực tế tiết kiệm được. Từ chỉ số này, doanh nghiệp có thể quy đổi sang chi phí tiết kiệm, năng lực xử lý tăng thêm và thời gian hoàn vốn. Tuy nhiên, kết luận cuối cùng vẫn phải xét thêm tỷ lệ lỗi, độ ổn định và mức độ can thiệp của con người.

Xác định đúng phạm vi cần đo

Trước khi bấm giờ, cần xác định chính xác quy trình nào đang được đánh giá. Một quy trình thường gồm nhiều bước, nhưng công cụ tự động hóa có thể chỉ thay thế một phần trong số đó.

Ví dụ, quy trình lập báo cáo hằng tuần có thể gồm:

·         Thu thập dữ liệu

·         Làm sạch dữ liệu

·         Tổng hợp số liệu

·         Tạo biểu đồ

·         Kiểm tra kết quả

·         Gửi báo cáo

Nếu công cụ chỉ tự động hóa bước tổng hợp và tạo biểu đồ, thời gian tiết kiệm phải được tính trên hai bước này. Không nên lấy toàn bộ thời gian lập báo cáo làm phần thời gian được tự động hóa.

Đơn vị đo cũng phải thống nhất. Có thể chọn một trong các đơn vị sau:

·         Thời gian cho một giao dịch

·         Thời gian cho một hồ sơ

·         Thời gian cho một báo cáo

·         Thời gian cho một lô dữ liệu

·         Tổng thời gian trong một ngày, tuần hoặc tháng

Đơn vị phù hợp nhất là đơn vị phản ánh trực tiếp khối lượng công việc. Khi quy trình có sản lượng thay đổi mạnh, đo theo từng giao dịch hoặc từng hồ sơ thường chính xác hơn đo tổng thời gian theo tháng.

Phạm vi đo cần bao gồm cả phần việc mới phát sinh sau tự động hóa, chẳng hạn như khởi động hệ thống, kiểm tra kết quả, xử lý ngoại lệ và sửa lỗi. Bỏ qua các hoạt động này sẽ làm mức tiết kiệm bị phóng đại.

Thiết lập đường cơ sở trước khi tự động hóa

Đường cơ sở là dữ liệu mô tả hiệu suất của quy trình thủ công trước khi áp dụng tự động hóa. Đây là mốc dùng để so sánh với kết quả sau triển khai.

Không nên chỉ đo một lần. Thời gian xử lý có thể thay đổi theo độ phức tạp của công việc, kinh nghiệm của nhân sự, khối lượng dữ liệu và tình trạng gián đoạn trong ngày làm việc. Vì vậy, cần thu thập nhiều quan sát trong điều kiện vận hành bình thường.

Thời gian trung bình trước tự động hóa được tính như sau:

Thời gian trung bình trước tự động hóa = Tổng thời gian xử lý thủ công ÷ Số đơn vị công việc đã đo

Ví dụ, nhân viên xử lý 30 hồ sơ trong tổng cộng 600 phút:

600 ÷ 30 = 20 phút mỗi hồ sơ

Ngoài giá trị trung bình, nên ghi nhận thêm:

·         Thời gian xử lý nhanh nhất

·         Thời gian xử lý chậm nhất

·         Tỷ lệ hồ sơ phải làm lại

·         Số lỗi phát sinh

·         Số lần quy trình bị gián đoạn

·         Mức độ phức tạp của từng nhóm công việc

Nếu có nhiều loại công việc khác nhau, cần chia thành các nhóm tương đương. Không nên so sánh thời gian xử lý hồ sơ đơn giản trước tự động hóa với hồ sơ phức tạp sau tự động hóa.

Đường cơ sở cũng phải phản ánh thời gian lao động thực tế, không chỉ thời gian lịch. Một tác vụ có thể mất hai giờ từ lúc bắt đầu đến lúc hoàn tất nhưng chỉ cần 15 phút thao tác của nhân viên. Trong trường hợp này, cần phân biệt:

·         Thời gian chu kỳ là thời gian từ lúc công việc bắt đầu đến lúc hoàn thành

·         Thời gian lao động là thời gian con người trực tiếp thao tác

·         Thời gian chờ là thời gian hệ thống hoặc quy trình tạm dừng mà không cần thao tác

Sự phân biệt này rất quan trọng vì tự động hóa có thể rút ngắn thời gian chu kỳ nhưng không tiết kiệm nhiều thời gian lao động, hoặc ngược lại.

