Hồ sơ thẩm định dự án gồm những gì?

Vì vậy, tài liệu cần lưu thường được chia thành ba lớp:

·         Hồ sơ đầu vào làm căn cứ thẩm định

·         Hồ sơ hình thành trong quá trình thẩm định

·         Hồ sơ kết quả và tài liệu theo dõi sau thẩm định

Danh mục cụ thể phụ thuộc vào loại dự án, nguồn vốn, lĩnh vực chuyên ngành, quy mô và cơ quan có thẩm quyền. Chẳng hạn, dự án đầu tư công phải đối chiếu quy định của Luật Đầu tư công và văn bản hướng dẫn; dự án đầu tư xây dựng còn phải tuân thủ quy định về quản lý hoạt động xây dựng. Luật Đầu tư công số 58/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/1/2025, Nghị định 85/2025/NĐ-CP hướng dẫn một số nội dung của luật này có hiệu lực từ ngày 8/4/2025, còn Nghị định 175/2024/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý hoạt động xây dựng có hiệu lực từ ngày 30/12/2024.

Hồ sơ pháp lý và căn cứ tổ chức thẩm định

Nhóm đầu tiên cần lưu là các tài liệu chứng minh dự án có cơ sở để được đưa vào quy trình thẩm định và cơ quan thực hiện có đúng thẩm quyền hay không.

Các tài liệu chủ yếu gồm:

·         Văn bản đề nghị hoặc tờ trình thẩm định

·         Quyết định giao nhiệm vụ lập dự án

·         Văn bản chấp thuận hoặc quyết định chủ trương đầu tư

·         Quyết định thành lập hội đồng thẩm định hoặc tổ thẩm định

·         Văn bản giao cơ quan chủ trì và cơ quan phối hợp

·         Kế hoạch, quy trình hoặc đề cương thẩm định

·         Quy hoạch, kế hoạch phát triển có liên quan

·         Văn bản phân cấp, ủy quyền hoặc xác định thẩm quyền

·         Các luật, nghị định, thông tư, quy chuẩn và tiêu chuẩn được sử dụng làm căn cứ

·         Quy chế làm việc và nguyên tắc xử lý xung đột lợi ích của thành viên thẩm định

Nhóm hồ sơ này trả lời ba câu hỏi quan trọng: dự án được thẩm định trên căn cứ nào, ai có thẩm quyền thẩm định và phạm vi thẩm định đến đâu.

Không nên chỉ lưu danh sách tên văn bản. Cần lưu đúng phiên bản có hiệu lực tại thời điểm thẩm định hoặc ghi nhận rõ văn bản nào được sử dụng cho từng kết luận. Điều này đặc biệt quan trọng khi pháp luật thay đổi trong thời gian dự án được chuẩn bị, thẩm định và điều chỉnh.

Bộ hồ sơ dự án do chủ đầu tư trình thẩm định

Đây là nhóm tài liệu đầu vào trực tiếp để cơ quan thẩm định đánh giá sự cần thiết, tính khả thi, hiệu quả, mức độ tuân thủ và rủi ro của dự án.

Tùy loại dự án, bộ hồ sơ có thể bao gồm:

·         Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

·         Báo cáo nghiên cứu khả thi

·         Báo cáo kinh tế – kỹ thuật

·         Thuyết minh mục tiêu, quy mô và phạm vi đầu tư

·         Phương án địa điểm và nhu cầu sử dụng đất

·         Hồ sơ quy hoạch có liên quan

·         Phương án công nghệ và thiết bị

·         Thiết kế cơ sở hoặc hồ sơ thiết kế tương ứng

·         Tổng mức đầu tư và cơ sở xác định chi phí

·         Phương án nguồn vốn và khả năng cân đối vốn

·         Kế hoạch tiến độ thực hiện

·         Phương án tổ chức quản lý, vận hành và khai thác

·         Phân tích hiệu quả kinh tế, tài chính và xã hội

·         Báo cáo nhận diện, phân tích và phân bổ rủi ro

·         Hồ sơ môi trường

·         Hồ sơ phòng cháy, chữa cháy khi thuộc trường hợp phải thực hiện

·         Tài liệu khảo sát địa hình, địa chất và hiện trạng

·         Hồ sơ năng lực của tổ chức tư vấn và cá nhân chủ trì

·         Các phụ lục tính toán, bản vẽ, bảng giá và dữ liệu đầu vào

Cần lưu cả bản nộp ban đầu và các phiên bản đã chỉnh sửa. Nếu chỉ giữ bản cuối cùng, đơn vị sẽ khó chứng minh nội dung nào đã được bổ sung, nguyên nhân sửa đổi và yêu cầu nào của cơ quan thẩm định đã được chủ đầu tư tiếp thu.

