Phần mềm quản lý dự án và công việc khác nhau thế nào?

Vì vậy, điểm khác biệt không nằm ở việc công cụ nào “có danh sách việc cần làm”. Cả hai đều có thể cung cấp bảng Kanban, lịch, người phụ trách, thời hạn và thông báo. Sự khác nhau thực sự nằm ở cấp độ quản trị:

·         Phần mềm quản lý công việc trả lời: Ai làm việc gì, khi nào phải xong và hiện đang ở trạng thái nào

·         Phần mềm quản lý dự án trả lời thêm: Các công việc phụ thuộc nhau ra sao, nguồn lực có đủ không, tiến độ tổng thể có bị ảnh hưởng không và dự án có đạt mục tiêu trong giới hạn đã đặt ra không

Bản chất của phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc, thường được gọi là task management software, lấy công việc làm đơn vị quản lý trung tâm. Mỗi công việc thường có tên, mô tả, người thực hiện, thời hạn, mức ưu tiên, trạng thái và danh sách kiểm tra.

Cơ chế vận hành của loại phần mềm này tương đối trực tiếp:

1.    Một công việc được tạo ra

2.    Công việc được giao cho cá nhân hoặc nhóm

3.    Người thực hiện cập nhật trạng thái

4.    Người quản lý theo dõi tiến độ

5.    Công việc được đóng khi hoàn thành

Giá trị chính của phần mềm nằm ở khả năng làm rõ trách nhiệm và giảm tình trạng bỏ sót đầu việc. Thay vì phân tán thông tin qua email, tin nhắn và ghi chú cá nhân, nhóm có một nơi thống nhất để biết việc nào đang chờ, đang thực hiện hoặc đã hoàn tất.

Phần mềm quản lý công việc phù hợp với những hoạt động có quy trình lặp lại hoặc tương đối độc lập, chẳng hạn:

·         Xử lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng

·         Lập kế hoạch nội dung hằng tuần

·         Theo dõi công việc hành chính

·         Phân công nhiệm vụ trong một phòng ban

·         Quản lý danh sách kiểm tra vận hành

·         Theo dõi yêu cầu sửa lỗi đơn giản

Giới hạn xuất hiện khi các công việc có nhiều quan hệ phụ thuộc, sử dụng chung nguồn lực hoặc cùng đóng góp vào một mục tiêu có thời hạn. Trong trường hợp đó, việc biết từng nhiệm vụ đang ở trạng thái nào chưa đủ để kết luận toàn bộ dự án có đang đi đúng hướng hay không.

Bản chất của phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án lấy dự án làm đối tượng quản trị trung tâm. Một dự án không chỉ là tập hợp nhiều công việc mà còn có mục tiêu, phạm vi, mốc thời gian, nguồn lực, bên liên quan, rủi ro và tiêu chí nghiệm thu.

Theo cách tiếp cận quản lý dự án trong các hệ thống hướng dẫn như PMBOK và ISO 21502, dự án là một nỗ lực có tính tạm thời nhằm tạo ra một kết quả cụ thể. Vì có điểm bắt đầu, điểm kết thúc và nhiều giới hạn phải cân bằng, công cụ quản lý dự án cần xử lý nhiều lớp thông tin hơn một danh sách nhiệm vụ thông thường.

Cơ chế quản trị thường gồm:

·         Phân rã mục tiêu thành hạng mục và công việc

·         Xác định thứ tự hoặc quan hệ phụ thuộc giữa các công việc

·         Thiết lập mốc quan trọng

·         Ước lượng thời gian và nguồn lực

·         Xây dựng đường cơ sở kế hoạch

·         Theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch

·         Ghi nhận vấn đề, thay đổi và rủi ro

·         Tổng hợp báo cáo cho người quản lý và các bên liên quan

Ví dụ, trong dự án triển khai website, việc “viết nội dung trang sản phẩm” có thể phụ thuộc vào việc phê duyệt cấu trúc website. Công việc “kiểm thử” lại phụ thuộc vào việc phát triển chức năng. Nếu một nhiệm vụ bị trễ, phần mềm quản lý dự án cần giúp nhận diện những mốc hoặc công việc tiếp theo có thể bị ảnh hưởng.

