Nguồn vốn ngắn hạn phù hợp với từng nhu cầu

Doanh nghiệp cần vốn để nhập hàng có thể ưu tiên tín dụng thương mại hoặc hạn mức tín dụng. Doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn bởi khách hàng có thể sử dụng bao thanh toán. Nhu cầu thiếu hụt tiền trong vài ngày phù hợp hơn với thấu chi, trong khi khoản vay từng lần thích hợp với một phương án kinh doanh có thời gian và dòng tiền xác định.

Vì vậy, quyết định lựa chọn không nên chỉ dựa vào lãi suất công bố. Doanh nghiệp cần so sánh đồng thời chi phí toàn diện, mức linh hoạt, yêu cầu tài sản bảo đảm, tốc độ giải ngân và rủi ro mất cân đối dòng tiền.

Nguyên tắc lựa chọn nguồn vốn ngắn hạn

Nguồn vốn ngắn hạn thường được sử dụng để tài trợ tài sản lưu động hoặc các khoản thiếu hụt tiền có thời gian thu hồi không quá dài. Nguyên tắc quan trọng nhất là kỳ hạn của nguồn vốn phải tương đối phù hợp với thời gian doanh nghiệp chuyển tài sản thành tiền.

Chu kỳ chuyển đổi tiền có thể được khái quát như sau:

Chu kỳ chuyển đổi tiền = Số ngày tồn kho Số ngày phải thu − Số ngày phải trả

Chỉ tiêu này phản ánh số ngày doanh nghiệp phải tự tài trợ kể từ khi thanh toán cho nhà cung cấp đến khi thu được tiền của khách hàng.

Ví dụ, doanh nghiệp giữ hàng tồn kho 45 ngày, thu tiền khách hàng sau 30 ngày và được nhà cung cấp cho trả chậm 20 ngày. Chu kỳ chuyển đổi tiền là:

45 30 − 20 = 55 ngày

Trong trường hợp này, nguồn vốn có thời hạn khoảng hai đến ba tháng thường phù hợp hơn một khoản phải hoàn trả sau vài tuần. Nếu kỳ hạn vay ngắn hơn đáng kể so với chu kỳ kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải vay khoản mới để trả khoản cũ dù hàng hóa chưa được bán hoặc công nợ chưa được thu.

Doanh nghiệp nên tuân thủ ba nguyên tắc:

·         Dùng vốn ngắn hạn cho nhu cầu có khả năng chuyển thành tiền trong ngắn hạn

·         Gắn lịch trả nợ với thời điểm dòng tiền thực tế phát sinh

·         Không dùng nguồn vốn phải thanh toán thường xuyên để tài trợ tài sản dài hạn

Sai lầm phổ biến là dùng khoản vay ngắn hạn để mua máy móc, mở rộng nhà xưởng hoặc đầu tư dự án có thời gian hoàn vốn nhiều năm. Cách tài trợ này có thể tạo ra chênh lệch kỳ hạn: tài sản chưa tạo đủ tiền nhưng nghĩa vụ trả nợ đã đến hạn.

Các tiêu chí doanh nghiệp cần đánh giá

Mục đích sử dụng vốn

Mỗi nhu cầu có một cơ chế hình thành khác nhau, vì vậy cần một nguồn tài trợ khác nhau.

·         Nhập nguyên vật liệu hoặc hàng hóa

·         Bù đắp thời gian khách hàng chưa thanh toán

·         Thanh toán lương, thuế hoặc chi phí vận hành

·         Tài trợ đơn hàng theo mùa vụ

·         Xử lý thiếu hụt tiền tạm thời

·         Thực hiện một phương án kinh doanh ngắn hạn riêng biệt

Khoản vốn dùng để mua hàng nên gắn với tốc độ bán hàng. Khoản vốn dùng để tài trợ công nợ phải thu nên gắn với chất lượng hóa đơn và khả năng thanh toán của khách hàng. Thiếu hụt trong vài ngày không nên được tài trợ bằng một khoản vay có thủ tục phức tạp và thời hạn dài hơn nhu cầu thực tế.

Khả năng trả nợ

Doanh nghiệp không nên xác định quy mô vay chỉ từ giá trị tài sản bảo đảm hoặc hạn mức được cấp. Khả năng vay và khả năng trả nợ là hai vấn đề khác nhau.

