Doanh nghiệp nên dành bao nhiêu vốn dự phòng?

Tuy nhiên, đây không phải một tiêu chuẩn bắt buộc hay công thức áp dụng cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp có doanh thu ổn định, chi phí linh hoạt và hạn mức tín dụng sẵn có có thể chỉ cần dự phòng khoảng 1–3 tháng. Ngược lại, doanh nghiệp có doanh thu theo mùa, chi phí cố định cao, chu kỳ thu tiền dài hoặc khó vay vốn có thể cần 6–12 tháng.

Điểm quan trọng là vốn dự phòng phải được xác định theo rủi ro dòng tiền thực tế, không chỉ dựa trên doanh thu, lợi nhuận kế toán hoặc một tỷ lệ phần trăm vốn điều lệ.

Vốn dự phòng doanh nghiệp là gì?

Vốn dự phòng doanh nghiệp là phần tiền hoặc tài sản có tính thanh khoản cao được dành riêng để duy trì hoạt động khi xuất hiện sự kiện bất lợi, chẳng hạn:

·         Doanh thu giảm đột ngột

·         Khách hàng thanh toán chậm

·         Mất khách hàng lớn

·         Chuỗi cung ứng bị gián đoạn

·         Chi phí nguyên liệu hoặc vận chuyển tăng mạnh

·         Máy móc cần sửa chữa khẩn cấp

·         Doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động

·         Khoản vay đến hạn trong khi dòng tiền chưa về

Khoản dự phòng này nên được phân biệt với ngân sách đầu tư, tiền dùng để mở rộng kinh doanh và số dư tiền mặt phục vụ giao dịch hằng ngày.

Một doanh nghiệp có thể có nhiều tiền trong tài khoản nhưng vẫn thiếu vốn dự phòng nếu phần lớn số tiền đó đã được dành cho thuế, tiền lương, thanh toán nhà cung cấp hoặc dự án đầu tư sắp triển khai.

Vì vậy, vốn dự phòng cần đáp ứng ba đặc điểm:

·         Có thể sử dụng nhanh khi xảy ra gián đoạn

·         Không bị ràng buộc cho một nghĩa vụ thông thường khác

·         Đủ để bảo vệ các hoạt động thiết yếu trong một khoảng thời gian xác định

Không có một tỷ lệ dự phòng đúng cho mọi doanh nghiệp

Mức dự phòng không nên được xác định đơn thuần bằng 5%, 10% hay 20% doanh thu. Doanh thu không phản ánh chính xác số tiền doanh nghiệp cần để tồn tại trong giai đoạn khủng hoảng.

Hai doanh nghiệp cùng đạt doanh thu 10 tỷ đồng mỗi năm có thể cần quỹ dự phòng rất khác nhau:

·         Doanh nghiệp dịch vụ có thể thuê nhân sự theo dự án, không giữ hàng tồn kho và thu tiền trước

·         Doanh nghiệp sản xuất có thể phải duy trì nhà xưởng, máy móc, nhân sự kỹ thuật, nguyên liệu và các khoản vay dài hạn

Ngay cả khi doanh thu bằng nhau, doanh nghiệp sản xuất thường có mức chi phí không thể cắt giảm trong ngắn hạn lớn hơn. Vì vậy, số tháng bảo vệ và số vốn cần dự phòng cũng cao hơn.

Dữ liệu của JPMorgan Chase Institute từng cho thấy doanh nghiệp nhỏ trung vị chỉ nắm giữ lượng tiền đủ trang trải khoảng 27 ngày dòng tiền ra; 25% doanh nghiệp có không quá 13 ngày dự phòng, trong khi nhóm 25% cao nhất có trên 62 ngày. Đây là dữ liệu mô tả tình trạng thanh khoản thực tế, không phải mức dự phòng được khuyến nghị. Tuy nhiên, kết quả cho thấy việc chỉ giữ lượng tiền đủ hoạt động chưa đến một tháng có thể khiến doanh nghiệp dễ tổn thương khi dòng tiền vào bị gián đoạn.

Khoảng vốn dự phòng tham khảo

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách lựa chọn khoảng thời gian bảo vệ tương ứng với đặc điểm vận hành.

