Nên ưu tiên số hóa hồ sơ nào trước?

Thứ tự hợp lý là ưu tiên những hồ sơ đồng thời có giá trị cao và rủi ro lớn: liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp; thường xuyên được sử dụng; khó tái tạo nếu thất lạc; hoặc chứa dữ liệu cần kiểm soát chặt chẽ.

Doanh nghiệp có thể đánh giá từng nhóm hồ sơ theo năm tiêu chí: giá trị pháp lý, tần suất khai thác, mức độ ảnh hưởng đến hoạt động, khả năng phục hồi và yêu cầu bảo mật. Nhóm đạt tổng điểm cao nhất nên được đưa vào đợt số hóa đầu tiên.

Nguyên tắc xác định hồ sơ cần số hóa trước

Một hồ sơ không nhất thiết phải được ưu tiên chỉ vì đã tồn tại lâu hoặc chiếm nhiều diện tích lưu trữ. Giá trị của việc số hóa phụ thuộc vào hậu quả xảy ra khi doanh nghiệp không thể tìm thấy, xác minh hoặc sử dụng hồ sơ đúng thời điểm.

Bốn câu hỏi dưới đây giúp xác định mức độ ưu tiên:

·         Hồ sơ có được sử dụng để chứng minh quyền, nghĩa vụ hoặc trách nhiệm pháp lý không

·         Việc thiếu hồ sơ có làm gián đoạn vận hành, thanh toán hoặc cung cấp dịch vụ không

·         Hồ sơ có thường xuyên được nhiều phòng ban tra cứu không

·         Hồ sơ có khó hoặc không thể phục hồi từ nguồn khác không

Hồ sơ đáp ứng nhiều tiêu chí trên cần được số hóa trước. Ngược lại, tài liệu trùng lặp, ít giá trị, sắp hết thời hạn bảo quản hoặc có thể dễ dàng tải lại từ một hệ thống khác thường không thuộc nhóm ưu tiên đầu tiên.

Cũng cần phân biệt giữa quét tài liệu và số hóa hồ sơ. Quét chỉ tạo ra hình ảnh hoặc tệp PDF. Số hóa đầy đủ còn bao gồm phân loại, đặt tên, gắn dữ liệu mô tả, thiết lập quyền truy cập, kiểm tra chất lượng và xác định thời hạn lưu giữ.

Ưu tiên thứ nhất: Hồ sơ pháp lý và quản trị doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý nên nằm trong đợt số hóa đầu tiên vì đây là cơ sở chứng minh tư cách, thẩm quyền và các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

Nhóm này thường bao gồm:

·         Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy phép hoạt động

·         Điều lệ và các lần sửa đổi, bổ sung

·         Hồ sơ góp vốn, chuyển nhượng vốn hoặc cổ phần

·         Biên bản và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị

·         Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và văn bản ủy quyền

·         Hồ sơ về quyền sở hữu trí tuệ, quyền sử dụng tài sản và giấy phép chuyên ngành

Những tài liệu này có tần suất sử dụng không phải lúc nào cũng cao, nhưng hậu quả khi thất lạc có thể rất lớn. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục hành chính, làm việc với ngân hàng, gọi vốn, kiểm toán, giải quyết tranh chấp hoặc chứng minh thẩm quyền của người ký.

Khi số hóa, cần ghi nhận rõ loại văn bản, số hiệu, ngày ban hành, người ký, thời hạn hiệu lực và đơn vị quản lý. Các phiên bản đã hết hiệu lực không nên bị xóa khỏi hệ thống mà phải được đánh dấu trạng thái để bảo toàn lịch sử thay đổi.

Ưu tiên thứ hai: Hợp đồng và hồ sơ giao dịch quan trọng

Hợp đồng là nhóm hồ sơ cần số hóa sớm nhất tại phần lớn doanh nghiệp. Giá trị của hợp đồng không chỉ nằm ở bản ký mà còn nằm trong toàn bộ chuỗi tài liệu chứng minh quá trình hình thành và thực hiện giao dịch.

Một bộ hồ sơ hợp đồng đầy đủ có thể bao gồm:

·         Hợp đồng, phụ lục và biên bản sửa đổi

·         Báo giá, đề nghị giao kết và tài liệu đàm phán

·         Biên bản bàn giao, nghiệm thu hoặc đối soát

·         Đơn đặt hàng và xác nhận đơn hàng

·         Chứng từ thanh toán

·         Thư trao đổi về thay đổi phạm vi, tiến độ hoặc trách nhiệm

·         Biên bản thanh lý và hồ sơ khiếu nại

Doanh nghiệp nên ưu tiên hợp đồng còn hiệu lực, hợp đồng có giá trị lớn, hợp đồng dài hạn, hợp đồng đang phát sinh nghĩa vụ và hợp đồng có nguy cơ tranh chấp. Hợp đồng đã hết hiệu lực nhưng vẫn còn thời hạn bảo hành, thanh toán, quyết toán hoặc khiếu kiện cũng phải được xếp vào nhóm ưu tiên.

