Vì sao dự án có lợi nhuận nhưng thiếu tiền?

Vì vậy, dự án có thể báo lãi trên sổ sách nhưng vẫn không có đủ tiền để trả nhà cung cấp, thanh toán lương, nộp thuế hoặc tiếp tục thi công. Tình trạng này thường xuất hiện khi dự án đã tạo ra doanh thu nhưng chưa thu được tiền, phải chi vốn trước trong thời gian dài hoặc sử dụng tiền cho những khoản chưa được tính hết vào chi phí của kỳ hiện tại.

Có thể hiểu ngắn gọn qua hai công thức:

Lợi nhuận = Doanh thu ghi nhận − Chi phí ghi nhận

Dòng tiền thuần = Tiền thực thu − Tiền thực chi

Hai kết quả chỉ trùng nhau khi thời điểm ghi nhận doanh thu, chi phí gần như đồng thời với thời điểm thu và chi tiền. Trong phần lớn dự án thực tế, điều kiện này không xảy ra.

Lợi nhuận không đồng nghĩa với tiền đã thu về

Nguyên nhân nền tảng khiến dự án có lợi nhuận nhưng thiếu tiền là cơ chế kế toán dồn tích. Theo cơ chế này, doanh thu có thể được ghi nhận khi dự án đã hoàn thành nghĩa vụ, đạt một mốc nghiệm thu hoặc bàn giao một phần công việc, dù khách hàng chưa thanh toán.

Ví dụ, một dự án ghi nhận 10 tỷ đồng doanh thu và 8 tỷ đồng chi phí. Báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện lợi nhuận 2 tỷ đồng. Tuy nhiên, nếu khách hàng mới thanh toán 5 tỷ đồng trong khi doanh nghiệp đã chi thực tế 7 tỷ đồng, dòng tiền của dự án vẫn âm 2 tỷ đồng.

Kết quả khi đó là:

·         Lợi nhuận kế toán: 10 tỷ − 8 tỷ = 2 tỷ đồng

·         Dòng tiền thực tế: 5 tỷ − 7 tỷ = âm 2 tỷ đồng

Dự án không lỗ về mặt kế toán, nhưng chưa chuyển được lợi nhuận thành tiền. Khoản lợi nhuận 2 tỷ đồng đang nằm một phần trong công nợ phải thu hoặc các tài sản khác, chứ chưa nằm trong tài khoản ngân hàng.

Sự khác biệt này đặc biệt lớn ở những dự án có thời gian thực hiện dài, thanh toán theo tiến độ, nghiệm thu nhiều cấp hoặc thời hạn tín dụng kéo dài. Dự án càng phải ứng vốn trước nhiều, khoảng cách giữa lợi nhuận và dòng tiền càng dễ mở rộng.

Công nợ phải thu tăng nhanh làm lợi nhuận bị “giam” lại

Khi doanh thu đã được ghi nhận nhưng hóa đơn chưa đến hạn thanh toán, hồ sơ chưa hoàn chỉnh hoặc khách hàng chậm trả, giá trị đó được phản ánh thành khoản phải thu. Khoản phải thu là tài sản của doanh nghiệp, nhưng không thể sử dụng ngay để thanh toán các nghĩa vụ bằng tiền.

Một dự án có thể liên tục báo lãi trong khi số dư phải thu tăng qua từng kỳ. Khi đó, phần lớn lợi nhuận đang tồn tại dưới dạng quyền đòi tiền khách hàng.

