Cách chuyển đổi phần mềm doanh nghiệp

Một kế hoạch chuyển đổi an toàn phải trả lời được bốn câu hỏi: doanh nghiệp đang có dữ liệu gì, dữ liệu nào cần chuyển, làm thế nào chứng minh dữ liệu đã chuyển chính xác và phải làm gì nếu hệ thống mới gặp sự cố. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chấm dứt hệ thống cũ trước khi hoàn thành đối soát và xác nhận hệ thống mới đủ khả năng vận hành.

Xác định phạm vi trước khi chuyển đổi phần mềm

Rủi ro mất dữ liệu thường bắt đầu từ việc đánh giá thiếu phạm vi. Doanh nghiệp nhìn thấy các bảng dữ liệu chính như khách hàng, sản phẩm hoặc hóa đơn nhưng bỏ sót tệp đính kèm, lịch sử chỉnh sửa, trường tùy chỉnh, nhật ký phê duyệt và mối liên kết giữa các đối tượng.

Trước khi lựa chọn phương pháp chuyển đổi, cần lập danh mục đầy đủ những thành phần đang tồn tại trong phần mềm cũ.

Kiểm kê các nhóm dữ liệu cần bảo toàn

Danh mục tối thiểu nên bao gồm:

·         Dữ liệu chủ như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, sản phẩm và tài khoản

·         Dữ liệu giao dịch như đơn hàng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và chứng từ

·         Dữ liệu lịch sử như trạng thái cũ, lần chỉnh sửa, người thực hiện và thời gian cập nhật

·         Tệp đính kèm như hợp đồng, hình ảnh, biên bản và tài liệu nghiệp vụ

·         Dữ liệu cấu hình như trường tùy chỉnh, danh mục, quy trình và biểu mẫu

·         Dữ liệu phân quyền như vai trò, nhóm người dùng và phạm vi truy cập

·         Dữ liệu tích hợp như mã liên kết, khóa tham chiếu và trạng thái đồng bộ

·         Nhật ký hệ thống cần thiết cho kiểm tra, truy vết hoặc tuân thủ

Mỗi nhóm cần được gắn với chủ sở hữu nghiệp vụ. Bộ phận công nghệ có thể xác định cấu trúc kỹ thuật, nhưng chỉ người phụ trách nghiệp vụ mới biết dữ liệu nào ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành, báo cáo và nghĩa vụ lưu trữ.

Xác định dữ liệu không thể di chuyển nguyên trạng

Hai phần mềm thường sử dụng mô hình dữ liệu khác nhau. Một trường trong hệ thống cũ có thể phải tách thành nhiều trường trong hệ thống mới; ngược lại, nhiều trường cũ có thể được hợp nhất thành một thuộc tính.

Doanh nghiệp cần phân loại:

·         Dữ liệu có thể chuyển trực tiếp

·         Dữ liệu cần chuyển đổi định dạng

·         Dữ liệu cần ánh xạ sang danh mục mới

·         Dữ liệu cần làm sạch trước khi nhập

·         Dữ liệu chỉ cần lưu trữ để tra cứu

·         Dữ liệu không còn giá trị và được phép loại bỏ

Không nên tự động loại bỏ dữ liệu chỉ vì phần mềm mới không có trường tương ứng. Trước hết phải xác định giá trị nghiệp vụ, yêu cầu kiểm toán và thời hạn lưu trữ của dữ liệu đó.

Thiết lập quyền sở hữu và trách nhiệm chuyển đổi

Một dự án chuyển đổi dễ thất bại khi toàn bộ trách nhiệm được giao cho nhà cung cấp mới hoặc bộ phận công nghệ. Nhà cung cấp có thể thực hiện thao tác kỹ thuật, nhưng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu.

Nhóm chuyển đổi nên có các vai trò chính:

·         Người bảo trợ dự án có quyền quyết định phạm vi và nguồn lực

·         Quản lý dự án điều phối tiến độ, rủi ro và đầu mối liên lạc

·         Chủ sở hữu dữ liệu xác nhận dữ liệu thuộc từng phòng ban

·         Chuyên gia nghiệp vụ kiểm tra quy trình và kết quả sau chuyển đổi

·         Nhóm kỹ thuật thực hiện trích xuất, biến đổi, nhập và giám sát

·         Nhóm an toàn thông tin kiểm soát quyền truy cập và phương thức truyền dữ liệu

·         Đại diện nhà cung cấp cũ hỗ trợ xuất dữ liệu và giải thích cấu trúc

·         Đại diện nhà cung cấp mới hỗ trợ ánh xạ và nhập dữ liệu

Mỗi hạng mục cần có người thực hiện, người phê duyệt và tiêu chí hoàn thành rõ ràng. Nếu không xác định trách nhiệm từ đầu, các sai lệch nhỏ có thể bị bỏ qua vì không bên nào chịu trách nhiệm xác nhận.

