Báo cáo giám sát đầu tư gồm những gì?

Theo Nghị định 29/2021/NĐ-CP, theo dõi chương trình, dự án đầu tư là hoạt động thường xuyên, định kỳ nhằm cập nhật tình hình thực hiện; tổng hợp, phân tích và đánh giá thông tin; đề xuất phương án xử lý để dự án đạt đúng mục tiêu, tiến độ, chất lượng và giới hạn nguồn lực đã xác định.

Vì vậy, một báo cáo đầy đủ phải trả lời được bốn vấn đề chính:

·         Dự án đang được thực hiện đến đâu

·         Kết quả thực tế có phù hợp với nội dung được phê duyệt hay không

·         Dự án đang gặp sai lệch, khó khăn hoặc rủi ro nào

·         Cần áp dụng biện pháp gì trong kỳ tiếp theo

Cần xác định đúng loại báo cáo trước khi lập

“Báo cáo giám sát đầu tư” là cách gọi tương đối rộng. Nội dung báo cáo có thể khác nhau tùy theo:

·         Dự án sử dụng vốn đầu tư công

·         Dự án sử dụng vốn nhà nước ngoài đầu tư công

·         Dự án đầu tư theo phương thức đối tác công tư

·         Dự án sử dụng nguồn vốn khác

·         Dự án đầu tư ra nước ngoài

·         Hoạt động giám sát đầu tư của cộng đồng

·         Báo cáo định kỳ, báo cáo trước khi điều chỉnh dự án hoặc báo cáo đột xuất

Ngoài ra, báo cáo theo dõi quá trình thực hiện không đồng nhất với báo cáo đánh giá dự án. Theo Nghị định 29/2021/NĐ-CP, đánh giá dự án có thể được thực hiện ở các thời điểm như đánh giá ban đầu, đánh giá giữa kỳ hoặc giai đoạn, đánh giá kết thúc, đánh giá tác động và đánh giá đột xuất.

Do đó, trước khi soạn báo cáo, đơn vị thực hiện cần xác định ba yếu tố:

·         Đối tượng dự án

·         Nguồn vốn của dự án

·         Loại báo cáo và kỳ báo cáo phải thực hiện

Việc xác định sai loại báo cáo có thể khiến hồ sơ thiếu chỉ tiêu, sử dụng nhầm biểu mẫu hoặc không đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Thông tin nhận diện và căn cứ pháp lý của dự án

Phần đầu báo cáo cần cung cấp đủ thông tin để xác định chính xác dự án đang được theo dõi. Nội dung thường bao gồm:

·         Tên dự án hoặc chương trình đầu tư

·         Mã số dự án nếu có

·         Tên chủ đầu tư hoặc nhà đầu tư

·         Cơ quan chủ quản hoặc cơ quan quyết định đầu tư

·         Địa điểm thực hiện

·         Mục tiêu đầu tư

·         Quy mô và nội dung đầu tư chủ yếu

·         Tổng mức đầu tư hoặc tổng vốn đăng ký

·         Cơ cấu nguồn vốn

·         Thời gian thực hiện

·         Các mốc tiến độ chính

·         Quyết định chủ trương đầu tư

·         Quyết định đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

·         Các quyết định điều chỉnh đã được ban hành

·         Kỳ báo cáo và thời điểm chốt số liệu

Phần này tạo ra cơ sở đối chiếu cho toàn bộ nội dung phía sau. Mọi đánh giá về tiến độ, vốn, quy mô hoặc kết quả đều phải được so sánh với hồ sơ pháp lý còn hiệu lực của dự án, không chỉ so sánh với kế hoạch nội bộ của chủ đầu tư.

Tình hình thực hiện các thủ tục đầu tư

Báo cáo cần thể hiện dự án đã hoàn thành những thủ tục nào, còn thiếu thủ tục nào và việc chậm hoàn tất thủ tục ảnh hưởng ra sao đến tiến độ.

