Thời gian lưu trữ hồ sơ điện tử

Vì vậy, câu trả lời phù hợp không phải là “lưu tất cả trong bao nhiêu năm”, mà là: mỗi nhóm hồ sơ phải được xác định thời hạn riêng dựa trên nghĩa vụ pháp lý, vòng đời nghiệp vụ và giá trị chứng minh của tài liệu.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, thừa nhận giá trị của thông điệp dữ liệu và đặt trọng tâm vào khả năng truy cập, tính toàn vẹn, độ tin cậy của phương thức khởi tạo, gửi, nhận và lưu trữ dữ liệu. Điều này có nghĩa rằng việc giữ một tệp trong hệ thống chưa đủ; doanh nghiệp còn phải bảo đảm hồ sơ có thể được tìm thấy, đọc, đối chiếu và chứng minh tính xác thực khi cần.

Không có một thời hạn chung cho toàn bộ hồ sơ điện tử

“Điện tử” chỉ là hình thức tồn tại của hồ sơ. Thời hạn lưu trữ chủ yếu được quyết định bởi nội dung và chức năng pháp lý của tài liệu, không phải bởi việc tài liệu được lưu dưới dạng PDF, email, dữ liệu phần mềm hay bản giấy.

Ví dụ, một hóa đơn điện tử vẫn là tài liệu kế toán và chứng từ thuế. Một hợp đồng ký số vẫn là hợp đồng. Hồ sơ kiểm toán được lập trên phần mềm vẫn chịu thời hạn lưu trữ của hồ sơ kiểm toán. Việc chuyển từ giấy sang dữ liệu điện tử không tự động làm ngắn hoặc kéo dài thời hạn pháp luật yêu cầu.

Doanh nghiệp nên phân biệt ba khái niệm:

·         Thời hạn lưu trữ bắt buộc là khoảng thời gian tối thiểu được pháp luật hoặc quy định chuyên ngành yêu cầu

·         Thời gian cần giữ để bảo vệ quyền lợi là khoảng thời gian doanh nghiệp còn có thể cần tài liệu để thực hiện nghĩa vụ, thu hồi công nợ, giải quyết khiếu nại hoặc chứng minh giao dịch

·         Thời gian lưu trữ nội bộ là thời hạn dài hơn do doanh nghiệp lựa chọn vì mục đích quản trị, kiểm toán, phân tích hoặc bảo tồn tri thức

Thời hạn nội bộ có thể dài hơn mức pháp luật tối thiểu, nhưng không nên được ấn định vô thời hạn một cách tự động, đặc biệt đối với dữ liệu cá nhân, thông tin nhạy cảm và dữ liệu không còn mục đích sử dụng.

Các mốc thời gian thường gặp đối với doanh nghiệp

Tài liệu kế toán: 5 năm, 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn

Pháp luật kế toán phân tài liệu thành nhiều nhóm với thời hạn khác nhau. Nghị định 174/2016/NĐ-CP là văn bản quy định chi tiết về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

Các mốc cơ bản doanh nghiệp thường phải áp dụng gồm:

·         Tối thiểu 5 năm đối với một số tài liệu kế toán dùng cho hoạt động quản lý, điều hành mà không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

·         Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu kế toán quan trọng khác

·         Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng hoặc lịch sử của đơn vị, ngành hay quốc gia

Mốc thời gian không nên được gán chỉ dựa vào tên tệp. Doanh nghiệp phải xem tài liệu đó có trực tiếp hình thành số liệu kế toán, làm căn cứ hạch toán hoặc phục vụ lập báo cáo tài chính hay không.

Chẳng hạn, một bảng tổng hợp nội bộ dùng tạm thời để điều phối công việc có thể thuộc nhóm 5 năm. Ngược lại, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, sổ kế toán và báo cáo tài chính thường phải được xếp vào nhóm tối thiểu 10 năm.

Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử: thường gắn với thời hạn của tài liệu kế toán

Nghị định 123/2020/NĐ-CP điều chỉnh hóa đơn và chứng từ, trong đó bao gồm hóa đơn điện tử. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 1/7/2022.

Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo cách bảo đảm:

·         An toàn và bảo mật

·         Toàn vẹn thông tin

·         Không bị thay đổi trái phép

·         Có thể truy cập và tra cứu trong thời hạn lưu trữ

·         Có khả năng in ra hoặc cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu

Do hóa đơn là chứng từ kế toán và thuế, doanh nghiệp thường phải áp dụng mốc tối thiểu 10 năm, thay vì chỉ lưu đến khi đã kê khai thuế hoặc đã thanh toán xong giao dịch.

Một bản PDF tải từ hệ thống chỉ nên được xem là một thành phần của hồ sơ. Doanh nghiệp còn cần giữ dữ liệu gốc, mã tra cứu, thông tin ký số, nhật ký tiếp nhận và các dữ liệu cần thiết để chứng minh nguồn gốc của hóa đơn.

Hồ sơ kiểm toán: tối thiểu 10 năm

Đối với doanh nghiệp kiểm toán và chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam, hồ sơ kiểm toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Quy định này áp dụng theo bản chất của hồ sơ kiểm toán, bất kể hồ sơ được lập trên giấy, trên phần mềm chuyên dụng hay dưới dạng dữ liệu điện tử.

Hợp đồng và hồ sơ giao dịch: giữ đến khi hết nghĩa vụ và rủi ro tranh chấp

Pháp luật không ấn định một thời hạn duy nhất cho mọi loại hợp đồng thương mại. Doanh nghiệp cần xác định thời gian lưu dựa trên:

·         Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng

·         Thời gian thực hiện nghĩa vụ

·         Thời hạn bảo hành hoặc bảo trì

·         Lịch thanh toán và thu hồi công nợ

·         Nghĩa vụ bảo mật

·         Khả năng phát sinh khiếu nại

·         Thời hiệu khởi kiện hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp

·         Quy định chuyên ngành liên quan đến giao dịch

Không nên xóa hợp đồng ngay khi hai bên đã giao hàng hoặc thanh toán. Tranh chấp về chất lượng, bảo hành, công nợ, thuế, quyền sở hữu trí tuệ hoặc nghĩa vụ bồi thường có thể xuất hiện sau thời điểm hoàn tất giao dịch chính.

Một chính sách thận trọng thường xác định:

Thời gian lưu hợp đồng = thời hạn thực hiện hợp đồng thời gian còn nghĩa vụ sau hợp đồng thời hiệu tranh chấp phù hợp khoảng dự phòng nội bộ

Với hợp đồng là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, thuế hoặc tài sản dài hạn, thời hạn lưu còn phải đáp ứng quy định của nhóm hồ sơ tương ứng. Vì vậy, mốc lưu thực tế có thể dài hơn thời hiệu tranh chấp.

Cách xác định thời gian lưu trữ cho từng hồ sơ

Bước 1: Xác định bản chất của tài liệu

Doanh nghiệp cần trả lời tài liệu đang được phân loại là gì:

·         Chứng từ kế toán

·         Hóa đơn hoặc chứng từ thuế

·         Hợp đồng

·         Hồ sơ nhân sự

·         Hồ sơ kiểm toán

·         Hồ sơ tài sản

·         Hồ sơ dự án

·         Hồ sơ sở hữu trí tuệ

·         Hồ sơ quản trị doanh nghiệp

·         Dữ liệu khách hàng

·         Tài liệu vận hành nội bộ

Một tài liệu có thể thuộc nhiều nhóm. Chẳng hạn, hợp đồng mua tài sản vừa là hồ sơ giao dịch, vừa là căn cứ kế toán, vừa liên quan đến quá trình quản lý và khấu hao tài sản.

Trong trường hợp đó, doanh nghiệp phải áp dụng thời hạn dài nhất trong các quy định có liên quan, trừ khi pháp luật chuyên ngành có yêu cầu khác.

Bước 2: Kiểm tra văn bản pháp luật và quy định chuyên ngành

Sau khi phân loại, cần xác định tài liệu có thuộc nhóm được quy định thời hạn cụ thể hay không.

Thứ tự kiểm tra nên gồm:

1.    Luật chuyên ngành

2.    Nghị định và thông tư hướng dẫn

3.    Quy định về kế toán, thuế, hóa đơn và giao dịch điện tử

4.    Quy định của cơ quan quản lý ngành

5.    Hợp đồng hoặc cam kết với khách hàng, đối tác

6.    Chính sách quản trị và kiểm soát nội bộ

Do hệ thống pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung, bảng thời hạn lưu trữ cần được rà soát định kỳ thay vì ban hành một lần rồi sử dụng vô thời hạn.