Các tình huống thường làm công nợ phải thu tăng gồm:

·         Điều khoản thanh toán dài hơn thời gian doanh nghiệp phải trả nhà cung cấp

·         Khách hàng chỉ thanh toán sau khi hoàn tất nghiệm thu nhiều cấp

·         Hồ sơ thanh toán bị thiếu, sai hoặc phải điều chỉnh nhiều lần

·         Khối lượng đã thực hiện nhưng chưa đủ điều kiện xuất hóa đơn

·         Khách hàng giữ lại một phần giá trị hợp đồng để bảo hành

·         Phát sinh tranh chấp về khối lượng, chất lượng hoặc phạm vi công việc

Chẳng hạn, doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà thầu phụ trong vòng 30 ngày nhưng khách hàng thanh toán sau 90 ngày. Ngay cả khi biên lợi nhuận của dự án tốt, doanh nghiệp vẫn phải tài trợ khoảng trống dòng tiền kéo dài 60 ngày.

Vấn đề trở nên nghiêm trọng khi khoản phải thu không chỉ chậm mà còn có nguy cơ không thu hồi đầy đủ. Khi đó, lợi nhuận đã ghi nhận có thể phải điều chỉnh giảm hoặc hình thành chi phí dự phòng ở những kỳ sau.

Dự án phải chi tiền trước khi đủ điều kiện ghi nhận chi phí

Không phải mọi khoản tiền đã chi đều được đưa ngay vào chi phí của kỳ hiện tại. Một số khoản được ghi nhận thành tồn kho, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, khoản trả trước hoặc tài sản.

Điều này làm tiền mặt giảm ngay, trong khi lợi nhuận chưa giảm tương ứng.

Ví dụ, dự án mua trước 3 tỷ đồng vật tư để phục vụ các giai đoạn tiếp theo. Do vật tư chưa được sử dụng hết, chỉ một phần giá trị được tính vào chi phí hiện tại; phần còn lại nằm trong tồn kho. Dòng tiền đã giảm 3 tỷ đồng, nhưng báo cáo lợi nhuận có thể chỉ phản ánh 1 tỷ đồng chi phí vật tư đã tiêu hao.

Hiện tượng tương tự xảy ra khi doanh nghiệp:

·         Đặt cọc hoặc ứng trước cho nhà cung cấp

·         Mua vật tư với số lượng lớn để dự phòng

·         Tập kết thiết bị trước thời điểm lắp đặt

·         Chi cho khối lượng đang thi công nhưng chưa nghiệm thu

·         Thanh toán trước phí thuê, bảo hiểm hoặc dịch vụ dài hạn

Về kế toán, các khoản này chưa mất đi mà chuyển thành tài sản. Về thanh khoản, tiền đã rời khỏi tài khoản và chưa thể dùng cho nghĩa vụ khác. Vì thế, dự án có thể có tài sản và lợi nhuận nhưng thiếu tiền vận hành.

Tồn kho và chi phí dở dang hấp thụ vốn lưu động

Trong dự án xây dựng, sản xuất, triển khai hệ thống hoặc cung cấp dịch vụ dài hạn, một lượng tiền đáng kể thường bị giữ trong khối lượng dở dang.

Chi phí dở dang có thể bao gồm vật liệu đã đưa đến công trường, nhân công đã thực hiện, chi phí máy móc, chi phí nhà thầu phụ hoặc các hạng mục đang chờ nghiệm thu. Những khoản này đã sử dụng tiền nhưng chưa tạo ra dòng tiền thu tương ứng.

Nếu tiến độ thi công nhanh hơn tiến độ nghiệm thu và thanh toán, giá trị dở dang sẽ tăng liên tục. Dự án nhìn bề ngoài đang hoạt động tốt, nhưng mỗi đơn vị khối lượng hoàn thành lại đòi hỏi thêm vốn lưu động.

Đây là lý do tăng trưởng doanh thu không phải lúc nào cũng cải thiện thanh khoản. Trong một số trường hợp, dự án càng mở rộng nhanh càng thiếu tiền vì phải tài trợ nhiều vật tư, nhân công và công nợ hơn trước khi thu được tiền từ khách hàng.

