Cách tính chi phí mở chi nhánh

Về nguyên tắc, tổng vốn đầu tư mở chi nhánh được xác định theo công thức:

Tổng vốn đầu tư = Chi phí đầu tư ban đầu Vốn lưu động trong giai đoạn đầu Quỹ dự phòng

Trong đó:

·         Chi phí đầu tư ban đầu là các khoản chi để chi nhánh có thể bắt đầu hoạt động

·         Vốn lưu động là số tiền dùng để duy trì hoạt động trước khi doanh thu đủ bù chi phí

·         Quỹ dự phòng dùng để xử lý phát sinh, chậm tiến độ hoặc doanh thu thấp hơn kế hoạch

Sai lầm phổ biến là chỉ cộng các khoản mua sắm ban đầu mà không tính thời gian chi nhánh chưa tạo ra dòng tiền dương. Vì vậy, một dự toán đáng tin cậy phải đồng thời trả lời ba câu hỏi: cần bao nhiêu tiền để mở cửa, cần bao nhiêu tiền để duy trì hoạt động và cần dự phòng bao nhiêu nếu kế hoạch không diễn ra như kỳ vọng.

Chi phí mở chi nhánh gồm những khoản nào?

Tùy ngành nghề và quy mô, cơ cấu chi phí có thể khác nhau. Tuy nhiên, vốn đầu tư mở một chi nhánh thường được chia thành sáu nhóm chính.

Chi phí pháp lý và thủ tục ban đầu

Đây là các khoản liên quan đến việc thành lập và đưa chi nhánh vào hoạt động hợp lệ, chẳng hạn:

·         Lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh

·         Chi phí khắc dấu nếu chi nhánh cần sử dụng con dấu

·         Chi phí chữ ký số, hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán

·         Chi phí giấy phép chuyên ngành nếu lĩnh vực kinh doanh có điều kiện

·         Chi phí tư vấn pháp lý, kế toán hoặc dịch vụ đăng ký

·         Các nghĩa vụ tài chính phát sinh theo loại hình và thời điểm hoạt động

Nhóm này thường không chiếm tỷ trọng lớn nhất nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ khai trương. Với ngành nghề có điều kiện, chi phí xin giấy phép, kiểm định, phòng cháy chữa cháy, an toàn thực phẩm hoặc tiêu chuẩn cơ sở có thể đáng kể hơn chi phí đăng ký thông thường.

Doanh nghiệp nên tách rõ:

·         Chi phí bắt buộc theo quy định

·         Chi phí thuê đơn vị dịch vụ

·         Chi phí chuẩn bị để đáp ứng điều kiện hoạt động

Việc tách riêng giúp tránh nhầm giữa lệ phí nhà nước và chi phí thương mại do nhà cung cấp dịch vụ báo giá.

Chi phí mặt bằng

Chi phí mặt bằng không chỉ là tiền thuê tháng đầu tiên. Khi lập dự toán, cần cộng đầy đủ:

Chi phí mặt bằng ban đầu = Tiền đặt cọc Tiền thuê trả trước Phí môi giới Chi phí bàn giao và hoàn trả mặt bằng

Ví dụ, nếu chủ nhà yêu cầu đặt cọc ba tháng và thanh toán trước ba tháng, doanh nghiệp phải chuẩn bị ngay số tiền tương đương sáu tháng thuê, chưa bao gồm phí môi giới hoặc chi phí sửa chữa.

Các khoản cần kiểm tra gồm:

·         Tiền thuê hàng tháng

·         Số tháng đặt cọc

·         Chu kỳ thanh toán

·         Phí quản lý

·         Phí giữ xe

·         Tiền điện, nước và internet

·         Chi phí làm ngoài giờ

·         Mức tăng giá thuê theo từng năm

·         Thuế và phí thuộc trách nhiệm của bên thuê

·         Chi phí khôi phục hiện trạng khi kết thúc hợp đồng

Một mặt bằng có giá thuê thấp chưa chắc có tổng chi phí thấp. Nếu cần sửa chữa nhiều, thiếu chỗ đỗ xe, khó vận chuyển hàng hóa hoặc không phù hợp với nhu cầu khách hàng, chi phí vận hành và chi phí cơ hội có thể cao hơn đáng kể.

