Cách lựa chọn nhà cung cấp ERP

Vì vậy, quyết định lựa chọn cần dựa trên bằng chứng thay vì ấn tượng từ bản trình diễn bán hàng. Doanh nghiệp phải xác định rõ yêu cầu, xây dựng tiêu chí chấm điểm, kiểm chứng năng lực qua tình huống nghiệp vụ thực tế và đánh giá tổng chi phí sở hữu trước khi ký hợp đồng.

Vì sao lựa chọn nhà cung cấp ERP là quyết định dài hạn?

ERP liên kết nhiều hoạt động cốt lõi như tài chính, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự và quản trị dữ liệu. Khi hệ thống đã được cấu hình, tích hợp và đưa vào sử dụng, việc thay thế nhà cung cấp thường kéo theo chi phí chuyển đổi dữ liệu, đào tạo lại người dùng, xây dựng lại tích hợp và gián đoạn vận hành.

Rủi ro của một lựa chọn không phù hợp thường không xuất hiện ngay khi ký hợp đồng. Chúng có thể bộc lộ trong quá trình triển khai dưới các dạng:

·         Phần mềm không xử lý được các nghiệp vụ quan trọng

·         Nhà cung cấp phụ thuộc quá nhiều vào tùy chỉnh

·         Dữ liệu cũ không thể chuyển đổi đúng hoặc đầy đủ

·         Tiến độ kéo dài do hai bên chưa thống nhất phạm vi

·         Người dùng không chấp nhận quy trình mới

·         Chi phí phát sinh vượt xa báo giá ban đầu

·         Hệ thống thiếu khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng

·         Dịch vụ hỗ trợ sau triển khai không đáp ứng yêu cầu

Do đó, doanh nghiệp không chỉ lựa chọn một sản phẩm. Doanh nghiệp đang lựa chọn đồng thời nền tảng công nghệ, phương pháp triển khai, đội ngũ tư vấn và mô hình hợp tác dài hạn.

Xác định nhu cầu trước khi tìm nhà cung cấp ERP

Sai lầm phổ biến là mời nhà cung cấp trình diễn sản phẩm khi doanh nghiệp chưa xác định rõ vấn đề cần giải quyết. Trong trường hợp đó, tiêu chí đánh giá dễ bị dẫn dắt bởi những tính năng trình diễn đẹp mắt nhưng ít liên quan đến mục tiêu vận hành.

Trước khi lập danh sách nhà cung cấp, doanh nghiệp cần hoàn thành bốn nhóm công việc.

Xác định mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu phải mô tả kết quả cần đạt, không chỉ nêu mong muốn “triển khai ERP”. Chẳng hạn:

·         Rút ngắn thời gian lập báo cáo quản trị

·         Giảm nhập liệu lặp lại giữa các phòng ban

·         Kiểm soát tồn kho theo thời gian gần thực

·         Chuẩn hóa quy trình mua hàng và phê duyệt

·         Theo dõi chi phí theo đơn hàng, dự án hoặc trung tâm chi phí

·         Hợp nhất dữ liệu giữa nhiều chi nhánh

·         Nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc

Mỗi mục tiêu nên gắn với một chỉ số đo lường hiện trạng và kết quả mong đợi. Nếu không có chỉ số, doanh nghiệp khó xác định dự án đã tạo ra giá trị hay chưa.

Phân loại yêu cầu nghiệp vụ

Yêu cầu nên được chia thành ba mức:

1.    Bắt buộc: Thiếu yêu cầu này thì hệ thống không thể vận hành hoặc vi phạm quy định

2.    Quan trọng: Tạo ảnh hưởng đáng kể đến năng suất, kiểm soát hoặc trải nghiệm người dùng

3.    Mong muốn: Có giá trị nhưng có thể triển khai ở giai đoạn sau

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tránh loại bỏ một giải pháp phù hợp chỉ vì thiếu tính năng phụ, đồng thời không chấp nhận giải pháp thiếu chức năng cốt lõi.

