Xác định nhu cầu vốn phù hợp với mục tiêu phát triển

Muốn xác định đúng nhu cầu vốn, doanh nghiệp phải trả lời đồng thời bốn câu hỏi: vốn được dùng vào việc gì, cần vào thời điểm nào, cần duy trì trong bao lâu và dòng tiền nào sẽ hoàn trả nguồn vốn đó. Vì vậy, số vốn cần huy động phải được tính từ kế hoạch hoạt động và dự báo dòng tiền, không nên được xác định chỉ dựa trên doanh thu kỳ vọng, lợi nhuận kế toán hoặc hạn mức mà tổ chức tín dụng sẵn sàng cấp.

Một cách tiếp cận thực tế là chia nhu cầu vốn thành ba nhóm:

·         Vốn đầu tư dài hạn cho tài sản, công nghệ, địa điểm hoặc năng lực sản xuất

·         Vốn lưu động để tài trợ hàng tồn kho, khoản phải thu và chi phí vận hành

·         Dự phòng thanh khoản để xử lý biến động doanh thu, chi phí hoặc tiến độ thu tiền

Sau khi lượng hóa từng nhóm, doanh nghiệp lập lịch thu – chi theo tháng, xác định mức thiếu hụt tiền mặt lớn nhất, cộng phần dự phòng hợp lý và trừ các nguồn vốn nội bộ có thể sử dụng. Kết quả cuối cùng mới là nhu cầu vốn cần tài trợ từ bên ngoài.

Bắt đầu từ mục tiêu sử dụng vốn

Trước khi tính số tiền cần huy động, doanh nghiệp phải chuyển mục tiêu phát triển thành những hoạt động có thể đo lường. Một mục tiêu chung như “mở rộng kinh doanh” chưa đủ để xác định nhu cầu vốn, bởi việc mở rộng có thể bao gồm mở chi nhánh, tăng tồn kho, tuyển nhân sự, mua thiết bị hoặc kéo dài thời hạn thanh toán cho khách hàng.

Mỗi mục tiêu tạo ra một cấu trúc dòng tiền khác nhau. Chẳng hạn, mua máy móc thường phát sinh một khoản chi lớn ban đầu và tạo lợi ích trong nhiều năm. Ngược lại, tăng hàng tồn kho làm tiền bị giữ trong chu kỳ kinh doanh cho đến khi hàng được bán và khoản phải thu được thu hồi.

Doanh nghiệp nên lập danh mục sử dụng vốn với các thông tin:

·         Hạng mục cần chi

·         Giá trị dự kiến

·         Thời điểm thanh toán

·         Thời gian hạng mục tạo ra lợi ích

·         Doanh thu hoặc khoản tiết kiệm dự kiến

·         Mức độ bắt buộc của khoản chi

·         Khả năng trì hoãn, chia nhỏ hoặc thay thế

Việc phân loại này giúp doanh nghiệp phân biệt khoản chi thực sự cần thiết với khoản chi mong muốn. Nó cũng ngăn tình trạng sử dụng vốn vay ngắn hạn cho tài sản dài hạn hoặc huy động vốn dài hạn để tài trợ cho những thiếu hụt tạm thời.

Một nguyên tắc quan trọng là kỳ hạn của nguồn vốn nên tương thích với thời gian thu hồi của tài sản hoặc hoạt động được tài trợ. Nếu một dây chuyền cần năm năm mới tạo đủ dòng tiền hoàn vốn nhưng doanh nghiệp sử dụng khoản vay phải hoàn trả trong một năm, áp lực thanh toán có thể xuất hiện trước khi dự án phát huy hiệu quả.

Xác định nhu cầu vốn đầu tư dài hạn

Vốn đầu tư dài hạn được sử dụng cho các tài sản hoặc dự án tạo lợi ích qua nhiều kỳ kinh doanh, chẳng hạn nhà xưởng, phương tiện, máy móc, phần mềm, hệ thống quản trị hoặc hoạt động phát triển sản phẩm.

Nhu cầu vốn đầu tư không nên chỉ bao gồm giá mua tài sản. Doanh nghiệp cần tính toàn bộ chi phí để tài sản sẵn sàng vận hành:

Nhu cầu vốn đầu tư = Giá mua hoặc chi phí xây dựng Chi phí triển khai Chi phí trước vận hành Vốn lưu động tăng thêm − Nguồn vốn nội bộ dành cho dự án

Chi phí triển khai có thể bao gồm vận chuyển, lắp đặt, tích hợp hệ thống, đào tạo nhân sự, tư vấn và kiểm định. Chi phí trước vận hành có thể gồm tiền thuê địa điểm trong thời gian chuẩn bị, tuyển dụng, thử nghiệm và tiếp thị trước khi khai trương.