Tính thời gian thực sự tiết kiệm sau tự động hóa

Sau khi hệ thống đi vào vận hành ổn định, cần đo lại cùng quy trình bằng phương pháp đã dùng cho đường cơ sở.

Thời gian sau tự động hóa phải bao gồm:

·         Thời gian chuẩn bị dữ liệu đầu vào

·         Thời gian khởi chạy quy trình

·         Thời gian giám sát

·         Thời gian kiểm tra kết quả

·         Thời gian xử lý ngoại lệ

·         Thời gian sửa lỗi

·         Phần thời gian bảo trì phân bổ cho từng lần chạy

Thời gian tiết kiệm trên mỗi đơn vị công việc được tính bằng:

Thời gian tiết kiệm mỗi đơn vị = Thời gian trước tự động hóa − Thời gian sau tự động hóa

Tỷ lệ thời gian tiết kiệm được tính bằng:

Tỷ lệ tiết kiệm thời gian = Thời gian tiết kiệm mỗi đơn vị ÷ Thời gian trước tự động hóa × 100%

Giả sử trước tự động hóa, một hồ sơ cần 20 phút xử lý. Sau tự động hóa, hệ thống chạy trong 3 phút nhưng nhân viên vẫn cần 2 phút chuẩn bị dữ liệu và 2 phút kiểm tra kết quả.

Thời gian lao động sau tự động hóa là:

2 2 = 4 phút mỗi hồ sơ

Thời gian tiết kiệm là:

20 − 4 = 16 phút mỗi hồ sơ

Tỷ lệ tiết kiệm là:

16 ÷ 20 × 100% = 80%

Nếu có 500 hồ sơ mỗi tháng:

Tổng thời gian tiết kiệm = 16 × 500 = 8.000 phút

Tương đương:

8.000 ÷ 60 = 133,3 giờ mỗi tháng

Điểm dễ gây nhầm lẫn là coi toàn bộ thời gian chạy của máy là thời gian lao động. Nếu hệ thống chạy trong nền và nhân viên có thể làm việc khác, phần thời gian đó không nhất thiết là chi phí lao động trực tiếp. Ngược lại, nếu nhân viên phải theo dõi liên tục trong lúc hệ thống chạy, thời gian giám sát phải được tính đầy đủ.

Quy đổi thời gian tiết kiệm thành giá trị kinh tế

Thời gian tiết kiệm chưa tự động trở thành tiền tiết kiệm. Giá trị kinh tế chỉ xuất hiện khi phần thời gian được giải phóng tạo ra một trong các kết quả sau:

·         Giảm giờ làm thêm

·         Tránh tuyển thêm nhân sự

·         Tăng số lượng công việc có thể xử lý

·         Rút ngắn thời gian giao hàng

·         Chuyển nhân sự sang hoạt động có giá trị cao hơn

·         Giảm tổn thất do lỗi hoặc chậm trễ

Chi phí lao động tiết kiệm được có thể ước tính bằng:

Giá trị thời gian tiết kiệm = Số giờ tiết kiệm × Chi phí lao động đầy đủ mỗi giờ

Chi phí lao động đầy đủ không chỉ gồm lương. Tùy mục đích phân tích, nó có thể bao gồm lương, bảo hiểm, phúc lợi, chi phí quản lý và các chi phí liên quan đến vị trí làm việc.

Giả sử quy trình tiết kiệm 133,3 giờ mỗi tháng và chi phí lao động đầy đủ là 180.000 đồng mỗi giờ:

133,3 × 180.000 = 23.994.000 đồng mỗi tháng

Tuy nhiên, đây mới là giá trị năng lực lao động được giải phóng. Nếu nhân sự vẫn nhận nguyên lương và phần thời gian đó không được sử dụng cho công việc hữu ích, doanh nghiệp chưa tạo ra khoản tiết kiệm tiền mặt tương ứng.