Cần lập dự báo dòng tiền theo tuần hoặc theo tháng, trong đó thể hiện:

·         Số dư tiền đầu kỳ

·         Tiền dự kiến thu từ bán hàng

·         Các khoản phải thu đến hạn

·         Tiền mua hàng và chi phí vận hành

·         Thuế, lương và nghĩa vụ bắt buộc

·         Tiền lãi và nợ gốc đến hạn

·         Số dư tiền an toàn cuối kỳ

Nên kiểm tra thêm tình huống bất lợi, chẳng hạn doanh thu thấp hơn kế hoạch, khách hàng trả chậm hoặc tồn kho lưu chuyển lâu hơn dự kiến. Nếu chỉ cần một biến động nhỏ đã khiến doanh nghiệp không trả được nợ, quy mô vay hoặc kỳ hạn vay đang quá rủi ro.

Tổng chi phí sử dụng vốn

Lãi suất chỉ là một phần của chi phí. Tổng chi phí còn có thể bao gồm:

·         Phí cấp hoặc duy trì hạn mức

·         Phí giải ngân

·         Phí quản lý khoản vay

·         Phí bảo lãnh

·         Phí định giá và đăng ký tài sản bảo đảm

·         Phí thanh toán trước hạn

·         Chi phí chiết khấu hóa đơn

·         Chi phí mất ưu đãi thanh toán sớm

·         Chi phí hồ sơ và thời gian quản trị

Doanh nghiệp nên quy đổi các khoản này về cùng một khoảng thời gian và cùng một số vốn thực nhận. Một phương án có lãi suất danh nghĩa thấp chưa chắc rẻ hơn nếu doanh nghiệp phải duy trì số dư, trả nhiều loại phí hoặc vay nhiều hơn nhu cầu.

Tính linh hoạt và độ chắc chắn

Nguồn vốn linh hoạt cho phép doanh nghiệp rút tiền khi cần và trả lại khi có dòng tiền. Tuy nhiên, sự linh hoạt thường đi kèm chi phí hoặc điều kiện kiểm soát cao hơn.

Doanh nghiệp cần xem xét:

·         Có thể rút vốn nhiều lần hay không

·         Có thể hoàn trả trước hạn hay không

·         Hạn mức có thể bị điều chỉnh trong kỳ hay không

·         Thời gian xét duyệt và giải ngân

·         Yêu cầu về chứng từ sử dụng vốn

·         Điều kiện tài chính phải duy trì

·         Khả năng gia hạn khi đến hạn

Với hoạt động phụ thuộc mạnh vào mùa vụ, tốc độ tiếp cận vốn và sự chắc chắn của hạn mức đôi khi quan trọng hơn chênh lệch nhỏ về lãi suất.

Tín dụng thương mại phù hợp với nhu cầu nhập hàng

Tín dụng thương mại phát sinh khi nhà cung cấp cho phép doanh nghiệp nhận hàng trước và thanh toán sau. Đây thường là nguồn vốn gắn trực tiếp nhất với nhu cầu mua hàng tồn kho.

Cơ chế của nguồn vốn này khá rõ: doanh nghiệp bán hoặc đưa nguyên vật liệu vào sản xuất trước khi phải thanh toán toàn bộ cho nhà cung cấp. Thời hạn phải trả vì vậy giúp rút ngắn số ngày doanh nghiệp phải tự tài trợ trong chu kỳ chuyển đổi tiền.

Tín dụng thương mại phù hợp khi:

·         Vốn được dùng trực tiếp để mua hàng hoặc nguyên vật liệu

·         Quan hệ với nhà cung cấp ổn định

·         Hàng hóa có tốc độ luân chuyển tương đối chắc chắn

·         Thời hạn thanh toán tương ứng với chu kỳ bán hàng

·         Doanh nghiệp chưa cần nhận tiền mặt cho mục đích khác

Ưu điểm của phương án này là thủ tục thường gọn hơn vay ngân hàng và không nhất thiết phải có tài sản bảo đảm riêng. Quy mô tài trợ cũng có thể tăng cùng lượng hàng mua.

Tuy nhiên, tín dụng thương mại không phải lúc nào cũng miễn phí. Chi phí có thể nằm trong giá mua hoặc khoản chiết khấu mà doanh nghiệp từ bỏ.

Ví dụ, nhà cung cấp đưa ra điều kiện “chiết khấu 2% nếu trả trong 10 ngày, nếu không phải thanh toán toàn bộ trong 30 ngày”. Khi không nhận chiết khấu, doanh nghiệp thực chất trả thêm 2% để sử dụng tiền trong 20 ngày. Nếu tình huống này lặp lại nhiều lần trong năm, chi phí quy đổi có thể cao hơn đáng kể so với một khoản vay ngân hàng thông thường.