Chi phí thiết kế, cải tạo và cơ sở vật chất

Nhóm này bao gồm chi phí biến mặt bằng thô thành địa điểm có thể kinh doanh. Công thức ước tính có thể viết như sau:

Chi phí hoàn thiện = Diện tích sử dụng × Suất đầu tư hoàn thiện trên mỗi mét vuông Chi phí hạng mục đặc thù

Các hạng mục phổ biến gồm:

·         Thiết kế không gian

·         Thi công trần, sàn, tường và vách ngăn

·         Hệ thống điện, nước và chiếu sáng

·         Điều hòa, thông gió và xử lý mùi

·         Biển hiệu và nhận diện thương hiệu

·         Quầy kệ, bàn ghế và tủ lưu trữ

·         Camera, khóa, kiểm soát ra vào và thiết bị an ninh

·         Thiết bị phòng cháy chữa cháy

·         Chi phí vận chuyển và lắp đặt

·         Chi phí nghiệm thu, sửa lỗi và vệ sinh sau thi công

Cần dự toán theo khối lượng thực tế thay vì chỉ dùng một đơn giá chung cho toàn bộ diện tích. Một số khu vực như bếp, phòng kỹ thuật, kho lạnh, phòng khám hoặc khu vực sản xuất thường có suất đầu tư cao hơn khu vực văn phòng thông thường.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt:

·         Hạng mục bắt buộc để vận hành

·         Hạng mục tạo trải nghiệm khách hàng

·         Hạng mục trang trí có thể thực hiện sau

Cách phân loại này giúp giảm áp lực vốn ban đầu mà không làm ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của chi nhánh.

Chi phí máy móc, công nghệ và công cụ vận hành

Thiết bị cần mua phụ thuộc vào mô hình kinh doanh. Một chi nhánh bán lẻ có thể cần quầy thu ngân, máy quét mã và máy in hóa đơn; chi nhánh dịch vụ có thể cần máy tính, hệ thống đặt lịch và thiết bị chuyên môn; chi nhánh sản xuất cần máy móc, dụng cụ và thiết bị kiểm soát chất lượng.

Chi phí thiết bị nên được tính theo công thức:

Chi phí thiết bị = Giá mua Vận chuyển Lắp đặt Cấu hình Đào tạo sử dụng Bảo trì ban đầu

Danh mục có thể bao gồm:

·         Máy tính, điện thoại và thiết bị mạng

·         Máy chấm công

·         Máy bán hàng và thiết bị thanh toán

·         Phần mềm quản lý

·         Thiết bị chuyên môn

·         Công cụ, dụng cụ

·         Phụ tùng và vật tư dự phòng

·         Phí sử dụng phần mềm định kỳ

·         Chi phí tích hợp dữ liệu với trụ sở chính

Không nên chỉ so sánh giá mua. Một thiết bị rẻ nhưng thường xuyên hỏng, khó bảo trì hoặc không tương thích với hệ thống hiện có có thể làm tăng tổng chi phí sở hữu.

Chi phí tuyển dụng, đào tạo và tiền lương

Chi phí nhân sự trước khai trương thường bị đánh giá thấp. Nhân viên có thể phải được tuyển trước nhiều tuần để tham gia đào tạo, thiết lập quy trình, nhập hàng và chạy thử hệ thống.