Chỉ tiêu cần theo dõi không chỉ là giá trị tồn kho hoặc dở dang tuyệt đối, mà còn là tốc độ luân chuyển. Một khoản dở dang hợp lý có thể trở thành doanh thu và tiền trong thời gian ngắn. Ngược lại, khối lượng bị treo do thiếu hồ sơ, lỗi kỹ thuật hoặc tranh chấp có thể giữ vốn trong nhiều tháng.

Tiền được dùng để mua tài sản nhưng chỉ được phân bổ dần vào chi phí

Khi dự án mua máy móc, phương tiện, phần mềm hoặc thiết bị có thời gian sử dụng dài, doanh nghiệp thường phải trả một lượng tiền lớn tại thời điểm mua. Tuy nhiên, toàn bộ khoản chi này không nhất thiết được tính ngay vào chi phí.

Tài sản được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán và giá trị của nó được phân bổ dần thông qua khấu hao hoặc phân bổ trong nhiều kỳ. Do đó:

·         Dòng tiền chịu tác động lớn ngay khi thanh toán

·         Lợi nhuận chỉ chịu tác động từng phần qua chi phí khấu hao

·         Dự án có thể vẫn báo lãi dù số dư tiền giảm mạnh

Ví dụ, doanh nghiệp mua thiết bị trị giá 2,4 tỷ đồng và thanh toán toàn bộ bằng tiền. Nếu thiết bị được phân bổ trong 48 tháng, chi phí kế toán bình quân có thể chỉ khoảng 50 triệu đồng mỗi tháng. Trong tháng mua tài sản, dòng tiền giảm 2,4 tỷ đồng nhưng lợi nhuận chỉ giảm bởi phần khấu hao tương ứng.

Sự khác biệt này không có nghĩa dự án hoạt động kém. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ lập kế hoạch theo lợi nhuận mà không lập ngân sách đầu tư và lịch thanh toán tài sản, nguy cơ thiếu tiền là rất cao.

Trả nợ gốc làm giảm tiền nhưng không làm giảm lợi nhuận

Khoản vay có hai thành phần chính: nợ gốc và lãi vay. Lãi vay có thể được ghi nhận vào chi phí theo điều kiện kế toán áp dụng, nhưng phần trả nợ gốc không phải là chi phí tạo ra lợi nhuận.

Khi doanh nghiệp trả 1 tỷ đồng nợ gốc, tiền giảm 1 tỷ đồng nhưng lợi nhuận không giảm 1 tỷ đồng. Trên bảng cân đối kế toán, tiền và nghĩa vụ nợ cùng giảm.

Vì vậy, một dự án có thể tạo đủ lợi nhuận để trang trải chi phí hoạt động nhưng vẫn không tạo đủ tiền để đáp ứng lịch trả nợ. Rủi ro thường xuất hiện khi:

·         Khoản vay bắt đầu đến hạn trước khi khách hàng thanh toán

·         Thời gian vay ngắn hơn chu kỳ thu tiền của dự án

·         Doanh nghiệp phải hoàn trả khoản vay cầu nối sau một mốc cố định

·         Dự án phát sinh nghĩa vụ bảo lãnh hoặc ký quỹ

·         Dòng tiền dự kiến phụ thuộc vào một khoản thanh toán lớn cuối kỳ

Khả năng sinh lời và khả năng trả nợ vì thế phải được đánh giá riêng. Lợi nhuận dương chưa chứng minh dự án có đủ thanh khoản vào đúng ngày nghĩa vụ đến hạn.

Tiền thu từ khách hàng có thể được sử dụng cho mục đích khác

Một dự án có lợi nhuận nhưng thiếu tiền không phải lúc nào cũng do bản thân dự án thu tiền kém. Trong mô hình quản lý tiền tập trung, tiền thu từ một dự án có thể được chuyển sang tài trợ cho dự án khác, thanh toán chi phí chung, mua tài sản hoặc trả nợ của doanh nghiệp.

Khi đó, báo cáo lợi nhuận theo dự án vẫn thể hiện kết quả tích cực, nhưng số tiền có thể sử dụng cho dự án không còn tương ứng với lợi nhuận đã tạo ra.