Doanh nghiệp nên so sánh:

Chi phí từ bỏ chiết khấu ≈ Tỷ lệ chiết khấu / (1 − Tỷ lệ chiết khấu) × 365 / Số ngày được kéo dài

Tín dụng thương mại cũng tạo rủi ro phụ thuộc vào nhà cung cấp. Việc trả chậm kéo dài có thể khiến doanh nghiệp bị giảm hạn mức mua hàng, mất ưu đãi giá hoặc gián đoạn nguồn cung. Vì vậy, đây là nguồn vốn phù hợp với hàng hóa cụ thể, không phải giải pháp thay thế cho toàn bộ ngân quỹ vận hành.

Hạn mức tín dụng và vay ngắn hạn ngân hàng

Hạn mức tín dụng

Hạn mức tín dụng cho phép doanh nghiệp vay và hoàn trả nhiều lần trong phạm vi được chấp thuận. Phương án này phù hợp với nhu cầu vốn lưu động phát sinh thường xuyên nhưng số tiền sử dụng thay đổi theo từng thời điểm.

Hạn mức thường hữu ích khi doanh nghiệp:

·         Nhập hàng liên tục

·         Có doanh thu và dòng tiền quay vòng đều

·         Cần chủ động rút vốn theo từng đợt

·         Có hồ sơ tài chính và giao dịch ngân hàng tương đối minh bạch

·         Muốn tránh thực hiện lại toàn bộ quy trình phê duyệt cho mỗi lần vay

Cơ chế quay vòng giúp doanh nghiệp chỉ sử dụng vốn khi cần. Nếu quản trị tốt, tiền thu từ bán hàng được dùng để giảm dư nợ, sau đó hạn mức tiếp tục được sử dụng cho chu kỳ kế tiếp.

Rủi ro xuất hiện khi hạn mức bị coi như nguồn vốn thường trực. Nếu dư nợ luôn ở mức cao và không giảm sau mỗi chu kỳ kinh doanh, doanh nghiệp có thể đang dùng nợ ngắn hạn để bù đắp thua lỗ, tồn kho chậm luân chuyển hoặc phần vốn dài hạn bị thiếu.

Doanh nghiệp cần theo dõi “điểm làm sạch” của hạn mức, tức khoảng thời gian dư nợ giảm mạnh hoặc về mức thấp nhờ dòng tiền kinh doanh. Nếu không xuất hiện điểm này trong nhiều chu kỳ, cần xem lại chất lượng dòng tiền và cơ cấu tài trợ.

Khoản vay ngắn hạn từng lần

Khoản vay từng lần phù hợp với một nhu cầu cụ thể có số tiền, mục đích và thời gian thu hồi tương đối rõ, chẳng hạn nhập một lô hàng, thực hiện một hợp đồng hoặc tài trợ một đơn hàng.

So với hạn mức, khoản vay từng lần có ưu điểm là dễ tách riêng hiệu quả của từng phương án kinh doanh. Doanh nghiệp có thể đối chiếu trực tiếp doanh thu, chi phí và dòng tiền của phương án với nghĩa vụ trả nợ.

Phương án này phù hợp khi:

·         Nhu cầu vốn không phát sinh thường xuyên

·         Có hợp đồng hoặc kế hoạch sử dụng vốn rõ ràng

·         Dòng tiền thu hồi có thời điểm xác định

·         Doanh nghiệp muốn kiểm soát nợ theo từng giao dịch

Hạn chế là doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục cho mỗi khoản vay mới. Nếu hoạt động cần giải ngân liên tục, cách vay này có thể làm giảm tính chủ động.

Thấu chi tài khoản

Thấu chi cho phép số dư tài khoản thanh toán xuống dưới không trong giới hạn được cấp. Đây là công cụ xử lý khoảng trống ngân quỹ rất ngắn, không nên được xem như nguồn tài trợ ổn định.

Thấu chi phù hợp khi doanh nghiệp chỉ thiếu tiền trong vài ngày do thời điểm thu và chi không trùng nhau, chẳng hạn phải trả lương trước khi khách hàng chuyển tiền.

Ưu điểm chính là khả năng sử dụng nhanh và tự động bù lại khi tiền về tài khoản. Đổi lại, chi phí thường không thấp và hạn mức có thể nhỏ hơn nhu cầu vốn lưu động dài ngày.

