ERP cho doanh nghiệp là gì?

Điểm cốt lõi của ERP không nằm ở việc tập hợp nhiều phần mềm vào cùng một giao diện. Giá trị thực sự của hệ thống là tạo ra một mô hình dữ liệu và quy trình thống nhất để các bộ phận cùng sử dụng. Khi một nghiệp vụ phát sinh, dữ liệu có thể được cập nhật xuyên suốt các chức năng liên quan thay vì phải nhập lại vào từng phần mềm riêng biệt.

Oracle định nghĩa ERP là loại phần mềm được tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động hằng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản trị rủi ro và vận hành chuỗi cung ứng. SAP nhấn mạnh vai trò tích hợp các quy trình cốt lõi và tạo một nguồn dữ liệu thống nhất cho toàn doanh nghiệp.

ERP vì vậy không chỉ dành cho tập đoàn lớn. Một doanh nghiệp nên cân nhắc ERP khi độ phức tạp trong vận hành đã vượt quá khả năng kiểm soát của bảng tính, phần mềm đơn lẻ hoặc quy trình thủ công.

ERP hoạt động như thế nào?

ERP thường được tổ chức thành các phân hệ nghiệp vụ. Mỗi phân hệ phục vụ một nhóm chức năng nhưng cùng kết nối với cơ sở dữ liệu và hệ thống quy tắc chung.

Các phân hệ phổ biến gồm:

·         Tài chính và kế toán

·         Mua hàng và quản lý nhà cung cấp

·         Bán hàng và quản lý đơn hàng

·         Kho và tồn kho

·         Sản xuất và hoạch định nguyên vật liệu

·         Chuỗi cung ứng và logistics

·         Nhân sự và tiền lương

·         Quản lý dự án

·         Quản lý tài sản

·         Lập ngân sách và báo cáo quản trị

Cách vận hành có thể được minh họa bằng một đơn hàng bán.

Khi nhân viên kinh doanh tạo đơn hàng, ERP có thể đồng thời kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng, tình trạng tồn kho và điều kiện giá. Khi hàng được xuất, số lượng tồn kho giảm, chứng từ giao hàng được ghi nhận và dữ liệu liên quan được chuyển sang kế toán. Sau khi lập hóa đơn, công nợ phải thu và doanh thu được cập nhật theo quy tắc đã cấu hình.

Nếu doanh nghiệp không có ERP, cùng một giao dịch có thể phải được nhập riêng vào phần mềm bán hàng, file kho, phần mềm kế toán và báo cáo quản trị. Điều này tạo ra độ trễ, dữ liệu trùng lặp và nguy cơ sai lệch giữa các bộ phận.

IBM mô tả ERP là hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp được thiết kế để quản lý và hợp lý hóa các chức năng, quy trình và luồng công việc thông qua tự động hóa và tích hợp.

ERP tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất

Một nguồn dữ liệu thống nhất không có nghĩa là mọi thông tin đều được đặt trong một bảng dữ liệu duy nhất. Điều đó có nghĩa là mỗi loại dữ liệu quan trọng phải có định nghĩa, chủ sở hữu và quy tắc sử dụng nhất quán.

Ví dụ, mã khách hàng cần được quản lý theo cùng một chuẩn giữa bán hàng, kế toán và dịch vụ khách hàng. Mã vật tư phải thống nhất giữa mua hàng, kho, sản xuất và tài chính. Một giao dịch đã được phê duyệt phải trở thành dữ liệu dùng chung thay vì được sao chép thủ công sang nhiều hệ thống.

Nhờ đó, các báo cáo được hình thành từ dữ liệu nghiệp vụ gốc thay vì từ quá trình tổng hợp nhiều file vào cuối kỳ.

ERP chuẩn hóa quy trình liên phòng ban

ERP thường kiểm soát toàn bộ chuỗi nghiệp vụ thay vì chỉ xử lý công việc của một phòng ban.