Một dự án mở rộng còn có thể làm tăng nhu cầu vốn lưu động. Ví dụ, dây chuyền mới giúp tăng sản lượng nhưng doanh nghiệp đồng thời phải mua thêm nguyên liệu, duy trì nhiều thành phẩm hơn và cấp tín dụng cho lượng khách hàng lớn hơn. Nếu chỉ tính giá máy móc mà bỏ qua phần vốn lưu động phát sinh, dự án có thể hoàn thành về mặt kỹ thuật nhưng thiếu tiền để vận hành.

Doanh nghiệp cũng cần lập kế hoạch giải ngân theo tiến độ. Một dự án cần tổng cộng 10 tỷ đồng không nhất thiết phải nhận toàn bộ vốn ngay từ đầu. Huy động vốn theo từng giai đoạn có thể giảm chi phí lãi vay, nhưng phải tính đến rủi ro thiếu vốn nếu tiến độ thi công hoặc điều kiện giải ngân thay đổi.

Tính nhu cầu vốn lưu động theo chu kỳ kinh doanh

Vốn lưu động tài trợ cho khoảng thời gian từ khi doanh nghiệp trả tiền để mua đầu vào đến khi thu được tiền từ khách hàng. Khoảng thời gian này thường được phân tích thông qua chu kỳ chuyển đổi tiền mặt:

Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt = Số ngày tồn kho Số ngày phải thu − Số ngày phải trả

ACCA sử dụng cùng cấu trúc khi xác định chu kỳ vận hành tiền mặt: thời gian nắm giữ tồn kho cộng thời gian thu tiền khách hàng, sau đó trừ thời gian được nhà cung cấp cho nợ. Chu kỳ càng dài, lượng nguồn lực bị giữ trong vốn lưu động thường càng lớn.

Doanh nghiệp có thể ước tính nhu cầu vốn lưu động vận hành theo công thức:

Nhu cầu vốn lưu động = Hàng tồn kho bình quân Khoản phải thu bình quân Tiền vận hành tối thiểu − Khoản phải trả nhà cung cấp − Các khoản chiếm dụng hợp pháp khác

Trong đó:

·         Hàng tồn kho bình quân gồm nguyên liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm cần duy trì

·         Khoản phải thu phản ánh doanh thu đã ghi nhận nhưng chưa thu được tiền

·         Tiền vận hành tối thiểu dùng để thanh toán lương, thuê mặt bằng, điện nước, thuế và chi phí thường xuyên

·         Khoản phải trả là phần vốn nhà cung cấp tạm thời tài trợ thông qua thời hạn thanh toán

Doanh nghiệp có thể chuyển số ngày vận hành thành giá trị tiền như sau:

Tồn kho bình quân = Chi phí hàng bán dự kiến × Số ngày tồn kho ÷ Số ngày trong kỳ

Khoản phải thu bình quân = Doanh thu bán chịu dự kiến × Số ngày thu tiền ÷ Số ngày trong kỳ

Khoản phải trả bình quân = Giá trị mua chịu dự kiến × Số ngày thanh toán ÷ Số ngày trong kỳ

Cần sử dụng đúng cơ sở tính. Khoản phải thu thường gắn với doanh thu bán chịu, trong khi tồn kho thường được tính theo giá vốn thay vì giá bán. Khoản phải trả nên dựa trên giá trị mua chịu từ nhà cung cấp.

Ví dụ tính vốn lưu động

Giả sử một doanh nghiệp dự kiến trong năm có:

·         Doanh thu bán chịu 36 tỷ đồng

·         Giá vốn hàng bán 24 tỷ đồng

·         Giá trị mua chịu 18 tỷ đồng

·         Thời gian tồn kho bình quân 45 ngày

·         Thời gian thu tiền bình quân 30 ngày

·         Thời gian thanh toán nhà cung cấp 25 ngày

·         Mức tiền vận hành tối thiểu 500 triệu đồng

Ước tính trên cơ sở 365 ngày:

·         Tồn kho bình quân: 24 tỷ × 45 ÷ 365 ≈ 2,96 tỷ đồng

·         Khoản phải thu: 36 tỷ × 30 ÷ 365 ≈ 2,96 tỷ đồng

·         Khoản phải trả: 18 tỷ × 25 ÷ 365 ≈ 1,23 tỷ đồng

Nhu cầu vốn lưu động ước tính:

2,96 2,96 0,50 − 1,23 = 5,19 tỷ đồng

Đây là mức vốn lưu động theo các giả định bình quân, chưa phải số vốn doanh nghiệp chắc chắn phải vay. Doanh nghiệp còn phải lập dự báo dòng tiền theo thời gian, trừ lượng tiền tự có và kiểm tra biến động mùa vụ trước khi xác định khoản tài trợ bên ngoài.