Xác định phạm vi triển khai

Phạm vi cần làm rõ:

·         Pháp nhân, chi nhánh và địa điểm áp dụng

·         Phòng ban tham gia

·         Phân hệ triển khai

·         Số lượng người dùng

·         Hệ thống cần tích hợp

·         Khối lượng dữ liệu cần chuyển đổi

·         Yêu cầu báo cáo

·         Thời điểm dự kiến vận hành

·         Các giai đoạn triển khai

Phạm vi càng mơ hồ, khả năng phát sinh chi phí và tranh chấp trách nhiệm càng cao.

Thành lập nhóm đánh giá liên chức năng

Quyết định ERP không nên thuộc riêng bộ phận công nghệ thông tin hoặc ban lãnh đạo. Nhóm đánh giá nên có đại diện từ:

·         Ban điều hành

·         Tài chính và kế toán

·         Mua hàng

·         Bán hàng

·         Kho vận

·         Sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ

·         Nhân sự

·         Công nghệ thông tin

·         Kiểm soát nội bộ

·         Người dùng trực tiếp

Nhóm liên chức năng giúp tiêu chí lựa chọn phản ánh cả yêu cầu quản trị, nghiệp vụ, kỹ thuật và khả năng sử dụng.

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp ERP

Mức độ phù hợp với nghiệp vụ

Đây là tiêu chí quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần đánh giá hệ thống theo các tình huống nghiệp vụ đầu cuối thay vì đếm số lượng tính năng.

Ví dụ, thay vì hỏi phần mềm có chức năng quản lý mua hàng hay không, hãy yêu cầu nhà cung cấp trình diễn toàn bộ chu trình:

1.    Bộ phận sử dụng lập yêu cầu mua

2.    Hệ thống kiểm tra ngân sách

3.    Yêu cầu được phê duyệt theo hạn mức

4.    Bộ phận mua hàng lấy báo giá và chọn nhà cung cấp

5.    Đơn mua hàng được phát hành

6.    Kho tiếp nhận hàng

7.    Kế toán đối chiếu đơn mua, biên bản nhận hàng và hóa đơn

8.    Khoản phải trả được ghi nhận

9.    Dữ liệu xuất hiện trong báo cáo quản trị

Cách đánh giá này cho thấy hệ thống có thực sự hỗ trợ luồng công việc của doanh nghiệp hay chỉ cung cấp các chức năng rời rạc.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt ba trường hợp:

·         Nghiệp vụ được hỗ trợ bằng chức năng tiêu chuẩn

·         Nghiệp vụ cần cấu hình

·         Nghiệp vụ phải phát triển tùy chỉnh

Ưu tiên chức năng tiêu chuẩn và cấu hình. Tùy chỉnh chỉ nên áp dụng cho yêu cầu tạo lợi thế cạnh tranh hoặc yêu cầu bắt buộc mà hệ thống tiêu chuẩn không đáp ứng.

Kinh nghiệm trong ngành

Nhà cung cấp có kinh nghiệm đúng ngành thường hiểu sâu hơn về quy trình, dữ liệu, điểm kiểm soát và các tình huống ngoại lệ.

Kinh nghiệm ngành phải được kiểm chứng bằng:

·         Dự án có quy mô tương đương

·         Khách hàng có mô hình vận hành tương tự

·         Thành viên dự kiến tham gia dự án

·         Tình huống khó đã xử lý

·         Kết quả vận hành sau triển khai

·         Khách hàng tham chiếu có thể xác minh

Không nên chỉ dựa vào số logo khách hàng trên hồ sơ năng lực. Một doanh nghiệp có thể từng mua phần mềm nhưng chưa chắc đã triển khai thành công, còn đội ngũ thực hiện dự án cũ có thể không phải đội ngũ được bố trí cho dự án hiện tại.

Năng lực của đội ngũ triển khai

Chất lượng dự án phụ thuộc lớn vào những người trực tiếp khảo sát, thiết kế, cấu hình, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và hỗ trợ vận hành.