Do đó, phần mềm quản lý dự án phù hợp với các hoạt động có nhiều phụ thuộc và cần kiểm soát tổng thể, như:

·         Phát triển sản phẩm

·         Triển khai hệ thống công nghệ

·         Tổ chức sự kiện quy mô lớn

·         Thi công công trình

·         Thực hiện chiến dịch marketing đa kênh

·         Tư vấn và bàn giao dự án cho khách hàng

Điểm khác nhau giữa phần mềm quản lý dự án và công việc

Sự khác biệt có thể được nhìn rõ qua các tiêu chí sau:

Khác nhau về phạm vi

Một danh sách gồm 30 công việc vẫn có thể được quản lý bằng phần mềm quản lý công việc nếu các đầu việc tương đối độc lập và chỉ cần theo dõi người phụ trách, thời hạn, trạng thái.

Ngược lại, một dự án chỉ có 15 công việc vẫn có thể cần phần mềm quản lý dự án nếu các công việc phụ thuộc chặt chẽ, liên quan đến nhiều nguồn lực hoặc phải đáp ứng các mốc bàn giao bắt buộc. Vì vậy, số lượng công việc không phải tiêu chí duy nhất để phân loại.

Khác nhau về tiến độ

Phần mềm quản lý công việc thường biểu diễn tiến độ bằng trạng thái như “chưa làm”, “đang làm” và “hoàn thành”. Cách này phù hợp để kiểm soát luồng xử lý.

Phần mềm quản lý dự án phải xem xét thêm ảnh hưởng của từng công việc đối với lịch trình chung. Một công việc hoàn thành muộn chưa chắc làm dự án trễ nếu vẫn còn khoảng dự phòng. Ngược lại, một công việc chỉ chậm một ngày cũng có thể đẩy lùi mốc bàn giao nếu nó nằm trên chuỗi nhiệm vụ không có thời gian dự phòng.

Khác nhau về nguồn lực

Trong quản lý công việc, việc gán một nhiệm vụ cho nhân viên thường đã đủ để xác định trách nhiệm.

Trong quản lý dự án, người quản lý còn phải biết nhân viên đó đang tham gia bao nhiêu dự án, có đủ năng lực và thời gian hay không, khối lượng công việc có vượt khả năng đáp ứng không. Nếu một chuyên gia được phân bổ đồng thời cho nhiều hạng mục quan trọng, kế hoạch trên giấy có thể khả thi nhưng kế hoạch nguồn lực lại không khả thi.

Khác nhau về kiểm soát thay đổi

Công việc vận hành có thể được thêm, sửa hoặc đổi ưu tiên tương đối linh hoạt.

Với dự án, một yêu cầu mới có thể làm thay đổi phạm vi, thời gian, chi phí hoặc chất lượng. Vì vậy, phần mềm quản lý dự án thường cần cơ chế ghi nhận yêu cầu thay đổi, đánh giá ảnh hưởng, phê duyệt và cập nhật kế hoạch. Nếu chỉ thêm yêu cầu mới như một nhiệm vụ thông thường, nhóm có thể vô tình mở rộng phạm vi mà không điều chỉnh nguồn lực hoặc thời hạn.

Những chức năng hai loại phần mềm thường có chung

Ranh giới giữa hai nhóm phần mềm không tuyệt đối. Nhiều sản phẩm hiện nay kết hợp chức năng quản lý dự án và quản lý công việc trong cùng một nền tảng.

Các chức năng thường gặp ở cả hai loại gồm:

·         Tạo và giao việc

·         Thiết lập thời hạn

·         Cập nhật trạng thái

·         Bình luận và trao đổi

·         Đính kèm tài liệu

·         Gửi thông báo

·         Hiển thị dạng danh sách

·         Hiển thị bảng Kanban

·         Lịch công việc

·         Bộ lọc và tìm kiếm

·         Báo cáo công việc quá hạn

Điều này dễ tạo ra hiểu lầm rằng hai loại phần mềm giống nhau. Tuy nhiên, một công cụ có biểu đồ Gantt hoặc màn hình dự án chưa chắc đã hỗ trợ quản lý dự án đầy đủ.

Cần xem công cụ có thực sự quản lý được những quan hệ và giới hạn quan trọng hay không, chẳng hạn:

·         Công việc phụ thuộc có tự động thay đổi lịch khi nhiệm vụ trước bị trễ không

·         Hệ thống có hiển thị mức sử dụng nguồn lực hay chỉ hiển thị người phụ trách

·         Kế hoạch ban đầu có thể được lưu để so sánh với thực tế không

·         Rủi ro, vấn đề và thay đổi có được quản lý như các đối tượng riêng không

·         Báo cáo có phản ánh tình trạng dự án hay chỉ thống kê số lượng nhiệm vụ

Tên gọi do nhà cung cấp sử dụng không quan trọng bằng mô hình quản trị mà phần mềm thực sự hỗ trợ.

