Cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?

Doanh nghiệp cần xác định rõ dữ liệu nào phải chuyển sang ERP, dữ liệu nào chỉ lưu trữ để tra cứu và dữ liệu nào nên loại bỏ. Sau đó, từng nhóm dữ liệu phải được làm sạch, chuẩn hóa, kiểm tra quyền sở hữu, đối chiếu với nguồn gốc và thử nghiệm chuyển đổi trước ngày vận hành chính thức.

Về nguyên tắc, dữ liệu cần chuẩn bị trước khi triển khai ERP thường gồm bốn lớp:

1.    Dữ liệu cấu hình phản ánh mô hình tổ chức và nguyên tắc vận hành

2.    Dữ liệu danh mục dùng chung cho các giao dịch

3.    Dữ liệu số dư và giao dịch đang mở tại thời điểm chuyển đổi

4.    Dữ liệu lịch sử cần thiết cho tra cứu, báo cáo hoặc tuân thủ

Nếu thiếu dữ liệu cấu hình, ERP không thể phản ánh đúng cơ cấu doanh nghiệp. Nếu dữ liệu danh mục sai, các giao dịch mới sẽ tiếp tục phát sinh sai. Nếu số dư đầu kỳ hoặc giao dịch đang mở không chính xác, báo cáo sau khi chuyển đổi sẽ không khớp với thực tế.

Vì sao dữ liệu là điều kiện nền tảng khi triển khai ERP?

ERP kết nối nhiều phòng ban trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Một mã khách hàng có thể đồng thời được sử dụng trong bán hàng, công nợ, giao hàng, chăm sóc khách hàng và báo cáo quản trị. Một mã vật tư có thể liên quan đến mua hàng, tồn kho, sản xuất, giá thành và kế toán.

Vì vậy, lỗi dữ liệu không còn nằm riêng trong một bộ phận. Khi dữ liệu sai được đưa vào ERP, lỗi có thể lan sang toàn bộ chuỗi nghiệp vụ.

Ví dụ, một vật tư bị gán sai đơn vị tính có thể dẫn đến:

·         Số lượng mua không đúng

·         Tồn kho sai

·         Định mức sản xuất sai

·         Giá vốn sai

·         Kế hoạch cung ứng sai

Tương tự, nếu một khách hàng được tạo thành nhiều mã khác nhau, doanh nghiệp có thể không nhìn thấy tổng dư nợ thực tế, lịch sử mua hàng bị phân tán và hạn mức tín dụng không được kiểm soát đầy đủ.

Do đó, chuẩn bị dữ liệu trước khi triển khai ERP phải được xem là một dự án quản trị dữ liệu có chủ sở hữu, tiêu chuẩn, tiến độ và cơ chế phê duyệt rõ ràng, không phải một công việc nhập liệu thực hiện vào cuối dự án.

Xác định phạm vi dữ liệu cần chuyển đổi

Doanh nghiệp không nên mặc định chuyển toàn bộ dữ liệu từ hệ thống cũ sang ERP mới. Khối lượng dữ liệu càng lớn thì chi phí làm sạch, ánh xạ, kiểm thử và đối chiếu càng cao. Tuy nhiên, chuyển quá ít dữ liệu có thể làm gián đoạn vận hành hoặc khiến người dùng thiếu thông tin để xử lý công việc.

Phạm vi chuyển đổi nên được xác định theo nhu cầu vận hành thực tế.

Dữ liệu bắt buộc phải có

Đây là dữ liệu cần thiết để doanh nghiệp thực hiện giao dịch ngay sau khi ERP đi vào hoạt động, bao gồm:

·         Cơ cấu tổ chức

·         Hệ thống tài khoản

·         Danh mục khách hàng và nhà cung cấp

·         Danh mục hàng hóa, vật tư và thành phẩm

·         Danh mục kho và vị trí lưu trữ

·         Số dư kế toán

·         Tồn kho đầu kỳ

·         Công nợ phải thu, phải trả

·         Đơn hàng và chứng từ đang xử lý

Thiếu một trong các nhóm dữ liệu cốt lõi có thể khiến quy trình liên quan không thể tiếp tục trên hệ thống mới.