Một quy trình mua hàng có thể đi qua các bước:

1.    Bộ phận sử dụng tạo yêu cầu mua

2.    Cấp có thẩm quyền phê duyệt

3.    Phòng mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và phát hành đơn mua

4.    Kho xác nhận nhận hàng

5.    Kế toán đối chiếu đơn mua, phiếu nhận và hóa đơn

6.    Bộ phận tài chính thực hiện thanh toán

Mỗi bước để lại dữ liệu, trạng thái và dấu vết phê duyệt. Nhà quản lý có thể biết yêu cầu đang bị chậm ở đâu, ai chịu trách nhiệm và giao dịch có tuân thủ quy trình hay không.

ERP hỗ trợ kiểm soát theo thời gian gần thực

Khi các nghiệp vụ được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống, nhà quản lý không phải chờ nhân viên tập hợp báo cáo thủ công mới biết tình hình.

Doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số như:

·         Doanh thu và biên lợi nhuận theo sản phẩm

·         Công nợ phải thu đến hạn

·         Giá trị hàng tồn kho

·         Tốc độ luân chuyển tồn kho

·         Tiến độ đơn hàng

·         Nhu cầu nguyên vật liệu

·         Chi phí thực tế so với ngân sách

·         Hiệu suất sử dụng máy móc hoặc nguồn lực

Mức độ cập nhật thực tế vẫn phụ thuộc vào thời điểm người dùng ghi nhận giao dịch, chất lượng dữ liệu và cách hệ thống được tích hợp. ERP không thể tạo ra thông tin chính xác khi dữ liệu đầu vào bị chậm, thiếu hoặc sai.

ERP khác gì với phần mềm kế toán và các ứng dụng riêng lẻ?

Phần mềm kế toán tập trung vào ghi nhận giao dịch tài chính, công nợ, tài sản, thuế và báo cáo kế toán. ERP có thể chứa phân hệ kế toán nhưng phạm vi rộng hơn vì hệ thống kết nối dữ liệu tài chính với các hoạt động tạo ra giao dịch.

Ví dụ, giá vốn không chỉ là một con số được nhập vào phần mềm kế toán. Trong ERP, giá vốn có thể được hình thành từ dữ liệu mua nguyên liệu, định mức, lệnh sản xuất, nhân công, chi phí máy và biến động tồn kho.

Các ứng dụng riêng lẻ vẫn có thể xử lý tốt một chức năng chuyên biệt. Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp phải liên tục chuyển dữ liệu giữa chúng bằng bảng tính hoặc thao tác nhập lại.

ERP không nhất thiết phải thay thế mọi ứng dụng. Doanh nghiệp vẫn có thể duy trì các hệ thống chuyên sâu như quản lý quan hệ khách hàng, thương mại điện tử, quản lý vận tải, điều hành sản xuất hoặc phân tích dữ liệu. Điều kiện là các hệ thống phải có vai trò rõ ràng và cơ chế tích hợp được kiểm soát.

Doanh nghiệp nào nên triển khai ERP?

Quy mô nhân sự hoặc doanh thu không phải tiêu chí duy nhất. Nhu cầu ERP phụ thuộc nhiều hơn vào số lượng giao dịch, mức độ liên kết giữa các phòng ban, sự đa dạng của sản phẩm, số địa điểm hoạt động và yêu cầu kiểm soát.

Một doanh nghiệp quy mô vừa nhưng có nhiều kho, hàng nghìn mã sản phẩm và quy trình sản xuất phức tạp có thể cần ERP hơn một công ty lớn chỉ cung cấp một loại dịch vụ đơn giản.

Doanh nghiệp có dữ liệu phân tán và báo cáo không nhất quán

Doanh nghiệp nên xem xét ERP khi mỗi bộ phận duy trì một bộ dữ liệu riêng và thường xuyên tranh luận về con số nào là đúng.