Đối với hồ sơ điện tử, mỗi phiên bản nên có mã, ngày phát hành, người lập, người kiểm tra và trạng thái xử lý. Tệp gốc của bảng tính, mô hình tài chính hoặc mô hình kỹ thuật cũng cần được lưu cùng bản xuất để có thể kiểm tra lại công thức và giả định.

Tài liệu kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ

Trước khi đánh giá chuyên môn, cơ quan thẩm định phải xác định hồ sơ đã đủ thành phần, đúng hình thức và đáp ứng điều kiện tiếp nhận hay chưa. Vì vậy, toàn bộ dấu vết của bước kiểm tra này phải được lưu lại.

Hồ sơ cần lưu gồm:

·         Phiếu tiếp nhận hồ sơ

·         Danh mục tài liệu đã nhận

·         Biên bản giao nhận

·         Phiếu kiểm tra thành phần hồ sơ

·         Kết quả kiểm tra chữ ký, con dấu và thẩm quyền ký

·         Kết quả kiểm tra tính thống nhất giữa bản giấy và bản điện tử

·         Thông báo hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ

·         Văn bản yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hoặc giải trình

·         Tài liệu bổ sung của chủ đầu tư

·         Bảng đối chiếu giữa yêu cầu bổ sung và nội dung đã tiếp thu

·         Nhật ký tiếp nhận các lần nộp lại

·         Biên bản xác nhận hồ sơ đủ điều kiện thẩm định

Nhóm tài liệu này giúp phân biệt hai vấn đề thường bị nhầm lẫn: hồ sơ “đã tiếp nhận” không đồng nghĩa với hồ sơ “đã đầy đủ và hợp lệ”.

Nếu một tài liệu được thay thế, không nên xóa phiên bản cũ. Phiên bản đó cần được chuyển sang trạng thái hết hiệu lực, đồng thời liên kết với tài liệu thay thế và văn bản giải thích nguyên nhân thay đổi.

Hồ sơ phân tích, lấy ý kiến và làm việc trong quá trình thẩm định

Đây là nhóm tài liệu phản ánh nội dung chuyên môn thực tế của hoạt động thẩm định. Nếu thiếu nhóm này, báo cáo thẩm định có thể tồn tại nhưng cơ sở hình thành kết luận lại không được chứng minh đầy đủ.

Các tài liệu nên lưu gồm:

·         Phiếu phân công nhiệm vụ cho thành viên thẩm định

·         Báo cáo hoặc phiếu nhận xét của từng chuyên gia

·         Bảng kiểm theo từng tiêu chí thẩm định

·         Bảng đối chiếu dự án với quy hoạch, tiêu chuẩn và quy chuẩn

·         Kết quả rà soát sự cần thiết và mục tiêu đầu tư

·         Phân tích phương án kỹ thuật và công nghệ

·         Kết quả kiểm tra tổng mức đầu tư

·         Kết quả kiểm tra nguồn vốn và khả năng cân đối vốn

·         Phân tích hiệu quả kinh tế, tài chính và xã hội

·         Đánh giá tiến độ và khả năng tổ chức thực hiện

·         Hồ sơ đánh giá tác động môi trường, đất đai và các điều kiện chuyên ngành

·         Danh mục rủi ro, mức độ ảnh hưởng và biện pháp kiểm soát

·         Văn bản xin ý kiến các cơ quan liên quan

·         Ý kiến phản hồi của cơ quan chuyên môn

·         Hồ sơ thuê tư vấn thẩm tra hoặc chuyên gia độc lập

·         Báo cáo thẩm tra của đơn vị tư vấn

·         Biên bản họp hội đồng hoặc tổ thẩm định

·         Biên bản khảo sát hiện trường

·         Biên bản làm việc với chủ đầu tư và đơn vị tư vấn

·         Tài liệu trình chiếu, sơ đồ, bảng tính và dữ liệu được sử dụng tại cuộc họp