Doanh nghiệp nên yêu cầu thông tin về:

·         Quản lý dự án

·         Tư vấn nghiệp vụ

·         Tư vấn giải pháp

·         Chuyên gia kỹ thuật

·         Chuyên gia tích hợp

·         Chuyên gia chuyển đổi dữ liệu

·         Nhân sự đào tạo

·         Đội ngũ hỗ trợ sau vận hành

Cần đánh giá kinh nghiệm của từng vai trò, tỷ lệ phân bổ thời gian và cơ chế thay thế nhân sự. Một nhà cung cấp có thương hiệu mạnh nhưng bố trí đội ngũ thiếu kinh nghiệm vẫn có thể tạo ra rủi ro lớn.

Phương pháp triển khai

Nhà cung cấp phải trình bày rõ dự án được quản trị như thế nào từ khởi động đến vận hành chính thức.

Một phương pháp triển khai đáng tin cậy cần bao gồm:

·         Khảo sát hiện trạng

·         Xác nhận phạm vi

·         Phân tích chênh lệch giữa yêu cầu và hệ thống

·         Thiết kế giải pháp

·         Cấu hình và phát triển

·         Kiểm thử đơn vị

·         Kiểm thử tích hợp

·         Kiểm thử chấp nhận người dùng

·         Chuyển đổi dữ liệu

·         Đào tạo

·         Chuẩn bị vận hành

·         Hỗ trợ sau khi đưa vào sử dụng

Ngoài danh sách công việc, doanh nghiệp cần biết rõ sản phẩm bàn giao, tiêu chí nghiệm thu, người chịu trách nhiệm và điều kiện chuyển sang từng giai đoạn.

Khả năng tích hợp

ERP hiếm khi hoạt động độc lập. Hệ thống có thể cần kết nối với thương mại điện tử, ngân hàng, hóa đơn điện tử, quản lý kho, quản lý vận tải, chấm công, quản lý quan hệ khách hàng, máy móc sản xuất hoặc nền tảng phân tích dữ liệu.

Nhà cung cấp cần chứng minh:

·         Hệ thống có giao diện lập trình ứng dụng phù hợp

·         Có tài liệu tích hợp

·         Có cơ chế xác thực và phân quyền

·         Có khả năng theo dõi lỗi giao dịch

·         Có phương án xử lý dữ liệu trùng lặp

·         Có cơ chế thử lại khi kết nối thất bại

·         Có quy định về tần suất đồng bộ

·         Có người chịu trách nhiệm cho từng đầu tích hợp

Một hệ thống có nhiều chức năng nhưng kiến trúc tích hợp đóng có thể làm tăng chi phí và mức độ phụ thuộc trong tương lai.

Kiến trúc, bảo mật và tính liên tục

Doanh nghiệp cần đánh giá mô hình triển khai tại chỗ, trên nền tảng đám mây hoặc kết hợp dựa trên yêu cầu vận hành và kiểm soát dữ liệu.

Các nội dung cần làm rõ gồm:

·         Vị trí lưu trữ dữ liệu

·         Phân quyền theo vai trò

·         Xác thực đa yếu tố

·         Mã hóa dữ liệu khi truyền và khi lưu trữ

·         Nhật ký hoạt động

·         Sao lưu và phục hồi

·         Quản lý lỗ hổng

·         Quản lý bản vá

·         Kiểm soát truy cập của nhân sự nhà cung cấp

·         Quy trình xử lý sự cố

·         Khả năng xuất dữ liệu khi kết thúc hợp đồng

Đối với hệ thống quan trọng, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp nêu rõ thời gian khôi phục mục tiêu, điểm khôi phục mục tiêu, mức cam kết dịch vụ và quy trình thông báo sự cố. Các chứng nhận hoặc báo cáo đảm bảo như ISO/IEC 27001 hay SOC 2 có thể hỗ trợ đánh giá, nhưng không thay thế việc kiểm tra các biện pháp kiểm soát thực tế.

Khả năng mở rộng và lộ trình sản phẩm

Giải pháp phù hợp với hiện tại nhưng không hỗ trợ quy mô tương lai có thể nhanh chóng trở thành điểm nghẽn.