Luật Giao dịch điện tử năm 2023, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, tạo hành lang pháp lý cho việc chuyển đổi hoạt động từ môi trường thực sang môi trường số. Tuy nhiên, giá trị sử dụng của tài liệu điện tử còn phụ thuộc vào khả năng bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập và các điều kiện pháp luật liên quan. Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng chỉ cần quét hợp đồng giấy là có thể mặc nhiên thay thế hoặc tiêu hủy bản gốc.

Hệ thống quản lý hợp đồng nên cho phép tìm kiếm theo đối tác, giá trị, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, đơn vị phụ trách và trạng thái thực hiện. Cảnh báo thời hạn gia hạn, bảo lãnh, thanh toán hoặc thanh lý tạo ra giá trị lớn hơn nhiều so với việc chỉ lưu một tệp PDF.

Ưu tiên thứ ba: Hồ sơ kế toán, tài chính và thuế

Hồ sơ kế toán, tài chính và thuế cần được ưu tiên vì có khối lượng lớn, được tra cứu định kỳ và chịu yêu cầu bảo quản theo thời hạn pháp luật.

Nhóm tài liệu thường gặp gồm:

·         Hóa đơn và chứng từ kế toán

·         Phiếu thu, phiếu chi và chứng từ ngân hàng

·         Sổ kế toán và bảng cân đối tài khoản

·         Báo cáo tài chính

·         Hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế và hoàn thuế

·         Hồ sơ tài sản cố định

·         Hồ sơ công nợ, vay vốn và bảo lãnh

·         Hồ sơ kiểm toán và biên bản thanh tra

Theo quy định về kế toán, một số tài liệu dùng cho quản lý, điều hành phải được lưu trữ ít nhất 5 năm; nhiều tài liệu trực tiếp dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ dài hơn. Thời hạn cụ thể phụ thuộc vào loại tài liệu và mục đích sử dụng.

Doanh nghiệp nên số hóa trước hồ sơ của các kỳ chưa quyết toán, hồ sơ đang được kiểm toán hoặc thanh tra, chứng từ liên quan đến giao dịch có giá trị lớn và tài liệu thường xuyên được đối chiếu. Hồ sơ cũ chỉ nên được xử lý sau khi đã xác định thời hạn bảo quản và giá trị sử dụng.

Dữ liệu mô tả cần thống nhất với hệ thống kế toán, chẳng hạn số chứng từ, ngày hạch toán, mã nhà cung cấp, mã khách hàng, kỳ kế toán và loại nghiệp vụ. Nếu thiếu những trường này, doanh nghiệp có thể tạo ra hàng nghìn tệp số nhưng vẫn phải mở từng tệp để tìm thông tin.

Ưu tiên thứ tư: Hồ sơ nhân sự đang còn hiệu lực

Hồ sơ nhân sự được khai thác xuyên suốt quá trình tuyển dụng, sử dụng lao động, trả lương, đánh giá, điều chuyển và chấm dứt quan hệ lao động. Vì vậy, đây là nhóm cần số hóa sớm nhưng phải đi kèm kiểm soát truy cập nghiêm ngặt.

Các hồ sơ nên được ưu tiên gồm:

·         Hợp đồng lao động và phụ lục

·         Quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều chuyển và chấm dứt hợp đồng

·         Hồ sơ tiền lương, thưởng và phụ cấp

·         Hồ sơ bảo hiểm

·         Hồ sơ đào tạo, chứng chỉ và đánh giá năng lực

·         Hồ sơ kỷ luật, khiếu nại và giải quyết tranh chấp

·         Hồ sơ sức khỏe hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm nếu doanh nghiệp được phép quản lý

Ưu tiên trước hết nên dành cho hồ sơ của người lao động đang làm việc, hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ chưa hoàn thành và hồ sơ có khả năng được sử dụng khi phát sinh tranh chấp.

Không nên lưu toàn bộ hồ sơ nhân sự vào một thư mục chung. Bộ phận nhân sự, quản lý trực tiếp, kế toán tiền lương và ban lãnh đạo cần được cấp các mức quyền khác nhau. Nhật ký truy cập và lịch sử thay đổi cũng cần được lưu lại để xác định ai đã xem, tải xuống hoặc chỉnh sửa dữ liệu.

