Cách ước tính chi phí dự án

Muốn ước tính chính xác, không nên bắt đầu bằng một con số tổng quát. Cách đáng tin cậy hơn là chia hoạt động vận hành thành từng cấu phần, xác định đơn vị tính, khối lượng, đơn giá và thời gian sử dụng, sau đó kiểm tra kết quả bằng dữ liệu thực tế hoặc các kịch bản biến động.

Xác định phạm vi chi phí cần ước tính

Sai lệch thường xuất hiện ngay từ bước xác định phạm vi. Một dự án có thể hoàn thành giai đoạn triển khai nhưng vẫn phát sinh chi phí trong thời gian bảo hành, vận hành thử, hỗ trợ người dùng hoặc duy trì hệ thống. Nếu chỉ tính chi phí đến ngày bàn giao, ngân sách vận hành sẽ bị đánh giá thấp.

Trước khi lập dự toán, cần xác định rõ:

·         Thời điểm bắt đầu và kết thúc giai đoạn vận hành

·         Sản phẩm, hệ thống hoặc địa điểm thuộc phạm vi dự án

·         Số người dùng, khách hàng hoặc đơn vị được phục vụ

·         Mức công suất dự kiến

·         Tiêu chuẩn chất lượng và thời gian đáp ứng

·         Hoạt động do nội bộ thực hiện và hoạt động thuê ngoài

·         Chi phí đã nằm trong ngân sách đầu tư và chi phí phải tính riêng

Phạm vi nên được mô tả bằng các đại lượng có thể đo lường. Chẳng hạn, thay vì ghi “vận hành hệ thống”, có thể xác định “duy trì hệ thống cho 500 người dùng trong 12 tháng, hỗ trợ trong giờ hành chính và sao lưu dữ liệu hằng ngày”.

Mức độ rõ ràng này giúp tránh hai lỗi phổ biến: bỏ sót đầu việc và tính trùng một khoản chi phí ở nhiều nhóm ngân sách.

Phân loại các nhóm chi phí vận hành

Sau khi xác định phạm vi, cần lập danh mục đầy đủ các nguồn lực phục vụ vận hành. Có thể phân loại theo hành vi chi phí để việc tính toán và cập nhật thuận tiện hơn.

Chi phí cố định

Chi phí cố định ít thay đổi trong phạm vi công suất dự kiến, ví dụ:

·         Lương bộ phận quản lý thường trực

·         Tiền thuê văn phòng hoặc mặt bằng

·         Phí bản quyền tối thiểu

·         Phí bảo trì định kỳ

·         Phí kiểm toán hoặc chứng nhận

·         Chi phí quản trị dự án

Chi phí cố định không có nghĩa là bất biến trong toàn bộ vòng đời. Khi dự án vượt một ngưỡng công suất, tổ chức có thể phải thuê thêm địa điểm, mua thêm gói dịch vụ hoặc bổ sung nhân sự quản lý.

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi thay đổi theo khối lượng hoạt động, chẳng hạn:

·         Vật tư tiêu hao

·         Điện, nước hoặc nhiên liệu

·         Phí giao dịch

·         Phí lưu trữ và truyền dữ liệu

·         Chi phí hỗ trợ theo số lượng yêu cầu

·         Chi phí vận chuyển theo số đơn hàng

Nhóm này cần một yếu tố kích hoạt chi phí, còn gọi là biến số dẫn dắt chi phí. Đó có thể là số người dùng, số giờ máy chạy, số sản phẩm, số giao dịch hoặc số yêu cầu hỗ trợ.

Chi phí bán biến đổi

Một số khoản có phần cơ bản cố định và phần phát sinh theo mức sử dụng. Ví dụ, dịch vụ phần mềm có phí thuê bao tối thiểu cộng thêm phí theo số tài khoản; hạ tầng điện toán có phí nền tảng cộng chi phí theo dung lượng sử dụng.

Có thể tính bằng công thức:

Chi phí bán biến đổi = Phí cơ bản Đơn giá biến đổi × Khối lượng sử dụng

Phân loại đúng giúp người quản lý hiểu khoản nào tăng theo quy mô và khoản nào chỉ thay đổi khi dự án vượt một ngưỡng nhất định.

Bóc tách chi phí theo nguồn lực và thời gian

Phương pháp phù hợp với phần lớn dự án là ước tính từ dưới lên. Mỗi hoạt động vận hành được chia thành các nguồn lực cụ thể, sau đó tính chi phí cho từng nguồn lực.