Doanh nghiệp nên đánh giá khả năng:

·         Tăng số lượng người dùng

·         Bổ sung công ty và chi nhánh

·         Hỗ trợ nhiều tiền tệ và ngôn ngữ

·         Xử lý khối lượng giao dịch tăng

·         Bổ sung phân hệ

·         Mở rộng quy trình phê duyệt

·         Kết nối hệ thống mới

·         Nâng cấp mà không phá vỡ tùy chỉnh

Lộ trình sản phẩm cũng cần được kiểm chứng. Nhà cung cấp phải phân biệt rõ chức năng hiện có, chức năng đang phát triển và ý tưởng chưa được cam kết. Không nên chấm điểm một giải pháp dựa trên tính năng chỉ tồn tại trong bản trình bày tương lai.

Khả năng cấu hình và mức độ tùy chỉnh

Cấu hình sử dụng các cơ chế sẵn có của hệ thống để điều chỉnh quy trình, biểu mẫu, quyền truy cập hoặc báo cáo. Tùy chỉnh thường liên quan đến phát triển mã riêng.

Tùy chỉnh có thể đáp ứng yêu cầu đặc thù nhưng đồng thời làm tăng:

·         Chi phí phát triển

·         Thời gian kiểm thử

·         Rủi ro lỗi

·         Khó khăn khi nâng cấp

·         Phụ thuộc vào nhà cung cấp

·         Chi phí bảo trì

Doanh nghiệp nên yêu cầu lập danh mục toàn bộ tùy chỉnh, nêu rõ lý do, người sở hữu mã nguồn, tài liệu kỹ thuật, cơ chế kiểm thử và ảnh hưởng đến nâng cấp.

Chất lượng dịch vụ hỗ trợ

Hỗ trợ sau triển khai cần được đánh giá như một dịch vụ có thể đo lường.

Thỏa thuận mức dịch vụ nên quy định:

·         Phân loại mức độ nghiêm trọng

·         Thời gian tiếp nhận

·         Thời gian phản hồi

·         Thời gian khôi phục hoặc xử lý mục tiêu

·         Kênh tiếp nhận yêu cầu

·         Khung giờ hỗ trợ

·         Quy trình chuyển cấp

·         Đầu mối chịu trách nhiệm

·         Cách tính thời gian gián đoạn

·         Cơ chế báo cáo định kỳ

·         Biện pháp xử lý khi không đạt cam kết

Cần phân biệt thời gian phản hồi với thời gian khắc phục. Nhà cung cấp trả lời đã nhận yêu cầu trong 15 phút không có nghĩa sự cố sẽ được xử lý trong 15 phút.

Năng lực đào tạo và quản trị thay đổi

ERP thường làm thay đổi quy trình, trách nhiệm và cách sử dụng dữ liệu. Nếu chỉ cài đặt hệ thống mà không chuẩn bị cho người dùng, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng nhân viên né tránh hệ thống hoặc duy trì bảng tính song song.

Nhà cung cấp cần có kế hoạch:

·         Phân tích nhóm người dùng

·         Đào tạo theo vai trò

·         Đào tạo người dùng nòng cốt

·         Cung cấp tài liệu hướng dẫn

·         Tổ chức thực hành trên dữ liệu gần thực tế

·         Đánh giá mức độ tiếp thu

·         Hỗ trợ trong giai đoạn đầu vận hành

Tuy nhiên, nhà cung cấp không thể chịu trách nhiệm toàn bộ cho quản trị thay đổi. Ban lãnh đạo doanh nghiệp phải thống nhất mục tiêu, giải quyết xung đột quy trình và yêu cầu các đơn vị tuân thủ mô hình vận hành mới.

Tình hình tài chính và khả năng duy trì dịch vụ

ERP có vòng đời sử dụng dài, vì vậy năng lực tồn tại và duy trì đội ngũ của nhà cung cấp là yếu tố cần xem xét.

Doanh nghiệp có thể đánh giá:

·         Thời gian hoạt động

·         Cơ cấu sở hữu

·         Nguồn lực tài chính

·         Tốc độ thay đổi nhân sự

·         Khả năng duy trì đội ngũ hỗ trợ

·         Mức độ phụ thuộc vào một số khách hàng lớn

·         Kế hoạch phát triển sản phẩm

·         Mạng lưới đối tác

·         Phương án chuyển giao khi chấm dứt hoạt động

Không có chỉ số đơn lẻ nào bảo đảm nhà cung cấp sẽ ổn định lâu dài. Mục tiêu là nhận diện mức độ phụ thuộc và chuẩn bị điều khoản bảo vệ doanh nghiệp.