Dữ liệu nên chuyển khi có nhu cầu sử dụng rõ ràng

Một số dữ liệu không bắt buộc để vận hành nhưng có thể cần cho phân tích hoặc tra cứu, chẳng hạn:

·         Lịch sử bán hàng

·         Lịch sử mua hàng

·         Lịch sử biến động tồn kho

·         Lịch sử giá

·         Dữ liệu bảo hành

·         Hồ sơ bảo trì

·         Dữ liệu phục vụ báo cáo so sánh

Doanh nghiệp cần xác định khoảng thời gian lịch sử thực sự cần thiết, thay vì chuyển toàn bộ dữ liệu chỉ vì dữ liệu đang tồn tại.

Dữ liệu nên lưu trữ ngoài ERP

Dữ liệu cũ ít được sử dụng có thể được lưu trong kho dữ liệu, hệ thống lưu trữ hoặc cơ sở dữ liệu chỉ đọc. Cách này giúp duy trì khả năng tra cứu mà không làm tăng độ phức tạp của quá trình chuyển đổi.

Dù không chuyển vào ERP, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm dữ liệu lưu trữ có thể truy cập, có phân quyền và đáp ứng yêu cầu lưu hồ sơ.

Chuẩn bị dữ liệu cấu trúc tổ chức và cấu hình nền

Trước khi nhập danh mục hoặc số dư, doanh nghiệp phải xác định cấu trúc mà ERP sẽ sử dụng để tổ chức dữ liệu và hạch toán giao dịch.

Các dữ liệu nền thường gồm:

·         Pháp nhân

·         Công ty

·         Chi nhánh

·         Đơn vị kinh doanh

·         Phòng ban

·         Trung tâm chi phí

·         Trung tâm lợi nhuận

·         Kho

·         Vị trí kho

·         Kênh bán hàng

·         Khu vực bán hàng

·         Đơn vị mua hàng

·         Đơn vị sản xuất

·         Kỳ kế toán

·         Tiền tệ

·         Chính sách thuế

·         Quy tắc đánh số chứng từ

Các cấu trúc này phải phản ánh mô hình quản trị mà doanh nghiệp muốn áp dụng sau khi triển khai, không chỉ sao chép nguyên trạng hệ thống cũ.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn theo dõi lợi nhuận theo chi nhánh nhưng dữ liệu hiện tại chỉ ghi nhận ở cấp công ty, cấu trúc trung tâm lợi nhuận cần được thiết kế trước khi chuẩn hóa dữ liệu giao dịch. Nếu không, dữ liệu chuyển sang hệ thống mới vẫn không thể tạo ra báo cáo quản trị mong muốn.

Điều quan trọng là thống nhất định nghĩa của từng cấp tổ chức. Một phòng ban dùng cho quản lý nhân sự không nhất thiết tương đương với một trung tâm chi phí trong kế toán. Nếu hai khái niệm này bị đồng nhất tùy tiện, hệ thống có thể tạo ra cấu trúc báo cáo không phù hợp.

Chuẩn bị dữ liệu danh mục dùng chung

Dữ liệu danh mục là nền tảng để tạo giao dịch trong ERP. Mỗi danh mục cần có quy tắc mã hóa, thuộc tính bắt buộc, người sở hữu và quy trình phê duyệt.

Danh mục khách hàng

Doanh nghiệp nên chuẩn bị tối thiểu:

·         Mã khách hàng

·         Tên pháp lý

·         Tên giao dịch

·         Mã số thuế

·         Địa chỉ

·         Thông tin liên hệ

·         Điều khoản thanh toán

·         Hạn mức tín dụng

·         Nhóm khách hàng

·         Khu vực bán hàng

·         Loại tiền giao dịch

·         Tài khoản công nợ liên quan

·         Trạng thái hoạt động

Cần phát hiện và xử lý các bản ghi trùng lặp do khác cách viết tên, thiếu mã số thuế, thay đổi địa chỉ hoặc được tạo riêng tại nhiều chi nhánh.