Tùy tính chất dự án, nhóm nội dung này có thể bao gồm:

·         Lập, thẩm định và phê duyệt dự án

·         Phê duyệt thiết kế và dự toán

·         Thủ tục quy hoạch

·         Thủ tục đất đai

·         Bồi thường, hỗ trợ và tái định cư

·         Thủ tục xây dựng

·         Thủ tục môi trường

·         Phòng cháy, chữa cháy

·         Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu

·         Ký kết hợp đồng

·         Cấp phép chuyên ngành

·         Nghiệm thu, bàn giao hoặc đưa công trình vào sử dụng

Báo cáo không nên chỉ ghi “đang thực hiện thủ tục”. Cần nêu rõ hồ sơ đang ở bước nào, đơn vị nào xử lý, thời điểm đã gửi, thời hạn dự kiến hoàn thành và trở ngại đang tồn tại.

Tiến độ thực hiện dự án

Đây là một trong những nội dung trọng tâm của báo cáo giám sát đầu tư. Tiến độ phải được trình bày trên cơ sở so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế.

Tiến độ tổng thể

Cần nêu:

·         Ngày khởi công hoặc bắt đầu thực hiện

·         Thời gian hoàn thành theo quyết định đầu tư

·         Tỷ lệ thực hiện chung tại thời điểm báo cáo

·         Khả năng hoàn thành dự án theo kế hoạch

·         Số ngày hoặc số tháng chậm tiến độ nếu có

Tiến độ theo từng hạng mục

Đối với dự án có nhiều gói thầu hoặc hạng mục, báo cáo nên tách riêng:

·         Khối lượng theo kế hoạch

·         Khối lượng đã hoàn thành

·         Tỷ lệ hoàn thành

·         Thời điểm phải hoàn thành

·         Thời điểm dự kiến hoàn thành thực tế

·         Nguyên nhân chênh lệch

·         Biện pháp bù tiến độ

Cách trình bày này giúp nhận diện chính xác hạng mục gây ảnh hưởng đến đường găng của dự án. Một tỷ lệ hoàn thành chung tương đối cao không đồng nghĩa dự án không có nguy cơ chậm, bởi một hạng mục quan trọng chưa hoàn tất vẫn có thể làm trì hoãn toàn bộ thời điểm vận hành.

Tình hình thực hiện khối lượng và chất lượng

Báo cáo phải phản ánh kết quả thực hiện thực tế, không chỉ nêu tiến độ theo thời gian.

Nội dung cần theo dõi gồm:

·         Khối lượng công việc đã thực hiện

·         Khối lượng đã nghiệm thu

·         Khối lượng chưa được nghiệm thu

·         Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng

·         Mức độ đáp ứng thiết kế, tiêu chuẩn và quy chuẩn

·         Kết quả kiểm tra chất lượng

·         Các sai sót hoặc khiếm khuyết đã phát hiện

·         Trách nhiệm xử lý

·         Thời hạn hoàn thành việc khắc phục

Đối với dự án xây dựng, số liệu nên được lấy từ hồ sơ nghiệm thu, nhật ký công trình, biên bản kiểm tra và báo cáo của tư vấn giám sát. Không nên sử dụng riêng số liệu do nhà thầu tự xác nhận nếu chưa có căn cứ nghiệm thu phù hợp.

Tình hình huy động, phân bổ và giải ngân vốn

Phần tài chính phải cho thấy dự án có đang được bảo đảm nguồn lực theo kế hoạch hay không.

Các chỉ tiêu chủ yếu gồm:

·         Tổng mức đầu tư được duyệt

·         Tổng mức đầu tư sau điều chỉnh nếu có

·         Kế hoạch vốn của năm báo cáo

·         Vốn đã được bố trí

·         Vốn đã cấp hoặc đã huy động

·         Giá trị giải ngân trong kỳ

·         Giá trị giải ngân lũy kế

·         Tỷ lệ giải ngân so với kế hoạch

·         Giá trị khối lượng hoàn thành chưa thanh toán

·         Công nợ với nhà thầu

·         Nhu cầu vốn còn lại

·         Khả năng cân đối vốn trong kỳ tiếp theo

Khi giải ngân thấp hơn khối lượng thực hiện, báo cáo cần phân tích nguyên nhân như hồ sơ thanh toán chưa hoàn chỉnh, thiếu kế hoạch vốn, vướng thủ tục nghiệm thu hoặc chậm xác nhận khối lượng.