Bước 3: Xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn

Cùng một mốc “10 năm” nhưng kết quả có thể khác nhau nếu doanh nghiệp chọn sai ngày bắt đầu tính.

Tùy loại hồ sơ, thời hạn có thể được tính từ:

·         Ngày kết thúc kỳ kế toán năm

·         Ngày kết thúc công việc kế toán

·         Ngày phát hành báo cáo

·         Ngày hợp đồng chấm dứt

·         Ngày hoàn thành nghĩa vụ

·         Ngày hết thời hạn bảo hành

·         Ngày đóng hồ sơ vụ việc

·         Ngày quan hệ lao động kết thúc

·         Ngày dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích xử lý

Chính sách lưu trữ phải ghi rõ cả thời hạn và điểm kích hoạt thời hạn. Việc chỉ ghi “lưu 10 năm” mà không ghi tính từ ngày nào sẽ khiến doanh nghiệp khó tự động hóa việc tiêu hủy.

Bước 4: Cộng thêm thời gian phục vụ tranh chấp và kiểm tra

Mức lưu trữ tối thiểu theo pháp luật không phải lúc nào cũng phản ánh đầy đủ rủi ro của doanh nghiệp.

Trước khi xóa, cần kiểm tra hồ sơ có liên quan đến:

·         Thanh tra hoặc kiểm tra đang diễn ra

·         Quyết toán thuế chưa hoàn tất

·         Khiếu nại của khách hàng

·         Tranh chấp với người lao động

·         Công nợ chưa thu hồi

·         Điều tra nội bộ

·         Yêu cầu bảo toàn chứng cứ

·         Vụ kiện hoặc thủ tục trọng tài

·         Giao dịch với thời hạn bảo hành dài

Khi có một trong các sự kiện trên, doanh nghiệp nên áp dụng cơ chế tạm dừng tiêu hủy. Hồ sơ phải được giữ cho đến khi vụ việc kết thúc, ngay cả khi thời hạn lưu thông thường đã hết.

Bước 5: Chọn thời hạn dài nhất có căn cứ

Một hồ sơ có thể chịu nhiều yêu cầu cùng lúc. Ví dụ, hợp đồng cung cấp dịch vụ đã kết thúc nhưng vẫn là căn cứ ghi nhận doanh thu và kê khai thuế.

Khi đó, không nên chọn mốc ngắn nhất. Nguyên tắc vận hành an toàn là:

·         Xác định tất cả căn cứ áp dụng

·         Ghi nhận thời hạn của từng căn cứ

·         Chọn mốc dài nhất

·         Kiểm tra xem có sự kiện tạm dừng tiêu hủy hay không

·         Chỉ xóa khi không còn nghĩa vụ pháp lý, nghiệp vụ hoặc tranh chấp

Lưu đúng thời hạn chưa đủ, hồ sơ còn phải có giá trị sử dụng

Dữ liệu được giữ 10 năm nhưng không mở được, không chứng minh được nguồn gốc hoặc đã bị chỉnh sửa thì mục tiêu lưu trữ chưa đạt được.

Hệ thống lưu trữ cần bảo đảm ít nhất các yêu cầu sau:

·         Tính toàn vẹn: Có khả năng phát hiện nội dung bị sửa đổi

·         Tính xác thực: Xác định được người tạo, người ký, nguồn gửi và thời điểm hình thành

·         Khả năng truy cập: Có thể tìm kiếm và xuất trình trong thời gian hợp lý

·         Khả năng đọc: Định dạng vẫn có thể mở khi phần mềm hoặc thiết bị thay đổi

·         Tính liên tục: Dữ liệu không bị mất khi thay đổi nhà cung cấp hoặc chuyển hệ thống

·         Bảo mật: Chỉ người có thẩm quyền mới được truy cập

·         Khả năng kiểm toán: Có nhật ký về việc tạo, sửa, xem, tải xuống và tiêu hủy

Đối với tài liệu ký số, doanh nghiệp nên lưu cả tệp gốc, thông tin chữ ký, chứng thư số liên quan, dấu thời gian và dữ liệu kiểm tra cần thiết. In tài liệu ký số ra giấy có thể làm mất một phần bằng chứng kỹ thuật về chữ ký và quá trình giao dịch.