Không nên chỉ dựa vào tên để xác định khách hàng trùng. Việc đối chiếu nên kết hợp mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ, tài khoản ngân hàng và các thuộc tính nhận diện khác.

Danh mục nhà cung cấp

Dữ liệu nhà cung cấp thường gồm:

·         Mã nhà cung cấp

·         Tên pháp lý

·         Mã số thuế

·         Địa chỉ

·         Thông tin thanh toán

·         Tài khoản ngân hàng

·         Điều khoản thanh toán

·         Nhóm nhà cung cấp

·         Loại tiền giao dịch

·         Tài khoản công nợ

·         Trạng thái phê duyệt

·         Trạng thái hoạt động

Thông tin tài khoản ngân hàng là dữ liệu nhạy cảm và có ảnh hưởng trực tiếp đến thanh toán. Việc tạo mới hoặc thay đổi dữ liệu này cần có quy trình kiểm soát và phê duyệt riêng.

Danh mục hàng hóa, vật tư và thành phẩm

Đây thường là một trong những danh mục phức tạp nhất. Các thuộc tính cần chuẩn bị có thể gồm:

·         Mã vật tư

·         Tên vật tư

·         Nhóm vật tư

·         Loại vật tư

·         Đơn vị tính cơ sở

·         Đơn vị mua

·         Đơn vị bán

·         Hệ số quy đổi

·         Quy cách

·         Thương hiệu

·         Nhà sản xuất

·         Phương pháp quản lý tồn kho

·         Phương pháp tính giá

·         Thuế suất

·         Chính sách lô hoặc số sê-ri

·         Hạn sử dụng

·         Điểm đặt hàng

·         Thời gian cung ứng

·         Trạng thái sử dụng

Các mã trùng, tên không thống nhất, đơn vị tính sai hoặc thiếu hệ số quy đổi có thể gây lỗi xuyên suốt từ mua hàng đến tồn kho và kế toán.

Nếu doanh nghiệp thay đổi cấu trúc mã vật tư, cần xây dựng bảng ánh xạ giữa mã cũ và mã mới. Bảng này không chỉ phục vụ chuyển đổi mà còn giúp người dùng tra cứu trong giai đoạn đầu vận hành.

Danh mục tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản cần được chuẩn bị cùng các thuộc tính quản trị, không chỉ gồm số tài khoản và tên tài khoản.

Doanh nghiệp cần xác định:

·         Mã tài khoản

·         Tên tài khoản

·         Loại tài khoản

·         Cấp tài khoản

·         Tài khoản tổng hợp

·         Tài khoản chi tiết

·         Loại tiền được phép hạch toán

·         Trung tâm chi phí bắt buộc

·         Đối tượng công nợ bắt buộc

·         Quy tắc kiểm soát bút toán

·         Trạng thái sử dụng

Nếu hệ thống tài khoản mới khác hệ thống cũ, doanh nghiệp phải xây dựng bảng ánh xạ và quy tắc xử lý các trường hợp một tài khoản cũ được tách thành nhiều tài khoản mới hoặc nhiều tài khoản cũ được gộp thành một tài khoản mới.

Danh mục nhân sự và người dùng

Tùy phạm vi ERP, dữ liệu có thể gồm:

·         Mã nhân viên

·         Họ tên

·         Đơn vị công tác

·         Chức danh

·         Cấp quản lý

·         Địa điểm làm việc

·         Trung tâm chi phí

·         Trạng thái làm việc

·         Tài khoản người dùng

·         Vai trò nghiệp vụ

·         Phạm vi dữ liệu được truy cập

·         Cấp phê duyệt

Dữ liệu nhân sự dùng cho vận hành không nên mặc định bao gồm toàn bộ hồ sơ cá nhân. Chỉ nên chuyển các trường cần thiết cho quy trình, báo cáo và phân quyền đã được phê duyệt.