Vì vậy, nên phân biệt ba loại giá trị:

Tiết kiệm tiền mặt

Là khoản chi phí thực sự không còn phải trả, chẳng hạn như giảm thuê ngoài, giảm làm thêm giờ hoặc không phải bổ sung nhân sự.

Chi phí tránh được

Là khoản chi doanh nghiệp đáng lẽ phải phát sinh nếu không có tự động hóa, ví dụ nhu cầu tuyển thêm người khi sản lượng tăng.

Năng lực được giải phóng

Là số giờ nhân sự có thể dùng cho công việc khác. Giá trị này chỉ được hiện thực hóa khi thời gian được phân bổ lại có chủ đích.

Việc gộp cả ba loại thành “tiền tiết kiệm” có thể khiến hiệu quả tài chính bị đánh giá quá cao.

Đo thêm chất lượng, sản lượng và độ ổn định

Một hệ thống chạy nhanh nhưng tạo nhiều lỗi chưa chắc hiệu quả hơn quy trình thủ công. Vì vậy, thời gian phải được đánh giá cùng các chỉ số chất lượng.

Những chỉ số nên theo dõi gồm:

·         Tỷ lệ xử lý thành công

·         Tỷ lệ lỗi

·         Tỷ lệ phải làm lại

·         Thời gian xử lý ngoại lệ

·         Số lần cần con người can thiệp

·         Sản lượng xử lý trong một đơn vị thời gian

·         Mức độ sẵn sàng của hệ thống

·         Tần suất gián đoạn

·         Mức độ tuân thủ thời hạn xử lý

Tỷ lệ lỗi có thể tính bằng:

Tỷ lệ lỗi = Số kết quả sai ÷ Tổng số kết quả × 100%

Tỷ lệ tự động hóa hoàn toàn có thể tính bằng:

Tỷ lệ xử lý không cần can thiệp = Số trường hợp hoàn tất tự động ÷ Tổng số trường hợp × 100%

Ví dụ, hệ thống xử lý 1.000 giao dịch, trong đó 850 giao dịch hoàn tất mà không cần can thiệp. Tỷ lệ xử lý tự động hoàn toàn là:

850 ÷ 1.000 × 100% = 85%

Nếu 15% còn lại cần nhân viên xử lý, thời gian dành cho các trường hợp này phải được đưa vào phép tính hiệu quả tổng thể.

Có thể sử dụng một chỉ số tổng hợp để so sánh năng suất:

Năng suất = Số đơn vị đạt yêu cầu chất lượng ÷ Tổng số giờ lao động

Cách tính này tốt hơn việc chỉ đo số lượng đầu ra, vì sản phẩm lỗi hoặc hồ sơ phải làm lại không được xem là kết quả hoàn chỉnh.

Khi so sánh trước và sau tự động hóa, tiêu chuẩn chất lượng phải giữ nguyên. Hạ thấp yêu cầu kiểm tra để tạo cảm giác quy trình nhanh hơn sẽ làm kết quả mất ý nghĩa.

Tính chi phí triển khai và thời gian hoàn vốn

Để đo hiệu quả toàn diện, cần so sánh lợi ích nhận được với tổng chi phí sở hữu giải pháp tự động hóa.

Chi phí triển khai có thể gồm:

·         Phí phần mềm

·         Chi phí phát triển hoặc cấu hình

·         Chi phí tích hợp

·         Chi phí kiểm thử

·         Chi phí đào tạo

·         Thời gian của nhân sự tham gia dự án

·         Chi phí hạ tầng

·         Chi phí bảo trì

·         Chi phí xử lý sự cố

·         Chi phí thay đổi khi quy trình hoặc hệ thống nguồn được cập nhật

Lợi ích ròng theo kỳ được tính bằng:

Lợi ích ròng = Tổng giá trị tạo ra − Chi phí vận hành tự động hóa

Thời gian hoàn vốn được tính bằng:

Thời gian hoàn vốn = Chi phí đầu tư ban đầu ÷ Lợi ích ròng trung bình mỗi kỳ

Giả sử dự án có chi phí ban đầu là 180 triệu đồng. Giá trị tạo ra mỗi tháng là 24 triệu đồng, trong khi phí phần mềm và bảo trì là 4 triệu đồng mỗi tháng.