Nếu tài khoản liên tục ở trạng thái thấu chi, doanh nghiệp đang có thiếu hụt vốn mang tính cơ cấu chứ không còn là lệch thời điểm tạm thời. Khi đó, hạn mức vốn lưu động hoặc nguồn vốn dài hơn sẽ phù hợp hơn.

Bao thanh toán phù hợp với doanh nghiệp bán chịu

Bao thanh toán là phương án doanh nghiệp chuyển giao hoặc sử dụng các khoản phải thu để nhận tiền sớm từ đơn vị tài trợ. Nguồn vốn này giải quyết trực tiếp tình trạng doanh thu đã được ghi nhận nhưng tiền chưa thu về.

Cơ chế tài trợ dựa nhiều vào chất lượng khoản phải thu và khả năng thanh toán của bên mua. Vì vậy, doanh nghiệp có khách hàng lớn, hóa đơn rõ ràng và lịch sử thanh toán tốt có thể tiếp cận vốn ngay cả khi tài sản bảo đảm truyền thống còn hạn chế.

Bao thanh toán phù hợp khi:

·         Doanh nghiệp bán hàng trả chậm

·         Phần lớn vốn bị giữ trong các khoản phải thu

·         Hóa đơn và chứng từ giao hàng đầy đủ

·         Khách hàng có năng lực thanh toán đáng tin cậy

·         Doanh nghiệp cần tiền để tiếp tục nhập hàng hoặc sản xuất

Ưu điểm của bao thanh toán là nguồn tiền tăng theo doanh số bán chịu. Khi doanh nghiệp có thêm các khoản phải thu đủ điều kiện, khả năng tài trợ cũng có thể tăng tương ứng.

Tuy nhiên, không phải mọi hóa đơn đều được chấp nhận. Các khoản phải thu đang tranh chấp, thiếu chứng từ, có điều kiện hoàn trả hoặc phát sinh từ khách hàng có chất lượng tín dụng thấp thường khó tài trợ.

Doanh nghiệp cần làm rõ bao thanh toán có truy đòi hay không:

·         Bao thanh toán có truy đòi yêu cầu doanh nghiệp hoàn trả nếu khách hàng không thanh toán

·         Bao thanh toán không truy đòi có thể chuyển một phần rủi ro tín dụng sang đơn vị tài trợ nhưng thường kèm điều kiện chặt chẽ và chi phí cao hơn

Chi phí bao thanh toán phải được so sánh với lợi ích của việc thu tiền sớm. Nếu tiền nhận trước giúp doanh nghiệp hưởng chiết khấu mua hàng, nhận thêm đơn hàng hoặc tránh khoản vay đắt hơn, phương án có thể hợp lý. Ngược lại, sử dụng bao thanh toán cho các khoản phải thu có thời gian thanh toán rất ngắn có thể làm giảm biên lợi nhuận không cần thiết.

Cách ghép từng nguồn vốn với nhu cầu thực tế

Doanh nghiệp có thể lựa chọn theo ma trận sau:

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều nguồn. Chẳng hạn, tín dụng thương mại tài trợ phần hàng mua từ nhà cung cấp, hạn mức ngân hàng tài trợ chi phí sản xuất và bao thanh toán rút ngắn thời gian thu tiền.

Việc kết hợp chỉ hiệu quả khi từng nguồn vốn có nhiệm vụ rõ ràng. Nếu doanh nghiệp dùng nguồn mới để thanh toán nguồn cũ mà không cải thiện tồn kho, công nợ hoặc lợi nhuận, cấu trúc tài trợ đang che giấu vấn đề thay vì giải quyết vấn đề.

Quy trình ra quyết định và kiểm soát rủi ro

Bước 1: Xác định khoảng trống tiền mặt

Doanh nghiệp cần xác định số vốn thực sự thiếu, thời điểm bắt đầu thiếu và thời điểm dự kiến thu hồi. Không nên vay theo một con số làm tròn hoặc theo hạn mức tối đa có thể tiếp cận.

Khoảng trống cần tài trợ có thể được ước tính từ ngân sách tiền mặt:

Khoản vốn cần bổ sung = Tổng tiền chi trong kỳ Mức tiền dự phòng − Tiền sẵn có − Tiền chắc chắn thu trong kỳ

Chỉ nên đưa vào phần “tiền chắc chắn thu” những khoản có xác suất và thời điểm thanh toán tương đối rõ. Doanh thu dự kiến chưa có hợp đồng hoặc công nợ đã quá hạn không nên được coi như tiền chắc chắn.

