Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng ERP?

Quy mô nhân sự không phải tiêu chí quyết định duy nhất. Một doanh nghiệp chỉ có 20 người nhưng quản lý nhiều kho, nhiều kênh bán và hàng nghìn mã sản phẩm có thể cần ERP hơn một doanh nghiệp 100 người vận hành theo quy trình đơn giản.

Quyết định đầu tư nên dựa trên bốn yếu tố:

·         Mức độ phức tạp của quy trình

·         Mức độ phân mảnh của dữ liệu

·         Chi phí do sai sót và thao tác thủ công

·         Năng lực chuẩn hóa và quản trị thay đổi

ERP mang lại giá trị khi chi phí của cách vận hành hiện tại đã lớn hơn chi phí sở hữu, triển khai và duy trì hệ thống mới.

ERP giải quyết vấn đề gì trong doanh nghiệp nhỏ?

ERP là hệ thống kết nối các hoạt động cốt lõi như bán hàng, mua hàng, tồn kho, kế toán, sản xuất và quản trị tài chính trên cùng một nền tảng dữ liệu.

Điểm quan trọng của ERP không nằm ở việc doanh nghiệp có thêm một phần mềm. Giá trị thực sự đến từ việc một giao dịch được ghi nhận một lần và tiếp tục được sử dụng xuyên suốt các bộ phận.

Ví dụ, khi đơn bán hàng được xác nhận, hệ thống có thể đồng thời:

·         Kiểm tra lượng tồn khả dụng

·         Giữ hàng cho đơn đã xác nhận

·         Tạo yêu cầu xuất kho

·         Cập nhật doanh thu dự kiến

·         Ghi nhận công nợ phải thu

·         Cung cấp dữ liệu cho kế hoạch mua hàng

Nếu không có hệ thống tích hợp, cùng một giao dịch có thể phải được nhập lại vào phần mềm bán hàng, bảng theo dõi kho và phần mềm kế toán. Việc nhập nhiều lần làm tăng độ trễ, tạo dữ liệu không nhất quán và khiến doanh nghiệp khó xác định đâu là con số chính xác.

ERP vì vậy phù hợp nhất với doanh nghiệp đang gặp vấn đề về sự liên kết giữa các quy trình, thay vì chỉ thiếu một chức năng phần mềm riêng lẻ.

Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên triển khai ERP?

Doanh nghiệp nên nghiêm túc đánh giá ERP khi nhiều dấu hiệu vận hành xuất hiện đồng thời.

Dữ liệu bị phân tán giữa nhiều công cụ

Mỗi phòng ban duy trì một bảng dữ liệu riêng là dấu hiệu phổ biến nhất. Bộ phận kinh doanh theo dõi đơn hàng bằng bảng tính, kho sử dụng một phần mềm khác, còn kế toán nhập lại chứng từ vào hệ thống riêng.

Trong mô hình này, báo cáo quản trị thường phải được tổng hợp thủ công. Ban lãnh đạo có thể nhận được nhiều con số khác nhau cho cùng một chỉ tiêu vì thời điểm cập nhật và quy tắc ghi nhận không thống nhất.

ERP trở nên phù hợp khi doanh nghiệp cần một nguồn dữ liệu dùng chung để giảm việc đối chiếu và nhập liệu lặp lại.

Quy trình phụ thuộc quá nhiều vào cá nhân

Nếu một hoạt động chỉ vận hành được nhờ một nhân viên biết vị trí tệp dữ liệu, cách xử lý ngoại lệ hoặc công thức tính riêng, doanh nghiệp đang chịu rủi ro phụ thuộc cá nhân.

ERP có thể chuyển một phần kiến thức ngầm thành:

·         Quy trình được cấu hình

·         Quyền hạn được phân công

·         Trạng thái được theo dõi

·         Lịch sử giao dịch được lưu lại

·         Bước phê duyệt được kiểm soát

Hệ thống không loại bỏ vai trò con người, nhưng giảm khả năng toàn bộ quy trình bị gián đoạn khi một nhân sự nghỉ việc hoặc vắng mặt.

Sai sót vận hành bắt đầu tạo ra chi phí đáng kể

Những sai sót như bán vượt tồn kho, mua trùng hàng, giao nhầm sản phẩm, ghi nhận thiếu công nợ hoặc chậm xuất hóa đơn đều có thể quy đổi thành chi phí.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các ngưỡng cảnh báo nội bộ để đánh giá, chẳng hạn:

·         Nhân viên dành trên 5 giờ mỗi tuần để nhập lại hoặc đối chiếu dữ liệu

·         Báo cáo quản trị mất nhiều ngày mới hoàn thành

·         Chênh lệch tồn kho xuất hiện thường xuyên qua nhiều kỳ kiểm kê

·         Đơn hàng phải chỉnh sửa thủ công lặp lại

·         Thời gian khóa sổ kéo dài do dữ liệu giữa các bộ phận không khớp

Đây không phải tiêu chuẩn áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Chúng là tín hiệu cho thấy chi phí ẩn của hệ thống hiện tại cần được đo lường nghiêm túc.

Doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng

Việc mở thêm chi nhánh, kho, kênh bán hàng, pháp nhân hoặc dòng sản phẩm thường làm số lượng giao dịch và mối quan hệ dữ liệu tăng nhanh.

Một quy trình thủ công có thể vận hành ổn định ở quy mô nhỏ nhưng mất kiểm soát khi khối lượng giao dịch tăng gấp đôi. Triển khai ERP trước giai đoạn mở rộng có thể giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng thống nhất, thay vì sửa chữa hệ thống sau khi dữ liệu đã trở nên hỗn loạn.

Tuy nhiên, ERP chỉ hỗ trợ mở rộng khi quy trình mục tiêu đã tương đối rõ. Đưa một quy trình chưa được xác định vào phần mềm thường chỉ làm sự lộn xộn diễn ra nhanh hơn.

Những trường hợp doanh nghiệp chưa nên dùng ERP

ERP không phải lựa chọn hợp lý nếu vấn đề thực tế có thể được giải quyết bằng một công cụ đơn giản hơn.

Quy trình còn quá đơn giản

Một doanh nghiệp có ít giao dịch, ít sản phẩm, một địa điểm và không có nhu cầu liên kết nhiều bộ phận có thể chưa thu được lợi ích đủ lớn từ ERP.

Trong trường hợp này, phần mềm kế toán, quản lý bán hàng hoặc quản lý kho chuyên biệt có thể đáp ứng tốt với chi phí và thời gian triển khai thấp hơn.

Mô hình kinh doanh vẫn thay đổi liên tục

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được cách bán hàng, chính sách giá, quy trình giao nhận hoặc phương pháp quản lý tồn kho, việc cấu hình ERP có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.

ERP cần một mức độ ổn định nhất định để chuyển quy trình thành luồng công việc trên hệ thống. Khi mô hình kinh doanh thay đổi quá nhanh, doanh nghiệp có thể phải sửa cấu hình liên tục, làm tăng chi phí và giảm mức độ chấp nhận của người dùng.

Doanh nghiệp muốn dùng phần mềm để thay thế quản trị

ERP không tự động giải quyết tình trạng thiếu trách nhiệm, dữ liệu đầu vào kém hoặc quy trình không có chủ sở hữu.

Nếu nhân viên không tuân thủ quy tắc nhập liệu, báo cáo của hệ thống vẫn sai. Nếu không ai chịu trách nhiệm phê duyệt đơn mua hàng, chức năng phê duyệt điện tử cũng không tạo ra kiểm soát thực chất.

Doanh nghiệp chưa nên triển khai khi lãnh đạo chưa sẵn sàng:

·         Chỉ định chủ sở hữu cho từng quy trình

·         Thống nhất quy tắc dữ liệu

·         Phân bổ nhân sự tham gia dự án

·         Đào tạo người sử dụng

·         Duy trì kỷ luật vận hành sau khi hệ thống hoạt động

Mục tiêu triển khai không rõ ràng

Mục tiêu như “chuyển đổi số”, “quản lý chuyên nghiệp hơn” hoặc “dùng hệ thống hiện đại” quá rộng để định hướng dự án.

Một dự án ERP nên bắt đầu từ vấn đề đo lường được, chẳng hạn:

·         Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng

·         Giảm số lần nhập lại dữ liệu

·         Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực

·         Rút ngắn thời gian lập báo cáo

·         Theo dõi lợi nhuận theo sản phẩm hoặc đơn hàng

Không có mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp rất khó xác định phạm vi, lựa chọn giải pháp và đánh giá hiệu quả sau triển khai.

Lợi ích và giới hạn của ERP đối với doanh nghiệp nhỏ

ERP có thể tạo ra lợi ích đáng kể, nhưng mỗi lợi ích đều đi kèm điều kiện.

Tạo nguồn dữ liệu thống nhất

Khi các phòng ban sử dụng cùng một cấu trúc dữ liệu, doanh nghiệp giảm thời gian nhập lại, đối chiếu và xử lý khác biệt giữa các báo cáo.

Lợi ích này chỉ xuất hiện khi dữ liệu được chuẩn hóa. Nếu mã hàng, mã khách hàng hoặc đơn vị tính được nhập không nhất quán, ERP có thể tập trung dữ liệu nhưng không bảo đảm dữ liệu chính xác.