Yêu cầu nhà cung cấp cũ bàn giao dữ liệu đầy đủ

Khả năng lấy dữ liệu ra khỏi hệ thống cũ là điều kiện nền tảng của quá trình chuyển đổi. Doanh nghiệp cần làm rõ quyền sở hữu dữ liệu và phương thức bàn giao trước khi chấm dứt hợp đồng.

Nội dung cần xác nhận với nhà cung cấp cũ gồm:

·         Danh sách toàn bộ loại dữ liệu có thể xuất

·         Định dạng tệp và cấu trúc từng trường

·         Khả năng xuất tệp đính kèm

·         Khả năng giữ nguyên mã định danh của bản ghi

·         Cách thể hiện quan hệ giữa các bảng dữ liệu

·         Phạm vi lịch sử giao dịch và nhật ký được bàn giao

·         Thời gian cần thiết để tạo bộ dữ liệu hoàn chỉnh

·         Chi phí phát sinh cho việc trích xuất hoặc hỗ trợ kỹ thuật

·         Thời hạn doanh nghiệp còn được truy cập hệ thống

·         Chính sách xóa dữ liệu sau khi hợp đồng kết thúc

Nếu dữ liệu được xuất thành nhiều tệp, phải có tài liệu mô tả khóa liên kết. Ví dụ, tệp hóa đơn cần chứa mã khách hàng hoặc mã đơn hàng tương ứng để có thể khôi phục đúng quan hệ trong hệ thống mới.

Không nên chỉ dựa vào bản sao hiển thị trên báo cáo. Báo cáo thường là kết quả tổng hợp và không chứa đầy đủ dữ liệu nguồn, lịch sử hoặc quan hệ cần thiết cho việc tái tạo hệ thống.

Sao lưu dữ liệu trước mọi thao tác chuyển đổi

Bản sao lưu là cơ sở để khôi phục khi tệp bị hỏng, quá trình chuyển đổi sai hoặc dữ liệu bị ghi đè. Tuy nhiên, một tệp xuất duy nhất chưa đủ để được xem là phương án sao lưu an toàn.

Doanh nghiệp nên duy trì ít nhất các lớp sau:

·         Bản sao dữ liệu gốc chưa chỉnh sửa

·         Bản sao làm việc dùng cho làm sạch và chuyển đổi

·         Bản sao dữ liệu sau khi đã chuẩn hóa

·         Bản sao kết quả nhập vào hệ thống thử nghiệm

·         Tài liệu ánh xạ và nhật ký xử lý

Bản sao gốc phải được đặt ở chế độ chỉ đọc hoặc được kiểm soát để không ai vô tình chỉnh sửa. Mỗi lần tạo tệp mới cần ghi nhận thời gian, người thực hiện, nguồn dữ liệu và phiên bản xử lý.

Kiểm tra khả năng khôi phục thay vì chỉ kiểm tra sự tồn tại

Một bản sao lưu chỉ có giá trị khi có thể đọc và khôi phục. Doanh nghiệp cần thử mở tệp, kiểm tra cấu trúc, đếm bản ghi và lấy mẫu dữ liệu trước khi tiếp tục.

Đối với dữ liệu nhạy cảm, tệp sao lưu cần được mã hóa, giới hạn quyền truy cập và truyền qua kênh an toàn. Không nên trao đổi cơ sở dữ liệu, danh sách khách hàng hoặc thông tin nhân sự qua tài khoản cá nhân hay liên kết chia sẻ công khai.

Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu nguồn

Chuyển toàn bộ dữ liệu lỗi từ phần mềm cũ sang phần mềm mới không phải là bảo toàn dữ liệu; đó là di chuyển cả những sai lệch đang tồn tại. Giai đoạn chuẩn hóa giúp giảm lỗi nhập và tránh tình trạng một vấn đề cũ trở thành vấn đề khó sửa hơn trong hệ thống mới.