Chi phí nhân sự giai đoạn đầu có thể tính như sau:

Chi phí nhân sự = Chi phí tuyển dụng Chi phí đào tạo Tổng lương và nghĩa vụ liên quan trong thời gian dự phòng

Các khoản cần dự toán gồm:

·         Phí đăng tuyển

·         Phí dịch vụ tuyển dụng

·         Thời gian phỏng vấn và đánh giá

·         Lương trong giai đoạn đào tạo

·         Chi phí tài liệu, đồng phục và công cụ làm việc

·         Tiền lương chính thức

·         Phụ cấp

·         Thưởng theo chính sách

·         Các khoản bảo hiểm và nghĩa vụ liên quan

·         Chi phí làm thêm trong thời gian khai trương

·         Chi phí thay thế nhân sự nghỉ sớm

Để dự toán thực tế, doanh nghiệp nên tính theo tổng chi phí sử dụng lao động, không chỉ dựa trên mức lương thỏa thuận.

Chi phí hàng hóa, nguyên vật liệu và khai trương

Chi nhánh cần một lượng hàng hóa hoặc nguyên vật liệu đủ để bắt đầu hoạt động nhưng không nên nhập quá nhiều khi nhu cầu thị trường chưa được kiểm chứng.

Ngân sách ban đầu có thể bao gồm:

·         Hàng tồn kho khai trương

·         Nguyên vật liệu vận hành

·         Bao bì và vật tư tiêu hao

·         Chi phí vận chuyển

·         Chi phí lưu kho

·         Hao hụt và hàng lỗi

·         Trang trí khai trương

·         Chương trình khuyến mại

·         Quảng cáo tại khu vực

·         Nội dung truyền thông

·         Chi phí dùng thử hoặc phát mẫu

·         Hoa hồng bán hàng ban đầu

Khi dự toán hàng tồn kho, nên sử dụng giá vốn thay vì giá bán. Đồng thời, cần tính cả thời gian bổ sung hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu và tỷ lệ hàng có thể chậm luân chuyển.

Công thức tính tổng vốn đầu tư mở chi nhánh

Có thể tính tổng vốn theo bốn bước.

Bước 1: Tính chi phí đầu tư một lần

Đây là các khoản chủ yếu phát sinh trước ngày khai trương:

Chi phí đầu tư một lần = Pháp lý Đặt cọc mặt bằng Thiết kế và cải tạo Thiết bị Hàng hóa ban đầu Tuyển dụng và đào tạo Khai trương

Các khoản này nên được lập thành danh mục riêng, có báo giá, số lượng, đơn giá và thời điểm thanh toán.

Bước 2: Tính chi phí vận hành hàng tháng

Chi phí vận hành tháng gồm hai phần:

Chi phí cố định hàng tháng Chi phí biến đổi hàng tháng

Chi phí cố định thường gồm:

·         Tiền thuê

·         Lương nhân sự cố định

·         Phí phần mềm

·         Internet và viễn thông

·         Phí quản lý

·         Khấu hao hoặc chi phí thuê thiết bị

·         Chi phí hành chính định kỳ

Chi phí biến đổi thường gồm:

·         Giá vốn hàng bán

·         Nguyên vật liệu

·         Bao bì

·         Điện, nước theo mức sử dụng

·         Phí giao hàng

·         Hoa hồng bán hàng

·         Phí thanh toán

·         Ngân sách marketing theo doanh thu

Nếu chưa có dữ liệu thực tế, doanh nghiệp có thể xây dựng ba kịch bản: thấp, cơ sở và cao. Không nên lấy doanh thu kỳ vọng cao nhất làm cơ sở duy nhất để tính vốn.

Bước 3: Tính vốn lưu động

Vốn lưu động là khoản tiền giúp chi nhánh thanh toán các nghĩa vụ trong thời gian doanh thu chưa đủ bù chi phí.