Lập dự báo dòng tiền để tìm mức thiếu hụt lớn nhất

Bảng cân đối hoặc báo cáo lợi nhuận không thể thay thế dự báo dòng tiền. Một doanh nghiệp có lợi nhuận vẫn có thể thiếu tiền nếu khách hàng thanh toán chậm, hàng tồn kho tăng nhanh hoặc phải trả tiền cho nhà cung cấp trước khi thu tiền bán hàng.

Dự báo dòng tiền cần thể hiện theo từng tháng, hoặc theo tuần nếu dòng tiền biến động mạnh:

Tiền cuối kỳ = Tiền đầu kỳ Tổng tiền thu − Tổng tiền chi

Các khoản thu nên được ghi nhận tại thời điểm dự kiến thực sự nhận tiền, không phải thời điểm xuất hóa đơn hoặc ghi nhận doanh thu. Tương tự, khoản chi phải được đặt vào đúng thời điểm thanh toán.

Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp nhỏ Hoa Kỳ khuyến nghị doanh nghiệp sử dụng các dự báo tài chính và dự báo dòng tiền để theo dõi vốn, chi phí và khả năng tài chính trong tương lai.

Quy trình dự báo nên gồm:

1.    Xác định số dư tiền đầu kỳ

2.    Dự báo tiền thu từ bán hàng theo lịch thanh toán thực tế

3.    Ghi nhận các nguồn thu khác như thanh lý tài sản hoặc hoàn thuế

4.    Lập lịch chi cho hàng hóa, nhân công, thuế, thuê tài sản và đầu tư

5.    Bổ sung nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi và cổ tức

6.    Tính số dư tiền cuối từng kỳ

7.    So sánh số dư với mức tiền mặt tối thiểu doanh nghiệp cần duy trì

Nhu cầu tài trợ tại một thời điểm có thể được xác định như sau:

Thiếu hụt tài trợ kỳ t = Mức tiền tối thiểu cần duy trì − Số dư tiền dự kiến trước tài trợ

Nhu cầu vốn bên ngoài không phải tổng của tất cả các tháng thiếu tiền. Doanh nghiệp phải xem xét số dư tích lũy và xác định mức thiếu hụt lớn nhất trong toàn bộ kỳ dự báo.

Cộng dự phòng nhưng không tùy ý nâng nhu cầu vốn

Dự báo luôn dựa trên giả định, vì vậy doanh nghiệp cần một khoản dự phòng cho biến động bất lợi. Tuy nhiên, cộng một tỷ lệ cố định vào mọi kế hoạch có thể làm số vốn bị phóng đại hoặc vẫn không đủ bảo vệ doanh nghiệp.

Dự phòng nên được xác định bằng phân tích kịch bản:

·         Kịch bản cơ sở phản ánh kế hoạch có khả năng xảy ra cao nhất

·         Kịch bản bất lợi giả định doanh thu thấp hơn, thu tiền chậm hơn hoặc chi phí tăng

·         Kịch bản nghiêm trọng nhưng có thể xảy ra phản ánh tổ hợp các biến động quan trọng

Doanh nghiệp có thể kiểm tra các tình huống như:

·         Doanh thu thấp hơn kế hoạch

·         Thời gian thu tiền kéo dài

·         Giá nguyên liệu hoặc chi phí nhân công tăng

·         Dự án hoàn thành chậm

·         Khách hàng lớn thanh toán trễ

·         Tồn kho luân chuyển chậm hơn dự kiến

·         Hạn mức tín dụng bị giải ngân muộn

Khoản dự phòng phù hợp nên phản ánh mức thiếu hụt bổ sung trong kịch bản đã chọn, thay vì được cộng theo cảm tính. Đối với doanh nghiệp có dòng tiền ổn định, hợp đồng chắc chắn và khả năng điều chỉnh chi phí cao, mức dự phòng có thể thấp hơn doanh nghiệp có doanh thu mùa vụ hoặc phụ thuộc vào một số khách hàng lớn.