Các lỗi thường gặp gồm:

·         Bản ghi trùng lặp

·         Thiếu mã định danh

·         Ngày tháng không thống nhất

·         Số điện thoại và địa chỉ sai định dạng

·         Danh mục sử dụng nhiều cách viết

·         Bản ghi không còn liên kết với đối tượng gốc

·         Trạng thái không còn được sử dụng

·         Trường bắt buộc của hệ thống mới đang để trống

Việc làm sạch phải tuân theo quy tắc được phê duyệt. Không nên để nhóm kỹ thuật tự quyết định hợp nhất hoặc xóa bản ghi vì hai tên khách hàng giống nhau. Hai bản ghi tương tự vẫn có thể đại diện cho hai pháp nhân, hai chi nhánh hoặc hai tài khoản khác nhau.

Mọi thay đổi quan trọng cần được ghi trong nhật ký để có thể truy vết dữ liệu ban đầu và lý do điều chỉnh.

Xây dựng bảng ánh xạ giữa hai hệ thống

Bảng ánh xạ dữ liệu mô tả một trường trong phần mềm cũ sẽ được đưa vào đâu và xử lý như thế nào trong phần mềm mới. Đây là tài liệu trung tâm giúp nhà cung cấp, nhóm kỹ thuật và người dùng nghiệp vụ hiểu cùng một quy tắc.

Một bảng ánh xạ nên thể hiện:

·         Tên đối tượng và trường dữ liệu nguồn

·         Kiểu dữ liệu nguồn

·         Trường dữ liệu đích

·         Kiểu dữ liệu đích

·         Quy tắc chuyển đổi

·         Giá trị mặc định khi thiếu dữ liệu

·         Quy tắc xử lý ngoại lệ

·         Người chịu trách nhiệm xác nhận

·         Trạng thái kiểm thử

Ví dụ, trạng thái “Đang xử lý” trong hệ thống cũ có thể phải ánh xạ sang “Đã tiếp nhận” hoặc “Chờ phê duyệt” trong hệ thống mới. Việc chọn trạng thái nào là quyết định nghiệp vụ, không chỉ là quyết định kỹ thuật.

Bảo toàn quan hệ giữa các bản ghi

Dữ liệu có thể được nhập đủ về số lượng nhưng vẫn không sử dụng được nếu quan hệ bị mất. Hóa đơn phải gắn đúng khách hàng, dòng sản phẩm phải thuộc đúng đơn hàng và tệp hợp đồng phải nằm đúng hồ sơ.

Khi hệ thống mới tạo mã định danh khác, cần có bảng đối chiếu giữa mã cũ và mã mới. Bảng này cho phép tái lập liên kết, truy vết lỗi và hỗ trợ người dùng tìm lại hồ sơ theo mã quen thuộc.

Chuyển đổi thử nghiệm trước khi chuyển dữ liệu thật

Không nên nhập toàn bộ dữ liệu trực tiếp vào môi trường vận hành. Doanh nghiệp cần thực hiện ít nhất một lần chuyển đổi thử trên môi trường tách biệt.

Bộ dữ liệu thử phải đủ đại diện, bao gồm:

·         Bản ghi thông thường

·         Bản ghi có nhiều quan hệ

·         Bản ghi lâu năm

·         Bản ghi có tệp đính kèm

·         Bản ghi chứa ký tự đặc biệt

·         Bản ghi thiếu thông tin

·         Giao dịch đang ở trạng thái chưa hoàn tất

·         Các trường hợp ngoại lệ thường gặp

Chuyển đổi thử giúp phát hiện lỗi về định dạng, độ dài trường, mã hóa ký tự, quy tắc làm tròn, múi giờ và quan hệ dữ liệu trước khi ảnh hưởng đến hoạt động thực tế.

Một lần nhập thử thành công về mặt kỹ thuật chưa đủ. Người dùng nghiệp vụ phải thao tác trên dữ liệu đã nhập để xác nhận rằng hồ sơ có thể được tìm kiếm, chỉnh sửa, báo cáo và tiếp tục xử lý đúng quy trình.

Đối soát dữ liệu bằng tiêu chí định lượng

Cảm nhận rằng “dữ liệu có vẻ đầy đủ” không phải là bằng chứng. Doanh nghiệp phải xác định trước các chỉ số chấp nhận và tạo báo cáo đối soát giữa hệ thống cũ, tệp chuyển đổi và hệ thống mới.