Đánh giá tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ nhìn giá báo

Giá bản quyền hoặc phí thuê bao chỉ là một phần của tổng chi phí sở hữu. Doanh nghiệp cần tính chi phí trong toàn bộ giai đoạn dự kiến sử dụng.

Tổng chi phí có thể bao gồm:

·         Phí bản quyền hoặc thuê bao

·         Phí triển khai

·         Phí tư vấn

·         Phí tùy chỉnh

·         Phí tích hợp

·         Phí chuyển đổi dữ liệu

·         Phí hạ tầng

·         Phí môi trường kiểm thử

·         Phí đào tạo

·         Chi phí đi lại

·         Phí hỗ trợ

·         Phí nâng cấp

·         Phí bổ sung người dùng

·         Phí lưu trữ và giao dịch

·         Chi phí nhân sự nội bộ

·         Chi phí gián đoạn vận hành

·         Chi phí chấm dứt và xuất dữ liệu

Cần yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ các giả định tạo nên báo giá. Một mức giá thấp có thể dựa trên phạm vi dữ liệu hẹp, số lượng vòng kiểm thử ít hoặc giả định doanh nghiệp tự thực hiện nhiều công việc.

Ngoài kịch bản cơ sở, doanh nghiệp nên tính thêm các kịch bản:

·         Số người dùng tăng

·         Phạm vi mở rộng thêm chi nhánh

·         Khối lượng dữ liệu tăng

·         Dự án chậm tiến độ

·         Phát sinh tích hợp

·         Tăng số yêu cầu tùy chỉnh

·         Thay đổi chính sách giá

Cách phân tích này giúp so sánh các nhà cung cấp trên cùng mặt bằng thay vì chỉ đối chiếu tổng giá ở trang cuối của báo giá.

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp ERP

Bước 1: Chuẩn hóa yêu cầu và tiêu chí

Doanh nghiệp xây dựng tài liệu yêu cầu gồm mục tiêu, phạm vi, quy trình nghiệp vụ, yêu cầu kỹ thuật, tích hợp, dữ liệu, báo cáo, bảo mật, hỗ trợ và các điều kiện thương mại.

Mỗi yêu cầu cần có mã định danh, mức ưu tiên, người sở hữu và tiêu chí xác nhận đáp ứng.

Bước 2: Lập danh sách sơ bộ

Danh sách sơ bộ nên dựa trên:

·         Mức độ phù hợp với ngành

·         Quy mô khách hàng mục tiêu

·         Phạm vi địa lý

·         Mô hình triển khai

·         Khả năng hỗ trợ địa phương

·         Hệ sinh thái tích hợp

·         Ngân sách dự kiến

Mục tiêu của bước này là loại bỏ những đơn vị rõ ràng không phù hợp trước khi thực hiện đánh giá chuyên sâu.

Bước 3: Gửi yêu cầu cung cấp thông tin hoặc đề xuất

Tài liệu gửi nhà cung cấp phải thống nhất để các phương án có thể so sánh.

Yêu cầu phản hồi nên bao gồm:

·         Mức độ đáp ứng từng yêu cầu

·         Chức năng tiêu chuẩn

·         Nội dung cần cấu hình

·         Nội dung cần tùy chỉnh

·         Phạm vi công việc

·         Kế hoạch triển khai

·         Đội ngũ dự kiến

·         Chi phí

·         Giả định

·         Nội dung loại trừ

·         Điều kiện hỗ trợ

·         Rủi ro và phụ thuộc

Không nên chấp nhận câu trả lời chung chung như “đáp ứng” nếu nhà cung cấp không giải thích cách đáp ứng.

