Có nên tích hợp CRM với kế toán?

Đối với phần lớn doanh nghiệp đang tăng trưởng, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều khách hàng, nhiều giao dịch hoặc nhiều nhân viên kinh doanh, việc tích hợp CRM với kế toán mang lại nhiều giá trị hơn so với việc vận hành riêng lẻ.

CRM và phần mềm kế toán có vai trò gì?

CRM (Customer Relationship Management) tập trung quản lý toàn bộ vòng đời khách hàng, bao gồm:

·         Thông tin khách hàng

·         Lịch sử chăm sóc

·         Cơ hội bán hàng

·         Báo giá

·         Đơn hàng

·         Hoạt động của đội ngũ kinh doanh

Trong khi đó, phần mềm kế toán chịu trách nhiệm quản lý:

·         Hóa đơn

·         Công nợ

·         Thu chi

·         Doanh thu

·         Chi phí

·         Báo cáo tài chính

Hai hệ thống phục vụ hai nghiệp vụ khác nhau nhưng lại sử dụng nhiều dữ liệu chung như khách hàng, đơn hàng, giá trị giao dịch và tình trạng thanh toán.

Vì sao nên tích hợp CRM với phần mềm kế toán?

Đồng bộ dữ liệu giữa kinh doanh và kế toán

Khi nhân viên bán hàng tạo khách hàng hoặc đơn hàng trên CRM, dữ liệu có thể tự động chuyển sang phần mềm kế toán mà không cần nhập lại.

Điều này giúp:

·         Giảm nhập liệu thủ công

·         Hạn chế sai thông tin

·         Đồng nhất dữ liệu giữa các phòng ban

Rút ngắn quy trình xử lý đơn hàng

Nếu không tích hợp, một đơn hàng thường phải được nhập nhiều lần ở các hệ thống khác nhau.

Sau khi tích hợp:

·         Đơn hàng được chuyển tự động

·         Kế toán có thể lập hóa đơn nhanh hơn

·         Theo dõi công nợ ngay khi phát sinh giao dịch

Quy trình từ bán hàng đến ghi nhận doanh thu trở nên liền mạch hơn.

Giảm sai sót trong quản lý tài chính

Nhập dữ liệu nhiều lần làm tăng nguy cơ:

·         Sai tên khách hàng

·         Sai giá trị đơn hàng

·         Sai thuế suất

·         Sai công nợ

Khi dữ liệu được đồng bộ tự động, các lỗi do thao tác thủ công sẽ giảm đáng kể, đồng thời việc đối soát giữa bộ phận kinh doanh và kế toán cũng trở nên đơn giản hơn.

Theo dõi công nợ theo từng khách hàng

CRM thường lưu toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng.

Khi kết nối với phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể theo dõi:

·         Hóa đơn đã phát hành

·         Công nợ còn lại

·         Hạn thanh toán

·         Lịch sử thanh toán

Điều này giúp nhân viên kinh doanh chủ động nhắc khách hàng thanh toán và phối hợp hiệu quả hơn với bộ phận kế toán.

Cải thiện chất lượng báo cáo quản trị

Khi dữ liệu bán hàng và dữ liệu tài chính được kết nối, ban lãnh đạo có thể đánh giá toàn diện hơn:

·         Doanh thu theo khách hàng

·         Lợi nhuận theo nhóm sản phẩm

·         Hiệu quả của từng nhân viên kinh doanh

·         Tỷ lệ thu hồi công nợ

·         Giá trị vòng đời khách hàng

Những báo cáo này hỗ trợ việc ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Những doanh nghiệp nào nên tích hợp CRM với kế toán?

Việc tích hợp đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp:

·         Có nhiều nhân viên bán hàng

·         Có lượng khách hàng lớn

·         Phát sinh nhiều đơn hàng mỗi ngày

·         Muốn giảm thao tác nhập liệu

·         Cần quản trị công nợ chặt chẽ

·         Muốn xây dựng quy trình vận hành đồng bộ

Ngược lại, doanh nghiệp rất nhỏ với số lượng giao dịch ít có thể chưa cần triển khai ngay nếu chi phí đầu tư lớn hơn giá trị mang lại.

Những lưu ý trước khi triển khai tích hợp

Để việc tích hợp đạt hiệu quả, doanh nghiệp nên:

Chuẩn hóa dữ liệu

Trước khi kết nối, cần thống nhất:

·         Mã khách hàng

·         Mã sản phẩm

·         Thuế

·         Đơn vị tính

·         Danh mục tài khoản

Dữ liệu chuẩn giúp hạn chế lỗi khi đồng bộ.

Xác định dữ liệu cần đồng bộ

Không phải mọi dữ liệu đều cần chuyển giữa hai hệ thống.

Doanh nghiệp nên xác định rõ:

·         Dữ liệu một chiều hay hai chiều

·         Tần suất đồng bộ

·         Người chịu trách nhiệm kiểm soát

Kiểm tra khả năng kết nối

Nên lựa chọn CRM và phần mềm kế toán có API hoặc cơ chế tích hợp sẵn để giảm chi phí triển khai, đồng thời đảm bảo khả năng mở rộng trong tương lai.

Đào tạo người dùng

Việc tích hợp chỉ phát huy hiệu quả khi nhân viên hiểu quy trình mới và tuân thủ cách nhập liệu thống nhất.

Có trường hợp nào chưa nên tích hợp?

Trong một số tình huống, doanh nghiệp có thể chưa cần triển khai ngay, chẳng hạn:

·         Quy mô còn rất nhỏ

·         Giao dịch phát sinh ít

·         Chưa có quy trình bán hàng ổn định

·         Dữ liệu hiện tại chưa được chuẩn hóa

Trong các trường hợp này, nên hoàn thiện quy trình nội bộ trước khi đầu tư tích hợp để tránh phát sinh chi phí và công sức không cần thiết.

Đối với đa số doanh nghiệp đang phát triển, tích hợp CRM với phần mềm kế toán là giải pháp giúp tăng hiệu quả vận hành, giảm sai sót và cải thiện khả năng quản trị. Khi dữ liệu khách hàng, đơn hàng và tài chính được đồng bộ trên cùng một quy trình, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác hơn.