Bước 2: Gắn nguồn trả nợ với khoản vay

Mỗi khoản vay cần có một nguồn trả nợ chính được xác định trước:

·         Tiền thu từ lô hàng

·         Tiền thanh toán của một khách hàng

·         Doanh thu mùa cao điểm

·         Tiền thu từ hợp đồng

·         Dòng tiền kinh doanh định kỳ

Tài sản bảo đảm chỉ là phương án giảm rủi ro cho bên cho vay, không phải nguồn trả nợ bền vững của doanh nghiệp.

Bước 3: So sánh chi phí toàn diện

Doanh nghiệp nên lập bảng so sánh với cùng một số tiền và cùng thời gian sử dụng. Bảng cần bao gồm lãi, phí, chi phí tài sản bảo đảm, chi phí mất chiết khấu và số tiền thực nhận.

Khi hai phương án có chi phí gần nhau, nên ưu tiên nguồn vốn có lịch trả nợ phù hợp hơn và ít tạo rủi ro thanh khoản hơn.

Bước 4: Kiểm tra kịch bản bất lợi

Ít nhất nên kiểm tra ba biến động:

·         Khách hàng thanh toán chậm hơn kế hoạch

·         Hàng tồn kho mất thêm thời gian để bán

·         Biên lợi nhuận thấp hơn dự kiến

Doanh nghiệp cần biết mình còn trả được nợ hay không khi một hoặc nhiều tình huống xảy ra. Đây là cách đánh giá sức chịu đựng của phương án, thay vì chỉ kiểm tra kịch bản thuận lợi.

Bước 5: Thiết lập giới hạn nội bộ

Một số giới hạn cần được doanh nghiệp tự xây dựng theo đặc điểm hoạt động:

·         Mức dư nợ tối đa so với nhu cầu vốn lưu động

·         Tỷ lệ nguồn vốn ngắn hạn dùng cho tài sản dài hạn

·         Mức tiền tối thiểu phải duy trì

·         Số ngày công nợ phải thu tối đa

·         Số ngày tồn kho mục tiêu

·         Mức chi phí vốn tối đa mà biên lợi nhuận có thể hấp thụ

·         Mức tập trung dư nợ tại một tổ chức tài chính

Đây là ngưỡng quản trị nội bộ, không phải tiêu chuẩn chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có dòng tiền ổn định có thể chấp nhận cấu trúc khác với doanh nghiệp hoạt động theo dự án hoặc có doanh thu mùa vụ.

Dấu hiệu doanh nghiệp đang chọn sai nguồn vốn

Cấu trúc vốn ngắn hạn cần được xem xét lại khi xuất hiện các dấu hiệu:

·         Dùng khoản vay mới để trả nợ cũ liên tục

·         Dư nợ hạn mức không giảm sau các chu kỳ bán hàng

·         Thấu chi được sử dụng gần như thường xuyên

·         Hàng tồn kho tăng nhưng doanh thu không tăng tương ứng

·         Công nợ phải thu kéo dài hơn điều khoản bán hàng

·         Chi phí lãi vay tăng nhanh hơn lợi nhuận hoạt động

·         Nợ đến hạn trước khi tài sản được tài trợ chuyển thành tiền

·         Doanh nghiệp phải bán tài sản dài hạn để thanh toán nợ ngắn hạn

Khi đó, giải pháp không nhất thiết là tìm thêm nguồn vay. Doanh nghiệp có thể cần thu hồi công nợ, giảm tồn kho, điều chỉnh điều khoản bán hàng, thương lượng lại kỳ hạn với nhà cung cấp hoặc bổ sung vốn dài hạn.

Doanh nghiệp nên lựa chọn nguồn vốn ngắn hạn theo nguyên nhân hình thành nhu cầu vốn. Tín dụng thương mại phù hợp với nhập hàng; hạn mức ngân hàng phù hợp với vốn lưu động quay vòng; khoản vay từng lần phù hợp với một phương án cụ thể; thấu chi phù hợp với thiếu hụt trong vài ngày; bao thanh toán phù hợp khi tiền bị giữ trong các khoản phải thu.

Tiêu chí quyết định không chỉ là mức lãi suất, mà là khả năng khớp kỳ hạn, tổng chi phí, tính linh hoạt và độ an toàn của dòng tiền. Nguồn vốn phù hợp phải được hoàn trả từ chính tài sản hoặc giao dịch mà nó tài trợ, thay vì phụ thuộc vào việc tiếp tục vay mới.