Khi nào nên dùng phần mềm quản lý công việc?

Phần mềm quản lý công việc là lựa chọn phù hợp khi nhu cầu chính của nhóm là minh bạch hóa đầu việc và phối hợp thực hiện hằng ngày.

Bạn nên ưu tiên loại công cụ này khi:

·         Công việc có quy trình đơn giản hoặc lặp lại

·         Các nhiệm vụ ít phụ thuộc lẫn nhau

·         Không cần quản lý ngân sách dự án

·         Không cần lập kế hoạch nguồn lực phức tạp

·         Nhóm có quy mô nhỏ hoặc chỉ thuộc một phòng ban

·         Người quản lý chủ yếu cần biết việc nào đang chậm

·         Việc triển khai nhanh và mức độ dễ sử dụng được ưu tiên

Ví dụ, một nhóm nội dung cần quản lý ý tưởng, viết bài, biên tập, thiết kế và xuất bản. Nếu mỗi nội dung đi qua một quy trình tương tự và nhóm chủ yếu cần kiểm soát trách nhiệm, thời hạn, phần mềm quản lý công việc có thể đáp ứng tốt.

Không nên chọn hệ thống quản lý dự án phức tạp chỉ vì nó có nhiều tính năng. Cấu hình quá nhiều trường dữ liệu, quy trình phê duyệt và báo cáo có thể khiến nhân viên mất thời gian cập nhật nhưng không tạo thêm giá trị quản trị.

Khi nào cần phần mềm quản lý dự án?

Phần mềm quản lý dự án cần thiết khi nhà quản lý không chỉ theo dõi việc hoàn thành từng nhiệm vụ mà còn phải bảo vệ mục tiêu tổng thể của dự án.

Các dấu hiệu cho thấy nhóm cần một công cụ ở cấp độ dự án gồm:

·         Dự án có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và nhiều mốc bàn giao

·         Công việc phụ thuộc lẫn nhau

·         Nhiều nhóm hoặc nhà cung cấp cùng tham gia

·         Nguồn lực được chia sẻ giữa nhiều dự án

·         Phạm vi có khả năng thay đổi

·         Chi phí hoặc thời gian cần được kiểm soát

·         Có rủi ro ảnh hưởng đến kết quả

·         Người quản lý cần báo cáo tổng hợp cho khách hàng hoặc lãnh đạo

·         Việc chậm một nhiệm vụ có thể gây ảnh hưởng dây chuyền

Ví dụ, trong dự án triển khai phần mềm doanh nghiệp, nhóm phải phối hợp khảo sát, thiết kế, cấu hình, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và nghiệm thu. Các hạng mục không thể được xử lý như những việc độc lập. Chậm phê duyệt yêu cầu có thể kéo theo chậm cấu hình, kiểm thử và bàn giao.

Trong trường hợp này, công cụ chỉ hiển thị “70% nhiệm vụ đã hoàn thành” có thể gây hiểu nhầm. Nếu 30% còn lại nằm ở các hạng mục quyết định khả năng nghiệm thu, dự án vẫn có rủi ro cao. Phần mềm quản lý dự án phải giúp người quản lý nhìn thấy ý nghĩa của tiến độ, không chỉ đếm số nhiệm vụ.

Có thể dùng chung một phần mềm cho cả dự án và công việc không?

Một nền tảng có thể đáp ứng cả hai nhu cầu nếu cho phép tổ chức dữ liệu theo nhiều cấp:

·         Danh mục hoặc không gian làm việc

·         Dự án

·         Giai đoạn hoặc hạng mục

·         Công việc

·         Công việc con

Ở cấp thực thi, nhân viên vẫn cần một danh sách rõ ràng về những việc phải làm. Ở cấp quản trị, người phụ trách dự án cần tổng hợp các nhiệm vụ thành tiến độ, nguồn lực, rủi ro và kết quả chung.

Mô hình kết hợp thường phù hợp khi doanh nghiệp có cả hoạt động vận hành và dự án. Chẳng hạn, phòng marketing vừa xử lý yêu cầu thiết kế hằng ngày vừa triển khai chiến dịch ra mắt sản phẩm. Hai loại công việc có thể nằm trên cùng một nền tảng nhưng cần cấu trúc và quy tắc quản lý khác nhau.

Tuy nhiên, sử dụng chung không có nghĩa là áp dụng một quy trình giống nhau cho mọi nhóm. Nếu bắt mọi nhiệm vụ nhỏ phải khai báo ngân sách, rủi ro và mốc dự án, hệ thống trở nên nặng nề. Nếu giản lược mọi dự án thành bảng việc cần làm, doanh nghiệp lại mất khả năng kiểm soát tổng thể.