Đối soát số lượng

Cần so sánh ít nhất:

·         Tổng số bản ghi theo từng đối tượng

·         Số bản ghi hợp lệ

·         Số bản ghi bị loại

·         Số bản ghi lỗi

·         Số tệp đính kèm

·         Số quan hệ được tạo thành công

·         Số bản ghi trùng lặp

·         Số trường bắt buộc bị thiếu

Mọi chênh lệch phải được giải thích bằng danh sách cụ thể. Không nên chấp nhận một tỷ lệ sai lệch chung nếu các bản ghi bị thiếu có thể là hợp đồng, công nợ hoặc giao dịch quan trọng.

Đối soát giá trị

Với dữ liệu tài chính, kho hoặc vận hành, cần kiểm tra cả tổng giá trị chứ không chỉ số lượng bản ghi. Các chỉ số phù hợp có thể gồm:

·         Tổng công nợ

·         Tổng doanh thu theo kỳ

·         Tổng giá trị hóa đơn

·         Số dư tài khoản

·         Số lượng tồn kho

·         Tổng giá trị tồn kho

·         Số giao dịch theo trạng thái

Nếu số lượng hóa đơn bằng nhau nhưng tổng giá trị khác nhau, dữ liệu vẫn chưa đạt yêu cầu.

Đối soát theo mẫu nghiệp vụ

Chủ sở hữu dữ liệu nên chọn một tập hồ sơ có mức độ quan trọng cao và kiểm tra từng trường. Mẫu kiểm tra cần bao gồm trường hợp thông thường lẫn ngoại lệ, thay vì chỉ chọn những bản ghi đơn giản.

Kết quả đối soát phải được ghi nhận và phê duyệt trước khi cho phép chuyển đổi chính thức.

Chạy song song để giảm rủi ro gián đoạn

Trong giai đoạn chạy song song, hệ thống cũ vẫn được duy trì trong khi người dùng kiểm tra hệ thống mới. Mục tiêu là phát hiện sai lệch trong điều kiện vận hành thực tế trước khi phụ thuộc hoàn toàn vào nền tảng mới.

Doanh nghiệp cần quy định rõ hệ thống nào là nguồn dữ liệu chính trong từng thời điểm. Nếu người dùng đồng thời cập nhật cả hai hệ thống mà không có cơ chế đồng bộ, dữ liệu sẽ nhanh chóng khác nhau.

Có thể lựa chọn một trong các cách:

·         Đóng băng cập nhật trên hệ thống cũ và chỉ cho phép tra cứu

·         Tiếp tục dùng hệ thống cũ làm nguồn chính trong thời gian thử nghiệm

·         Ghi nhận giao dịch mới ở hệ thống mới và đồng bộ có kiểm soát

·         Chuyển đổi theo từng bộ phận, chi nhánh hoặc nhóm dữ liệu

Thời gian chạy song song phụ thuộc mức độ phức tạp của quy trình, khối lượng dữ liệu và khả năng khôi phục. Kéo dài quá lâu có thể làm tăng chi phí và nguy cơ phát sinh hai nguồn dữ liệu khác nhau.

Lập kế hoạch chuyển đổi chính thức

Thời điểm chuyển đổi chính thức cần được tổ chức như một đợt vận hành có kiểm soát. Kế hoạch phải mô tả rõ việc gì diễn ra trước, trong và sau thời điểm ngừng ghi dữ liệu vào hệ thống cũ.