Dự phòng 1–3 tháng chi phí thiết yếu

Khoảng này có thể phù hợp khi doanh nghiệp:

·         Có doanh thu định kỳ và tương đối ổn định

·         Thu tiền nhanh hoặc thu tiền trước

·         Có tỷ lệ chi phí biến đổi cao

·         Có thể giảm chi phí nhanh khi doanh thu giảm

·         Không phụ thuộc vào một vài khách hàng lớn

·         Có hạn mức tín dụng đã được phê duyệt và có thể sử dụng

·         Chủ sở hữu có khả năng bổ sung vốn trong trường hợp cần thiết

Mức 1–3 tháng vẫn có thể quá thấp nếu doanh nghiệp cần nhiều thời gian để khôi phục doanh thu sau sự cố.

Dự phòng 3–6 tháng chi phí thiết yếu

Đây là khoảng tham khảo phù hợp hơn với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa có hoạt động tương đối ổn định nhưng vẫn phải đối mặt với biến động thị trường thông thường.

Khoảng này tạo thêm thời gian để doanh nghiệp:

·         Thu hồi công nợ

·         Điều chỉnh chi phí

·         Tìm khách hàng thay thế

·         Đàm phán với nhà cung cấp

·         Hoàn thành hồ sơ vay vốn

·         Khắc phục sự cố vận hành

·         Tái cơ cấu kế hoạch kinh doanh

Doanh nghiệp không nhất thiết phải tích lũy ngay toàn bộ sáu tháng. Quỹ có thể được xây dựng từng bước thông qua khoản trích cố định hằng tháng hoặc một tỷ lệ dòng tiền tự do.

Dự phòng 6–12 tháng chi phí thiết yếu

Mức cao hơn có thể cần thiết khi doanh nghiệp:

·         Có doanh thu theo mùa hoặc biến động mạnh

·         Phụ thuộc vào một số ít khách hàng

·         Có chu kỳ bán hàng và thu tiền dài

·         Phải duy trì hàng tồn kho lớn

·         Có chi phí thuê mặt bằng, tiền lương hoặc trả nợ cao

·         Hoạt động trong ngành dễ bị gián đoạn bởi chính sách, thời tiết hoặc chuỗi cung ứng

·         Khó tiếp cận tín dụng trong thời gian ngắn

·         Cần thời gian dài để khôi phục hoạt động

·         Đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh nhưng dòng tiền chưa ổn định

Giữ dự phòng cao giúp tăng khả năng chống chịu nhưng cũng có chi phí cơ hội. Tiền nhàn rỗi quá lớn có thể làm giảm hiệu quả sử dụng vốn nếu doanh nghiệp bỏ lỡ các khoản đầu tư mang lại lợi nhuận hợp lý.

Công thức xác định mức vốn dự phòng

Thay vì áp dụng một tỷ lệ cố định, doanh nghiệp có thể sử dụng công thức:

Vốn dự phòng mục tiêu = Chi phí tiền mặt thiết yếu hằng tháng × Số tháng bảo vệ Chi phí sự cố dự kiến − Nguồn thanh khoản đáng tin cậy

Trong đó, mỗi thành phần cần được xác định thận trọng.

Chi phí tiền mặt thiết yếu hằng tháng

Đây là những khoản doanh nghiệp vẫn phải thanh toán để duy trì khả năng hoạt động tối thiểu, kể cả khi doanh thu giảm đáng kể.

Chi phí thiết yếu thường gồm:

·         Tiền lương của nhân sự cốt lõi

·         Tiền thuê mặt bằng, nhà xưởng hoặc kho

·         Điện, nước, viễn thông và phần mềm thiết yếu

·         Bảo hiểm

·         Thuế và nghĩa vụ bắt buộc đến hạn

·         Khoản trả nợ gốc và lãi

·         Chi phí bảo trì tối thiểu

·         Nguyên liệu cần thiết để hoàn thành đơn hàng đã cam kết

·         Chi phí pháp lý, kế toán và tuân thủ bắt buộc

Không nên đưa toàn bộ chi phí hiện tại vào công thức nếu một số khoản có thể dừng ngay khi khủng hoảng xảy ra. Ngược lại, cũng không nên loại bỏ những khoản khó cắt giảm chỉ vì chúng không trực tiếp tạo ra doanh thu.