Ngược lại, giải ngân cao nhưng khối lượng thực tế thấp là tín hiệu cần kiểm tra về tạm ứng, thu hồi tạm ứng và khả năng sử dụng vốn đúng mục đích.

Việc quản lý chi phí và biến động tổng mức đầu tư

Báo cáo cần làm rõ dự án có nguy cơ vượt tổng mức đầu tư hay không và nguyên nhân dẫn đến biến động chi phí.

Nội dung nên bao gồm:

·         Giá trị hợp đồng đã ký

·         Giá trị thực hiện và thanh toán

·         Giá trị phát sinh

·         Chi phí dự phòng đã sử dụng

·         Chi phí còn lại

·         Biến động giá vật liệu, nhân công và thiết bị

·         Thay đổi thiết kế hoặc quy mô

·         Giá trị tiết kiệm qua đấu thầu

·         Dự kiến tổng chi phí khi hoàn thành

·         Khả năng phải điều chỉnh tổng mức đầu tư

Mọi khoản phát sinh cần được giải thích về nguyên nhân, cơ sở xác định giá trị, thẩm quyền phê duyệt và ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án.

Không nên gộp tất cả chi phí phát sinh thành một con số tổng. Việc phân loại theo nguyên nhân giúp cơ quan quản lý phân biệt phần phát sinh khách quan với phần phát sinh do chuẩn bị dự án, khảo sát, thiết kế hoặc quản lý hợp đồng chưa tốt.

Tình hình thực hiện hợp đồng và hoạt động của nhà thầu

Đối với dự án có các gói thầu, báo cáo cần phản ánh tình trạng thực hiện từng hợp đồng quan trọng.

Các nội dung cần có:

·         Tên gói thầu và nhà thầu

·         Loại hợp đồng

·         Giá trị hợp đồng

·         Thời gian thực hiện

·         Khối lượng đã hoàn thành

·         Giá trị đã thanh toán

·         Tạm ứng và thu hồi tạm ứng

·         Phát sinh và điều chỉnh hợp đồng

·         Chậm trễ hoặc vi phạm

·         Việc áp dụng chế tài

·         Tranh chấp, khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường

·         Đánh giá năng lực thực hiện của nhà thầu

Báo cáo cần phân biệt nguyên nhân chậm thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý hay do sự kiện khách quan. Việc quy kết chung là “do khó khăn” không đủ để đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.

Việc thực hiện mục tiêu, quy mô và hiệu quả dự kiến

Giám sát đầu tư không chỉ theo dõi xem dự án đã chi bao nhiêu tiền hoặc hoàn thành bao nhiêu phần trăm. Báo cáo còn phải xác định dự án có đang đi đúng mục tiêu được phê duyệt hay không.

Cần xem xét:

·         Mục tiêu đầu tư có được giữ nguyên không

·         Quy mô thực hiện có phù hợp với quyết định đầu tư không

·         Công suất hoặc năng lực thiết kế có thay đổi không

·         Đối tượng hưởng lợi có thay đổi không

·         Địa điểm và phạm vi thực hiện có thay đổi không

·         Kết quả dự kiến có còn khả thi không

·         Các chỉ tiêu kinh tế, xã hội hoặc chuyên ngành có nguy cơ không đạt không

Một dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ nhưng vẫn không đạt yêu cầu nếu quy mô bị cắt giảm, chất lượng không đáp ứng hoặc kết quả đầu ra không phục vụ đúng mục tiêu ban đầu.