Trước thời điểm chuyển đổi

·         Thông báo thời gian tạm dừng hệ thống

·         Xác nhận bản sao lưu cuối cùng

·         Kiểm tra dung lượng và môi trường hệ thống mới

·         Khóa thay đổi cấu hình không cần thiết

·         Xác nhận nhân sự hỗ trợ và kênh liên lạc

·         Chuẩn bị danh sách kiểm tra

·         Xác nhận điều kiện kích hoạt phương án quay lui

Trong thời điểm chuyển đổi

·         Đóng băng giao dịch trên hệ thống cũ

·         Trích xuất phần dữ liệu phát sinh cuối cùng

·         Chạy quy trình chuyển đổi đã kiểm thử

·         Ghi nhật ký từng bước

·         Theo dõi lỗi và bản ghi bị từ chối

·         Thực hiện đối soát sơ bộ

·         Chỉ mở hệ thống khi điều kiện chấp nhận được đáp ứng

Sau thời điểm chuyển đổi

·         Kiểm tra đăng nhập và phân quyền

·         Kiểm tra các quy trình nghiệp vụ quan trọng

·         Kiểm tra báo cáo và tích hợp

·         Đối soát dữ liệu đầy đủ

·         Ghi nhận lỗi theo mức độ ảnh hưởng

·         Cung cấp đầu mối hỗ trợ người dùng

·         Xác nhận quyết định tiếp tục hoặc quay lui

Không nên lựa chọn thời điểm chỉ dựa trên lịch của nhà cung cấp. Thời gian chuyển đổi phải xét đến chu kỳ kế toán, kỳ chốt lương, mùa bán hàng, thời hạn báo cáo và các hoạt động không thể gián đoạn.

Chuẩn bị phương án quay lui

Phương án quay lui là kế hoạch đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái vận hành ổn định nếu chuyển đổi không đạt điều kiện chấp nhận. Đây không phải dấu hiệu thiếu tin tưởng vào hệ thống mới mà là biện pháp kiểm soát rủi ro.

Kế hoạch quay lui cần xác định:

·         Sự cố nào bắt buộc phải quay lại hệ thống cũ

·         Ai có quyền đưa ra quyết định

·         Thời hạn cuối cùng có thể quay lui

·         Dữ liệu mới phát sinh sẽ được xử lý ra sao

·         Cách khôi phục quyền truy cập vào hệ thống cũ

·         Cách thông báo cho người dùng và khách hàng liên quan

·         Cách bảo toàn nhật ký của lần chuyển đổi thất bại

Các điều kiện quay lui nên dựa trên tác động, chẳng hạn không thể lập hóa đơn, không truy cập được hồ sơ quan trọng, sai lệch số dư hoặc lỗi phân quyền trên diện rộng.

Nếu hệ thống mới đã phát sinh giao dịch sau khi mở vận hành, không thể đơn giản xóa bỏ và quay về bản sao cũ. Doanh nghiệp phải có cách thu thập và nhập lại những giao dịch phát sinh trong khoảng thời gian đó.

Kiểm soát bảo mật trong suốt quá trình chuyển dữ liệu

Giai đoạn chuyển đổi tạo ra nhiều bản sao dữ liệu hơn bình thường và thường cần cấp quyền tạm thời cho nhiều bên. Điều này làm tăng nguy cơ truy cập trái phép hoặc để lộ thông tin.

Các biện pháp kiểm soát cần thiết gồm:

·         Chỉ cấp quyền cho người trực tiếp tham gia

·         Sử dụng tài khoản riêng thay vì tài khoản dùng chung

·         Mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải

·         Ghi nhật ký tải xuống, chỉnh sửa và nhập dữ liệu

·         Hạn chế sao chép dữ liệu sang thiết bị cá nhân

·         Quy định thời hạn tồn tại của tài khoản và tệp tạm

·         Xóa an toàn các bản sao không còn cần thiết

·         Kiểm tra lại quyền người dùng sau khi nhập dữ liệu

Phân quyền cần được tái thiết kế theo phần mềm mới thay vì sao chép máy móc. Hai hệ thống có thể có cách kiểm soát quyền khác nhau; việc ánh xạ sai có thể khiến người dùng nhìn thấy dữ liệu ngoài phạm vi công việc.

Chỉ chấm dứt phần mềm cũ sau khi nghiệm thu

Hệ thống cũ nên được duy trì ở chế độ chỉ đọc trong một khoảng thời gian phù hợp sau khi chuyển đổi. Đây là nguồn đối chiếu khi phát hiện hồ sơ thiếu, quan hệ sai hoặc báo cáo khác biệt.

Trước khi chấm dứt hoàn toàn, doanh nghiệp cần xác nhận:

·         Dữ liệu đã được đối soát và phê duyệt

·         Các quy trình quan trọng vận hành ổn định

·         Tệp đính kèm có thể truy cập

·         Báo cáo đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ

·         Tích hợp hoạt động đúng

·         Người dùng được phân quyền chính xác

·         Bản sao lưu dài hạn đã được lưu trữ

·         Nghĩa vụ lưu giữ dữ liệu đã được đáp ứng

·         Nhà cung cấp cũ xác nhận quy trình xóa dữ liệu

·         Doanh nghiệp đã nhận đủ tài liệu bàn giao

Việc ngừng trả phí không đồng nghĩa dữ liệu đã được xóa an toàn. Doanh nghiệp cần yêu cầu xác nhận về thời điểm, phạm vi và phương thức xóa các bản sao do nhà cung cấp cũ quản lý.