Các dấu hiệu thường gặp gồm:

·         Doanh thu trong báo cáo bán hàng khác số liệu kế toán

·         Tồn kho trên hệ thống khác số lượng thực tế

·         Mã khách hàng hoặc mã sản phẩm bị trùng

·         Báo cáo quản trị phải tổng hợp từ nhiều file

·         Nhân viên phải đối chiếu dữ liệu trước mỗi cuộc họp

·         Ban lãnh đạo nhận báo cáo quá muộn để hành động

ERP có thể giải quyết nguyên nhân cấu trúc bằng cách thống nhất dữ liệu chủ, quy tắc ghi nhận và thời điểm cập nhật. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải làm sạch dữ liệu và phân định rõ trách nhiệm quản trị dữ liệu.

Doanh nghiệp phải nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần

Nhập dữ liệu lặp lại là dấu hiệu các hệ thống đang vận hành rời rạc.

Một đơn hàng có thể được nhập vào phần mềm bán hàng, gửi cho kho qua email, nhập lại vào file giao hàng và tiếp tục được nhập vào phần mềm kế toán. Mỗi lần nhập lại tạo thêm thời gian xử lý và một điểm có thể phát sinh sai sót.

ERP phù hợp khi doanh nghiệp cần thiết lập nguyên tắc “ghi nhận một lần, sử dụng nhiều nơi”. Lợi ích không chỉ là giảm thao tác mà còn rút ngắn thời gian chuyển giao công việc giữa các bộ phận.

Doanh nghiệp có quy trình liên phòng ban phức tạp

ERP tạo giá trị lớn khi một giao dịch phải đi qua nhiều đơn vị và cần được kiểm soát xuyên suốt.

Những quy trình tiêu biểu gồm:

·         Từ cơ hội bán hàng đến thu tiền

·         Từ nhu cầu mua đến thanh toán

·         Từ dự báo nhu cầu đến kế hoạch sản xuất

·         Từ nguyên vật liệu đến thành phẩm

·         Từ tuyển dụng đến trả lương

·         Từ lập ngân sách đến theo dõi chi phí

·         Từ yêu cầu bảo trì đến ghi nhận chi phí tài sản

Nếu mỗi phòng ban chỉ tối ưu phần việc của mình, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng đơn hàng bán nhanh nhưng giao hàng chậm, mua hàng giá thấp nhưng tồn kho cao hoặc sản xuất đủ số lượng nhưng không đúng nhu cầu.

ERP giúp quản lý kết quả đầu cuối thay vì chỉ theo dõi hiệu suất từng bộ phận.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, kho hoặc pháp nhân

Khi hoạt động mở rộng sang nhiều địa điểm, doanh nghiệp cần thống nhất cách phân loại dữ liệu, phân quyền và lập báo cáo.

ERP đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp cần:

·         Theo dõi riêng từng chi nhánh hoặc đơn vị

·         Hợp nhất kết quả toàn công ty

·         Quản lý giao dịch nội bộ

·         Điều chuyển hàng giữa nhiều kho

·         Dùng chung danh mục sản phẩm và khách hàng

·         Áp dụng quy trình phê duyệt theo cấp quản lý

·         Kiểm soát quyền truy cập theo vai trò

Nếu thiếu kiến trúc thống nhất, mỗi đơn vị có thể phát triển một cách làm riêng. Chi phí hợp nhất dữ liệu và kiểm soát vận hành sẽ tăng nhanh khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng.

Doanh nghiệp sản xuất hoặc quản lý chuỗi cung ứng

Sản xuất là lĩnh vực thường có nhu cầu ERP rõ rệt vì dữ liệu bán hàng, tồn kho, nguyên vật liệu, năng lực máy, định mức và kế hoạch sản xuất phụ thuộc lẫn nhau.