Bước 4: Chấm điểm hồ sơ

Doanh nghiệp nên sử dụng mô hình chấm điểm có trọng số. Một cấu trúc tham khảo có thể gồm:

·         Mức độ phù hợp nghiệp vụ: 30%

·         Năng lực triển khai và kinh nghiệm ngành: 20%

·         Công nghệ, tích hợp và bảo mật: 15%

·         Tổng chi phí sở hữu: 15%

·         Hỗ trợ, đào tạo và quản trị thay đổi: 10%

·         Khả năng mở rộng và lộ trình sản phẩm: 5%

·         Điều khoản thương mại và rủi ro nhà cung cấp: 5%

Đây không phải tỷ trọng cố định cho mọi doanh nghiệp. Đơn vị sản xuất có thể tăng trọng số cho lập kế hoạch, truy xuất và tích hợp thiết bị; tổ chức tài chính có thể tăng trọng số cho bảo mật, kiểm soát và tuân thủ.

Có thể chấm mỗi tiêu chí theo thang 0–5:

·         0: Không đáp ứng

·         1: Đáp ứng rất hạn chế

·         2: Đáp ứng một phần và có rủi ro lớn

·         3: Đáp ứng với một số điều kiện

·         4: Đáp ứng tốt

·         5: Đáp ứng đầy đủ và có bằng chứng rõ ràng

Điểm cuối cùng bằng điểm tiêu chí nhân với trọng số. Tuy nhiên, một số yêu cầu bắt buộc nên áp dụng cơ chế đạt hoặc không đạt, thay vì cho phép điểm cao ở tiêu chí khác bù trừ.

Bước 5: Tổ chức trình diễn theo kịch bản

Doanh nghiệp nên cung cấp trước dữ liệu mẫu và kịch bản nghiệp vụ. Nhà cung cấp phải thực hiện trực tiếp trên hệ thống thay vì chỉ trình chiếu.

Trong buổi trình diễn, cần ghi nhận:

·         Bước nào được thực hiện trên phần mềm

·         Bước nào cần xử lý thủ công

·         Chức năng nào đang có

·         Chức năng nào phải phát triển

·         Thao tác của người dùng

·         Khả năng kiểm soát ngoại lệ

·         Dữ liệu và báo cáo được tạo ra

·         Câu hỏi chưa được trả lời

Tất cả cam kết quan trọng trong buổi trình diễn cần được xác nhận bằng văn bản.

Bước 6: Thực hiện kiểm chứng chuyên sâu

Với các phương án vào danh sách cuối, doanh nghiệp có thể yêu cầu thử nghiệm khái niệm cho những nghiệp vụ có rủi ro cao.

Phạm vi thử nghiệm nên tập trung vào:

·         Quy trình đặc thù

·         Tích hợp phức tạp

·         Khối lượng giao dịch lớn

·         Cách tính quan trọng

·         Báo cáo bắt buộc

·         Chuyển đổi dữ liệu khó

·         Phân quyền nhiều cấp

Thử nghiệm không cần mô phỏng toàn bộ dự án. Mục tiêu là kiểm chứng những giả định có khả năng làm thay đổi quyết định.

Bước 7: Kiểm tra khách hàng tham chiếu

Khi trao đổi với khách hàng cũ của nhà cung cấp, doanh nghiệp nên hỏi:

·         Phạm vi ban đầu có thay đổi nhiều không

·         Tiến độ thực tế so với kế hoạch

·         Nguyên nhân phát sinh chi phí

·         Chất lượng đội ngũ triển khai

·         Mức độ đáp ứng sau vận hành

·         Số lượng tùy chỉnh

·         Khả năng nâng cấp

·         Chất lượng hỗ trợ

·         Điều nhà cung cấp làm tốt

·         Điều khách hàng sẽ làm khác nếu triển khai lại

Nên ưu tiên khách hàng có ngành, quy mô và độ phức tạp tương đương.

Bước 8: Đàm phán hợp đồng

Hợp đồng cần chuyển các cam kết bán hàng thành nghĩa vụ có thể kiểm chứng.