·         Danh sách nội dung còn có ý kiến khác nhau

·         Văn bản bảo lưu ý kiến của thành viên

Mỗi nhận xét quan trọng nên xác định rõ tài liệu nguồn, tiêu chí đánh giá, kết quả phân tích và người chịu trách nhiệm. Cách lưu này giúp phân biệt kết luận có căn cứ với nhận định mang tính chủ quan.

Biên bản họp cũng không nên chỉ ghi kết quả biểu quyết. Nội dung cần phản ánh những vấn đề đã được thảo luận, ý kiến khác biệt, yêu cầu chỉnh sửa và căn cứ dẫn đến kết luận cuối cùng.

Hồ sơ giải trình, bổ sung và kiểm soát thay đổi

Trong thực tế, hồ sơ dự án thường được điều chỉnh nhiều lần trong quá trình thẩm định. Vì vậy, quản lý thay đổi là một phần bắt buộc của hồ sơ thẩm định, không phải công việc hành chính phụ trợ.

Nhóm này cần lưu:

·         Văn bản yêu cầu giải trình

·         Nội dung câu hỏi của cơ quan thẩm định

·         Văn bản giải trình của chủ đầu tư

·         Tài liệu chứng minh kèm theo giải trình

·         Danh mục nội dung phải chỉnh sửa

·         Bảng theo dõi tình trạng xử lý từng yêu cầu

·         Bảng so sánh trước và sau điều chỉnh

·         Hồ sơ dự án đã cập nhật

·         Lịch sử thay đổi tổng mức đầu tư

·         Lịch sử thay đổi quy mô, công suất hoặc địa điểm

·         Lịch sử thay đổi phương án kỹ thuật và công nghệ

·         Lịch sử thay đổi nguồn vốn hoặc tiến độ

·         Xác nhận của người lập, người kiểm tra và người phê duyệt thay đổi

·         Biên bản thống nhất nội dung cuối cùng

Mỗi thay đổi cần trả lời được bốn vấn đề:

1.    Nội dung nào đã thay đổi

2.    Ai yêu cầu hoặc đề xuất thay đổi

3.    Căn cứ của thay đổi là gì

4.    Thay đổi ảnh hưởng thế nào đến chi phí, tiến độ, hiệu quả và rủi ro

Không nên ghi đè tệp mới lên tệp cũ hoặc đặt tên theo kiểu “bản cuối”, “bản cuối mới” và “bản cuối chính thức”. Hệ thống quản lý phiên bản cần sử dụng mã thống nhất, chẳng hạn số lần sửa đổi, ngày phát hành và trạng thái phê duyệt.

Báo cáo thẩm định và hồ sơ quyết định sau thẩm định

Đây là nhóm tài liệu thể hiện kết quả chính thức của quá trình thẩm định. Tuy nhiên, giá trị của nhóm này chỉ đầy đủ khi được liên kết với các hồ sơ đầu vào và tài liệu phân tích đã hình thành trước đó.

Danh mục cần lưu gồm:

·         Dự thảo báo cáo thẩm định

·         Ý kiến góp ý đối với dự thảo

·         Bảng tổng hợp và tiếp thu ý kiến

·         Báo cáo thẩm định chính thức

·         Phụ lục kèm theo báo cáo

·         Danh mục điều kiện phải hoàn thiện trước khi phê duyệt

·         Tờ trình cấp có thẩm quyền

·         Quyết định phê duyệt hoặc văn bản chấp thuận

·         Văn bản không chấp thuận hoặc yêu cầu thẩm định lại

·         Quyết định phê duyệt có điều kiện

·         Hồ sơ đóng dấu, ký số và phát hành

·         Danh sách cơ quan, đơn vị nhận kết quả

·         Biên bản bàn giao hồ sơ sau thẩm định

·         Tài liệu chứng minh chủ đầu tư đã thực hiện các điều kiện nêu trong kết luận

·         Hồ sơ thẩm định lại hoặc thẩm định điều chỉnh

·         Quyết định điều chỉnh dự án nếu phát sinh

Báo cáo thẩm định phải thể hiện được phạm vi đánh giá, căn cứ sử dụng, nội dung đã kiểm tra, vấn đề còn tồn tại, điều kiện áp dụng và kiến nghị cụ thể. Không nên lưu báo cáo như một tài liệu độc lập mà không có chỉ dẫn đến chứng cứ hỗ trợ từng kết luận.