Số tháng bảo vệ

Số tháng bảo vệ phải phản ánh thời gian doanh nghiệp cần để thích ứng hoặc phục hồi, không chỉ phản ánh mong muốn chủ quan của người quản lý.

Doanh nghiệp có thể ước tính bằng câu hỏi:

Nếu dòng tiền vào giảm mạnh từ tháng tới, doanh nghiệp cần bao lâu để giảm chi phí, tìm nguồn doanh thu mới hoặc nhận được nguồn tài trợ thay thế?

Thời gian này có thể chỉ là hai tháng đối với doanh nghiệp có mô hình linh hoạt, nhưng có thể kéo dài sáu tháng hoặc hơn đối với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc kinh doanh theo mùa.

Chi phí sự cố dự kiến

Ngoài chi phí hoạt động thông thường, doanh nghiệp nên bổ sung các khoản chi một lần có khả năng phát sinh, chẳng hạn:

·         Sửa chữa hoặc thay thế thiết bị quan trọng

·         Khắc phục sự cố công nghệ

·         Di chuyển địa điểm

·         Thuê chuyên gia xử lý pháp lý hoặc an ninh mạng

·         Mua nguyên liệu thay thế với giá cao

·         Chi phí tuyển dụng lại nhân sự chủ chốt

Khoản này nên dựa trên kịch bản rủi ro cụ thể thay vì một con số tùy ý.

Nguồn thanh khoản đáng tin cậy

Doanh nghiệp có thể khấu trừ một phần nguồn vốn sẵn có khỏi nhu cầu dự phòng, nhưng chỉ khi nguồn đó thực sự có thể sử dụng trong khủng hoảng.

Nguồn thanh khoản có thể gồm:

·         Hạn mức tín dụng đã được phê duyệt

·         Tiền gửi có thể rút ngay

·         Chứng khoán ngắn hạn có khả năng chuyển đổi nhanh

·         Cam kết góp vốn có tính ràng buộc

·         Khoản phải thu có chất lượng cao và thời hạn thu rõ ràng

Không nên tính toàn bộ giá trị hàng tồn kho, tài sản cố định hoặc hạn mức vay chưa được phê duyệt là vốn dự phòng. Những tài sản này có thể khó chuyển thành tiền hoặc bị giảm giá đúng lúc doanh nghiệp cần thanh khoản nhất.

Các khảo sát doanh nghiệp nhỏ cũng cho thấy nhiều doanh nghiệp thường xuyên sử dụng nguồn tài trợ bên ngoài, trong khi các khoản vay có thể gắn với bảo lãnh cá nhân hoặc tài sản doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa tín dụng có thể hỗ trợ thanh khoản nhưng không phải lúc nào cũng là sự thay thế an toàn cho tiền dự phòng.

Ví dụ tính vốn dự phòng

Giả sử một doanh nghiệp có các khoản chi tiền mặt thiết yếu mỗi tháng:

·         Tiền lương nhân sự cốt lõi: 300 triệu đồng

·         Tiền thuê và tiện ích: 80 triệu đồng

·         Trả nợ: 70 triệu đồng

·         Phần mềm, bảo hiểm và chi phí tuân thủ: 30 triệu đồng

·         Nguyên liệu tối thiểu: 120 triệu đồng

Tổng chi phí thiết yếu là 600 triệu đồng mỗi tháng.

Doanh nghiệp lựa chọn thời gian bảo vệ bốn tháng, dự kiến cần thêm 300 triệu đồng để xử lý sự cố thiết bị và có hạn mức tín dụng chắc chắn 500 triệu đồng.

Mức dự phòng mục tiêu là:

600 triệu × 4 300 triệu − 500 triệu = 2,2 tỷ đồng

Nếu doanh nghiệp không chắc hạn mức tín dụng vẫn được duy trì khi tình hình xấu đi, nên áp dụng hệ số thận trọng. Chẳng hạn, chỉ ghi nhận 50% hạn mức:

600 triệu × 4 300 triệu − 250 triệu = 2,45 tỷ đồng

Cách tính thứ hai tạo biên an toàn lớn hơn vì không giả định toàn bộ nguồn tín dụng luôn có thể sử dụng.