Các nội dung trọng yếu gồm:

·         Phạm vi công việc

·         Sản phẩm bàn giao

·         Tiêu chí nghiệm thu

·         Kế hoạch và mốc thanh toán

·         Trách nhiệm của mỗi bên

·         Quy trình quản lý thay đổi

·         Mức dịch vụ

·         Bảo mật và xử lý dữ liệu

·         Quyền sở hữu dữ liệu

·         Quyền sở hữu phần tùy chỉnh

·         Điều kiện nâng cấp

·         Kiểm soát tăng giá

·         Điều kiện chấm dứt

·         Hỗ trợ chuyển đổi sang nhà cung cấp khác

·         Cơ chế xử lý vi phạm

Không nên thanh toán chỉ dựa trên thời gian trôi qua. Mốc thanh toán nên gắn với sản phẩm bàn giao và tiêu chí nghiệm thu rõ ràng.

Bước 9: Ra quyết định trên cơ sở tổng hợp

Kết quả chấm điểm là đầu vào quan trọng nhưng không phải công cụ thay thế hoàn toàn phán đoán quản trị.

Quyết định cuối cùng cần tổng hợp:

·         Điểm định lượng

·         Yêu cầu bắt buộc

·         Rủi ro chưa được xử lý

·         Kết quả trình diễn

·         Kết quả thử nghiệm

·         Phản hồi khách hàng tham chiếu

·         Mức độ tin cậy của kế hoạch

·         Điều khoản hợp đồng

·         Khả năng hợp tác giữa hai đội ngũ

Mọi trường hợp chọn nhà cung cấp không có điểm cao nhất cần được giải thích bằng lý do và bằng chứng cụ thể.

Những dấu hiệu cảnh báo cần nhận diện

Doanh nghiệp nên thận trọng khi xuất hiện các dấu hiệu sau:

·         Nhà cung cấp cam kết đáp ứng mọi yêu cầu nhưng không giải thích cách thực hiện

·         Bản trình diễn không đi theo kịch bản của doanh nghiệp

·         Báo giá thấp nhưng có nhiều giả định và nội dung loại trừ

·         Phần lớn nghiệp vụ quan trọng cần tùy chỉnh

·         Không xác định được đội ngũ triển khai

·         Từ chối cung cấp khách hàng tham chiếu phù hợp

·         Kế hoạch triển khai ngắn nhưng thiếu phân bổ nguồn lực

·         Không làm rõ trách nhiệm chuyển đổi dữ liệu

·         Không có tiêu chí nghiệm thu cụ thể

·         Mức dịch vụ chỉ cam kết thời gian phản hồi

·         Không nêu được cách xuất dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng

·         Tính năng tương lai được trình bày như chức năng hiện có

·         Cam kết quan trọng chỉ tồn tại trong trao đổi miệng

·         Chi phí thay đổi phạm vi không có nguyên tắc tính

·         Nhà cung cấp gây áp lực ký hợp đồng trước khi hoàn thành kiểm chứng

Một dấu hiệu riêng lẻ chưa chắc đủ để loại bỏ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nhiều dấu hiệu xuất hiện đồng thời cho thấy rủi ro thực hiện và rủi ro phụ thuộc đang tăng.

Cách xây dựng bảng chấm điểm hiệu quả

Bảng chấm điểm chỉ có giá trị khi tiêu chí đủ cụ thể và bằng chứng được chuẩn hóa.

Mỗi dòng đánh giá nên bao gồm:

1.    Mã tiêu chí

2.    Nội dung yêu cầu

3.    Mức độ ưu tiên

4.    Trọng số

5.    Thang điểm

6.    Bằng chứng yêu cầu

7.    Điểm của từng nhà cung cấp

8.    Nhận xét của nhóm đánh giá

9.    Rủi ro còn lại

10.  Người phê duyệt

Để hạn chế đánh giá cảm tính, doanh nghiệp nên yêu cầu các thành viên chấm điểm độc lập trước khi thảo luận. Khi điểm số chênh lệch lớn, nhóm cần xem lại bằng chứng thay vì chỉ lấy trung bình.

Cũng cần tránh độ chính xác giả. Chênh lệch rất nhỏ giữa hai tổng điểm không nhất thiết chứng minh một nhà cung cấp vượt trội. Trong trường hợp điểm gần nhau, doanh nghiệp nên tập trung vào yêu cầu bắt buộc, rủi ro triển khai, điều khoản hợp đồng và chất lượng đội ngũ thực tế.