Công thức đơn giản:

Vốn lưu động = Dòng tiền thiếu hụt lũy kế lớn nhất trước khi chi nhánh hòa vốn dòng tiền

Nếu chưa xây dựng được dự báo dòng tiền chi tiết, có thể ước tính sơ bộ:

Vốn lưu động dự kiến = Chi phí vận hành bình quân tháng × Số tháng cần tài trợ

Số tháng cần tài trợ phải căn cứ vào:

·         Thời gian dự kiến để đạt doanh thu ổn định

·         Chu kỳ thu tiền

·         Chu kỳ thanh toán cho nhà cung cấp

·         Tính mùa vụ

·         Khả năng điều chuyển vốn từ trụ sở chính

·         Mức độ chắc chắn của kế hoạch bán hàng

Việc nhân chi phí tháng với một số tháng cố định chỉ là cách tính sơ bộ. Cách chính xác hơn là lập bảng dòng tiền theo từng tháng, trong đó ghi rõ tiền vào, tiền ra và số dư cuối kỳ.

Bước 4: Tính quỹ dự phòng

Quỹ dự phòng dùng cho các khoản chưa xác định chắc chắn, chẳng hạn:

·         Thi công phát sinh

·         Khai trương chậm

·         Giá thiết bị thay đổi

·         Doanh thu thấp hơn kế hoạch

·         Tuyển dụng kéo dài

·         Hàng hóa hư hỏng

·         Chi phí sửa chữa

·         Yêu cầu bổ sung về điều kiện hoạt động

Có thể tính theo công thức:

Quỹ dự phòng = Tỷ lệ dự phòng × Tổng chi phí có rủi ro phát sinh

Tỷ lệ dự phòng không nên áp dụng máy móc cho toàn bộ ngân sách. Hạng mục đã có hợp đồng trọn gói, giá cố định có thể cần mức dự phòng thấp hơn; hạng mục thi công, nhập khẩu, giấy phép chuyên ngành hoặc doanh thu chưa kiểm chứng thường cần mức dự phòng cao hơn.

Sau khi hoàn thành bốn bước:

Tổng vốn đầu tư mở chi nhánh = Chi phí đầu tư một lần Vốn lưu động Quỹ dự phòng

Ví dụ tính chi phí mở chi nhánh

Giả sử một doanh nghiệp dịch vụ dự kiến mở chi nhánh quy mô nhỏ. Các con số dưới đây chỉ dùng để minh họa phương pháp tính, không phải mức giá áp dụng chung.

Chi phí đầu tư ban đầu

Chi phí vận hành hàng tháng

Nếu doanh nghiệp muốn chuẩn bị vốn vận hành cho bốn tháng:

Vốn lưu động sơ bộ = 165.000.000 × 4 = 660.000.000 đồng

Giả sử quỹ dự phòng được xác định là 120.000.000 đồng:

Tổng vốn đầu tư = 580.000.000 660.000.000 120.000.000 = 1.360.000.000 đồng

Như vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị khoảng 1,36 tỷ đồng theo kịch bản minh họa.

Tuy nhiên, cách tính trên đang giả định chi nhánh không tạo ra dòng tiền trong bốn tháng. Nếu chi nhánh có doanh thu ngay từ tháng đầu, vốn lưu động thực tế có thể thấp hơn.

Ví dụ, dòng tiền thiếu hụt dự kiến trong bốn tháng lần lượt là:

·         Tháng 1: 140.000.000 đồng

·         Tháng 2: 100.000.000 đồng

·         Tháng 3: 60.000.000 đồng

·         Tháng 4: 20.000.000 đồng

Tổng thiếu hụt lũy kế là 320.000.000 đồng. Khi đó, vốn lưu động tính theo dòng tiền chỉ cần dựa trên mức thiếu hụt lớn nhất cộng biên an toàn, thay vì lấy toàn bộ chi phí vận hành của bốn tháng.

Điều này cho thấy lập dự báo dòng tiền sẽ cho kết quả chính xác hơn phương pháp nhân chi phí tháng với số tháng dự phòng.