Đối với dự án bị từ chối hoặc yêu cầu hoàn thiện lại, hồ sơ vẫn phải được lưu đầy đủ. Kết quả không phê duyệt cũng là một quyết định quản lý cần có căn cứ và khả năng giải trình.

Cách tổ chức và lưu trữ hồ sơ thẩm định dự án

Một bộ hồ sơ có đủ tài liệu nhưng sắp xếp rời rạc vẫn khó sử dụng. Hồ sơ nên được tổ chức theo mã dự án và chia thành các nhóm thống nhất.

Cấu trúc có thể áp dụng gồm:

1.    Hồ sơ pháp lý

2.    Hồ sơ do chủ đầu tư trình

3.    Hồ sơ tiếp nhận và kiểm tra

4.    Hồ sơ phân tích chuyên môn

5.    Hồ sơ lấy ý kiến và làm việc

6.    Hồ sơ giải trình và thay đổi

7.    Báo cáo thẩm định

8.    Quyết định và tài liệu sau thẩm định

Mỗi hồ sơ cần có:

·         Tiêu đề và mã hồ sơ

·         Tên dự án

·         Cơ quan hoặc cá nhân lập

·         Thời gian bắt đầu và kết thúc

·         Danh mục tài liệu

·         Số lượng trang hoặc tệp

·         Mức độ mật nếu có

·         Thời hạn bảo quản

·         Lịch sử truy cập, sửa đổi và bàn giao

·         Liên kết giữa bản giấy và bản điện tử

Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, tạo khung pháp lý chung cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, thời hạn bảo quản cụ thể không nên được ấn định đồng loạt cho mọi hồ sơ thẩm định; đơn vị phải đối chiếu bảng thời hạn bảo quản và quy định chuyên ngành áp dụng cho cơ quan, nguồn vốn và loại dự án tương ứng.

Về nguyên tắc quản trị, thời hạn của một hồ sơ nên được xác định theo tài liệu có giá trị bảo quản cao nhất trong hồ sơ. Trước khi tiêu hủy tài liệu hết hạn, cần thực hiện quy trình xác định giá trị và phê duyệt theo thẩm quyền, thay vì tự động xóa khi hết số năm lưu giữ.

Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử phải bảo đảm tính xác thực, đầy đủ, toàn vẹn và khả năng truy cập. Bản điện tử cần được sao lưu, kiểm soát quyền truy cập và lưu nhật ký thao tác. Tài liệu chứa bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh hoặc dữ liệu cá nhân phải được phân quyền riêng, không lưu chung trên thư mục mở.

Danh mục hồ sơ thẩm định dự án cần bao quát toàn bộ vòng đời của hoạt động thẩm định, từ căn cứ pháp lý, bộ hồ sơ đầu vào, kết quả kiểm tra, tài liệu phân tích, ý kiến chuyên môn và lịch sử chỉnh sửa đến báo cáo thẩm định, quyết định phê duyệt và hồ sơ bàn giao.

Nguyên tắc quan trọng nhất là mỗi kết luận phải truy ngược được về căn cứ và chứng cứ hình thành nên kết luận đó. Đơn vị không nên chỉ lưu bản dự án cuối cùng và báo cáo thẩm định, bởi cách lưu này làm mất lịch sử xử lý, giảm khả năng giải trình và gây khó khăn khi kiểm toán, thanh tra, thẩm định lại hoặc điều chỉnh dự án.

Trước khi đóng hồ sơ, cán bộ phụ trách nên kiểm tra ba yếu tố: đủ thành phần, đúng phiên bản và có thể truy xuất. Thời hạn bảo quản phải được xác định theo quy định lưu trữ và quy định chuyên ngành hiện hành, không áp dụng máy móc một thời hạn chung cho mọi dự án.