ERP có thể hỗ trợ:

·         Quản lý định mức nguyên vật liệu

·         Lập kế hoạch nhu cầu vật tư

·         Quản lý lệnh sản xuất

·         Theo dõi bán thành phẩm và thành phẩm

·         Tính giá thành

·         Quản lý lô hoặc số sê-ri

·         Kiểm soát chất lượng

·         Lập kế hoạch mua hàng

·         Theo dõi năng lực sản xuất

Tuy nhiên, ERP không tự động sửa một định mức sai hoặc lịch sản xuất thiếu thực tế. Hệ thống chỉ tính toán theo dữ liệu và quy tắc được cung cấp. Chất lượng dữ liệu kỹ thuật vì vậy là điều kiện quan trọng trước khi triển khai.

Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh

Khi quy mô giao dịch tăng, những quy trình từng hoạt động tốt bằng bảng tính có thể trở thành điểm nghẽn.

Các dấu hiệu gồm:

·         Số lượng đơn hàng tăng nhưng thời gian xử lý kéo dài

·         Doanh nghiệp phải tuyển thêm người chỉ để nhập và đối chiếu dữ liệu

·         Sai sót tăng theo số giao dịch

·         Quy trình phụ thuộc vào một vài nhân sự lâu năm

·         Ban lãnh đạo khó quan sát toàn bộ hoạt động

·         Việc mở thêm chi nhánh đòi hỏi sao chép nhiều file và thao tác thủ công

ERP giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình phụ thuộc vào con người sang mô hình vận hành dựa trên quy trình và dữ liệu. Hệ thống không loại bỏ vai trò con người mà giúp kiến thức vận hành được thể hiện thành quy tắc có thể lặp lại.

Doanh nghiệp cần tăng khả năng kiểm soát và truy vết

ERP phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu cao về phê duyệt, phân quyền, truy xuất lịch sử giao dịch hoặc kiểm soát tuân thủ.

Hệ thống có thể ghi nhận:

·         Ai tạo giao dịch

·         Ai phê duyệt

·         Dữ liệu được thay đổi khi nào

·         Chứng từ liên quan nằm ở đâu

·         Giao dịch đang ở trạng thái nào

·         Trường hợp nào vượt ngưỡng kiểm soát

Khả năng này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý, giá trị giao dịch lớn hoặc phải cung cấp bằng chứng cho hoạt động kiểm toán.

ERP chỉ hỗ trợ kiểm soát khi quyền truy cập và quy trình phê duyệt được thiết kế đúng. Nếu một người được cấp quá nhiều quyền hoặc tài khoản được dùng chung, dấu vết hệ thống sẽ mất giá trị.

Doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống cũ không còn đáp ứng

Hệ thống cũ có thể trở thành rào cản khi khó tích hợp, thiếu khả năng mở rộng, phụ thuộc vào công nghệ lỗi thời hoặc không còn được nhà cung cấp hỗ trợ.

Doanh nghiệp nên đánh giá ERP mới khi:

·         Việc thêm một quy trình mới đòi hỏi chỉnh sửa phức tạp

·         Dữ liệu chỉ có thể trao đổi bằng file thủ công

·         Hệ thống thường xuyên gián đoạn

·         Khó tìm nhân sự vận hành công nghệ cũ

·         Không đáp ứng yêu cầu bảo mật hoặc phân quyền

·         Chi phí duy trì tăng nhưng giá trị sử dụng giảm

Việc thay hệ thống không nên được xem là dự án “đổi phần mềm giống cũ”. Microsoft khuyến nghị doanh nghiệp phải xác định giá trị kinh doanh mong đợi trước khi triển khai, thay vì chỉ tập trung thay thế công nghệ.

Doanh nghiệp nhỏ có cần ERP không?

Doanh nghiệp nhỏ có thể cần ERP, nhưng không nhất thiết phải triển khai một hệ thống lớn với đầy đủ phân hệ.