Các sai lầm thường gặp khi chọn nhà cung cấp ERP

Chọn theo thương hiệu

Thương hiệu có thể phản ánh mức độ hiện diện trên thị trường, nhưng không bảo đảm giải pháp phù hợp với quy trình, ngân sách và năng lực triển khai của doanh nghiệp.

Chọn theo giá thấp nhất

Giá thấp có thể đi kèm phạm vi hẹp, nhiều công việc loại trừ hoặc chi phí phát sinh cao. Cần so sánh tổng chi phí sở hữu trên cùng giả định.

Để một phòng ban quyết định

ERP tác động đến nhiều đơn vị. Một phòng ban có thể tối ưu lợi ích cục bộ nhưng bỏ qua ảnh hưởng đến chuỗi quy trình tổng thể.

Tập trung vào tính năng thay vì kết quả

Danh sách tính năng dài không chứng minh hệ thống tạo ra quy trình tốt hơn. Cần đánh giá luồng nghiệp vụ, dữ liệu đầu ra và khả năng xử lý ngoại lệ.

Đánh giá sản phẩm nhưng bỏ qua đội ngũ

Phần mềm tốt vẫn có thể thất bại nếu đội ngũ tư vấn không hiểu nghiệp vụ, quản lý dự án yếu hoặc hỗ trợ không đầy đủ.

Chấp nhận quá nhiều tùy chỉnh

Tùy chỉnh giải quyết nhanh một yêu cầu hiện tại nhưng có thể làm tăng chi phí bảo trì và cản trở nâng cấp trong tương lai.

Không kiểm tra điều kiện rút lui

Doanh nghiệp thường chú ý giai đoạn bắt đầu mà bỏ qua quyền xuất dữ liệu, hỗ trợ chuyển đổi và chi phí khi chấm dứt hợp đồng.

Nguyên tắc ra quyết định cuối cùng

Một nhà cung cấp ERP phù hợp cần thỏa mãn đồng thời bốn điều kiện:

1.    Đáp ứng nghiệp vụ cốt lõi bằng chức năng tiêu chuẩn hoặc cấu hình hợp lý

2.    Có năng lực triển khai được kiểm chứng qua đội ngũ, phương pháp và khách hàng tham chiếu

3.    Có mô hình chi phí và hợp đồng minh bạch để doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tài chính

4.    Có khả năng đồng hành dài hạn về hỗ trợ, bảo mật, mở rộng và khả năng chuyển đổi khi cần thiết

Không nên dùng điểm tổng hợp để bù cho một thiếu hụt mang tính loại trừ. Chẳng hạn, giải pháp không đáp ứng yêu cầu pháp lý, không bảo vệ được dữ liệu trọng yếu hoặc không xử lý được nghiệp vụ cốt lõi phải bị loại dù có giá thấp và giao diện tốt.

Ngược lại, giải pháp có điểm kỹ thuật cao nhất cũng chưa chắc là lựa chọn tốt nhất nếu doanh nghiệp không đủ nguồn lực triển khai hoặc tổng chi phí vượt quá khả năng đầu tư. Sự phù hợp phải được đánh giá trong bối cảnh mục tiêu, quy mô, năng lực quản trị và mức độ chấp nhận rủi ro của chính doanh nghiệp.

Lựa chọn nhà cung cấp ERP là quá trình kiểm chứng sự phù hợp giữa nhu cầu doanh nghiệp, năng lực sản phẩm và khả năng thực hiện của đối tác. Một quy trình tốt phải bắt đầu từ yêu cầu rõ ràng, sử dụng tiêu chí có trọng số, đánh giá qua kịch bản nghiệp vụ, kiểm tra khách hàng tham chiếu và chuyển toàn bộ cam kết quan trọng vào hợp đồng.

Nhà cung cấp phù hợp không chỉ chứng minh hệ thống có thể làm gì. Họ phải chứng minh cách triển khai, điều kiện để đạt kết quả, giới hạn của giải pháp và trách nhiệm khi phát sinh vấn đề. Khi quyết định dựa trên bằng chứng thay vì thương hiệu, giá thấp hoặc màn trình diễn, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể rủi ro và tạo nền tảng tốt hơn cho dự án ERP.