Các yếu tố làm tăng mức vốn cần dự phòng

Dòng tiền biến động

Doanh thu bình quân có thể ổn định trong cả năm nhưng biến động lớn giữa các tháng. Doanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu dòng tiền theo tháng hoặc theo tuần để nhận diện giai đoạn thiếu hụt lớn nhất.

Mức dự phòng cần tăng khi khoảng cách giữa tháng có dòng tiền cao nhất và thấp nhất lớn, đặc biệt nếu doanh nghiệp vẫn phải duy trì chi phí cố định trong tháng thấp điểm.

Công nợ phải thu kéo dài

Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu chưa có nghĩa đã nhận được tiền. Nếu khách hàng thường thanh toán sau 60–90 ngày, doanh nghiệp phải tự tài trợ chi phí trong thời gian chờ thu tiền.

Rủi ro còn cao hơn khi phần lớn công nợ tập trung vào một vài khách hàng. Chỉ cần một khách hàng lớn trả chậm, nhu cầu vốn lưu động có thể tăng đột ngột.

Tỷ lệ chi phí cố định cao

Chi phí biến đổi có thể giảm theo sản lượng, còn tiền thuê, lương nhân sự cốt lõi, bảo hiểm và nghĩa vụ trả nợ thường khó điều chỉnh trong ngắn hạn.

Do đó, doanh nghiệp có tỷ lệ chi phí cố định cao thường cần nhiều tháng dự phòng hơn doanh nghiệp có cấu trúc chi phí linh hoạt.

Khả năng tiếp cận vốn hạn chế

Một doanh nghiệp có báo cáo tài chính minh bạch, tài sản bảo đảm và quan hệ tín dụng tốt có thể huy động vốn nhanh hơn. Ngược lại, doanh nghiệp mới thành lập hoặc dòng tiền không ổn định có thể khó vay đúng lúc cần tiền nhất.

Khả năng vay vốn nên được xem là lớp bảo vệ bổ sung, không phải lý do để không xây dựng quỹ dự phòng.

Mức độ tập trung doanh thu

Nếu một khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu, việc mất khách hàng đó có thể tạo ra cú sốc kéo dài. Doanh nghiệp nên xây dựng kịch bản mất khách hàng lớn nhất và tính thời gian cần thiết để thay thế doanh thu.

Tốc độ phục hồi của ngành

Doanh nghiệp dịch vụ số có thể điều chỉnh sản phẩm và tiếp cận khách hàng mới tương đối nhanh. Doanh nghiệp có nhà máy, giấy phép chuyên ngành hoặc chu kỳ hợp đồng dài thường cần nhiều thời gian hơn để phục hồi.

Thời gian phục hồi càng dài, số tháng bảo vệ càng phải lớn.

Ba kịch bản cần kiểm tra trước khi chốt mức dự phòng

Doanh nghiệp không nên chỉ lập một dự báo dòng tiền cơ sở. Ít nhất ba kịch bản nên được mô phỏng.

Kịch bản suy giảm vừa phải

Ví dụ:

·         Doanh thu giảm 20%

·         Khách hàng trả chậm thêm 15 ngày

·         Chi phí đầu vào tăng 5%

·         Doanh nghiệp vẫn tiếp cận được tín dụng

Kịch bản này giúp đánh giá khả năng chịu đựng trước biến động thông thường.

Kịch bản nghiêm trọng

Ví dụ:

·         Doanh thu giảm 40–50%

·         Mất một khách hàng lớn

·         Công nợ kéo dài thêm 30–60 ngày

·         Doanh nghiệp chỉ cắt giảm được một phần chi phí

·         Hạn mức tín dụng bị thu hẹp

Đây nên là cơ sở quan trọng để xác định quỹ dự phòng mục tiêu.

Kịch bản gián đoạn hoàn toàn

Kịch bản này giả định dòng tiền vào gần như ngừng trong một thời gian xác định do sự cố vận hành, thiên tai, mất giấy phép, tấn công mạng hoặc đứt gãy chuỗi cung ứng.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần duy trì tiền mặt đủ cho toàn bộ kịch bản cực đoan. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải biết khoảng thiếu hụt tối đa và chuẩn bị trước phương án bảo hiểm, tín dụng hoặc huy động vốn.

Nên giữ vốn dự phòng ở đâu?