Trừ các nguồn lực tài chính sẵn có

Sau khi xác định tổng nhu cầu cho đầu tư, vốn lưu động và dự phòng, doanh nghiệp cần trừ các nguồn vốn có thể tự bố trí:

·         Tiền mặt vượt mức dự trữ tối thiểu

·         Lợi nhuận giữ lại

·         Dòng tiền tạo ra từ hoạt động kinh doanh

·         Khoản thu từ thanh lý tài sản không cần thiết

·         Tiền ứng trước của khách hàng

·         Tín dụng thương mại từ nhà cung cấp

·         Phần vốn góp đã được cam kết chắc chắn

Công thức tổng quát có thể trình bày như sau:

Nhu cầu vốn bên ngoài = Vốn đầu tư Vốn lưu động tăng thêm Dự phòng thanh khoản − Nguồn vốn nội bộ có thể sử dụng

Không nên trừ toàn bộ tiền đang có trong tài khoản. Một phần tiền mặt phải được giữ lại để doanh nghiệp đáp ứng nghĩa vụ đến hạn và duy trì hoạt động bình thường.

Tương tự, một khoản vốn “dự kiến” chưa chắc là nguồn lực có thể sử dụng. Doanh nghiệp chỉ nên đưa vào kế hoạch các khoản có cơ sở rõ ràng về giá trị, thời điểm nhận và điều kiện giải ngân.

Lựa chọn nguồn vốn theo bản chất nhu cầu

Sau khi biết cần bao nhiêu vốn, doanh nghiệp phải xác định loại vốn phù hợp. Mục tiêu không phải chỉ là tìm nguồn có lãi suất thấp nhất, mà là cân đối kỳ hạn, lịch thanh toán, mức độ linh hoạt, tài sản bảo đảm và khả năng chịu rủi ro.

Nhu cầu ngắn hạn

Các thiếu hụt có tính chu kỳ hoặc tự hoàn trả sau khi thu hồi công nợ thường phù hợp hơn với:

·         Hạn mức tín dụng

·         Khoản vay vốn lưu động

·         Tài trợ hóa đơn

·         Bao thanh toán

·         Tín dụng nhà cung cấp

Nguồn trả nợ phải đến từ việc bán hàng, giảm tồn kho hoặc thu khoản phải thu.

Nhu cầu dài hạn

Đầu tư vào nhà xưởng, máy móc hoặc nền tảng công nghệ thường phù hợp hơn với:

·         Vốn chủ sở hữu

·         Vay trung và dài hạn

·         Thuê tài chính

·         Trái phiếu hoặc công cụ nợ phù hợp với điều kiện doanh nghiệp

Nguồn trả nợ đến từ dòng tiền tạo ra trong nhiều kỳ, vì vậy lịch trả nợ cần tương thích với thời gian tài sản bắt đầu vận hành và tạo tiền.

Nhu cầu có mức độ bất định cao

Hoạt động thử nghiệm sản phẩm, phát triển thị trường mới hoặc dự án chưa có dòng tiền ổn định có thể không phù hợp với nghĩa vụ trả nợ cố định quá sớm. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cân nhắc tỷ trọng vốn chủ sở hữu cao hơn, triển khai theo giai đoạn hoặc đặt điều kiện dừng dự án khi kết quả không đạt ngưỡng.

Sự phù hợp giữa mục đích và kỳ hạn vốn quan trọng không kém quy mô vốn. Một khoản tài trợ đủ về số tiền nhưng sai về kỳ hạn vẫn có thể tạo ra khủng hoảng thanh khoản.

Kiểm tra khả năng trả nợ trước khi quyết định huy động

Nhu cầu sử dụng vốn và khả năng vay vốn là hai vấn đề khác nhau. Doanh nghiệp có thể cần một khoản vốn lớn nhưng không đủ dòng tiền để gánh toàn bộ khoản nợ tương ứng.

Trước khi vay, doanh nghiệp cần đưa đầy đủ các khoản sau vào dự báo:

·         Tiền lãi

·         Khoản trả nợ gốc

·         Phí cấp tín dụng và phí bảo lãnh

·         Chi phí tài sản bảo đảm

·         Điều kiện duy trì các chỉ số tài chính

·         Ảnh hưởng của lãi suất thay đổi

Một chỉ số thường được sử dụng để xem xét dư địa trả nợ là hệ số bảo đảm trả nợ:

DSCR = Dòng tiền khả dụng để trả nợ ÷ Tổng nghĩa vụ nợ đến hạn

DSCR bằng 1 có nghĩa dòng tiền dự kiến chỉ vừa đủ đáp ứng nghĩa vụ nợ theo cách tính đang sử dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định một ngưỡng chung cho mọi trường hợp. Cách xác định dòng tiền khả dụng và ngưỡng chấp nhận có thể khác nhau giữa tổ chức tài trợ, ngành nghề, mức độ ổn định của dòng tiền và điều khoản khoản vay.

Doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng trả nợ trong cả kịch bản cơ sở và kịch bản bất lợi. Nếu kế hoạch chỉ có thể trả nợ khi mọi giả định đều diễn ra thuận lợi, cơ cấu vốn chưa có biên an toàn cần thiết.

Những sai lầm khiến nhu cầu vốn bị tính sai

Dùng doanh thu thay cho dòng tiền

Doanh thu tăng không đồng nghĩa tiền mặt tăng ngay. Bán chịu làm phát sinh khoản phải thu, còn tăng sản lượng có thể khiến doanh nghiệp phải chi tiền cho nguyên liệu và nhân công trước khi nhận tiền bán hàng.

Chỉ tính chi phí đầu tư ban đầu

Một dự án mới thường cần vốn để chạy thử, tuyển người, mua tồn kho và bù lỗ trong giai đoạn đầu. Bỏ qua các khoản này làm doanh nghiệp thiếu tiền ngay sau khi tài sản được đưa vào sử dụng.

Lấy hạn mức vay làm nhu cầu vốn

Hạn mức mà ngân hàng có thể cấp phản ánh quyết định tín dụng của ngân hàng, không phản ánh chính xác số vốn doanh nghiệp nên sử dụng. Vay theo hạn mức tối đa có thể làm tăng chi phí và rủi ro tài chính.

Không tính yếu tố thời điểm

Tổng thu cả năm có thể lớn hơn tổng chi nhưng doanh nghiệp vẫn thiếu tiền trong một số tháng. Khoảng cách giữa thời điểm chi và thời điểm thu mới là yếu tố quyết định nhu cầu thanh khoản.

Dùng một kịch bản duy nhất

Dự báo cơ sở không thể hiện đầy đủ rủi ro. Chỉ cần thời gian thu tiền kéo dài hoặc tiến độ dự án chậm, mức thiếu hụt thực tế có thể vượt xa kế hoạch.

Nhầm vốn lưu động với vốn đầu tư

Vốn lưu động quay vòng theo chu kỳ kinh doanh, trong khi vốn đầu tư được thu hồi trong nhiều năm. Gộp hai nhu cầu này có thể dẫn đến lựa chọn sai kỳ hạn tài trợ.

Quy trình xác định nhu cầu vốn doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình tám bước:

1.    Xác định mục tiêu phát triển và kỳ kế hoạch

2.    Chuyển mục tiêu thành từng hạng mục sử dụng vốn

3.    Tính vốn đầu tư và các chi phí trước vận hành

4.    Ước tính vốn lưu động theo chu kỳ tồn kho, phải thu và phải trả

5.    Lập dự báo dòng tiền theo tháng hoặc theo tuần

6.    Phân tích kịch bản và xác định mức dự phòng

7.    Trừ nguồn vốn nội bộ có thể sử dụng

8.    Chọn nguồn tài trợ có kỳ hạn và lịch hoàn trả phù hợp

Sau khi huy động vốn, doanh nghiệp phải thường xuyên so sánh số liệu thực tế với kế hoạch. Phân tích chênh lệch giữa dự báo và thực tế giúp phát hiện sớm doanh thu thấp hơn dự kiến, chi phí vượt ngân sách, tồn kho tăng hoặc khách hàng thanh toán chậm. SBA cũng nhấn mạnh việc theo dõi kế hoạch so với kết quả thực tế trong quản trị ngân sách và dự báo.

Nhu cầu vốn cần được cập nhật khi mục tiêu, tiến độ đầu tư, chính sách bán hàng, điều khoản nhà cung cấp hoặc điều kiện thị trường thay đổi. Đây là một quá trình quản trị liên tục, không phải phép tính chỉ thực hiện tại thời điểm xin vốn.

Xác định nhu cầu vốn doanh nghiệp chính xác đòi hỏi sự liên kết giữa chiến lược phát triển, ngân sách đầu tư, chu kỳ vốn lưu động và dự báo dòng tiền. Doanh nghiệp cần tính số vốn dựa trên mức thiếu hụt tiền theo thời gian, bổ sung dự phòng theo kịch bản và trừ những nguồn lực nội bộ thực sự có thể sử dụng.

Một kế hoạch vốn phù hợp phải bảo đảm ba điều kiện: đủ tiền để hoàn thành mục tiêu, đúng thời điểm phát sinh nhu cầu và có cơ cấu hoàn trả tương thích với dòng tiền. Huy động thiếu vốn có thể làm gián đoạn kế hoạch, nhưng huy động quá nhiều hoặc sai kỳ hạn cũng làm tăng chi phí và rủi ro. Vì vậy, chất lượng của quyết định tài trợ phụ thuộc trước hết vào chất lượng của dự báo hoạt động và dòng tiền.