Chuẩn bị số dư đầu kỳ

Số dư đầu kỳ là trạng thái tài chính và vận hành tại thời điểm doanh nghiệp chuyển từ hệ thống cũ sang ERP.

Các nhóm số dư thường gồm:

·         Số dư tài khoản kế toán

·         Công nợ phải thu

·         Công nợ phải trả

·         Tồn kho

·         Tài sản cố định

·         Tiền mặt

·         Tiền gửi ngân hàng

·         Chi phí trả trước

·         Doanh thu chưa thực hiện

·         Dự phòng

·         Các khoản tạm ứng

·         Số dư theo đối tượng quản trị

Số dư phải được chuẩn bị ở mức chi tiết đủ để tiếp tục xử lý sau ngày chuyển đổi.

Ví dụ, công nợ phải thu không nên chỉ chuyển một số tổng theo từng khách hàng nếu doanh nghiệp còn cần đối trừ theo hóa đơn. Khi đó, dữ liệu phải được chuyển ở cấp chứng từ hoặc khoản mục chưa thanh toán.

Tương tự, tồn kho không chỉ cần tổng giá trị. Hệ thống có thể yêu cầu số lượng và giá trị theo:

·         Mã hàng

·         Kho

·         Vị trí

·         Lô

·         Số sê-ri

·         Trạng thái chất lượng

·         Ngày hết hạn

·         Đơn vị tính

Mức độ chi tiết phụ thuộc vào cách doanh nghiệp sẽ quản lý hàng tồn kho sau khi triển khai.

Số dư đầu kỳ chỉ nên được chốt sau khi đã hoàn thành đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết và báo cáo vận hành liên quan.

Chuẩn bị giao dịch đang mở

Giao dịch đang mở là các nghiệp vụ đã phát sinh trên hệ thống cũ nhưng chưa hoàn tất tại thời điểm chuyển đổi.

Các loại giao dịch thường gặp gồm:

·         Báo giá còn hiệu lực

·         Đơn bán hàng chưa giao hết

·         Đơn mua hàng chưa nhận đủ

·         Phiếu giao hàng chưa xuất hóa đơn

·         Hóa đơn chưa thanh toán

·         Lệnh sản xuất đang thực hiện

·         Yêu cầu mua hàng chưa hoàn tất

·         Lệnh chuyển kho đang xử lý

·         Hợp đồng còn hiệu lực

·         Yêu cầu bảo trì chưa đóng

·         Tạm ứng chưa quyết toán

Doanh nghiệp cần xác định trạng thái của từng giao dịch và quy tắc tiếp tục xử lý trên ERP.

Không phải mọi giao dịch chưa đóng đều nên chuyển. Một số giao dịch có thể được hoàn tất hoặc hủy trên hệ thống cũ trước thời điểm chuyển đổi để giảm khối lượng và rủi ro.

Đối với giao dịch được chuyển, doanh nghiệp phải bảo đảm các dữ liệu danh mục liên quan đã tồn tại trên ERP. Một đơn hàng không thể được chuyển chính xác nếu mã khách hàng, mã hàng, đơn vị tính hoặc điều khoản thanh toán chưa được chuẩn hóa.

Chuẩn bị dữ liệu sản xuất và chuỗi cung ứng

Doanh nghiệp sản xuất cần chuẩn bị thêm các dữ liệu có quan hệ chặt chẽ với nhau.

Định mức nguyên vật liệu

Định mức cần thể hiện:

·         Thành phẩm hoặc bán thành phẩm

·         Cấu trúc cấp

·         Nguyên vật liệu thành phần

·         Số lượng định mức

·         Đơn vị tính

·         Tỷ lệ hao hụt

·         Phiên bản

·         Ngày hiệu lực

·         Trạng thái phê duyệt

Định mức không còn hiệu lực hoặc chưa được phê duyệt không nên được chuyển như dữ liệu đang sử dụng.