Cách lập bảng dự toán chi phí mở chi nhánh

Một bảng dự toán hiệu quả nên có ít nhất các cột sau:

Quy trình lập dự toán nên thực hiện theo thứ tự:

1.    Xác định mô hình và công suất của chi nhánh

2.    Liệt kê toàn bộ điều kiện cần có để vận hành

3.    Thu thập báo giá cho các hạng mục lớn

4.    Phân loại chi phí một lần, cố định và biến đổi

5.    Xác định thời điểm phải thanh toán

6.    Lập dự báo doanh thu và dòng tiền theo tháng

7.    Tính mức thiếu hụt tiền mặt lớn nhất

8.    Bổ sung quỹ dự phòng theo mức độ rủi ro

9.    So sánh tổng vốn cần có với nguồn vốn hiện tại

10.  Chỉ phê duyệt khi đã xác định rõ giới hạn ngân sách và người chịu trách nhiệm

Việc ghi thời điểm thanh toán đặc biệt quan trọng. Hai phương án có cùng tổng chi phí nhưng lịch thanh toán khác nhau sẽ tạo áp lực dòng tiền khác nhau.

Phân biệt chi phí đầu tư và chi phí vận hành

Chi phí đầu tư là khoản dùng để hình thành năng lực hoạt động ban đầu của chi nhánh. Chi phí vận hành là khoản phát sinh để duy trì hoạt động sau khi chi nhánh đi vào sử dụng.

Ví dụ:

·         Tiền mua máy tính là chi phí đầu tư ban đầu

·         Phí phần mềm hàng tháng là chi phí vận hành

·         Tiền đặt cọc mặt bằng là khoản tiền phải chuẩn bị ban đầu nhưng có thể được hoàn lại theo điều kiện hợp đồng

·         Tiền thuê hàng tháng là chi phí vận hành

·         Chi phí thiết kế nhận diện ban đầu là chi phí đầu tư

·         Ngân sách quảng cáo định kỳ là chi phí vận hành

Phân loại đúng giúp doanh nghiệp biết khoản nào chỉ phát sinh một lần, khoản nào tiếp tục tạo áp lực tiền mặt hàng tháng và khoản nào có khả năng thu hồi.

Khi đánh giá phương án mở chi nhánh, không nên loại tiền đặt cọc khỏi nhu cầu vốn chỉ vì đây không phải chi phí mất đi ngay. Trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực, số tiền này vẫn bị khóa và không thể sử dụng cho hoạt động khác.

Tính điểm hòa vốn của chi nhánh

Sau khi xác định chi phí, doanh nghiệp cần biết chi nhánh phải đạt bao nhiêu doanh thu để trang trải hoạt động.

Công thức cơ bản:

Doanh thu hòa vốn = Chi phí cố định ÷ Tỷ lệ lãi trên biến phí

Trong đó:

Tỷ lệ lãi trên biến phí = (Doanh thu − Chi phí biến đổi) ÷ Doanh thu

Ví dụ:

·         Chi phí cố định mỗi tháng: 120.000.000 đồng

·         Chi phí biến đổi bằng 40% doanh thu

·         Tỷ lệ lãi trên biến phí: 60%

Doanh thu hòa vốn là:

120.000.000 ÷ 60% = 200.000.000 đồng mỗi tháng

Nếu doanh thu bình quân trên mỗi đơn hàng là 1.000.000 đồng, chi nhánh cần khoảng 200 đơn hàng mỗi tháng để hòa vốn, trước khi xem xét các khoản đầu tư ban đầu và nghĩa vụ khác.

Điểm hòa vốn giúp kiểm tra tính khả thi của dự toán. Nếu công suất tối đa của chi nhánh chỉ đáp ứng 150 đơn hàng mỗi tháng nhưng phương án tài chính yêu cầu 200 đơn hàng để hòa vốn, doanh nghiệp cần điều chỉnh giá bán, cơ cấu chi phí, quy mô mặt bằng hoặc mô hình vận hành.