Công thức cơ bản:

Chi phí hoạt động = Khối lượng × Đơn giá × Thời gian

Tổng chi phí vận hành cơ sở được tính như sau:

Chi phí vận hành cơ sở = Chi phí nhân sự Chi phí hạ tầng Chi phí vật tư Chi phí dịch vụ Chi phí quản lý Các chi phí trực tiếp khác

Tính chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự không nên chỉ dựa trên lương nhận được. Đơn giá đầy đủ có thể bao gồm:

·         Tiền lương

·         Các khoản đóng góp của doanh nghiệp

·         Phụ cấp

·         Thiết bị làm việc

·         Không gian làm việc

·         Chi phí tuyển dụng và đào tạo

·         Chi phí quản lý liên quan

Có thể tính theo giờ:

Chi phí nhân sự = Số người × Số giờ làm việc × Đơn giá đầy đủ mỗi giờ

Hoặc theo tỷ lệ phân bổ:

Chi phí nhân sự = Chi phí đầy đủ mỗi tháng × Tỷ lệ thời gian dành cho dự án × Số tháng

Ví dụ, một nhân sự có tổng chi phí đầy đủ 30 triệu đồng mỗi tháng, dành 40% thời gian cho dự án trong 12 tháng. Chi phí phân bổ cho dự án là:

30 triệu × 40% × 12 = 144 triệu đồng

Nếu một người cùng tham gia nhiều dự án, tỷ lệ phân bổ cần được kiểm tra để tổng thời gian không vượt quá năng lực thực tế.

Tính chi phí hạ tầng và dịch vụ

Chi phí hạ tầng nên gắn với công suất sử dụng thay vì chỉ sao chép mức chi của kỳ trước. Với máy chủ, kho bãi, thiết bị hoặc phương tiện, cần xác định:

·         Số lượng cần sử dụng

·         Công suất trung bình và công suất cao điểm

·         Thời gian hoạt động

·         Chi phí thuê hoặc khấu hao

·         Chi phí điện, bảo trì và sửa chữa

·         Mức dự phòng công suất

Đối với dịch vụ thuê ngoài, cần kiểm tra đơn giá đã bao gồm thuế, hỗ trợ, nâng cấp, triển khai và phí vượt hạn mức hay chưa. Một mức giá ban đầu thấp có thể không phản ánh tổng chi phí khi dự án tăng quy mô.

Lập mô hình tổng chi phí vận hành

Sau khi bóc tách các khoản chi, cần đưa chúng vào một mô hình thống nhất. Mô hình tối thiểu nên có các trường:

·         Nhóm chi phí

·         Hoạt động

·         Nguồn lực

·         Đơn vị tính

·         Khối lượng

·         Đơn giá

·         Tần suất

·         Số kỳ

·         Thành tiền

·         Cơ sở ước tính

·         Người chịu trách nhiệm

·         Mức độ chắc chắn

Công thức tổng quát:

Tổng chi phí vận hành dự kiến = Chi phí cố định Chi phí biến đổi Chi phí bán biến đổi Dự phòng

Nếu dự án kéo dài nhiều năm, nên tách chi phí theo từng năm vì đơn giá, sản lượng và nhu cầu nguồn lực có thể thay đổi.

Ví dụ, một dự án vận hành trong 12 tháng có dự toán cơ sở:

Nếu dự phòng rủi ro được xác định là 10% chi phí cơ sở:

Dự phòng = 1,17 tỷ × 10% = 117 triệu đồng

Khi đó:

Tổng ngân sách vận hành dự kiến = 1,17 tỷ 117 triệu = 1,287 tỷ đồng

Tỷ lệ dự phòng không nên được chọn tùy ý. Nó phải phản ánh các rủi ro đã nhận diện, mức độ biến động của đơn giá và độ chắc chắn của dữ liệu đầu vào.

Tính dự phòng theo rủi ro và kịch bản

Dự phòng là khoản ngân sách dành cho sự không chắc chắn trong phạm vi đã biết. Nó không thay thế cho việc lập dự toán thiếu chi tiết.

Một cách tính có cơ sở là sử dụng giá trị tiền tệ kỳ vọng:

Chi phí rủi ro kỳ vọng = Xác suất xảy ra × Tác động tài chính

Giả sử dự án có ba rủi ro:

Tổng dự phòng định lượng là:

36 36 15 = 87 triệu đồng

Ngoài dự phòng theo từng rủi ro, nên xây dựng ít nhất ba kịch bản:

Kịch bản cơ sở

Sử dụng khối lượng và đơn giá có khả năng xảy ra cao nhất.

Kịch bản thuận lợi

Giả định nhu cầu nguồn lực thấp hơn, hiệu suất tốt hơn hoặc đơn giá ít biến động.

Kịch bản bất lợi

Phản ánh công suất cao, giá đầu vào tăng, hiệu suất thấp hoặc phát sinh thêm nguồn lực.