Tiêu chí phù hợp hơn là độ phức tạp vận hành. Một doanh nghiệp nhỏ có thể nên sử dụng ERP khi:

·         Kinh doanh đồng thời qua nhiều kênh

·         Quản lý nhiều kho hoặc nhiều nhóm hàng

·         Có hoạt động sản xuất

·         Giao dịch tăng nhanh

·         Cần kết nối bán hàng, kho và kế toán

·         Chuẩn bị mở rộng chi nhánh

·         Quy trình hiện tại phụ thuộc quá nhiều vào bảng tính

Ngược lại, doanh nghiệp có ít giao dịch, quy trình đơn giản và một phần mềm kế toán vẫn đáp ứng tốt có thể chưa cần ERP hoàn chỉnh.

Các giải pháp ERP hiện nay không chỉ hướng đến tập đoàn. Microsoft, chẳng hạn, định vị Business Central là giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên phạm vi triển khai tối thiểu có giá trị, chẳng hạn tài chính, mua hàng, bán hàng và kho. Việc đưa quá nhiều phân hệ vào cùng lúc có thể làm tăng chi phí, kéo dài dự án và gây quá tải cho đội ngũ.

Khi nào doanh nghiệp chưa nên triển khai ERP?

Có nhu cầu không đồng nghĩa với đã sẵn sàng. Một doanh nghiệp có thể nên trì hoãn ERP nếu chưa đáp ứng các điều kiện nền tảng.

Chưa xác định được vấn đề kinh doanh

“Muốn chuyển đổi số” hoặc “công ty khác đã dùng ERP” không phải mục tiêu đủ rõ.

Doanh nghiệp cần xác định cụ thể hệ thống phải cải thiện điều gì, chẳng hạn:

·         Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng

·         Giảm chênh lệch tồn kho

·         Đóng sổ tài chính nhanh hơn

·         Kiểm soát chi phí theo sản phẩm

·         Hợp nhất dữ liệu giữa các chi nhánh

·         Giảm thao tác nhập liệu lặp lại

Không có mục tiêu đo lường được, doanh nghiệp sẽ khó lựa chọn phạm vi, đánh giá giải pháp và xác định dự án có thành công hay không.

Ban lãnh đạo chưa cam kết

ERP làm thay đổi cách các bộ phận phối hợp, cách phê duyệt và cách dữ liệu được quản lý. Nhiều quyết định không thể giao hoàn toàn cho bộ phận công nghệ thông tin.

Ban lãnh đạo phải tham gia xử lý các vấn đề như:

·         Quy trình nào được chuẩn hóa

·         Đơn vị nào sở hữu dữ liệu

·         Trường hợp nào được phép ngoại lệ

·         Chỉ số nào dùng để đánh giá dự án

·         Nguồn lực nào được ưu tiên

·         Ai chịu trách nhiệm khi các phòng ban bất đồng

Nếu lãnh đạo chỉ phê duyệt ngân sách nhưng không tham gia quản trị thay đổi, dự án dễ trở thành việc cài đặt phần mềm thay vì cải tổ vận hành.

Quy trình chưa rõ nhưng doanh nghiệp không sẵn sàng chuẩn hóa

ERP yêu cầu quy trình được mô tả đủ rõ để cấu hình thành luồng công việc.

Điều này không có nghĩa doanh nghiệp phải hoàn thiện mọi quy trình trước khi bắt đầu. Tuy nhiên, các bên liên quan phải sẵn sàng phân tích hiện trạng, xác định điểm bất hợp lý và thống nhất cách vận hành mục tiêu.

Nếu mỗi bộ phận muốn giữ nguyên cách làm riêng và mọi trường hợp đều được xem là ngoại lệ, hệ thống sẽ phải tùy chỉnh quá mức. Hậu quả là chi phí triển khai, bảo trì và nâng cấp đều tăng.

Dữ liệu nền quá kém

Dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, nguyên vật liệu, định mức và số dư đầu kỳ là nền tảng của ERP.