Ưu tiên thứ năm: Hồ sơ vận hành có tần suất sử dụng cao

Sau các hồ sơ có giá trị pháp lý và tuân thủ cao, doanh nghiệp nên số hóa những hồ sơ đang gây ra nhiều thời gian tìm kiếm, luân chuyển hoặc phê duyệt trong hoạt động hằng ngày.

Tùy ngành nghề, nhóm này có thể bao gồm:

·         Quy trình, quy định và hướng dẫn công việc

·         Hồ sơ mua hàng và quản lý nhà cung cấp

·         Hồ sơ bán hàng và chăm sóc khách hàng

·         Hồ sơ dự án

·         Hồ sơ sản xuất và kiểm soát chất lượng

·         Hồ sơ bảo trì, sửa chữa và kiểm định thiết bị

·         Hồ sơ xuất nhập kho và vận chuyển

·         Hồ sơ an toàn lao động và quản lý sự cố

Tần suất sử dụng là tiêu chí quan trọng vì mỗi lần tìm kiếm hoặc chuyển giao được rút ngắn đều tạo ra lợi ích lặp lại. Một hồ sơ được 20 người sử dụng mỗi tuần thường nên được số hóa trước một tài liệu chỉ được mở một lần trong nhiều năm, miễn là hai nhóm có mức rủi ro tương đương.

Doanh nghiệp nên ưu tiên quy trình đang áp dụng và biểu mẫu hiện hành. Phiên bản cũ vẫn có thể được giữ lại để phục vụ truy vết, nhưng phải được đánh dấu rõ là hết hiệu lực nhằm tránh nhân viên sử dụng nhầm.

Ưu tiên thứ sáu: Hồ sơ độc bản, xuống cấp hoặc khó phục hồi

Một số tài liệu ít được sử dụng nhưng cần được số hóa khẩn cấp vì bản giấy đang hư hỏng hoặc không có bản thay thế.

Nhóm này có thể gồm:

·         Văn bản viết tay hoặc tài liệu chỉ còn một bản

·         Bản vẽ, sơ đồ và hồ sơ kỹ thuật cũ

·         Hồ sơ lưu trên giấy dễ phai màu

·         Tài liệu bị ẩm, rách, mối mọt hoặc biến dạng

·         Hồ sơ của dự án, bộ phận hoặc doanh nghiệp đã giải thể

·         Tài liệu do người đã nghỉ việc trực tiếp quản lý

·         Hồ sơ lịch sử có giá trị chứng minh hoặc giá trị tri thức

Mức độ ưu tiên của nhóm này được quyết định bởi khả năng phục hồi. Một hồ sơ không thể tái tạo cần được xử lý trước cả khi tần suất sử dụng thấp.

Tuy nhiên, tài liệu xuống cấp phải được thao tác cẩn thận. Việc tháo ghim, ép phẳng hoặc đưa qua thiết bị nạp giấy tự động có thể làm hỏng bản gốc. Với tài liệu đặc biệt, doanh nghiệp nên sử dụng thiết bị quét phẳng hoặc đơn vị có năng lực xử lý hồ sơ lưu trữ.

Cách chấm điểm để xây dựng thứ tự số hóa

Thay vì lựa chọn theo cảm tính, doanh nghiệp có thể lập danh mục hồ sơ và chấm từng nhóm trên thang điểm từ 1 đến 5 theo năm tiêu chí.

Có thể tính điểm ưu tiên theo công thức:

Điểm ưu tiên = Giá trị pháp lý × 30% Ảnh hưởng vận hành × 25% Khả năng phục hồi × 20% Tần suất sử dụng × 15% Rủi ro bảo quản × 10%

Tỷ trọng này không phải chuẩn bắt buộc. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo lĩnh vực hoạt động. Ngành có yêu cầu tuân thủ cao có thể tăng trọng số pháp lý; doanh nghiệp dịch vụ có thể tăng trọng số tần suất khai thác; đơn vị đang xử lý kho tài liệu cũ có thể tăng trọng số rủi ro bảo quản.

Sau khi chấm điểm, có thể chia thành ba mức:

·         Mức A: Số hóa ngay

·         Mức B: Số hóa trong giai đoạn tiếp theo

·         Mức C: Chỉ số hóa khi có nhu cầu hoặc khi đủ nguồn lực

Cách làm này giúp doanh nghiệp giải thích được vì sao một nhóm hồ sơ được ưu tiên, đồng thời hạn chế tình trạng phòng ban nào có nhiều tài liệu hơn thì được xử lý trước.