Điểm hòa vốn kế toán cũng không hoàn toàn giống hòa vốn dòng tiền. Một chi nhánh có thể đạt lợi nhuận trên báo cáo nhưng vẫn thiếu tiền mặt do khách hàng thanh toán chậm, tồn kho tăng hoặc phải trả trước cho nhà cung cấp.

Ba kịch bản cần dùng khi ước tính vốn đầu tư

Chỉ lập một phương án duy nhất dễ khiến doanh nghiệp đánh giá thấp rủi ro. Nên xây dựng tối thiểu ba kịch bản.

Kịch bản thuận lợi

Kịch bản này giả định:

·         Khai trương đúng kế hoạch

·         Chi phí không phát sinh đáng kể

·         Tuyển đủ nhân sự

·         Doanh thu tăng nhanh

·         Khách hàng thanh toán đúng hạn

Kịch bản thuận lợi cho thấy mức vốn tối thiểu có thể cần nhưng không nên được dùng làm căn cứ duy nhất để phê duyệt đầu tư.

Kịch bản cơ sở

Đây là phương án có xác suất xảy ra cao nhất, dựa trên:

·         Báo giá hiện có

·         Năng lực bán hàng thực tế

·         Dữ liệu từ chi nhánh hoặc đơn vị tương tự

·         Tiến độ tuyển dụng thông thường

·         Thời gian cần để thị trường nhận biết địa điểm mới

Kịch bản cơ sở nên là trọng tâm của kế hoạch ngân sách.

Kịch bản bất lợi

Kịch bản này kiểm tra khả năng chịu đựng khi:

·         Khai trương chậm

·         Chi phí thi công tăng

·         Doanh thu thấp hơn dự kiến

·         Biên lợi nhuận giảm

·         Nhân sự biến động

·         Công nợ thu chậm

·         Tồn kho luân chuyển kém

Doanh nghiệp không nhất thiết phải giữ sẵn toàn bộ tiền của kịch bản bất lợi, nhưng phải xác định trước nguồn bổ sung vốn và ngưỡng dừng đầu tư.

Những sai lầm làm dự toán chi phí mở chi nhánh thiếu chính xác

Chỉ tính chi phí trước ngày khai trương

Chi nhánh thường cần thời gian để đạt công suất và doanh thu ổn định. Nếu không tính vốn lưu động, doanh nghiệp có thể hoàn thành cơ sở vật chất nhưng thiếu tiền trả lương, thuê mặt bằng hoặc nhập hàng.

Dùng giá ước tính thay cho báo giá

Các hạng mục lớn như thi công, máy móc và mặt bằng cần được xác nhận bằng báo giá hoặc điều khoản hợp đồng. Ước tính chung có thể dùng ở giai đoạn khảo sát nhưng không đủ để phê duyệt ngân sách cuối cùng.

Bỏ qua thuế, phí và chi phí kèm theo

Giá được báo có thể chưa bao gồm thuế, vận chuyển, lắp đặt, bảo trì hoặc đào tạo. Mỗi báo giá cần ghi rõ phạm vi cung cấp và điều kiện thanh toán.

Dự báo doanh thu quá lạc quan

Doanh thu của chi nhánh mới không nên được suy ra trực tiếp từ chi nhánh đang hoạt động ổn định. Địa điểm mới cần thời gian xây dựng nhận biết, tuyển đội ngũ và hoàn thiện quy trình.

Không tính chi phí quản lý từ trụ sở chính

Chi nhánh có thể sử dụng nguồn lực chung như kế toán, công nghệ, nhân sự, marketing và quản lý cấp cao. Nếu không phân bổ các chi phí này, hiệu quả của chi nhánh có thể bị đánh giá cao hơn thực tế.

Xem quỹ dự phòng là khoản có thể cắt bỏ

Quỹ dự phòng không phải chi phí chắc chắn sẽ phát sinh, nhưng là một phần của nhu cầu vốn. Loại bỏ dự phòng chỉ làm con số đầu tư nhỏ hơn trên bảng tính, không làm rủi ro thực tế biến mất.