Quy trình công nghệ

Dữ liệu thường gồm:

·         Công đoạn

·         Thứ tự thực hiện

·         Trung tâm làm việc

·         Thời gian chuẩn bị

·         Thời gian gia công

·         Năng lực tiêu chuẩn

·         Nguồn lực sử dụng

·         Quy tắc tính chi phí

·         Phiên bản

·         Ngày hiệu lực

Định mức nguyên vật liệu và quy trình công nghệ phải tương thích với nhau. Nếu một phiên bản sản phẩm dùng định mức mới nhưng vẫn liên kết với quy trình cũ, kế hoạch sản xuất và giá thành có thể bị sai.

Dữ liệu hoạch định

Doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị:

·         Thời gian cung ứng

·         Lô đặt hàng

·         Tồn kho an toàn

·         Điểm đặt hàng

·         Chu kỳ lập kế hoạch

·         Lịch sản xuất

·         Lịch làm việc

·         Năng lực máy móc

·         Chính sách mua hoặc tự sản xuất

Các tham số này không nên được sao chép máy móc từ hệ thống cũ nếu chúng không còn phản ánh điều kiện vận hành hiện tại.

Chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu

Làm sạch dữ liệu không chỉ là sửa lỗi chính tả. Doanh nghiệp cần kiểm tra dữ liệu theo nhiều tiêu chí.

Tính đầy đủ

Các trường bắt buộc phải có dữ liệu. Ví dụ, khách hàng đang hoạt động cần có mã số thuế, điều khoản thanh toán và tài khoản công nợ nếu các trường này được yêu cầu trong quy trình.

Tính hợp lệ

Dữ liệu phải tuân thủ định dạng và tập giá trị cho phép. Ngày tháng, mã quốc gia, đơn vị tính, loại tiền và trạng thái phải phù hợp với quy tắc đã thống nhất.

Tính duy nhất

Một đối tượng không nên tồn tại dưới nhiều mã nếu không có lý do quản trị rõ ràng.

Tính nhất quán

Cùng một khái niệm phải được biểu diễn giống nhau giữa các phòng ban và hệ thống nguồn.

Tính chính xác

Dữ liệu phải phản ánh đúng đối tượng hoặc trạng thái thực tế, không chỉ đúng về định dạng.

Tính kịp thời

Các bản ghi hết hiệu lực, nhân viên đã nghỉ việc, khách hàng ngừng hoạt động hoặc nhà cung cấp không còn giao dịch cần được cập nhật trạng thái.

Một bản ghi có đủ trường nhưng chứa thông tin cũ vẫn không phải dữ liệu đạt chất lượng.

Xây dựng quy tắc ánh xạ dữ liệu

Ánh xạ dữ liệu xác định mỗi trường trên hệ thống cũ sẽ được chuyển đến trường nào trên ERP mới và được biến đổi ra sao.

Mỗi quy tắc ánh xạ nên thể hiện:

·         Hệ thống nguồn

·         Bảng hoặc tệp nguồn

·         Trường nguồn

·         Định nghĩa dữ liệu nguồn

·         Trường đích

·         Định dạng đích

·         Quy tắc chuyển đổi

·         Giá trị mặc định

·         Điều kiện loại trừ

·         Người chịu trách nhiệm xác nhận

Một số trường có thể chuyển trực tiếp. Một số trường phải được chuẩn hóa, tách, gộp hoặc tính toán lại.

Ví dụ, hệ thống cũ có thể lưu họ tên khách hàng trong một trường, trong khi ERP yêu cầu tên pháp lý và tên giao dịch ở hai trường riêng. Khi đó, doanh nghiệp phải xác định quy tắc xử lý thay vì tự động sao chép cùng một giá trị vào cả hai trường.