Những hồ sơ chưa nên số hóa ngay

Không phải tài liệu nào cũng cần được đưa vào dự án số hóa. Việc loại bỏ đúng đối tượng giúp giảm chi phí quét, lưu trữ và kiểm soát dữ liệu.

Các nhóm cần rà soát trước khi số hóa gồm:

·         Bản sao trùng lặp không có giá trị riêng

·         Bản nháp không cần lưu vết

·         Tài liệu quảng cáo hoặc tài liệu tham khảo có thể tải lại

·         Biểu mẫu trắng đã lỗi thời

·         Hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản và đủ điều kiện xử lý

·         Tài liệu không xác định được nguồn gốc hoặc đơn vị chịu trách nhiệm

·         Tệp điện tử đã tồn tại đầy đủ trên hệ thống khác

Điều quan trọng là không tự ý tiêu hủy bản giấy chỉ vì đã tạo bản quét. Quyết định giữ lại hay tiêu hủy phải dựa trên giá trị pháp lý, thời hạn bảo quản, quy định chuyên ngành và chính sách quản trị hồ sơ của doanh nghiệp.

Đối với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về công tác văn thư, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về quản lý văn bản, lập hồ sơ và quản lý tài liệu điện tử. Đây là nguồn tham chiếu quan trọng khi xây dựng quy trình tạo lập và quản lý hồ sơ số có cấu trúc.

Số hóa theo hồ sơ, không số hóa theo từng tờ giấy rời

Một sai lầm phổ biến là quét tài liệu theo vị trí vật lý: quét hết tủ thứ nhất, sau đó đến tủ thứ hai. Cách này nhanh ở giai đoạn đầu nhưng dễ phá vỡ mối quan hệ giữa các tài liệu thuộc cùng một vụ việc hoặc giao dịch.

Đơn vị số hóa nên là một hồ sơ hoàn chỉnh, chẳng hạn hồ sơ của một hợp đồng, một nhân viên, một dự án hoặc một kỳ quyết toán. Mỗi hồ sơ cần có:

·         Mã định danh duy nhất

·         Tên hồ sơ thống nhất

·         Đơn vị và người chịu trách nhiệm

·         Khoảng thời gian hình thành

·         Trạng thái hiệu lực

·         Mức độ bảo mật

·         Thời hạn lưu giữ

·         Danh mục tài liệu thành phần

Cấu trúc này giúp doanh nghiệp tìm lại toàn bộ bối cảnh thay vì chỉ tìm được một trang riêng lẻ. Nó cũng hỗ trợ bàn giao công việc, kiểm toán, kiểm tra và giải quyết tranh chấp.

Điều kiện để hồ sơ sau số hóa thực sự sử dụng được

Chất lượng số hóa không chỉ được đánh giá bằng độ rõ của hình ảnh. Một hồ sơ số chỉ có giá trị vận hành khi người có thẩm quyền tìm thấy, đọc được, xác định được nguồn gốc và kiểm tra được lịch sử xử lý.

Doanh nghiệp cần bảo đảm tối thiểu:

·         Tệp số đầy đủ, đúng thứ tự và không mất trang

·         Nội dung đủ rõ để đọc và đối chiếu

·         Quy tắc đặt tên và phân loại thống nhất

·         Dữ liệu mô tả đủ để tìm kiếm

·         Quyền truy cập phù hợp với vai trò

·         Có bản sao lưu và phương án khôi phục

·         Có nhật ký thao tác đối với hồ sơ quan trọng

·         Có cơ chế kiểm soát phiên bản và thời hạn lưu giữ

Luật Giao dịch điện tử cũng nhấn mạnh việc tạo, gửi, nhận và lưu trữ thông điệp dữ liệu phải được bảo vệ khỏi hành vi cản trở, phá hoại hoặc sử dụng trái pháp luật. Điều đó cho thấy dự án số hóa phải đi cùng quản trị an toàn, không thể chỉ dừng ở khâu quét tài liệu.

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng hồ sơ pháp lý, hợp đồng, kế toán – thuế, nhân sự còn hiệu lực và các hồ sơ vận hành được sử dụng thường xuyên. Hồ sơ độc bản hoặc có nguy cơ hư hỏng cũng cần được xử lý sớm, ngay cả khi ít được tra cứu.

Thứ tự cuối cùng không nên dựa vào số lượng giấy mà dựa vào giá trị, rủi ro và khả năng tạo hiệu quả vận hành. Một dự án nhỏ nhưng lựa chọn đúng hồ sơ, thiết lập đúng dữ liệu mô tả và kiểm soát tốt quyền truy cập thường mang lại giá trị cao hơn việc quét ồ ạt toàn bộ kho tài liệu.