Cách triển khai hợp lý là xác định các cấp quản trị:

·         Công việc hằng ngày được quản lý bằng quy trình đơn giản

·         Dự án nhỏ bổ sung mốc, quan hệ phụ thuộc và báo cáo tiến độ

·         Dự án phức tạp bổ sung nguồn lực, chi phí, rủi ro và kiểm soát thay đổi

Cách chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu

Không nên bắt đầu bằng câu hỏi “phần mềm nào có nhiều tính năng nhất”. Câu hỏi đúng hơn là “nhóm cần kiểm soát những quyết định nào”.

Xác định đơn vị cần quản lý

Nếu đơn vị trung tâm là từng yêu cầu hoặc nhiệm vụ, công cụ quản lý công việc có thể phù hợp.

Nếu đơn vị trung tâm là một kết quả cần bàn giao trong giới hạn thời gian và nguồn lực, doanh nghiệp cần xem xét phần mềm quản lý dự án.

Xác định mức độ phụ thuộc

Hãy kiểm tra xem một công việc chậm có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc khác hay không. Khi quan hệ phụ thuộc xuất hiện thường xuyên, nhóm cần khả năng lập lịch và đánh giá tác động thay vì chỉ cập nhật trạng thái.

Xác định nhu cầu quản lý nguồn lực

Nếu chỉ cần biết ai chịu trách nhiệm, chức năng giao việc là đủ.

Nếu cần biết mỗi người còn bao nhiêu năng lực, đang bị phân bổ cho những dự án nào hoặc điểm nghẽn nguồn lực nằm ở đâu, hệ thống phải có chức năng quản lý tải công việc và phân bổ nguồn lực.

Xác định nhu cầu báo cáo

Báo cáo tác nghiệp tập trung vào số lượng công việc mới, đang xử lý, hoàn thành hoặc quá hạn.

Báo cáo dự án cần thể hiện tiến độ theo mốc, chênh lệch so với kế hoạch, tình trạng nguồn lực, rủi ro và khả năng đạt mục tiêu. Việc xác định người nhận báo cáo và quyết định họ cần đưa ra sẽ giúp chọn đúng cấp độ phần mềm.

Đánh giá chi phí quản trị

Một hệ thống càng chi tiết càng cần nhiều dữ liệu đầu vào. Nếu doanh nghiệp không có vai trò, quy trình và kỷ luật cập nhật phù hợp, các chức năng nâng cao có thể không tạo ra thông tin đáng tin cậy.

Vì vậy, công cụ phù hợp không phải công cụ phức tạp nhất mà là công cụ cung cấp đủ thông tin để ra quyết định với mức công sức cập nhật có thể duy trì.

Thử nghiệm bằng tình huống thực tế

Trước khi triển khai rộng, nên thử phần mềm với một quy trình hoặc dự án đại diện. Trong quá trình thử nghiệm, cần quan sát:

·         Nhân viên có hiểu việc phải cập nhật hay không

·         Dữ liệu có phản ánh đúng tình trạng thực tế không

·         Người quản lý có phát hiện sớm vấn đề không

·         Báo cáo có hỗ trợ ra quyết định không

·         Số thao tác cập nhật có hợp lý không

·         Công cụ có tích hợp được với hệ thống hiện có không

Thử nghiệm bằng tình huống thực tế đáng tin cậy hơn việc lựa chọn chỉ dựa trên danh sách tính năng của nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý công việc giúp tổ chức và kiểm soát quá trình thực hiện từng nhiệm vụ. Phần mềm quản lý dự án sử dụng các nhiệm vụ đó như một phần của hệ thống quản trị rộng hơn, bao gồm mục tiêu, tiến độ, nguồn lực, chi phí, rủi ro và kết quả bàn giao.

Doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý công việc khi vấn đề chính là giao việc, phối hợp và tránh bỏ sót. Khi cần đánh giá ảnh hưởng dây chuyền, cân đối nguồn lực hoặc bảo đảm một kết quả được hoàn thành trong các giới hạn xác định, phần mềm quản lý dự án phù hợp hơn.

Trong nhiều trường hợp, giải pháp hiệu quả nhất là một nền tảng có thể hỗ trợ cả hai cấp độ nhưng được cấu hình khác nhau cho công việc vận hành và dự án. Tiêu chí quyết định không phải tên gọi của sản phẩm mà là khả năng hỗ trợ đúng cơ chế quản trị doanh nghiệp đang cần.