Bảng ánh xạ cũng phải xử lý các trường hợp:

·         Một mã cũ tương ứng với một mã mới

·         Nhiều mã cũ được gộp thành một mã mới

·         Một mã cũ được tách thành nhiều đối tượng mới

·         Dữ liệu cũ không có trường tương ứng

·         ERP yêu cầu trường mới nhưng hệ thống cũ không có dữ liệu

Các trường hợp không thể ánh xạ tự động phải được đưa vào danh sách xử lý thủ công hoặc xác nhận nghiệp vụ.

Phân công chủ sở hữu dữ liệu

Bộ phận công nghệ có thể hỗ trợ trích xuất, chuyển đổi và nạp dữ liệu, nhưng không thể tự quyết định dữ liệu nào đúng về mặt nghiệp vụ.

Mỗi nhóm dữ liệu cần có chủ sở hữu chịu trách nhiệm:

·         Xác định định nghĩa

·         Phê duyệt tiêu chuẩn

·         Xác nhận phạm vi

·         Giải quyết dữ liệu trùng hoặc xung đột

·         Phê duyệt kết quả làm sạch

·         Xác nhận dữ liệu sau khi chuyển đổi

Ví dụ:

·         Kế toán chịu trách nhiệm hệ thống tài khoản và số dư tài chính

·         Kinh doanh chịu trách nhiệm dữ liệu khách hàng và điều kiện bán hàng

·         Mua hàng chịu trách nhiệm dữ liệu nhà cung cấp

·         Kho vận chịu trách nhiệm kho, vị trí và tồn kho

·         Sản xuất chịu trách nhiệm định mức và quy trình công nghệ

·         Nhân sự chịu trách nhiệm dữ liệu nhân viên

·         Công nghệ chịu trách nhiệm kỹ thuật chuyển đổi

Trách nhiệm cần được gắn với cá nhân hoặc vai trò cụ thể, không chỉ ghi chung là “phòng ban phụ trách”.

Thiết lập tiêu chí chất lượng dữ liệu

Doanh nghiệp cần xác định tiêu chí chấp nhận trước khi bắt đầu làm sạch. Nếu không có tiêu chí, các bên có thể tranh luận kéo dài về việc dữ liệu đã đủ tốt để chuyển hay chưa.

Tiêu chí có thể bao gồm:

·         Tất cả trường bắt buộc đã được điền

·         Không còn bản ghi trùng chưa xử lý

·         Mã nguồn đã được ánh xạ sang mã đích

·         Tổng số dư khớp với báo cáo đã phê duyệt

·         Các giao dịch đang mở có trạng thái hợp lệ

·         Dữ liệu nhạy cảm có phân quyền phù hợp

·         Các lỗi còn lại đã được ghi nhận và phê duyệt ngoại lệ

Không phải mọi dữ liệu đều cần đạt mức hoàn hảo tuyệt đối. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải biết rõ lỗi nào có thể chấp nhận tạm thời, lỗi nào bắt buộc sửa trước khi vận hành và ai có quyền chấp nhận ngoại lệ.

Thực hiện chuyển đổi thử và đối chiếu

Không nên đợi đến thời điểm vận hành chính thức mới nạp dữ liệu lần đầu. Doanh nghiệp cần thực hiện nhiều vòng chuyển đổi thử để kiểm tra toàn bộ chuỗi xử lý.

Một vòng chuyển đổi thường gồm:

1.    Trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn

2.    Làm sạch và biến đổi

3.    Nạp vào môi trường thử nghiệm

4.    Kiểm tra lỗi kỹ thuật

5.    Kiểm tra nghiệp vụ

6.    Đối chiếu số lượng bản ghi

7.    Đối chiếu tổng giá trị

8.    Kiểm tra giao dịch mẫu

9.    Ghi nhận lỗi

10.  Điều chỉnh dữ liệu hoặc quy tắc chuyển đổi

11.  Chạy lại

Đối chiếu phải được thực hiện ở cả cấp tổng hợp và cấp chi tiết.

Ví dụ, tổng công nợ phải thu có thể khớp nhưng một số hóa đơn lại được gán sai khách hàng. Nếu chỉ kiểm tra tổng số, lỗi này sẽ không được phát hiện.