Lợi ích ròng mỗi tháng là:

24 − 4 = 20 triệu đồng

Thời gian hoàn vốn là:

180 ÷ 20 = 9 tháng

Tỷ suất hoàn vốn trong một khoảng thời gian có thể tính bằng:

ROI = (Tổng lợi ích − Tổng chi phí) ÷ Tổng chi phí × 100%

Nếu phân tích trong 12 tháng, cần đưa cả chi phí ban đầu và chi phí vận hành 12 tháng vào tổng chi phí. Không nên tính ROI chỉ bằng cách lấy thời gian tiết kiệm nhân với mức lương rồi bỏ qua chi phí duy trì hệ thống.

Thiết lập quy trình đo lường đáng tin cậy

Một phép đo tốt cần được thực hiện theo chu kỳ, thay vì chỉ đo ngay sau ngày triển khai.

Có thể áp dụng quy trình sau:

1.    Xác định quy trình và đơn vị công việc cần đo

2.    Thu thập dữ liệu đường cơ sở trước tự động hóa

3.    Phân loại công việc theo mức độ phức tạp

4.    Xác định toàn bộ thời gian can thiệp sau tự động hóa

5.    Đo cùng khối lượng và cùng tiêu chuẩn chất lượng

6.    Tính thời gian tiết kiệm trên mỗi đơn vị

7.    Nhân với sản lượng thực tế của từng kỳ

8.    Quy đổi phần thời gian có thể sử dụng thành giá trị kinh tế

9.    Trừ chi phí triển khai và vận hành

10.  Theo dõi chất lượng, lỗi, ngoại lệ và độ ổn định

11.  Đánh giá lại sau khi quy trình đạt trạng thái vận hành bình thường

Không nên dùng dữ liệu của tuần đầu tiên làm kết quả chính thức. Giai đoạn đầu thường có thời gian học cách sử dụng, sửa cấu hình và xử lý lỗi triển khai. Ngược lại, cũng không nên chỉ chọn giai đoạn hệ thống hoạt động tốt nhất rồi xem đó là hiệu suất bình thường.

Bảng theo dõi định kỳ nên có tối thiểu các trường:

·         Số lượng đơn vị công việc

·         Thời gian thủ công theo đường cơ sở

·         Thời gian can thiệp thực tế sau tự động hóa

·         Thời gian tiết kiệm

·         Tỷ lệ xử lý thành công

·         Số trường hợp ngoại lệ

·         Thời gian làm lại

·         Chi phí vận hành

·         Giá trị kinh tế được hiện thực hóa

·         Lợi ích ròng

Cần tách riêng lợi ích dự kiến và lợi ích thực tế. Lợi ích dự kiến được dùng khi phê duyệt dự án, còn lợi ích thực tế phải dựa trên dữ liệu vận hành. Khoảng chênh lệch giữa hai con số cho biết giả định ban đầu có chính xác hay không.

Đo hiệu quả tự động hóa không chỉ là lấy thời gian thủ công trừ thời gian máy chạy. Phép đo đúng phải tính toàn bộ thời gian con người còn phải bỏ ra, khối lượng công việc thực tế, chất lượng đầu ra, tỷ lệ ngoại lệ và chi phí duy trì hệ thống.

Chỉ số cốt lõi nên bắt đầu từ thời gian tiết kiệm trên mỗi đơn vị công việc, sau đó nhân với sản lượng để xác định tổng số giờ được giải phóng. Tiếp theo, doanh nghiệp cần chứng minh số giờ đó đã tạo ra tiết kiệm tiền mặt, chi phí tránh được hay năng lực bổ sung.

Một dự án tự động hóa có thể được xem là tạo hiệu quả bền vững khi thời gian lao động giảm, chất lượng không suy giảm, hệ thống vận hành ổn định và lợi ích ròng đủ bù đắp chi phí đầu tư trong khoảng thời gian chấp nhận được.