Việc chấp hành quy định về quản lý đầu tư

Báo cáo cần đánh giá mức độ tuân thủ của các chủ thể liên quan trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Phạm vi kiểm tra thường gồm:

·         Tuân thủ quyết định chủ trương đầu tư và quyết định đầu tư

·         Tuân thủ quy định về kế hoạch và phân bổ vốn

·         Tuân thủ pháp luật về đấu thầu

·         Tuân thủ pháp luật về xây dựng

·         Tuân thủ quy định về đất đai và môi trường

·         Tuân thủ chế độ quản lý chất lượng

·         Tuân thủ quy định về quản lý chi phí

·         Tuân thủ chế độ báo cáo và cập nhật dữ liệu

·         Thực hiện kết luận thanh tra, kiểm tra hoặc kiểm toán

·         Thực hiện các yêu cầu, kiến nghị từ kỳ giám sát trước

Nghị định 29/2021/NĐ-CP xác định hoạt động kiểm tra dự án nhằm xem xét việc chấp hành quy định quản lý, phát hiện sai sót, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý và giám sát việc khắc phục các vấn đề đã phát hiện.

Do đó, báo cáo không nên chỉ liệt kê vi phạm. Cần nêu rõ:

·         Vi phạm hoặc tồn tại cụ thể

·         Chủ thể chịu trách nhiệm

·         Ảnh hưởng đối với dự án

·         Biện pháp đã áp dụng

·         Tiến độ khắc phục

·         Vấn đề còn chưa được xử lý

Công tác đất đai, giải phóng mặt bằng và tái định cư

Đối với dự án có sử dụng đất, đây thường là nhóm nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ.

Báo cáo cần thể hiện:

·         Tổng diện tích đất phải thu hồi hoặc sử dụng

·         Diện tích đã hoàn thành thủ tục

·         Diện tích đã bàn giao

·         Diện tích còn vướng

·         Số hộ hoặc tổ chức bị ảnh hưởng

·         Phương án bồi thường đã được phê duyệt

·         Giá trị bồi thường đã chi trả

·         Tình hình bố trí tái định cư

·         Khiếu nại hoặc tranh chấp

·         Mốc thời gian dự kiến hoàn tất

·         Ảnh hưởng của mặt bằng đến từng gói thầu

Cần liên kết số liệu mặt bằng với tiến độ thi công. Việc ghi “chưa hoàn thành giải phóng mặt bằng” mà không chỉ rõ phạm vi, tỷ lệ và hạng mục bị ảnh hưởng sẽ làm giảm giá trị quản lý của báo cáo.

An toàn, môi trường và tác động xã hội

Tùy loại dự án, báo cáo cần cập nhật:

·         Việc thực hiện các thủ tục môi trường

·         Các biện pháp bảo vệ môi trường

·         Quan trắc và xử lý chất thải

·         An toàn lao động

·         Sự cố đã xảy ra

·         Công tác phòng cháy, chữa cháy

·         Ảnh hưởng đến cộng đồng dân cư

·         Việc tiếp nhận và giải quyết phản ánh

·         Biện pháp giảm thiểu tác động tiêu cực

Trường hợp có sự cố, báo cáo phải ghi rõ thời điểm, nguyên nhân, hậu quả, trách nhiệm và biện pháp khắc phục; không chỉ ghi nhận sự kiện dưới dạng thông báo.

Những thay đổi so với nội dung được phê duyệt

Mọi thay đổi đáng kể của dự án cần được tổng hợp riêng, bao gồm:

·         Thay đổi mục tiêu

·         Thay đổi quy mô

·         Thay đổi địa điểm

·         Thay đổi công nghệ

·         Thay đổi thiết kế

·         Thay đổi tổng mức đầu tư

·         Thay đổi cơ cấu nguồn vốn

·         Thay đổi thời gian thực hiện

·         Thay đổi nhà đầu tư hoặc chủ đầu tư

·         Thay đổi phương án lựa chọn nhà thầu

·         Điều chỉnh hợp đồng

·         Điều chỉnh các chỉ tiêu đầu ra

Với mỗi thay đổi, báo cáo cần nêu:

·         Nội dung trước và sau khi thay đổi

·         Nguyên nhân

·         Ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và mục tiêu

·         Thẩm quyền quyết định

·         Tình trạng hoàn tất thủ tục điều chỉnh

Những nội dung mới chỉ được đề xuất nhưng chưa được cấp có thẩm quyền chấp thuận phải được thể hiện là kiến nghị, không được ghi như phương án đã chính thức áp dụng.