Vốn dự phòng phải ưu tiên khả năng tiếp cận và bảo toàn giá trị hơn lợi suất.

Doanh nghiệp có thể chia quỹ thành nhiều lớp:

·         Lớp sử dụng ngay cho 1–2 tháng chi phí, giữ trong tài khoản thanh toán hoặc tiền gửi có thể rút nhanh

·         Lớp trung hạn cho các tháng tiếp theo, giữ trong công cụ ngắn hạn có tính thanh khoản cao

·         Hạn mức tín dụng dự phòng, chỉ sử dụng sau khi phần tiền mặt trực tiếp giảm xuống ngưỡng cảnh báo

Không nên đầu tư phần dự phòng cốt lõi vào tài sản có biến động lớn hoặc tài sản cần nhiều thời gian để bán. Khi khủng hoảng xảy ra, doanh nghiệp có thể phải bán đúng thời điểm giá giảm.

Cách xây dựng quỹ dự phòng từng bước

Nếu chưa thể tích lũy đủ mức mục tiêu, doanh nghiệp có thể triển khai theo ba mốc:

1.    Tích lũy đủ một tháng chi phí thiết yếu

2.    Nâng lên mức tối thiểu ba tháng

3.    Tiếp tục tích lũy đến mức mục tiêu dựa trên kịch bản rủi ro

Nguồn bổ sung quỹ có thể đến từ:

·         Trích một tỷ lệ dòng tiền tự do mỗi tháng

·         Phân bổ một phần lợi nhuận sau thuế

·         Giữ lại tiền từ các tháng cao điểm

·         Bán tài sản không còn cần thiết

·         Giảm hàng tồn kho dư thừa

·         Rút ngắn thời gian thu công nợ

·         Đàm phán lại lịch thanh toán với nhà cung cấp

Doanh nghiệp nên thiết lập quy tắc sử dụng rõ ràng. Quỹ chỉ được rút khi xuất hiện sự kiện đã định nghĩa hoặc khi dòng tiền giảm xuống dưới ngưỡng cảnh báo, không dùng để bù cho các khoản đầu tư chưa được lập kế hoạch.

Khi nào cần điều chỉnh mức vốn dự phòng?

Mức dự phòng phải được rà soát định kỳ và sau các thay đổi quan trọng, chẳng hạn:

·         Doanh nghiệp tuyển thêm nhiều nhân sự

·         Thuê nhà xưởng hoặc mặt bằng mới

·         Vay thêm nợ

·         Doanh thu trở nên tập trung hơn

·         Chuyển sang mô hình thu tiền chậm hơn

·         Mở rộng sang thị trường mới

·         Tăng lượng hàng tồn kho

·         Mất hạn mức tín dụng

·         Chi phí cố định tăng đáng kể

·         Rủi ro ngành hoặc chuỗi cung ứng thay đổi

Có thể rà soát hằng quý đối với doanh nghiệp nhỏ và hằng tháng đối với doanh nghiệp có dòng tiền biến động mạnh.

Chỉ tiêu nên được theo dõi không phải là số dư tuyệt đối mà là:

Số ngày dự phòng = Tiền dự phòng khả dụng ÷ Chi phí tiền mặt thiết yếu bình quân mỗi ngày

Chỉ tiêu này cho biết doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động thiết yếu bao lâu nếu dòng tiền vào bị gián đoạn.

Mức vốn dự phòng hợp lý không phải con số lớn nhất doanh nghiệp có thể tích lũy, mà là số tiền đủ bảo vệ hoạt động trong một kịch bản suy giảm thực tế mà không giữ quá nhiều vốn nhàn rỗi.

Khoảng 3–6 tháng chi phí tiền mặt thiết yếu là điểm khởi đầu phù hợp cho nhiều doanh nghiệp, nhưng mức cuối cùng phải được điều chỉnh theo biến động doanh thu, tỷ lệ chi phí cố định, chu kỳ thu tiền, mức độ tập trung khách hàng, thời gian phục hồi và khả năng tiếp cận nguồn vốn.

Cách đáng tin cậy nhất là xây dựng dự báo dòng tiền theo nhiều kịch bản, xác định mức thiếu hụt lớn nhất và duy trì quỹ dự phòng đủ để xử lý khoảng thiếu hụt đó cùng một biên an toàn hợp lý.