Để xác định nguyên nhân, cần phân biệt:

·         Dòng tiền do chính dự án tạo ra

·         Dòng tiền đã được rút hoặc điều chuyển khỏi dự án

·         Chi phí chung được phân bổ vào dự án

·         Khoản chi doanh nghiệp thực hiện thay cho dự án

·         Khoản vay hoặc vốn bổ sung được đưa vào dự án

Nếu không tách các luồng này, nhà quản lý có thể kết luận sai rằng dự án thiếu tiền do khách hàng chậm trả, trong khi nguyên nhân thực tế là tiền đã bị sử dụng ở đơn vị khác.

Thuế và các nghĩa vụ thanh toán có thể phát sinh trước khi thu đủ tiền

Thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, phí hoặc thanh toán theo hợp đồng không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm doanh nghiệp thu được tiền từ khách hàng.

Doanh nghiệp có thể phải nộp thuế, thanh toán lương, bảo hiểm, tiền thuê, chi phí vận hành hoặc công nợ nhà cung cấp trước khi khoản phải thu được chuyển thành tiền. Những nghĩa vụ này làm tăng nhu cầu vốn lưu động dù dự án vẫn có lợi nhuận.

Ngoài ra, lợi nhuận kế toán thường được trình bày sau khi ghi nhận chi phí, nhưng việc thanh toán từng nghĩa vụ lại phụ thuộc vào lịch cụ thể. Một dự án có thể dự kiến tạo 500 triệu đồng tiền thuần trong cả quý nhưng vẫn thiếu tiền vào giữa tháng nếu khoản chi 2 tỷ đồng đến hạn trước khoản thu 2,5 tỷ đồng.

Thiếu dòng tiền vì thế không chỉ là vấn đề tổng số tiền. Đó còn là vấn đề thời điểm.

Sai lệch dự toán có thể tạo ra lợi nhuận trên báo cáo nhưng làm tiền cạn dần

Lợi nhuận của dự án dài hạn đôi khi phụ thuộc vào ước tính tổng doanh thu, tổng chi phí và mức độ hoàn thành. Nếu chi phí còn lại bị đánh giá thấp hoặc tiến độ được ước tính cao hơn thực tế, lợi nhuận ghi nhận trong kỳ có thể lạc quan hơn khả năng tạo tiền.

Các sai lệch thường gặp gồm:

·         Chưa cập nhật đầy đủ chi phí phát sinh ngoài phạm vi ban đầu

·         Bỏ sót nghĩa vụ bảo hành, sửa lỗi hoặc hoàn thiện hồ sơ

·         Đánh giá thấp giá vật tư và chi phí nhân công còn lại

·         Ghi nhận khối lượng hoàn thành trước khi đủ bằng chứng

·         Chưa phản ánh phần việc phải làm lại

·         Chậm ghi nhận tổn thất từ khoản phải thu khó đòi

Trong trường hợp này, thiếu tiền không chỉ là chênh lệch thời điểm. Nó có thể là tín hiệu cho thấy lợi nhuận đang được ước tính quá cao hoặc chi phí cuối cùng chưa được phản ánh đầy đủ.

Một dự án thực sự có lợi nhuận nhưng thiếu tiền tạm thời có khả năng phục hồi khi công nợ được thu và dở dang được nghiệm thu. Ngược lại, nếu dòng tiền âm đi kèm chi phí dự kiến tăng liên tục, khoản phải thu quá hạn và khối lượng không được chấp nhận, chất lượng lợi nhuận cần được xem xét lại.

Cách xác định tiền của dự án đang nằm ở đâu

Để phân tích tình trạng dự án có lợi nhuận nhưng thiếu tiền, không nên chỉ nhìn báo cáo kết quả kinh doanh. Cần đối chiếu lợi nhuận với biến động của các khoản mục vốn lưu động, đầu tư và tài chính.