Cách giảm chi phí mà không làm suy giảm khả năng vận hành

Doanh nghiệp nên giảm chi phí theo mức độ ảnh hưởng đến hoạt động, thay vì cắt đồng đều ở mọi hạng mục.

Các biện pháp có thể áp dụng gồm:

·         Mở chi nhánh ở quy mô tối thiểu có thể vận hành

·         Chọn mặt bằng phù hợp công suất thay vì ưu tiên diện tích lớn

·         Đàm phán thời gian miễn hoặc giảm tiền thuê trong giai đoạn cải tạo

·         Chia thiết bị thành nhóm phải mua ngay và nhóm có thể bổ sung sau

·         Thuê thiết bị khi nhu cầu chưa ổn định

·         Điều chuyển tài sản còn sử dụng tốt từ đơn vị khác

·         Chuẩn hóa thiết kế để giảm chi phí thi công

·         Tuyển nhân sự theo tiến độ tăng công suất

·         Nhập hàng theo tốc độ tiêu thụ

·         Kiểm tra hiệu quả marketing theo từng kênh

·         Đàm phán chu kỳ thanh toán với nhà cung cấp

·         Thiết lập giới hạn phê duyệt cho chi phí phát sinh

Không nên cắt giảm các hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến pháp lý, an toàn, chất lượng sản phẩm, năng lực phục vụ cốt lõi hoặc trải nghiệm tối thiểu của khách hàng.

Một khoản đầu tư chỉ nên trì hoãn khi việc trì hoãn không làm chi nhánh mất khả năng vận hành, vi phạm điều kiện hoạt động hoặc phát sinh chi phí lớn hơn trong tương lai.

Khi nào doanh nghiệp nên phê duyệt mở chi nhánh?

Kế hoạch đầu tư nên được phê duyệt khi đáp ứng đồng thời các điều kiện chính:

·         Tổng vốn đầu tư đã bao gồm chi phí ban đầu, vốn lưu động và dự phòng

·         Các hạng mục lớn đã có căn cứ báo giá

·         Dòng tiền được dự báo theo từng tháng

·         Điểm hòa vốn phù hợp với công suất thực tế

·         Nguồn vốn đã được xác định

·         Người chịu trách nhiệm ngân sách đã được phân công

·         Có giới hạn cho chi phí phát sinh

·         Có tiêu chí đánh giá hiệu quả sau khai trương

·         Có phương án điều chỉnh hoặc dừng nếu kết quả thấp hơn kế hoạch

Ngoài số vốn cần bỏ ra, quyết định mở chi nhánh phải xem xét thời gian hoàn vốn và chi phí cơ hội. Một phương án có lợi nhuận dự kiến vẫn có thể không phù hợp nếu khóa quá nhiều vốn, tạo áp lực dòng tiền hoặc làm doanh nghiệp mất cơ hội đầu tư vào phương án hiệu quả hơn.

Để tính đúng chi phí mở chi nhánh, doanh nghiệp cần bắt đầu từ mô hình vận hành cụ thể, sau đó lập danh sách chi phí đầu tư ban đầu, dự báo chi phí hàng tháng, xác định mức thiếu hụt dòng tiền lớn nhất và bổ sung quỹ dự phòng.

Công thức tổng quát là:

Tổng vốn đầu tư = Chi phí đầu tư ban đầu Vốn lưu động Quỹ dự phòng

Trong đó, vốn lưu động và thời điểm thanh toán thường quan trọng không kém tổng chi phí. Một kế hoạch tốt không chỉ cho biết chi nhánh cần bao nhiêu tiền mà còn phải chỉ rõ khi nào cần tiền, khoản nào có thể phát sinh và doanh nghiệp sẽ xử lý thế nào nếu doanh thu thấp hơn dự kiến.