Những sai lầm phổ biến khi xây dựng thời hạn lưu trữ

Áp dụng một mốc 10 năm cho mọi tài liệu

Mốc 10 năm phổ biến trong kế toán nhưng không phải quy tắc chung cho toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp. Một số tài liệu chỉ cần lưu 5 năm; một số phải lưu lâu hơn; một số dữ liệu cá nhân không nên được giữ khi mục đích xử lý đã kết thúc.

Cho rằng nhà cung cấp phần mềm chịu toàn bộ trách nhiệm

Nhà cung cấp có thể vận hành hạ tầng, nhưng doanh nghiệp vẫn phải kiểm soát thời hạn lưu, khả năng xuất dữ liệu, phân quyền, sao lưu và tiêu hủy. Cần làm rõ trong hợp đồng dịch vụ dữ liệu sẽ được xử lý như thế nào khi ngừng sử dụng hệ thống.

Chỉ giữ bản sao hiển thị

Bản PDF hoặc ảnh chụp màn hình có thể không chứa đầy đủ dữ liệu kỹ thuật của hồ sơ điện tử. Với tài liệu quan trọng, cần giữ bản gốc và thông tin xác thực đi kèm.

Xóa tự động ngay khi đủ số năm

Một hồ sơ đã hết thời hạn thông thường vẫn không được tiêu hủy nếu đang liên quan đến tranh chấp, thanh tra, kiểm toán hoặc yêu cầu bảo toàn chứng cứ.

Lưu vô thời hạn để “an toàn”

Lưu mọi dữ liệu vĩnh viễn làm tăng chi phí, rủi ro rò rỉ, phạm vi thiệt hại khi xảy ra sự cố và nghĩa vụ quản lý dữ liệu. An toàn không đồng nghĩa với giữ càng lâu càng tốt; an toàn là giữ đúng dữ liệu, đúng thời hạn và đúng điều kiện kiểm soát.

Doanh nghiệp nên lập bảng thời hạn lưu trữ như thế nào?

Một bảng thời hạn lưu trữ điện tử nên có các trường tối thiểu:

Doanh nghiệp nên chỉ định một đơn vị quản lý chính sách, nhưng từng phòng ban phải chịu trách nhiệm xác nhận giá trị nghiệp vụ của hồ sơ mình tạo ra. Bộ phận pháp chế xác định nghĩa vụ pháp lý; kế toán xác định hồ sơ kế toán và thuế; công nghệ thông tin bảo đảm khả năng lưu, truy xuất và tiêu hủy; đơn vị nghiệp vụ quyết định khi nào hồ sơ thực sự kết thúc vòng đời.

Mốc lưu trữ tham khảo để bắt đầu phân loại

Doanh nghiệp có thể sử dụng khung sơ bộ sau, sau đó điều chỉnh theo quy định chuyên ngành:

Bảng này không thay thế việc đối chiếu pháp luật. Một doanh nghiệp hoạt động trong ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, y tế, dược phẩm, xây dựng, vận tải hoặc ngành nghề có điều kiện có thể phải áp dụng thời hạn chuyên ngành riêng.

Doanh nghiệp không nên hỏi “hồ sơ điện tử phải lưu bao nhiêu năm” như một câu hỏi có duy nhất một đáp án. Cách xác định đúng là phân loại từng hồ sơ, tìm căn cứ pháp lý tương ứng, xác định ngày bắt đầu tính, cộng thêm thời gian bảo vệ quyền lợi và áp dụng mốc dài nhất có căn cứ.

Trong thực tế, 5 năm, 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn là những mốc quan trọng đối với tài liệu kế toán; hồ sơ kiểm toán phải lưu tối thiểu 10 năm; còn hợp đồng và các hồ sơ nghiệp vụ khác phải được đánh giá theo vòng đời nghĩa vụ và nguy cơ tranh chấp. Dù áp dụng mốc nào, hồ sơ điện tử chỉ có giá trị khi doanh nghiệp duy trì được tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập và bằng chứng về toàn bộ vòng đời dữ liệu.