Một cách tiếp cận thực tế là bắt đầu từ lợi nhuận rồi điều chỉnh các khoản không làm phát sinh tiền hoặc đã làm phát sinh tiền ở thời điểm khác:

Dòng tiền hoạt động gần đúng = Lợi nhuận Chi phí không bằng tiền − Tăng phải thu − Tăng tồn kho và dở dang − Tăng khoản trả trước Tăng khoản phải trả

Sau đó tiếp tục xem xét:

·         Tiền mua tài sản và thiết bị

·         Tiền trả nợ gốc

·         Tiền góp thêm hoặc tiền vay mới

·         Tiền bị điều chuyển sang dự án khác

·         Thuế và nghĩa vụ đến hạn

·         Các khoản giữ lại, ký quỹ hoặc bảo lãnh

Ví dụ, dự án có lợi nhuận 2 tỷ đồng, nhưng phải thu tăng 3 tỷ đồng và dở dang tăng 1 tỷ đồng. Đồng thời, khoản phải trả nhà cung cấp tăng 500 triệu đồng.

Dòng tiền hoạt động gần đúng sẽ là:

2 tỷ − 3 tỷ − 1 tỷ 0,5 tỷ = âm 1,5 tỷ đồng

Kết quả này chỉ ra rằng lợi nhuận đã bị hấp thụ chủ yếu bởi công nợ phải thu và chi phí dở dang. Nếu dự án còn mua thêm 800 triệu đồng thiết bị, tổng mức giảm tiền trước hoạt động vay vốn có thể lên tới 2,3 tỷ đồng.

Các chỉ tiêu cần theo dõi để tránh thiếu dòng tiền

Lợi nhuận là chỉ tiêu cần thiết nhưng không đủ để quản trị thanh khoản dự án. Nhà quản lý nên theo dõi đồng thời một nhóm chỉ tiêu vận hành và tài chính.

Dòng tiền dự báo theo tuần hoặc tháng

Dự báo phải thể hiện ngày dự kiến thu tiền, ngày phải thanh toán và số dư tiền thấp nhất trong từng giai đoạn. Dự báo theo tổng quý có thể che giấu một khoảng thiếu hụt nghiêm trọng giữa kỳ.

Nên xây dựng ít nhất ba kịch bản:

·         Kịch bản cơ sở theo lịch thanh toán có khả năng xảy ra cao nhất

·         Kịch bản chậm thu khi khách hàng thanh toán muộn

·         Kịch bản bất lợi khi vừa chậm thu vừa phát sinh thêm chi phí

Tuổi nợ phải thu

Khoản phải thu cần được phân nhóm theo thời gian chưa thanh toán và theo trạng thái hồ sơ. Một khoản chưa đến hạn khác hoàn toàn với khoản đã quá hạn hoặc đang tranh chấp.

Cần xác định rõ:

·         Giá trị đã đủ hồ sơ để thu

·         Giá trị đang chờ nghiệm thu

·         Giá trị đã xuất hóa đơn nhưng chưa đến hạn

·         Giá trị đã quá hạn

·         Giá trị có rủi ro không thu hồi

Chu kỳ chuyển đổi tiền của dự án

Chu kỳ tiền bắt đầu từ khi doanh nghiệp chi cho vật tư, nhân công và nhà cung cấp, kéo dài đến khi thu được tiền từ khách hàng. Chu kỳ càng dài, nhu cầu vốn lưu động càng lớn.

Không nên chỉ cố kéo dài thời hạn trả nhà cung cấp. Biện pháp bền vững hơn là rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ, nghiệm thu, xuất hóa đơn và thu nợ.