Các kết quả cần đối chiếu thường gồm:

·         Tổng số bản ghi

·         Tổng số dư

·         Số dư theo tài khoản

·         Công nợ theo đối tượng

·         Tồn kho theo mã và kho

·         Giá trị tài sản cố định

·         Giao dịch đang mở theo trạng thái

·         Dữ liệu mẫu xuyên suốt quy trình

Chỉ khi dữ liệu vượt qua tiêu chí chấp nhận và được chủ sở hữu nghiệp vụ ký xác nhận, bộ dữ liệu đó mới nên được sử dụng cho lần chuyển đổi chính thức.

Chuẩn bị kế hoạch chốt dữ liệu

Dữ liệu tiếp tục thay đổi trong khi dự án ERP đang triển khai. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định thời điểm chốt và cơ chế kiểm soát thay đổi.

Kế hoạch chốt dữ liệu cần làm rõ:

·         Ngày ngừng tạo mới hoặc sửa danh mục trên hệ thống cũ

·         Ngày chốt giao dịch

·         Khoảng thời gian tạm dừng

·         Dữ liệu phát sinh trong thời gian chuyển đổi được xử lý thế nào

·         Ai được phép thực hiện thay đổi khẩn cấp

·         Cách ghi nhận các thay đổi sau lần trích xuất cuối

·         Trình tự đối chiếu và phê duyệt

·         Điều kiện tiếp tục hoặc hoãn vận hành chính thức

Khoảng thời gian tạm dừng càng dài thì rủi ro gián đoạn kinh doanh càng lớn. Tuy nhiên, nếu thời gian quá ngắn mà quy trình chuyển đổi chưa được diễn tập đầy đủ, doanh nghiệp có thể không đủ thời gian nạp và kiểm tra dữ liệu.

Giải pháp không nằm ở việc chọn một khoảng thời gian cố định cho mọi dự án, mà ở việc chạy thử quy trình chuyển đổi, đo thời gian thực tế và xây dựng kế hoạch dựa trên kết quả thử nghiệm.

Kiểm soát dữ liệu nhạy cảm và phân quyền

Quá trình chuyển đổi thường tập trung nhiều dữ liệu nhạy cảm tại một nơi, bao gồm:

·         Thông tin cá nhân

·         Tài khoản ngân hàng

·         Mức lương

·         Giá mua

·         Giá bán

·         Hạn mức tín dụng

·         Dữ liệu hợp đồng

·         Thông tin tài chính

Doanh nghiệp cần kiểm soát:

·         Ai được trích xuất dữ liệu

·         Ai được truy cập tệp chuyển đổi

·         Dữ liệu được lưu ở đâu

·         Dữ liệu được truyền bằng phương thức nào

·         Ai được phép chỉnh sửa

·         Tệp tạm được xóa khi nào

·         Nhật ký truy cập được lưu ra sao

Không nên sử dụng các tệp dữ liệu thật trên môi trường thử nghiệm khi chưa có biện pháp bảo vệ phù hợp. Khi có thể, dữ liệu nhạy cảm nên được che, thay thế hoặc giới hạn phạm vi sử dụng.

Việc phân quyền trên ERP cũng phải được kiểm thử cùng dữ liệu. Một dữ liệu chính xác nhưng hiển thị cho sai người vẫn là một lỗi triển khai nghiêm trọng.

Những sai lầm thường gặp khi chuẩn bị dữ liệu ERP

Chuyển toàn bộ dữ liệu cũ mà không đánh giá nhu cầu

Cách làm này làm tăng khối lượng xử lý nhưng không bảo đảm tăng giá trị. Dữ liệu lỗi, trùng hoặc không còn sử dụng có thể được đưa nguyên trạng vào hệ thống mới.