Những sai lầm làm tăng nguy cơ mất dữ liệu

Chỉ kiểm tra số lượng bản ghi

Số lượng bằng nhau không chứng minh nội dung và quan hệ đều chính xác. Một hóa đơn có thể tồn tại nhưng gắn sai khách hàng hoặc sai số tiền.

Chuyển đổi trực tiếp trên môi trường vận hành

Lỗi ánh xạ có thể ảnh hưởng toàn bộ dữ liệu thật và khiến việc khôi phục phức tạp hơn.

Đóng hệ thống cũ quá sớm

Khi mất quyền truy cập, doanh nghiệp không còn nguồn để xác minh các sai lệch mới được phát hiện.

Giao toàn bộ trách nhiệm cho nhà cung cấp mới

Nhà cung cấp không thể tự xác định đầy đủ ý nghĩa nghiệp vụ của dữ liệu và mức độ chấp nhận của từng sai lệch.

Bỏ qua dữ liệu lịch sử

Dữ liệu lịch sử có thể cần cho dịch vụ khách hàng, kiểm toán, tranh chấp, báo cáo hoặc phân tích xu hướng.

Không kiểm tra phân quyền

Dữ liệu có thể được chuyển chính xác nhưng vẫn gây rủi ro nếu người dùng được cấp quyền rộng hơn trước.

Không chuẩn bị phương án quay lui

Khi sự cố xảy ra, nhóm dự án phải đưa ra quyết định trong áp lực cao mà không có tiêu chí hoặc quy trình khôi phục rõ ràng.

Checklist chuyển đổi phần mềm doanh nghiệp an toàn

Trước khi chuyển đổi

·         Kiểm kê toàn bộ dữ liệu và tệp đính kèm

·         Xác định chủ sở hữu của từng nhóm dữ liệu

·         Xác nhận quyền xuất và quyền sở hữu dữ liệu

·         Nhận tài liệu cấu trúc dữ liệu từ nhà cung cấp cũ

·         Tạo và kiểm tra bản sao lưu

·         Làm sạch dữ liệu theo quy tắc được phê duyệt

·         Hoàn thành bảng ánh xạ

·         Xác định tiêu chí nghiệm thu

·         Chuẩn bị phương án quay lui

·         Kiểm tra biện pháp bảo mật

Trong quá trình chuyển đổi

·         Sử dụng môi trường thử nghiệm

·         Ghi nhật ký các bước xử lý

·         Theo dõi bản ghi lỗi

·         Bảo toàn mã liên kết

·         Kiểm tra tệp đính kèm

·         Đối soát số lượng và giá trị

·         Kiểm thử quy trình nghiệp vụ

·         Yêu cầu chủ sở hữu dữ liệu xác nhận

Sau khi chuyển đổi

·         Chạy thử hệ thống trong điều kiện thực tế

·         Kiểm tra phân quyền và tích hợp

·         Đối soát dữ liệu lần cuối

·         Theo dõi lỗi sau vận hành

·         Duy trì hệ thống cũ ở chế độ chỉ đọc

·         Lưu trữ bộ dữ liệu gốc và tài liệu ánh xạ

·         Chỉ chấm dứt hệ thống cũ sau nghiệm thu

·         Yêu cầu xác nhận xóa dữ liệu từ nhà cung cấp cũ

Chuyển đổi phần mềm doanh nghiệp không mất dữ liệu phụ thuộc vào khả năng kiểm soát và chứng minh, không phụ thuộc vào lời cam kết rằng quá trình nhập dữ liệu sẽ diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp phải giữ bản sao gốc, xây dựng bảng ánh xạ, chuyển đổi thử, đối soát bằng số liệu và chuẩn bị phương án quay lui trước khi mở hệ thống mới.

Nguyên tắc quan trọng nhất là không chấm dứt khả năng truy cập hệ thống cũ cho đến khi dữ liệu, quy trình, báo cáo, tích hợp và phân quyền trên hệ thống mới đã được nghiệm thu. Khi mỗi bước đều có người chịu trách nhiệm, tiêu chí chấp nhận và bằng chứng đối soát, việc thay đổi nhà cung cấp sẽ trở thành một quá trình có thể kiểm soát thay vì một lần chuyển giao đầy rủi ro.