Tăng khả năng kiểm soát quy trình

ERP giúp doanh nghiệp theo dõi ai thực hiện giao dịch, giao dịch đang ở trạng thái nào và bước nào chưa hoàn thành. Các quy tắc phê duyệt cũng có thể được thiết lập dựa trên giá trị giao dịch, nhóm hàng hoặc vai trò người dùng.

Tuy nhiên, kiểm soát quá chặt có thể khiến quy trình chậm và tạo thêm thao tác không cần thiết. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa kiểm soát rủi ro và tốc độ vận hành.

Cung cấp báo cáo nhanh hơn

Dữ liệu tích hợp giúp báo cáo được cập nhật gần với thời điểm giao dịch phát sinh. Ban lãnh đạo không phải chờ các bộ phận gửi và hợp nhất nhiều bảng tính.

Giới hạn nằm ở chất lượng thiết kế chỉ tiêu. Một hệ thống có thể tạo nhiều báo cáo nhưng vẫn không hỗ trợ quyết định nếu doanh nghiệp chưa xác định rõ cách tính doanh thu, chi phí, tồn khả dụng hoặc lợi nhuận.

Hỗ trợ tăng trưởng có kiểm soát

ERP cho phép doanh nghiệp áp dụng chung một quy trình cho nhiều kho, chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh. Điều này giúp giảm sự khác biệt trong cách vận hành khi quy mô tăng.

Đổi lại, doanh nghiệp phải chấp nhận một mức độ tiêu chuẩn hóa. Các bộ phận không thể tiếp tục duy trì quá nhiều cách xử lý riêng nếu muốn khai thác lợi ích của hệ thống tích hợp.

Chi phí ERP cần được đánh giá như thế nào?

Sai lầm phổ biến là chỉ so sánh giá bản quyền hoặc phí thuê bao. Tổng chi phí sở hữu ERP còn bao gồm triển khai, chuyển đổi dữ liệu, tích hợp, đào tạo và vận hành sau khi đưa vào sử dụng.

Doanh nghiệp nên lập ngân sách theo các nhóm sau:

·         Phí bản quyền hoặc thuê bao

·         Phí tư vấn và cấu hình

·         Chi phí tích hợp với hệ thống khác

·         Chi phí làm sạch và chuyển đổi dữ liệu

·         Thời gian của nhân sự nội bộ

·         Chi phí đào tạo và hỗ trợ người dùng

·         Chi phí bảo trì, nâng cấp và thay đổi quy trình

·         Chi phí gián đoạn trong giai đoạn chuyển đổi

Ở chiều ngược lại, lợi ích cũng cần được quy đổi thành giá trị có thể theo dõi:

·         Số giờ nhập liệu được cắt giảm

·         Số giờ đối chiếu và lập báo cáo được cắt giảm

·         Giá trị hàng tồn dư thừa được giảm

·         Chi phí sai đơn hoặc giao hàng chậm được giảm

·         Khoản công nợ được thu hồi nhanh hơn

·         Khả năng phục vụ thêm giao dịch mà không cần tăng tương ứng số nhân sự

Một cách đánh giá đơn giản là:

Giá trị ròng hằng năm = Lợi ích tài chính ước tính − Chi phí vận hành ERP hằng năm

Thời gian hoàn vốn có thể được tính bằng:

Thời gian hoàn vốn = Tổng chi phí đầu tư ban đầu ÷ Giá trị ròng hằng năm

Kết quả chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thực tế của mình. Không nên dựa hoàn toàn vào tỷ lệ tiết kiệm do nhà cung cấp đưa ra vì hiệu quả phụ thuộc vào phạm vi triển khai, chất lượng dữ liệu và mức độ sử dụng hệ thống.

Cách lựa chọn và triển khai ERP phù hợp

Đối với doanh nghiệp nhỏ, phạm vi vừa đủ thường quan trọng hơn số lượng tính năng.

Bắt đầu từ quy trình tạo ra vấn đề lớn nhất

Doanh nghiệp nên xác định một hoặc một số luồng vận hành cốt lõi, chẳng hạn:

·         Từ báo giá đến thu tiền

·         Từ yêu cầu mua đến thanh toán

·         Từ nhập kho đến xuất kho

·         Từ kế hoạch sản xuất đến thành phẩm

·         Từ giao dịch đến báo cáo tài chính

Việc lựa chọn theo luồng quy trình giúp tránh tình trạng mua nhiều mô-đun nhưng không giải quyết được điểm nghẽn chính.

Xác định yêu cầu bắt buộc trước khi xem sản phẩm

Yêu cầu nên được mô tả bằng tình huống vận hành thay vì danh sách tính năng chung.

