Cách chuyển dữ liệu CRM

Để quá trình chuyển đổi diễn ra an toàn, cần thực hiện theo một quy trình có kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ.

Vì sao cần chuẩn bị kỹ trước khi chuyển dữ liệu CRM?

Dữ liệu CRM thường bao gồm:

·         Hồ sơ khách hàng

·         Thông tin liên hệ

·         Lịch sử giao dịch

·         Cơ hội bán hàng

·         Hoạt động chăm sóc khách hàng

·         Báo cáo và dữ liệu phân tích

Nếu dữ liệu được nhập vào hệ thống mới mà không được chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ phải xử lý nhiều vấn đề như:

·         Trùng lặp khách hàng

·         Sai định dạng dữ liệu

·         Thiếu thông tin quan trọng

·         Lỗi liên kết giữa các bảng dữ liệu

·         Báo cáo không chính xác

Vì vậy, bước chuẩn bị quyết định phần lớn sự thành công của toàn bộ dự án chuyển đổi.

Quy trình chuyển dữ liệu từ CRM cũ sang CRM mới

1. Đánh giá toàn bộ dữ liệu hiện có

Trước tiên cần xác định:

·         Những dữ liệu nào đang được sử dụng

·         Dữ liệu nào đã lỗi thời

·         Những trường thông tin bắt buộc phải giữ lại

·         Những dữ liệu có thể loại bỏ

Mục tiêu là chỉ chuyển những dữ liệu thực sự có giá trị, tránh mang theo "dữ liệu rác" sang hệ thống mới.

2. Sao lưu toàn bộ dữ liệu

Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào, hãy tạo bản sao lưu đầy đủ của CRM cũ.

Bản sao lưu nên bao gồm:

·         Cơ sở dữ liệu

·         Tệp đính kèm

·         Nhật ký hoạt động

·         Báo cáo quan trọng

·         Thiết lập hệ thống nếu có

Điều này giúp doanh nghiệp có thể khôi phục khi xảy ra sự cố.

3. Làm sạch dữ liệu

Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn.

Nên thực hiện:

·         Xóa khách hàng trùng lặp

·         Chuẩn hóa số điện thoại

·         Chuẩn hóa email

·         Đồng nhất định dạng ngày tháng

·         Loại bỏ dữ liệu không còn sử dụng

·         Kiểm tra các trường bị thiếu

Một bộ dữ liệu sạch giúp giảm đáng kể lỗi trong quá trình nhập sang CRM mới.

4. Lập bản đồ dữ liệu (Data Mapping)

CRM cũ và CRM mới thường không có cấu trúc hoàn toàn giống nhau.

Ví dụ:

·         "Customer Name" ở hệ thống cũ có thể tương ứng với "Full Name" ở hệ thống mới.

·         "Sales Stage" có thể được chia thành nhiều trạng thái khác nhau.

Vì vậy cần lập bảng ánh xạ để xác định chính xác mỗi trường dữ liệu sẽ được chuyển sang vị trí nào.

5. Thử nghiệm trên dữ liệu mẫu

Không nên chuyển toàn bộ dữ liệu ngay từ đầu.

Thay vào đó:

·         Chọn một tập dữ liệu nhỏ

·         Thực hiện nhập thử

·         Kiểm tra kết quả

·         Đánh giá tính chính xác

·         Điều chỉnh nếu phát hiện lỗi

Sau khi thử nghiệm thành công mới tiến hành chuyển toàn bộ dữ liệu.

6. Chuyển dữ liệu chính thức

Khi mọi bước đã được xác nhận:

·         Tiến hành xuất dữ liệu từ CRM cũ

·         Chuyển đổi định dạng nếu cần

·         Nhập vào CRM mới

·         Theo dõi nhật ký xử lý

·         Ghi nhận các lỗi phát sinh

Trong giai đoạn này nên hạn chế cập nhật dữ liệu trên CRM cũ để tránh sai lệch giữa hai hệ thống.

7. Kiểm tra sau khi chuyển đổi

Sau khi hoàn tất cần đối chiếu:

·         Tổng số khách hàng

·         Tổng số liên hệ

·         Lịch sử giao dịch

·         Cơ hội bán hàng

·         Ghi chú

·         Tệp đính kèm

·         Báo cáo quan trọng

Ngoài việc kiểm tra số lượng, cần kiểm tra cả chất lượng dữ liệu để đảm bảo không có trường nào bị mất hoặc hiển thị sai.

Những rủi ro thường gặp khi chuyển dữ liệu CRM

Mất dữ liệu

Nguyên nhân có thể đến từ:

·         Xuất dữ liệu không đầy đủ

·         Lỗi định dạng

·         Thiếu quyền truy cập

·         Lỗi khi nhập dữ liệu

Giải pháp là luôn sao lưu trước khi chuyển đổi và kiểm tra sau mỗi bước.

Trùng lặp dữ liệu

Nếu CRM mới không có cơ chế nhận diện bản ghi trùng, doanh nghiệp có thể xuất hiện nhiều hồ sơ cho cùng một khách hàng.

Nên sử dụng các trường định danh như email, số điện thoại hoặc mã khách hàng để đối chiếu.

Sai định dạng dữ liệu

Ví dụ:

·         Ngày tháng

·         Tiền tệ

·         Mã quốc gia

·         Ký tự đặc biệt

Việc chuẩn hóa trước khi nhập sẽ giúp giảm đáng kể các lỗi này.

Mất liên kết giữa các dữ liệu

Thông tin khách hàng, đơn hàng, cơ hội bán hàng và lịch sử chăm sóc thường có quan hệ với nhau.

Nếu chỉ chuyển từng bảng riêng lẻ mà không giữ nguyên khóa liên kết, dữ liệu có thể bị rời rạc và khó khai thác.

Các lưu ý giúp chuyển dữ liệu CRM an toàn

·         Lập kế hoạch chuyển đổi chi tiết

·         Xác định rõ phạm vi dữ liệu cần chuyển

·         Làm sạch dữ liệu trước khi nhập

·         Sao lưu toàn bộ hệ thống

·         Thực hiện nhập thử trên dữ liệu mẫu

·         Kiểm tra dữ liệu sau khi hoàn thành

·         Đào tạo người dùng sử dụng CRM mới

·         Theo dõi hệ thống trong giai đoạn vận hành đầu tiên

Khi nào nên nhờ đơn vị triển khai hỗ trợ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ triển khai nếu:

·         Dữ liệu có quy mô lớn

·         Có nhiều phòng ban sử dụng CRM

·         Hệ thống chứa nhiều quy trình tự động

·         Cần tích hợp với ERP, Email Marketing hoặc phần mềm kế toán

·         Không có đội ngũ kỹ thuật nội bộ

Việc có chuyên gia hỗ trợ giúp giảm rủi ro và rút ngắn thời gian chuyển đổi.

Chuyển dữ liệu CRM là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn là chỉ thực hiện thao tác xuất và nhập dữ liệu. Một kế hoạch rõ ràng, dữ liệu được làm sạch, sao lưu đầy đủ và kiểm thử trước khi triển khai chính thức sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và nhanh chóng khai thác hiệu quả hệ thống CRM mới ngay sau khi chuyển đổi.