Doanh nghiệp chưa nên chuyển đổi chính thức khi:

·         Mã dữ liệu bị trùng lặp

·         Thiếu quy tắc đặt mã

·         Không xác định được dữ liệu nào còn hiệu lực

·         Số dư không thể đối chiếu

·         Không có người chịu trách nhiệm phê duyệt dữ liệu

·         Dữ liệu lịch sử chứa nhiều lỗi nhưng vẫn được chuyển nguyên trạng

Chuyển dữ liệu sai sang hệ thống mới không làm dữ liệu trở nên chính xác. Nó chỉ đưa vấn đề cũ vào một nền tảng mới.

Không bố trí được đội ngũ nội bộ

Đơn vị tư vấn có thể cung cấp phương pháp và chuyên môn hệ thống, nhưng không thể thay doanh nghiệp quyết định toàn bộ quy trình.

Dự án cần sự tham gia của:

·         Người bảo trợ ở cấp lãnh đạo

·         Quản lý dự án

·         Chủ sở hữu quy trình

·         Người dùng chủ chốt

·         Nhóm công nghệ thông tin

·         Nhóm dữ liệu

·         Đại diện tài chính và kiểm soát nội bộ

Những người này phải có đủ thời gian để phân tích yêu cầu, kiểm thử, làm sạch dữ liệu, đào tạo và hỗ trợ người dùng.

ERP mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp?

Giá trị của ERP hình thành từ thay đổi trong cách vận hành, không phải từ việc sở hữu phần mềm.

Giảm phân mảnh dữ liệu

Khi dữ liệu được quản lý theo chuẩn chung, doanh nghiệp giảm nhu cầu đối chiếu thủ công và hạn chế tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một phiên bản sự thật riêng.

Tăng khả năng phối hợp

Trạng thái của một nghiệp vụ được chuyển tiếp trên hệ thống thay vì phụ thuộc vào email, tin nhắn hoặc trao đổi miệng. Bộ phận sau có thể tiếp nhận công việc dựa trên dữ liệu do bộ phận trước tạo ra.

Nâng cao khả năng kiểm soát

Quy tắc phê duyệt, hạn mức và phân quyền có thể được áp dụng nhất quán. Nhà quản lý có thể theo dõi giao dịch bất thường và truy xuất lịch sử xử lý.

Hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu

Dữ liệu tích hợp giúp doanh nghiệp phân tích mối quan hệ giữa doanh thu, tồn kho, chi phí, công nợ và năng lực vận hành. Nhà quản lý không chỉ biết kết quả mà còn có thể tìm nguyên nhân tạo ra kết quả.

Tạo nền tảng cho tăng trưởng

Quy trình chuẩn hóa giúp doanh nghiệp mở rộng giao dịch, chi nhánh hoặc sản phẩm mà không phải tăng tương ứng số lượng thao tác thủ công.

Tuy nhiên, ERP cũng tạo ra chi phí và ràng buộc. Doanh nghiệp phải đầu tư vào giấy phép hoặc dịch vụ thuê bao, tư vấn, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, quản trị thay đổi và vận hành sau triển khai. Quy trình tích hợp cũng khiến thay đổi tại một bộ phận có thể tác động đến nhiều bộ phận khác.

Vì vậy, ERP chỉ tạo giá trị khi lợi ích kinh doanh lớn hơn tổng chi phí sở hữu và mức độ phức tạp mà hệ thống mang lại.

Những tiêu chí xác định doanh nghiệp đã cần ERP

Doanh nghiệp có thể tự đánh giá qua các câu hỏi sau:

1.    Dữ liệu giữa các phòng ban có thường xuyên mâu thuẫn không?

2.    Nhân viên có phải nhập lại cùng một dữ liệu vào nhiều hệ thống không?

3.    Báo cáo quản trị có phụ thuộc nhiều vào bảng tính không?

4.    Ban lãnh đạo có nhận được thông tin quá chậm không?

5.    Tồn kho thực tế có thường xuyên khác dữ liệu hệ thống không?

6.    Quy trình mua, bán hoặc sản xuất có đi qua nhiều bộ phận không?

7.    Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, kho hoặc pháp nhân không?