Chênh lệch giữa tiến độ vật lý, doanh thu và thu tiền

Ba tiến độ này cần được theo dõi riêng:

·         Tiến độ công việc thực tế

·         Tiến độ ghi nhận doanh thu

·         Tiến độ thu tiền

Nếu tiến độ công việc và doanh thu tăng nhưng tiến độ thu tiền đứng yên, dự án đang tích lũy rủi ro thanh khoản. Nếu doanh thu tăng nhanh hơn tiến độ thực tế, cần kiểm tra lại cơ sở ghi nhận lợi nhuận.

Dòng tiền tự do sau đầu tư và trả nợ

Dòng tiền hoạt động dương chưa chắc tạo ra tiền dư. Dự án vẫn có thể thiếu tiền sau khi mua thiết bị hoặc trả nợ gốc.

Do đó, cần xem xét dòng tiền theo nhiều tầng:

1.    Dòng tiền từ hoạt động vận hành

2.    Dòng tiền sau đầu tư tài sản

3.    Dòng tiền sau trả nợ và các nghĩa vụ tài chính

4.    Số dư tiền tối thiểu cần duy trì

Cách cải thiện dòng tiền mà không làm sai lệch lợi nhuận

Giải pháp hiệu quả phải tác động vào nguyên nhân làm tiền bị giữ lại, thay vì chỉ trì hoãn thanh toán.

Trước hết, cần gắn kế hoạch thi công với lịch nghiệm thu và thu tiền. Không nên đẩy nhanh khối lượng nếu mỗi phần việc hoàn thành chỉ làm tăng dở dang mà chưa tạo điều kiện thanh toán.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ thanh toán như một quy trình vận hành cốt lõi. Hồ sơ phải được chuẩn bị song song với quá trình thực hiện, có người chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý rõ ràng. Nhiều dự án thiếu tiền không phải vì khách hàng mất khả năng thanh toán mà vì doanh nghiệp nộp hồ sơ chậm hoặc hồ sơ bị trả lại nhiều lần.

Điều khoản hợp đồng cũng cần cân bằng giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra. Các khoản tạm ứng, thanh toán theo mốc, thời hạn xác nhận hồ sơ và tỷ lệ giữ lại phải được xem xét cùng lịch trả nhà cung cấp.

Ngoài ra, dự án nên:

·         Giảm mua vật tư quá sớm hoặc vượt nhu cầu thực tế

·         Chia nhỏ đơn hàng theo tiến độ sử dụng

·         Đàm phán thời hạn thanh toán phù hợp với chu kỳ thu tiền

·         Kiểm soát chặt khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng

·         Thiết lập hạn mức vốn lưu động cho từng giai đoạn

·         Tách dòng tiền dự án khỏi các khoản điều chuyển không được phê duyệt

·         Cập nhật dự báo chi phí hoàn thành khi có thay đổi

Vay ngắn hạn có thể bù đắp khoảng thiếu tiền tạm thời, nhưng không sửa được nguyên nhân gốc. Nếu dự án liên tục tạo dòng tiền âm vì không thu được công nợ, dự toán sai hoặc biên lợi nhuận không đủ bù chi phí vốn, vay thêm chỉ chuyển vấn đề thanh khoản sang nghĩa vụ trả nợ trong tương lai.

Dự án có lợi nhuận nhưng thiếu tiền vì lợi nhuận được xác định theo doanh thu và chi phí ghi nhận, còn thanh khoản phụ thuộc vào thời điểm tiền thực sự đi vào và đi ra. Khoản phải thu, tồn kho, chi phí dở dang, đầu tư tài sản, trả nợ gốc và việc điều chuyển tiền đều có thể làm số dư tiền giảm mà chưa làm lợi nhuận giảm tương ứng.

Muốn đánh giá đúng sức khỏe tài chính của dự án, cần xem lợi nhuận cùng với báo cáo dòng tiền, công nợ, tiến độ nghiệm thu, vốn lưu động và lịch nghĩa vụ đến hạn. Một dự án tốt không chỉ tạo ra lợi nhuận trên báo cáo mà còn phải chuyển được lợi nhuận đó thành tiền trong khoảng thời gian phù hợp.