Khó khăn, vướng mắc, rủi ro và nguyên nhân

Phần này phải đi sâu hơn việc liệt kê hiện tượng. Mỗi vấn đề cần được trình bày theo chuỗi:

Vấn đề → Nguyên nhân → Ảnh hưởng → Trách nhiệm → Biện pháp xử lý

Các nhóm vướng mắc phổ biến gồm:

·         Thiếu hoặc chậm bố trí vốn

·         Chậm giải phóng mặt bằng

·         Thủ tục pháp lý kéo dài

·         Năng lực nhà thầu không đáp ứng

·         Thiếu vật liệu hoặc thiết bị

·         Biến động giá

·         Thay đổi thiết kế

·         Điều kiện thi công không phù hợp dự kiến

·         Khó khăn về phối hợp giữa các cơ quan

·         Chậm nghiệm thu hoặc thanh toán

·         Khiếu nại, tranh chấp

·         Rủi ro môi trường và an toàn

Cần tách nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan. Cách phân loại này quyết định biện pháp xử lý: điều chỉnh kế hoạch, bổ sung nguồn lực, xử lý nhà thầu, hoàn thiện hồ sơ hay trình cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Kết quả xử lý kiến nghị của kỳ báo cáo trước

Báo cáo kỳ sau cần theo dõi đến cùng các vấn đề đã được phát hiện ở kỳ trước.

Nội dung cần nêu:

·         Kiến nghị đã được đưa ra

·         Cơ quan hoặc đơn vị chịu trách nhiệm

·         Thời hạn xử lý

·         Kết quả thực hiện

·         Nội dung đã hoàn thành

·         Nội dung chưa hoàn thành

·         Nguyên nhân chưa hoàn thành

·         Trách nhiệm tiếp tục xử lý

Nếu chỉ lặp lại một vướng mắc qua nhiều kỳ mà không đánh giá tiến độ xử lý, báo cáo sẽ không phát huy chức năng giám sát.

Kiến nghị và biện pháp khắc phục

Kiến nghị phải cụ thể, có chủ thể thực hiện và thời hạn hoàn thành.

Một kiến nghị có giá trị quản lý cần trả lời được:

·         Cần xử lý vấn đề gì

·         Cơ quan hoặc cá nhân nào xử lý

·         Căn cứ và thẩm quyền xử lý

·         Nguồn lực cần sử dụng

·         Thời hạn hoàn thành

·         Kết quả cần đạt được

·         Cách kiểm tra việc hoàn thành

Các biện pháp có thể gồm:

·         Điều chỉnh tiến độ

·         Điều chỉnh kế hoạch vốn

·         Bổ sung nguồn lực

·         Thay đổi biện pháp tổ chức thi công

·         Xử lý vi phạm hợp đồng

·         Thay thế hoặc bổ sung nhà thầu

·         Hoàn thiện thủ tục pháp lý

·         Điều chỉnh dự án theo thẩm quyền

·         Tăng cường kiểm tra hiện trường

·         Xử lý trách nhiệm của tổ chức, cá nhân

·         Báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết vấn đề vượt thẩm quyền

Nghị định 29/2021/NĐ-CP giao các cơ quan quản lý trách nhiệm tổ chức giám sát, tổng hợp báo cáo, giải quyết hoặc kiến nghị giải quyết vướng mắc nhằm bảo đảm tiến độ và hiệu quả đầu tư.

Kế hoạch thực hiện trong kỳ tiếp theo

Báo cáo nên kết thúc phần nội dung chuyên môn bằng kế hoạch cụ thể cho giai đoạn tiếp theo.