8.    Khối lượng giao dịch có tăng nhanh hơn năng lực xử lý không?

9.    Hệ thống hiện tại có khó tích hợp hoặc mở rộng không?

10.  Việc vận hành có phụ thuộc vào kiến thức của một vài cá nhân không?

11.  Doanh nghiệp có yêu cầu cao về truy vết và phân quyền không?

12.  Chi phí duy trì các công cụ rời rạc có tiếp tục tăng không?

Một hoặc hai câu trả lời “có” chưa đủ để kết luận phải triển khai ERP. Nhưng khi nhiều vấn đề xuất hiện đồng thời và có chung nguyên nhân là dữ liệu cùng quy trình phân mảnh, ERP trở thành lựa chọn đáng đánh giá nghiêm túc.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?

Xác định mục tiêu và chỉ số thành công

Mỗi mục tiêu nên gắn với một chỉ số hiện trạng và kết quả mong đợi.

Ví dụ:

·         Thời gian xử lý một đơn hàng

·         Thời gian lập báo cáo quản trị

·         Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

·         Chênh lệch giữa tồn kho hệ thống và thực tế

·         Số lần nhập lại dữ liệu

·         Thời gian đóng sổ kế toán

·         Tỷ lệ yêu cầu mua ngoài quy trình

·         Số ngày tồn kho

Chỉ số phải được đo trước triển khai để doanh nghiệp có cơ sở so sánh sau khi hệ thống đi vào hoạt động.

Xác định phạm vi ưu tiên

Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai toàn bộ phân hệ cùng lúc.

Phạm vi nên được lựa chọn dựa trên:

·         Mức độ nghiêm trọng của vấn đề

·         Quan hệ phụ thuộc giữa các quy trình

·         Năng lực của đội dự án

·         Chất lượng dữ liệu

·         Khả năng quản trị thay đổi

·         Giá trị có thể tạo ra

Phạm vi nhỏ nhưng hoàn chỉnh theo chuỗi đầu cuối thường có giá trị hơn phạm vi rộng nhưng mỗi phần chỉ được triển khai một nửa.

Chuẩn hóa dữ liệu chủ

Doanh nghiệp cần xác định:

·         Danh mục dữ liệu nào phải chuyển đổi

·         Quy tắc tạo mới và chỉnh sửa dữ liệu

·         Chủ sở hữu của từng nhóm dữ liệu

·         Tiêu chí phát hiện trùng lặp

·         Phương pháp kiểm tra và phê duyệt

·         Dữ liệu lịch sử nào thực sự cần giữ

Dữ liệu cần được kiểm thử trong nhiều vòng thay vì chỉ chuyển một lần ngay trước ngày vận hành chính thức.

Thiết kế mô hình quản trị dự án

Dự án cần cơ chế ra quyết định rõ ràng, bao gồm:

·         Ban chỉ đạo

·         Quản lý dự án

·         Chủ sở hữu quy trình

·         Nhóm giải pháp

·         Nhóm dữ liệu

·         Nhóm kiểm thử

·         Nhóm đào tạo và quản trị thay đổi

Microsoft lưu ý chiến lược triển khai phải bao quát việc thiết kế, kiểm thử, đưa vào vận hành và quản lý ứng dụng sau triển khai.

Chuẩn bị cho quản trị thay đổi

Người dùng có thể phản đối ERP không phải vì hệ thống khó sử dụng mà vì hệ thống làm thay đổi quyền hạn, trách nhiệm và thói quen làm việc.

Kế hoạch quản trị thay đổi cần giải thích:

·         Vì sao doanh nghiệp triển khai

·         Quy trình nào sẽ thay đổi

·         Vai trò nào chịu tác động

·         Người dùng được đào tạo ra sao

·         Kênh hỗ trợ sau khi vận hành là gì

·         Phản hồi được ghi nhận và xử lý thế nào

Đào tạo không nên chỉ hướng dẫn bấm nút. Người dùng phải hiểu dữ liệu mình nhập ảnh hưởng đến các bộ phận và báo cáo nào.