Giao toàn bộ trách nhiệm cho bộ phận công nghệ

Bộ phận công nghệ hiểu cấu trúc dữ liệu nhưng không phải lúc nào cũng có đủ thẩm quyền xác nhận ý nghĩa nghiệp vụ. Thiếu sự tham gia của chủ sở hữu dữ liệu dễ dẫn đến việc chuyển đúng định dạng nhưng sai bản chất.

Làm sạch dữ liệu quá muộn

Nếu chỉ bắt đầu làm sạch gần ngày vận hành, doanh nghiệp sẽ không còn đủ thời gian xử lý các xung đột về mã, định nghĩa hoặc số dư.

Chỉ kiểm tra số tổng

Tổng số liệu khớp không chứng minh từng bản ghi đã đúng đối tượng, đúng trạng thái và đúng thuộc tính.

Không kiểm soát dữ liệu phát sinh sau lần trích xuất

Nếu hệ thống cũ tiếp tục thay đổi nhưng các thay đổi không được ghi nhận, dữ liệu trên ERP sẽ thiếu hoặc lệch ngay khi bắt đầu vận hành.

Dùng ERP để che giấu vấn đề dữ liệu hiện có

ERP không tự sửa được dữ liệu sai nếu doanh nghiệp chưa thống nhất định nghĩa, quy tắc và trách nhiệm quản trị. Hệ thống mới có thể giúp áp dụng kiểm soát tốt hơn, nhưng dữ liệu đầu vào vẫn phải được xử lý trước.

Checklist dữ liệu trước khi triển khai ERP

Trước khi chuyển đổi chính thức, doanh nghiệp cần xác nhận:

1.    Đã xác định phạm vi dữ liệu cần chuyển

2.    Đã phân loại dữ liệu bắt buộc, dữ liệu lịch sử và dữ liệu lưu trữ

3.    Đã hoàn thiện cấu trúc tổ chức và cấu hình nền

4.    Đã chuẩn hóa danh mục khách hàng

5.    Đã chuẩn hóa danh mục nhà cung cấp

6.    Đã chuẩn hóa danh mục hàng hóa và vật tư

7.    Đã hoàn thiện hệ thống tài khoản và bảng ánh xạ

8.    Đã chuẩn bị số dư đầu kỳ

9.    Đã xác định giao dịch đang mở cần chuyển

10.  Đã chuẩn bị dữ liệu sản xuất nếu có

11.  Đã xây dựng quy tắc ánh xạ dữ liệu

12.  Đã phân công chủ sở hữu cho từng nhóm dữ liệu

13.  Đã xác định tiêu chí chất lượng và tiêu chí chấp nhận

14.  Đã thực hiện chuyển đổi thử

15.  Đã đối chiếu dữ liệu ở cấp tổng hợp và chi tiết

16.  Đã kiểm thử dữ liệu xuyên suốt quy trình nghiệp vụ

17.  Đã xây dựng kế hoạch chốt dữ liệu

18.  Đã kiểm soát dữ liệu nhạy cảm

19.  Đã kiểm thử phân quyền

20.  Đã có người có thẩm quyền phê duyệt bộ dữ liệu cuối cùng

Chuẩn bị dữ liệu trước khi triển khai ERP là quá trình xác định đúng phạm vi, chuẩn hóa danh mục, làm sạch dữ liệu, đối chiếu số dư, xử lý giao dịch đang mở và kiểm soát toàn bộ quá trình chuyển đổi.

Doanh nghiệp không nên đánh giá mức độ sẵn sàng chỉ dựa trên việc đã tập hợp đủ tệp dữ liệu. Một bộ dữ liệu chỉ thực sự sẵn sàng khi có định nghĩa thống nhất, người chịu trách nhiệm, quy tắc ánh xạ, tiêu chí chất lượng, kết quả chuyển đổi thử và xác nhận của chủ sở hữu nghiệp vụ.

Dữ liệu tốt không bảo đảm toàn bộ dự án ERP sẽ thành công, nhưng dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác có thể khiến hệ thống mới thất bại ngay từ những giao dịch đầu tiên.