Cách đánh giá phần mềm doanh nghiệp

Một bản đánh giá hiệu quả sẽ tập trung vào mức độ phù hợp với quy trình nghiệp vụ, trải nghiệm sử dụng, khả năng tích hợp, hiệu suất vận hành, chất lượng hỗ trợ và tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ quan tâm đến số lượng tính năng.

Xác định mục tiêu đánh giá trước khi kết thúc thời gian dùng thử

Trước khi đánh giá phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu ban đầu khi triển khai dùng thử. Một số câu hỏi nên được trả lời gồm:

·         Phần mềm có giải quyết đúng vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải không?

·         Có giúp tối ưu quy trình làm việc hay chỉ thay đổi cách thực hiện?

·         Có giúp giảm thời gian xử lý công việc hoặc giảm sai sót?

·         Nhân viên có sẵn sàng sử dụng trong công việc hằng ngày?

Việc có tiêu chí ngay từ đầu sẽ giúp kết quả đánh giá khách quan hơn, tránh quyết định dựa trên cảm tính.

Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ

Đây là tiêu chí quan trọng nhất trong quá trình đánh giá phần mềm doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên xem xét:

·         Các chức năng có đáp ứng đúng quy trình làm việc hiện tại không

·         Có cần thay đổi quá nhiều quy trình để phù hợp với phần mềm không

·         Những nghiệp vụ quan trọng có được xử lý đầy đủ không

·         Có phát sinh nhiều thao tác thủ công ngoài hệ thống không

Nếu phần mềm chỉ đáp ứng một phần nhu cầu hoặc buộc doanh nghiệp thay đổi quá nhiều quy trình cốt lõi, đây là dấu hiệu cần cân nhắc trước khi đầu tư lâu dài.

Đánh giá trải nghiệm của người dùng

Một phần mềm có nhiều tính năng nhưng khó sử dụng thường làm giảm hiệu quả triển khai.

Trong thời gian dùng thử, nên thu thập ý kiến từ các nhóm người dùng khác nhau như:

·         Nhân viên trực tiếp sử dụng

·         Quản lý bộ phận

·         Ban lãnh đạo theo dõi báo cáo

Các tiêu chí cần đánh giá bao gồm:

·         Giao diện có dễ hiểu hay không

·         Thao tác có trực quan

·         Thời gian làm quen với hệ thống

·         Mức độ thuận tiện khi xử lý công việc hằng ngày

Nếu người dùng có thể sử dụng thành thạo sau thời gian ngắn, khả năng triển khai thực tế sẽ cao hơn.

Kiểm tra hiệu suất và tính ổn định

Hiệu suất của phần mềm ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc.

Trong quá trình dùng thử, doanh nghiệp nên theo dõi:

·         Tốc độ xử lý dữ liệu

·         Thời gian tải màn hình

·         Khả năng hoạt động khi nhiều người cùng truy cập

·         Mức độ ổn định trong quá trình sử dụng

·         Tần suất xảy ra lỗi hoặc gián đoạn

Một hệ thống hoạt động ổn định sẽ giúp hạn chế rủi ro khi triển khai trên quy mô lớn.

Đánh giá khả năng tích hợp

Phần mềm doanh nghiệp hiếm khi hoạt động độc lập.

Do đó cần kiểm tra khả năng tích hợp với:

·         Phần mềm kế toán

·         CRM

·         ERP

·         Hệ thống bán hàng

·         Website

·         Email doanh nghiệp

·         Các công cụ quản lý nội bộ

Khả năng tích hợp tốt giúp giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và tối ưu quy trình vận hành.

Đánh giá chất lượng hỗ trợ từ nhà cung cấp

Thời gian dùng thử cũng là cơ hội để đánh giá dịch vụ hỗ trợ.

Doanh nghiệp nên quan sát:

·         Tốc độ phản hồi khi gặp sự cố

·         Chất lượng hướng dẫn

·         Mức độ chuyên môn của đội ngũ hỗ trợ

·         Tài liệu sử dụng có đầy đủ không

·         Có chương trình đào tạo người dùng hay không

Một nhà cung cấp hỗ trợ nhanh và chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình triển khai chính thức thuận lợi hơn.

Đánh giá khả năng mở rộng trong tương lai

Ngoài nhu cầu hiện tại, doanh nghiệp cũng nên xem xét khả năng phát triển lâu dài của phần mềm.

Các yếu tố cần đánh giá gồm:

·         Có thể mở rộng số lượng người dùng

·         Có hỗ trợ thêm module mới

·         Có đáp ứng khi doanh nghiệp mở rộng chi nhánh

·         Có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu phát sinh

·         Có thường xuyên cập nhật tính năng mới

Một giải pháp có khả năng mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải thay đổi hệ thống sau vài năm sử dụng.

Phân tích tổng chi phí sở hữu

Chi phí đầu tư không chỉ là phí mua bản quyền.

Doanh nghiệp cần tính đến:

·         Chi phí triển khai

·         Chi phí đào tạo

·         Chi phí bảo trì

·         Chi phí nâng cấp

·         Chi phí tích hợp

·         Chi phí hỗ trợ sau triển khai

Việc đánh giá tổng chi phí sở hữu giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ hơn về hiệu quả đầu tư.

Lập bảng đánh giá và chấm điểm

Sau khi kết thúc thời gian dùng thử, nên tổng hợp kết quả bằng bảng tiêu chí để so sánh khách quan.

Ví dụ:

Việc chấm điểm theo cùng một bộ tiêu chí giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh nhiều phần mềm khác nhau trước khi đưa ra quyết định.

Thời gian dùng thử không chỉ nhằm trải nghiệm giao diện mà còn là giai đoạn kiểm chứng mức độ phù hợp của phần mềm với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Một quy trình đánh giá phần mềm doanh nghiệp bài bản cần xem xét đồng thời nhiều yếu tố như khả năng đáp ứng nghiệp vụ, trải nghiệm người dùng, hiệu suất, khả năng tích hợp, dịch vụ hỗ trợ, khả năng mở rộng và tổng chi phí sở hữu. Khi đánh giá dựa trên các tiêu chí rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể rủi ro đầu tư và lựa chọn được giải pháp mang lại giá trị lâu dài.