Không nên xem ERP là giải pháp cho mọi vấn đề

ERP không tự động khắc phục một mô hình kinh doanh yếu, quy trình thiếu logic hoặc cơ cấu trách nhiệm không rõ ràng.

Hệ thống cũng không bảo đảm mọi dữ liệu đều chính xác. Nếu nhân viên nhập sai, quy tắc cấu hình sai hoặc dữ liệu chủ không được quản lý, báo cáo vẫn có thể sai dù được tạo rất nhanh.

ERP không thay thế hoàn toàn năng lực quản trị. Hệ thống cung cấp nền tảng để thực thi quy trình và tạo thông tin, còn doanh nghiệp vẫn phải:

·         Đặt mục tiêu

·         Thiết kế chính sách

·         Phân công trách nhiệm

·         Kiểm tra ngoại lệ

·         Đánh giá hiệu quả

·         Cải tiến quy trình

Một hiểu lầm khác là doanh nghiệp phải tùy chỉnh ERP để giữ nguyên mọi cách làm hiện tại. Trong nhiều trường hợp, việc giữ lại quá nhiều quy trình đặc thù khiến hệ thống phức tạp và khó nâng cấp. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa đặc thù tạo lợi thế cạnh tranh và thói quen hình thành do hạn chế của công cụ cũ.

Cách đưa ra quyết định triển khai ERP

Quyết định nên dựa trên một bài toán kinh doanh thay vì bắt đầu bằng danh sách nhà cung cấp.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự:

1.    Xác định các vấn đề vận hành quan trọng

2.    Đo mức độ ảnh hưởng của từng vấn đề

3.    Tìm nguyên nhân thuộc dữ liệu, quy trình hay tổ chức

4.    Xác định những năng lực hệ thống cần có

5.    Đánh giá mức độ sẵn sàng của dữ liệu và nhân sự

6.    Xây dựng phạm vi triển khai ưu tiên

7.    Ước tính tổng chi phí sở hữu

8.    Xác định lợi ích có thể đo lường

9.    So sánh các phương án ERP và phương án không dùng ERP

10.  Chỉ lựa chọn giải pháp sau khi thống nhất yêu cầu kinh doanh

Phương án “không dùng ERP” cũng cần được xem xét. Doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình, tích hợp các hệ thống hiện tại hoặc thay một phần mềm chuyên biệt nếu vấn đề chỉ nằm trong phạm vi hẹp.

ERP phù hợp khi doanh nghiệp cần giải quyết đồng thời bài toán tích hợp dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và kiểm soát liên phòng ban.

ERP cho doanh nghiệp là một hệ thống quản trị tích hợp, trong đó các chức năng cốt lõi cùng vận hành trên mô hình dữ liệu và quy trình thống nhất. Doanh nghiệp cần ERP không phải vì đã đạt một số lượng nhân sự nhất định, mà vì mức độ phức tạp của hoạt động đã vượt khả năng kiểm soát của công cụ rời rạc.

Những doanh nghiệp có dữ liệu phân tán, nhập liệu lặp lại, nhiều chi nhánh, quy trình liên phòng ban phức tạp, hoạt động sản xuất hoặc tốc độ tăng trưởng cao là các nhóm nên đánh giá ERP sớm.

Tuy nhiên, triển khai chỉ nên bắt đầu khi doanh nghiệp xác định được mục tiêu kinh doanh, có sự cam kết của lãnh đạo, bố trí được đội ngũ nội bộ và sẵn sàng chuẩn hóa dữ liệu cùng quy trình. ERP là nền tảng hỗ trợ quản trị; hiệu quả cuối cùng phụ thuộc vào cách doanh nghiệp thiết kế và vận hành nền tảng đó.