Kế hoạch cần bao gồm:

·         Khối lượng phải hoàn thành

·         Các mốc tiến độ

·         Nhu cầu vốn

·         Kế hoạch giải ngân

·         Thủ tục phải hoàn tất

·         Hạng mục cần nghiệm thu

·         Vướng mắc cần giải quyết

·         Đơn vị chịu trách nhiệm

·         Thời hạn hoàn thành

·         Chỉ tiêu cần theo dõi trong kỳ tiếp theo

Kế hoạch phải gắn với những sai lệch đã được phát hiện. Chẳng hạn, nếu dự án chậm do mặt bằng, kế hoạch kỳ tới phải có mốc bàn giao mặt bằng cụ thể, thay vì chỉ đặt mục tiêu tăng khối lượng thi công.

Tài liệu và phụ lục kèm theo báo cáo

Để số liệu có thể kiểm tra, báo cáo nên kèm theo các bảng biểu và hồ sơ cần thiết, chẳng hạn:

·         Bảng tổng hợp tiến độ

·         Bảng khối lượng thực hiện

·         Bảng giải ngân

·         Bảng theo dõi hợp đồng

·         Bảng tổng hợp phát sinh

·         Bảng theo dõi giải phóng mặt bằng

·         Danh mục thủ tục pháp lý

·         Danh mục vấn đề và kiến nghị

·         Biên bản kiểm tra hiện trường

·         Hình ảnh hiện trạng

·         Văn bản chấp thuận điều chỉnh

·         Tài liệu chứng minh kết quả khắc phục

·         Các biểu mẫu theo chế độ báo cáo áp dụng

Thông tư 05/2023/TT-BKHĐT quy định hệ thống mẫu báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư; vì vậy đơn vị lập báo cáo cần lựa chọn đúng biểu mẫu tương ứng với loại chương trình, dự án và nguồn vốn, thay vì sử dụng một mẫu chung cho mọi trường hợp.

Cách kiểm tra một báo cáo giám sát đầu tư đã đầy đủ hay chưa

Trước khi ký và gửi báo cáo, có thể kiểm tra theo năm tiêu chí sau:

1.    Đúng đối tượng

Báo cáo đã sử dụng đúng loại báo cáo và đúng biểu mẫu tương ứng với nguồn vốn, loại dự án hay chưa

2.    Đủ căn cứ

Các số liệu đã được đối chiếu với quyết định đầu tư, kế hoạch vốn, hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và tài liệu pháp lý hay chưa

3.    Có so sánh

Báo cáo đã thể hiện chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế về tiến độ, khối lượng, chi phí và kết quả hay chưa

4.    Có phân tích

Mỗi sai lệch đã được xác định nguyên nhân, ảnh hưởng và trách nhiệm hay chưa

5.    Có phương án xử lý

Kiến nghị đã có đơn vị thực hiện, thời hạn và kết quả cần đạt hay chưa

Một bản báo cáo chỉ liệt kê số liệu nhưng không phân tích chênh lệch sẽ chưa thực hiện đầy đủ chức năng giám sát. Ngược lại, báo cáo có nhận định nhưng thiếu số liệu, tài liệu chứng minh cũng không đủ cơ sở để cơ quan quản lý ra quyết định.

Báo cáo giám sát đầu tư cần bao quát từ hồ sơ pháp lý, tiến độ, khối lượng, chất lượng, nguồn vốn và hợp đồng đến mức độ tuân thủ, thay đổi của dự án, khó khăn, trách nhiệm và phương án xử lý. Trọng tâm của báo cáo không nằm ở số lượng thông tin mà ở khả năng đối chiếu giữa kế hoạch được phê duyệt với kết quả thực tế.

Để bảo đảm giá trị sử dụng, số liệu phải thống nhất, có thời điểm chốt rõ ràng và có tài liệu kiểm chứng. Mọi sai lệch quan trọng phải đi kèm nguyên nhân, ảnh hưởng, chủ thể chịu trách nhiệm và thời hạn khắc phục. Đồng thời, người lập cần kiểm tra văn bản và biểu mẫu đang có hiệu lực tại thời điểm báo cáo, đặc biệt khi dự án đã được điều chỉnh hoặc thuộc một cơ chế quản lý chuyên ngành.