Thay vì ghi “cần quản lý kho”, doanh nghiệp nên mô tả rõ:

·         Có bao nhiêu kho và vị trí lưu trữ

·         Có cần quản lý lô, hạn sử dụng hoặc số sê-ri không

·         Có cho phép tồn kho âm không

·         Khi nào hàng được xem là khả dụng

·         Quy trình kiểm kê và xử lý chênh lệch diễn ra như thế nào

Mô tả cụ thể giúp doanh nghiệp kiểm tra khả năng đáp ứng thực tế và hạn chế tùy chỉnh không cần thiết.

Ưu tiên cấu hình chuẩn

Mỗi yêu cầu tùy chỉnh đều làm tăng chi phí phát triển, kiểm thử, bảo trì và nâng cấp. Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên điều chỉnh quy trình theo chức năng chuẩn khi sự thay đổi đó không ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh.

Chỉ nên tùy chỉnh sâu khi quy trình:

·         Tạo khác biệt thực sự cho doanh nghiệp

·         Có giá trị kinh tế rõ ràng

·         Không thể đáp ứng bằng cấu hình

·         Đủ ổn định để duy trì lâu dài

Triển khai theo giai đoạn

Thay vì đưa toàn bộ doanh nghiệp lên ERP cùng lúc, doanh nghiệp có thể ưu tiên các phân hệ có quan hệ chặt chẽ và tạo giá trị sớm.

Một lộ trình thường có thể bắt đầu bằng:

1.    Dữ liệu nền và quy tắc quản trị

2.    Bán hàng, mua hàng và tồn kho

3.    Kế toán và báo cáo tài chính

4.    Sản xuất, dịch vụ hoặc quản trị nâng cao

5.    Phân tích dữ liệu và tự động hóa bổ sung

Thứ tự cụ thể phải dựa trên điểm nghẽn của từng doanh nghiệp. Không phải mọi tổ chức đều cần đầy đủ các giai đoạn trên.

Đặt tiêu chí thành công trước khi vận hành

Mỗi mục tiêu nên có đường cơ sở và cách đo sau triển khai. Ví dụ, doanh nghiệp có thể theo dõi:

·         Thời gian xử lý một đơn hàng

·         Tỷ lệ đơn phải chỉnh sửa

·         Thời gian hoàn thành báo cáo tháng

·         Số giờ nhập liệu lặp lại

·         Chênh lệch tồn kho

·         Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

·         Tỷ lệ người dùng thực hiện đúng quy trình trên hệ thống

Những chỉ số này giúp doanh nghiệp phân biệt giữa việc “đã cài đặt ERP” và việc “ERP đã cải thiện hoạt động”.

Doanh nghiệp có thể tự đánh giá mức độ sẵn sàng

Doanh nghiệp nhỏ có thể chấm từng tiêu chí theo thang điểm từ 0 đến 2:

Tổng điểm có thể được diễn giải như một công cụ sàng lọc nội bộ:

·         Từ 0 đến 4 điểm: Chưa cần ERP; nên tối ưu công cụ và quy trình hiện tại

·         Từ 5 đến 8 điểm: Nên chuẩn hóa dữ liệu, khảo sát giải pháp và xây dựng bài toán đầu tư

·         Từ 9 đến 12 điểm: Có cơ sở rõ để đánh giá hoặc triển khai ERP theo phạm vi ưu tiên

Thang điểm này không phải tiêu chuẩn chung của ngành. Nó giúp doanh nghiệp tổ chức cuộc thảo luận và nhận diện các điều kiện còn thiếu trước khi ra quyết định.

ERP phù hợp với doanh nghiệp nhỏ khi hệ thống hiện tại đã trở thành lực cản đối với kiểm soát và tăng trưởng. Dấu hiệu quyết định không nằm ở số lượng nhân viên, mà ở độ phức tạp của quy trình, mức độ phân mảnh dữ liệu và chi phí do sai sót vận hành.

Doanh nghiệp chưa có quy trình ổn định, mục tiêu rõ ràng hoặc người chịu trách nhiệm không nên vội triển khai. Trong trường hợp đó, chuẩn hóa dữ liệu và cải tiến quy trình thường tạo ra giá trị sớm hơn việc mua một hệ thống lớn.

Khi đã đủ điều kiện, cách tiếp cận phù hợp với doanh nghiệp nhỏ là xác định bài toán kinh doanh cụ thể, lựa chọn phạm vi tối thiểu tạo giá trị, ưu tiên cấu hình chuẩn và triển khai theo từng giai đoạn. ERP chỉ thành công khi được xem là dự án thay đổi cách vận hành, không đơn thuần là dự án cài đặt phần mềm.