Có thể biểu diễn:

Chi phí kịch bản = Chi phí cố định Đơn giá biến đổi × Khối lượng của kịch bản Dự phòng tương ứng

Phân tích kịch bản cho biết ngân sách có thể thay đổi đến mức nào và yếu tố nào ảnh hưởng mạnh nhất. Đây là thông tin quan trọng hơn một con số dự toán đơn lẻ.

Kiểm tra độ tin cậy của kết quả ước tính

Một dự toán chi tiết vẫn có thể sai nếu đơn giá hoặc khối lượng đầu vào thiếu thực tế. Vì vậy, kết quả cần được kiểm tra bằng nhiều phương pháp.

So sánh với dữ liệu tương tự

Có thể đối chiếu với:

·         Chi phí thực tế của dự án trước

·         Hợp đồng hoặc báo giá gần nhất

·         Mức tiêu thụ thực tế của hệ thống tương tự

·         Năng suất lịch sử của đội ngũ

·         Chi phí trên mỗi đơn vị đầu ra

Khi sử dụng dữ liệu cũ, cần điều chỉnh theo khác biệt về quy mô, phạm vi, thời gian, yêu cầu chất lượng và đơn giá.

Kiểm tra chi phí đơn vị

Một số chỉ số hữu ích gồm:

Chi phí trên mỗi người dùng = Tổng chi phí vận hành ÷ Số người dùng

Chi phí trên mỗi giao dịch = Tổng chi phí vận hành ÷ Số giao dịch

Chi phí trên mỗi sản phẩm = Tổng chi phí vận hành ÷ Số sản phẩm

Chi phí vận hành theo tháng = Tổng chi phí vận hành năm ÷ 12

Các chỉ số này giúp phát hiện trường hợp tổng ngân sách có vẻ hợp lý nhưng chi phí trên một đơn vị lại bất thường.

Phân tích độ nhạy

Phân tích độ nhạy kiểm tra điều gì xảy ra khi một giả định thay đổi.

Ví dụ, nếu chi phí nhân sự chiếm 60% ngân sách và đơn giá nhân sự tăng 8%, tác động lên tổng ngân sách trước các thay đổi khác sẽ xấp xỉ:

60% × 8% = 4,8%

Nếu tổng ngân sách cơ sở là 1,17 tỷ đồng, phần tăng tương ứng khoảng:

1,17 tỷ × 4,8% = 56,16 triệu đồng

Nhờ đó, người quản lý biết giả định nào cần được kiểm soát chặt và khoản nào ít ảnh hưởng đến kết quả.

Theo dõi và cập nhật chi phí trong quá trình vận hành

Ước tính chi phí không kết thúc khi ngân sách được phê duyệt. Dự toán cần được so sánh định kỳ với chi phí thực tế để phát hiện chênh lệch và cập nhật phần ngân sách còn lại.

Các đại lượng cơ bản gồm:

Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế − Chi phí ngân sách

Tỷ lệ chênh lệch = Chênh lệch chi phí ÷ Chi phí ngân sách × 100%

Chi phí dự báo khi hoàn thành = Chi phí đã phát sinh Chi phí ước tính cho phần công việc còn lại

Nếu chi phí thực tế thấp hơn ngân sách, chưa thể kết luận dự án đang tiết kiệm. Nguyên nhân có thể là một số hoạt động chưa được thực hiện, hóa đơn chưa ghi nhận hoặc khối lượng vận hành thấp hơn kế hoạch.

Khi rà soát, cần tách chênh lệch thành:

·         Chênh lệch do đơn giá

·         Chênh lệch do khối lượng

·         Chênh lệch do năng suất

·         Chênh lệch do thay đổi phạm vi

·         Chênh lệch do thời điểm ghi nhận

·         Chênh lệch do rủi ro phát sinh

Dự toán nên được cập nhật khi phạm vi, sản lượng, đơn giá hoặc mô hình vận hành thay đổi đáng kể. Việc giữ nguyên ngân sách ban đầu trong khi các giả định nền tảng đã thay đổi sẽ làm giảm giá trị quản trị của dự báo.

Để ước tính chi phí vận hành dự án chính xác, cần bắt đầu từ phạm vi đo lường được, bóc tách hoạt động thành nguồn lực cụ thể và tính từng khoản theo khối lượng, đơn giá, tần suất và thời gian. Sau đó, tổng hợp chi phí cố định, biến đổi, bán biến đổi và dự phòng thành một mô hình thống nhất.

Độ tin cậy của dự toán phụ thuộc nhiều hơn vào chất lượng giả định và dữ liệu đầu vào so với mức độ phức tạp của bảng tính. Một con số chỉ thực sự hữu ích khi người quản lý biết nó được hình thành từ đâu, có thể biến động trong khoảng nào và yếu tố nào sẽ khiến nó thay đổi.